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摘要：大数据技术的发展，对于我国各个领域来说都是有利趋势。在信息化的时代，大数据技术的普及是大势所趋，高校档案管理工作也要随时代趋势而转变管理思想与方式，这样才能够满足实际管理需求。为此以下将基于大数据背景针对档案管理模式的变革展开分析，望供相关人员借鉴。
关键词：大数据背景；高校档案管理；模式变革
在信息时代下，大数据技术的发展意味着我国各个领域发展速度都已经开始迅速加快，因为大数据技术的应用，能够实现对大量信息的整合，同时能够实现对于信息的批量处理，包括删除与传输等等，所以各个领域的工作效率都在提升，工作要求也与以往不同。高校档案管理工作亦是如此，在当前的时代背景下，要追求管理模式的变革，以保证管理效率及质量得以提升。因此我们将基于大数据背景展开讨论，分析档案管理模式的变革，望参考。
一、大数据技术能够让高校档案管理产生质变
在信息时代，在大数据技术的支持下，数据的收集、整合、处理与存储、使用等工作，不仅效率更高，而且精准度也更高，这充分说明大数据技术的先进性以及实用性。大数据技术的核心理念是整合并处理海量数据，让数据从结构化向非结构化的形式转变，非结构化数据包含了所有格式的文本、办公文档、视频、图片及各类报表等等。档案系统下存储的也多是非结构型数据，通过大数据技术的应用，能够保证数据能够转换为适用于当前系统的形式。在过去的高校档案管理过程中，决策主要依靠管理者个人的经验，但是个人的经验往往缺乏客观性，所以也很难得到认可，如果要保证决策的认可度，就必须要用数据说话。在未来的发展趋势下，大数据技术的地位依然会逐步提升，受到更加广泛的认可，进而直接成为决策基础。档案是重要的原始记录，而档案信息的真实性、全面性等优势，能够使其体现出更高的参考价值。通过对大量的档案数据进行整合与分析，最终所得出的决策会更加客观合理，反映出真实的管理需求。一言蔽之，在大数据理念主导的时代，为了做好档案管理工作，我们应当以数据为依据，提升档案管理的质量，保证档案管理的可信度。档案数据的形式产生变化，管理方式也将因此产生变革。为了体现档案管理的权威性，未来大数据技术的应用必然会更加广泛，管理者可以用数据说话，用数据落实管理，进而保证档案管理的实效性。高校的档案管理部门作为学校重要的档案数据存储部门，当前的管理职能已经不仅仅在于数据的存储，同时也包括对于数据的收集、分析与处理，在对数据进行分析后，可以将分析的结果进行汇编，最终形成各种不同的专题，形成更完整的数据库，为学校领导提供更多开展决策的依据[1]。
二、大数据技术能够推动高校档案管理技术革新
档案管理技术决定着档案管理的最终成果，在新的时展趋势喜爱，为了利用大数据技术做好档案管理工作，必须要革新管理技术，以保证满足不同当前时代的管理需求。在数字化的发展环境下，数字传播方式以及电子载体正在愈发广泛的普及，信息处理方式的革新、信息平台当中数据呈现爆炸式增长，使得数字档案的传统载体形态开始逐渐完成向数字形态的转变。在未来的发展趋势下，为了做好档案管理工作，首先要建立数字档案室或是档案馆，这是至关重要的一步，也是档案技术革新的必要基础。只有在专业化的设备与强大数据库的支持之下，高校的档案管理工作才能够顺利开展。其次是必须要依照当前阶段档案管理的实际要求对馆藏信息的形式进行转化，对于传统的纸质档案，应当向着无纸化的形式转换，为了提升档案录入的效率，应当借助扫描的方式将纸质档案信息导入计算机系统当中，同时应当依照档案电子化的实际要求去将外部存储工具（移动硬盘等）的零散档案信息存入计算机当中，随着数据库的不断完善，实际需要使用档案时，才能避免因档案信息不足、查找困难而导致无法正常使用。建立更加健全的检索渠道，能够保证对档案信息的检索快捷。其三是必须要做好信息备份、将数据库已有的信息存储至云空间，避免硬盘存储空间不足而导致后续信息无法储存。简而言之，随着数字档案馆功能的不断完善，未来的档案管理工作过承重，所牵涉的档案信息量会越来越大，所以为了做好管理工作，必须要推进云备份技术的普及，要将硬盘备份的方式转变为网络云空间备份的方式。在这样的前提下，档案管理才能够摆脱局限[2]。
