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摘要:在企业的管理中，档案管理越来越重要。随着信息技术的发展，企业的档案管理出现了变化，因此实现企业档案的信息化，成为企业当前发展的趋势。本文简要叙述了如何实现企业档案管理的信息化。
关键词:档案管理;建设;创新思路
一、引言
我国传统的档案管理工作方法，对于新时代的信息化需求难以满足，所以创新档案管理方法至关重要。
二、建设档案信息化的意义
(一)档案管理信息化成为时展的潮流
档案管理是企业重要的组成部分。随着互联网技术的发展，企业会产生大量数据，因此，当代社会也被称为大数据时代，数据作为企业进行各项活动的基础，是企业发展的动力。随着技术的发展，互联网技术不断革新，它提高了各个行业的水平。因此，各种企业在发展的过程中，也受到冲击。其中，档案管理工作受的影响最大，传统的管理方式难以适应社会的需求，而互联网档案管理信息化是时代的产物。随着旧事物的落后，新事物必将崛起。因此，提高企业档案管理工作效率，在企业的发展过程中十分重要。档案管理工作在企业的工作中，是最为日常的工种之一。为了满足市场的需求，要加强企业档案管理的信息化建设。只有不断提高企业档案管理信息化建设水平，才能够真正的适应现代化的发展。
(二)使档案管理工作难度降低
在当前时代，信息技术已经深入每个人的生活中，所以档案信息化建设能够将纸质档案数字化，然后进行数据管理，从而使档案管理工作效率得到提高，并且降低环境的影响因素，保证档案信息的完整性。
(三)提高档案信息的查询速度
对于企业来讲，其在发展中会出现大量的信息，在传统的档案管理中，需要查询相应的资金时，需要大量的程序才能够完成。而构建信息化系统，能够使档案的查询更加方便，从而将资源的利用率进行提高。
(四)档案管理途径发生变化
在进行档案信息化体系的构建过程中，档案将通过电子数据的形式进行表现，档案在进行储存等工作时，都要通过网络平台进行构建，不仅提高了档案管理工作的效率，还促进了资源的优化利用。
三、企业现代化档案管理存在的问题
(一)对于档案管理工作的认知不够
我国许多企业对档案的管理工作重视不足。长期以来，企业为了增强自身的竞争力，多使用扁平化组织，以精简化其组织，来使得成本得到降低。企业对档案管理工作的认知不足，使得企业档案的管理工作效率难以提升。
(二)缺乏资金，设备落后
在进行企业的档案管理工作中，进行软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础。但是，运用软硬件需要使用大量的资金。因此，许多企业只是将资金用于产品研发和市场开发商，所以档案管理工作上依然处于初级阶段。不但资金不足，而且企业高层对于档案的信息化不够重视，所以，建设信息化档案管理建设困难重重。在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。
(三)工作人员素质有待提高
在我国企业中，管理档案的人员工资往往较低，因此，档案管理人员对于工作常常缺乏积极性。而且，高学历人才在进行工作的选择时，也不会对其进行选择。但是，随着时代的进步，档案管理工作需要拥有更高的素质。管理档案的工作人员不但需要对计算机进行掌握，还要具备综合统筹能力。
(四)档案信息安全没有保障
在建设档案管理信息化时，保证信息安全是最主要的内容。倘若信息不安全，那么极为容易导致企业的数据丢失，从而给企业的发展带来损害。
四、强化企业档案管理信息化建设的策略
(一)创新理念
想要完成企业档案管理信息化建设，要做的便是创新相应的理念。通过新的理念，从而完成实践。首先，要以服务为档案管理工作的首要目标，其次，在新的形势下，应完成档案管理的信息化建设，从而保证档案信息管理能够与时俱进。另外，企业可以利用培训等方法，来强化员工对与自身工作的态度，通过不断的提高自身的素养，从而为企业做出贡献。
(二)信息化技术
建构开放式的平台，让网络信息技术能够真正地为档案管理工作进行服务，并且在此基础上，不断的将档案管理工作进行完善，提高其使用效率。科学的完善电子档案管理系统，保证技术的先进性，在进行电子信息系统建立时，充分使用电子信息技术。在进行电子档案信息管理构建时，要对其管理行为进行规范，从而保证资源能够得到有效的开发。进行互换性档案平台的创建，能够保证档案管理的互联网信息化。通过推动档案管理互联网化，从而完善电子档案的管理系统，提高档案的利用效率。
(三)创新档案管理信息化机制
在当前的市场经历体制下，企业内部的档案管理工作也应该随着社会条件的变化而变化。为了使企业能够更好的发展，企业可以通过以下几个方面来强化自身的建设:第一，确立岗位责任制，将具体的工作内容确认到每一个工作人员的身上。第二，制定相应的奖惩制度。通过科学的奖惩，从而提高企业内部工作氛围的积极性。在确立以上规定时，要根据企业自身的特点进行制定，以科学的方法规范工作人员的行为，激发出工作人员对于工作的使命感。另外，提高对计算机软硬件的管理，标注出需要注意的安全事项，保证信息的安全。
(四)创新档案管理信息化服务
为了保证企业的档案管理符合时代的发展，要不断的更新档案信息化服务。例如，企业可以利用网上的检索工具，来保证资源的共享。此外，企业还可以构建电子文档信息中心，保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时，对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作，转变档案管理的形式，使其变成开放式管理，以此满足用户的需求，适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新，实现网络远程检索，主体多元化建设，从而满足管理工作的时代需求。另外，企业为了能够更好的利用电子信息建设，可以通过人工整理，将网络现有的电子文件信息纳入利用范围，从而实现档案管理、信息化服务一条龙建设。
五、结语
总之，档案管理信息化建设工作，在短时间内难以完成，它作为一项极为复杂的工作，需要工作人员不断提高自身的能力，并且在实践中不断强化自身的创新和服务理念。管理档案工作的人员应该树立起服务意识，通过解决各种困难，从而满足社会的发展需求。在当前社会中，企业完成档案信息化管理是全球化经济的必然。本文简要的对企业建立档案管理信息化所存在的问题进行了叙述，并提出了相应的解决措施，希望能够为企业的档案信息化建设提供帮助。
参考文献:
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作者:顾运 单位:北方电子设备研究所
