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摘要：加强教学档案管理不仅能为教学检查和评估提供依据，为教学改革和发展提供支撑，而且有利于推动教学质量提升。目前高职院校教学档案管理存在不足，主要表现为教学档案管理信息化和标准化建设不到位，管理人员综合素质有待提升，安全管理存在不足。学校应加强教学档案管理信息化和标准化建设，提升教学档案管理人员综合素质，重视教学档案的安全管理工作。
关键词：高职院校；教学档案管理；创新策略
高职院校教学档案是指在教学过程中所产生的档案资料，一般以文字、图片、视频、音频等多种形式存储。它是开展教学管理，进行教学质量评估和检查的重要依据。同时，高职院校教学档案还能为教学改革发展，提升教学质量提供参考。因此，加强新时代高职院校教学档案管理是十分必要的。然而，由于相应的管理规章制度没有得到严格落实，部分档案管理人员综合素质有待提升，再加上计算机和互联网的作用不明显，制约了新时代高职院校教学档案管理水平的提升。
一、新时代高职院校教学档案管理的变化
新时代随着计算机和互联网普及，高职院校教学档案管理出现新变化，主要表现在以下方面。
（一）教学档案归档效率更高
传统纸质教学档案归档流程复杂，效率较低，同时还需要大量纸张，教学档案管理成本高。而新时代在大数据和云计算支持下，教学档案管理模式出现变革。通过计算机和扫描器的应用，管理人员将传统纸质档案转化为电子档案。电子档案大大提升了教学档案归档效率，管理人员只需在计算系统录入档案信息就可以实现长时间保存，便利教学档案的分类和汇总。[1]这不仅降低档案管理人员劳动强度，减少教学档案管理的工作量，还有利于促进高职院校教学档案管理效率提升。
（二）教学档案保存质量更好
传统纸质档案抗风险能力弱，易受火灾、水灾等影响，而导致宝贵的档案资料丢失。即使是在正常状态下保存的档案资料，如果时间过长，纸张也会老化，字迹可能模糊。而新时代在互联网、大数据和扫描器支持下，高职院校教学档案可实现电子化存储，有利于档案的永久保存，能有效弥补传统纸张档案管理的不足。通过硬盘、云存储等多种手段，有利于对档案资料进行备份，避免档案在自然灾害中受损或丢失。此外，在高职教学档案管理系统中通过设置用户访问权限，对档案进行加密处理，可以确保教学档案的安全，[2]提升教学档案资料保存质量，使其更好满足使用者需要。
（三）教学档案服务功能更强
以前在高职教学档案管理中，主要对档案进行标号和归档，将其存放于档案室，实现档案管理的规范化和标准化。查询和使用过程中主要根据编号进行，以满足使用者需要。然而，管理人员难以对教学档案进行深层次统计分析，难以为教学档案后期的科学利用提供有价值的决策与参考。而在新时代背景下，高职教学档案管理模式发生根本变化。例如，在大数据技术支持下，能对高职教学档案数据进行深层次挖掘和分析，掌握不同档案材料之间的关联性，有利于进行加工和提炼，为使用者提供有参考价值的信息。
二、新时代高职院校教学档案管理的意义
教学档案管理是高职院校的一项重要工作，其管理流程是：教学档案验收，整理，分类编目、输入电脑，装订、分类入档，保管，查阅，清理，销毁。新时代，加强教学档案管理，对任课老师教育教学和高职院校创新发展都具有重要作用。
（一）为教学检查和评估提供依据
教学档案能客观、公正、详细记录高职院校教育教学基本情况。通过加强教学档案管理，有利于获取丰富档案数据资料，进而为高职院校开展教学检查，进行教学评估提供依据。同时，也有利于更为详细和全面掌握高职院校教学基本情况，对改进教学中的不足具有积极作用。
（二）为教学改革和发展提供支撑
通过加强教学档案管理，对完整的、原始的、系统的教学档案进行研究和综合分析，了解高职教师教学和学生学习现状，能为制定科学合理的决策提供依据，对推动高职教学改革和发展具有重要意义。
（三）有利于推动教学质量提升
教学档案是高职院校进行教学检查、评比、评估的重要依据，能为教学活动改进提供参考。在日常工作中，通过详细收集并整理教学档案，查阅并比较教学档案资料，不仅能客观了解高职院校教学的基本情况，同时通过与其它学校的对比，开展对外教学交流，学习并借鉴其他学校的经验，有利于改进高职院校教学工作中的不足，进而有利于优化教学方案，提升高职院校教学质量。
三、新时代高职院校教学档案管理的不足
（一）教学档案管理信息化和标准化建设不到位
传统的高职教学档案管理，主要由管理人员按照管理规章制度对档案资料进行整理和保管，为广大师生提供档案服务。管理员的日常工作主要是对档案进行维护，对过期的、可报废的教学档案则按规定进行报废处理。在新时代，部分管理人员仍然沿用传统模式开展教学档案管理，工作效率偏低，已难以有效满足新时代高职院校对教学档案管理的需要。此外，由于高职院校教学档案管理信息化和标准化建设不到位，未能构建有效的管理系统，忽视对档案资料进行数字化处理，信息化管理系统建设滞后，信息检索和档案资料查询不方便。[4]
（二）教学档案管理人员综合素质有待提升