三、大数据时代下高校档案管理模式的变革趋势
（一）高校归档范围与保管期限的变革
在信息化的社会发展趋势下，大数据时代背景下，信息的传播与存储，都更加自由，因网络信息的价值越来越高，所以为方便数据管理，必须要降低数据存储与管理的成本，这样才能够确保信息化的数据存储平台能够得到广泛普及及认可。在当前的档案管理创新理念之下，我们都已经意识到传统的档案管理体系已经不适用当前的档案管理工作，无法满足实际管理需要，包括档案信息的归档范围要求也与以往不同。当前的档案信息归档，必须要有更大的空间，更加安全可靠的平台，避免档案信息因存储空间不足而产生丢失等问题，或是因安全隐患而出现被窃取、篡改等情况。大数据技术能够为我们的档案管理工作提供更好的环境，首先能够扩大存储的空间，其次能够保证复杂的数据得到精准区分。为了满足未来的档案管理需求，数据归档的范围会不断拓宽，例如在学生档案当中，学生信息的分支可以逐渐拓展，从最基本的个人信息、学籍信息、家庭情况等等，到学生个人的信用信息、贷款信息等等，可以用于开展校内各项事务的信息，都应当包含在档案归档范围内。学生在校期间的各方面信息，教职员工的各方面信息，以及校内各项活动的信息。都应当收录进系统当中，甚至包括学生在阶段性考试时的试卷内容、假条等等，都应当有存档，以保证管理有依据。此外应当适当延长档案的保管期限，对于部分至关重要的机密档案，甚至要将有效期延长为永久。档案管理者应当更加合理、明确地区分材料价值，但是整体来说，档案的保存期限是能够得到大幅度延长的，除部分已经产生变动的信息需要删除，只要能够长期储存的信息，都可以长久储存。
（二）高校档案实体分类的变革
实体档案的分类是档案从实体转变为信息档案的必要途径。大数据时代背景下，随着数据处理的效率提升，存储的效率更高，在将实体档案录入信息系统时，也要做好实体档案的分类，这样才能够保证管理的针对性更强，这也是信息化改革的必然需求。我们知道传统档案在档案库当中往往已经依照其实际的分类做好的储存分区，但是为了将档案信息更快录入信息系统当中，首先必须要进一步细化对于传统档案的分类，要进一步明确档案的编目等等。但是传统纸质档案的分类往往更加笼统，许多在信息系统当中应有的项目分类，都并不包含在纸质档案当前的分类范畴内，所以在将纸质档案录入系统的过程中，管理人员应当进一步明确分类，即是说如果原本的材料仅仅依照部门去分类，那么在实际录入系统时，便要进行进一步细分，包括各个时期、各个加密级别等等。即是说在当前的大数据时代背景下，原有的校内档案实体分类体系即将被打散重组，进一步得到细化，随着档案系统的不断完善，档案管理系统的分支也要不断完善，要建立起更加完善的索引，以便更加快捷的锁定档案信息，找到所需要的档案，这样才能保证档案的应用更具针对性。这对于高校档案管理工作来说，是好的发展趋势，同时也是挑战，因为在录入实体纸质档案时，对于信息的分类需要管理人员进行更加深入的思考，同时进行更加细致的区分，这样才能保证后续的档案管理更具针对性，得到更理想的管理成果[3]。
四、结语
在“互联网+”时展背景下，高校档案管理工作面临着新的发展契机，同时也面对着新的挑战。在信息技术迅速普及的趋势下，我们必须要重新思考高校档案管理的对策，望相关人员能够以此为借鉴，保证管理工作能够达成更理想的成果，提升管理的效率与质量。
参考文献：
[1]王福辰.“互联网+”背景下高校档案管理现状及对策探究[J].办公室业务,2019(18).
[2]王瑞利.试论“互联网+”时代高校档案管理[J].办公室业务,2019(14).
[3]苏友华.面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究[J].兰台内外,2019(19).
作者:郑立梅 单位:信阳师范学院档案馆