高职院校教学档案管理具有复杂性、重要性和保密性等显著特征，对档案管理人员的综合素质要求也比较高。他们不仅要熟悉教学档案管理流程，严格遵守档案管理规章制度，在新时代还要注重提高计算机使用技能，能对档案资料进行数字化处理，满足新时代教学档案信息化管理需要。但目前高职教学档案专职管理人员数量不足，甚至许多是由行政管理人员兼职的。部分档案管理人员专业基础知识缺乏，甚至连计算机和扫描器都不能熟练使用，根本不能胜任教学档案管理信息化需要。
（三）教学档案的安全管理工作存在不足
传统高职教学档案以纸质为主，为确保档案资料安全，要做好防潮、放水和防火等工作，不存在网络安全隐患。而新时代背景下，如何保证教学档案的安全成为重要话题。由于高职院校的教学档案从纸质转变为电子形式，存在安全隐患，容易受病毒、木马、黑客等攻击，如果防护工作不到位，很容易导致教学档案数据损坏甚至丢失。主要原因有，教学档案的部分管理人员网络安全意识淡薄，没有认真做好安全防御工作，忽视档案资料备份。部分管理人员在计算机使用时比较随意，在浏览网页或者使用软件时存在不当操作，导致木马或病毒入侵，给高职教学档案带来破坏。
四、新时代高职院校教学档案管理的创新策略
为改进高职院校教学档案管理的不足，顺应新时代的要求，把握大数据和“互联网+”带来的机遇，高职院校有必要采取以下措施加强教学档案管理。
（一）加强教学档案管理信息化和标准化建设
新时代高职学生档案管理人员要更新管理理念，改变传统的“重保存、轻利用”观念，更加注重教学档案的综合利用，为广大师生提供优质服务。要树立现代化管理理念，加大新时代教学档案管理重要性的宣传力度，宣传新时代档案管理方式变革和服务理念转变，强调教学档案的服务功能，注重对教学档案信息资源的二次挖掘和分析利用，让教学档案更为有效地发挥作用。顺应新时代的要求，推进教学档案管理信息化和标准化建设。把握新时代大数据和“互联网+”时代给教学档案管理带来的机遇，做好档案整理、加工和利用工作，运用互联网构建学生档案全文数据库，方便档案资料查询、检索、借阅和统计分析（见图1），让高职教学档案更好发挥服务功能，为教学和管理决策提供参考。在教学档案信息化建设中要加大资金投入，完善硬件和软件设施，开发学生档案管理系统软件和搜索引擎。注重高职教学档案管理设备和档案管理系统优化升级，方便对教学档案资料的充分合理利用。[5]做好教学档案整理和信息化处理工作，对教学档案资料进行分类和归档，方便档案数据资料查询和使用。推进高职院校教学档案标准化建设，建立标准化的高职教学档案管理制度。管理员要严格遵循档案管理规章制度，规范教学档案归档、整理、信息化建设、综合利用等流程。学校要严格落实教学档案管理规章制度，明确教学档案管理人员具体职责，严格落实责任制，提升高职教学档案管理水平。
（二）提升教学档案管理人员综合素质
引进专业化档案管理人才，满足档案管理需要。档案管理人员既要具备扎实的档案管理基础理论，还要熟练掌握计算机和互联网应用技能，确保胜任高职教学档案管理需要。注重对档案管理人员的培训，不断更新他们的知识结构，丰富他们的专业知识储备，使其能掌握计算机使用技巧，能熟练应用大数据挖掘和分析技术，确保胜任教学档案管理需要。[6]此外，还要组织档案管理人员开展经验交流与研讨会，相互学习和借鉴，从而丰富自身教学档案管理工作经验，提高新时代档案管理综合技能。
（三）重视教学档案的安全管理工作
增强档案管理安全意识，将安全管理摆在突出位置，防止安全事故发生。要建立完善的档案安全管理规章制度，明确规定：为确保档案室安全，非档案管理人员不得入内；档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品；档案室内必须清洁，要有防火、防鼠、防虫等设施。此外，还要组织档案管理人员加强学习，确保教学档案管理人员认真遵守各项规章制度，提升档案管理水平。教学档案管理是新时代高职院校的一项重要工作，对教学活动开展和学校发展具有重要作用。应该认识教学档案管理存在的不足，顺应新时代的要求，把握大数据和“互联网+”带来的机遇，推动教学档案管理信息化和标准化建设，提高档案管理人员素质，重视教学档案安全管理。从多个方面入手，提升新时代高职院校教学档案管理水平，使其更为有效地发挥作用，也为高职院校的创新发展创造有利条件。
参考文献
[1]龙彦.高职院校人事档案管理信息化建设研究[J].连云港职业技术学院学报,2017(04):80-83
[2]李楠.大数据时代黑龙江省高职档案管理存在的问题与对策研究[J].职业技术,2019(03):35-37
[3]潘西明.高职院校绩效管理工作中目标管理法的应用研究[J].九江职业技术学院学报,2018(03):8-10
[4]吴鹏.基于大数据的高校教学管理创新研究[J].张家口职业技术学院学报,2018(02):27-29
[5]白阳.高职院校人事档案管理工作路径探索——以南京城市职业学院（南京市广播电视大学）为例[J].南京广播电视大学学报,2017(03):90-94
[6]倪春美,于正永.大数据背景下高职院校系部教学档案管理的问题与对策[J].常州信息职业技术学院学报,2018(05):23-25
作者:王咏梅 单位:九江职业大学
