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摘要：伴随着互联网技术的不断发展，各产业都在逐渐增加对信息化技术的应用。随着信息化和数字化技术不断深入发展，高职院校档案管理也应用到了这些技术。本文分析了大数据时代高职院校档案管理的发展趋势，并论述了档案管理工作现状。面对存在一些问题提出相应的对加强高职院校档案管理的优化策略。
关键词：大数据；高职院校；档案管理；策略分析
一、引言
随着我国科技创新不断进步，各个领域都在生产管理方面产生了重大变革，在改革过程中优化策略信息技术占据了举足轻重的地位。在过去信息技术只存在于IT行业而现在却越来越被应用到实际生活中方便了人们的生产生活，目前已经成为人们生活、工作、学习不可缺少的手段。大数据在使用过程中有非常多的优点可以提高我们的工作效率，比如他涵括的内容十分丰富且种类齐全，在这些数据当中可利用的数据量也很多，并且信息真实可靠。在目前这种信息大海洋里内容多样并且庞杂，如何在这些繁杂的信息中挑选对自己有利的部分各个企业也正在探索新的方式方法，独立找到一种方法可以为自身获取到有利的信息资源以便促进自身更好发展。高等职业院校在我国高等教育中占有着非常重要的地位，所以加强高等院校的档案管理同样也关系到我国高等教育的发展，可以升级高职院校的管理模式，提高管理效率。
二、大数据时代下高职院校的管理发展方向新方向
（一）档案数据管理模式的更新
随着科学技术的不断发展，高职院校的管理方式也日新月异，目前的许多工作资料需要被储存起来，传统的资料管理模式已经不能适应现在的发展，并且，这种传统管理模式并不能将具有价值的资料完整地保存下来，这就需要建立一个档案数据库。利用档案数据库可以将信息长期完整保存下来的特点，更高效率地将重要信息保存下来。另外，数字化档案由于在被应用时非常便捷，利用现代互联网技术可以随时对所需文件进行查找检索，这种方法不但可以将重要文件永久地保存下来，又方便档案的随时查看和共享。所以在未来的发展过程中高职院校非常需要对管理模式进行智能化更新，提高工作效率。
（二）档案数据管理多元化趋势
伴随着社会不断发展，国家也越来越重视高职院校的地位，高职院校在国家大力推动下蓬勃发展起来。各高职院校不再像以往一样缺乏组织性纪律性。目前，各高等职业院校管理模式非常科学规范且教学特色鲜明。在发展过程中由于其教学种类繁多，学校档案管理涉及的门类也增多，呈现出多元化的特点。学校在不断发展过程中各个管理部门需要管理的信息不断增加，学校在教育教学科学研究方面更加重视利用互联网信息技术来进行教学。并且在行政管理、技术设施建设、信息交流等方面由于其信息量庞大也需要利用互联网信息技术来处理这些复杂的信息。经过系统管理之后复杂的档案资料会越来越规范和多元化
（三）档案数据管理更加系统
用现代信息技术手段处理档案使档案信息资源数字化，使得档案在收集整理过程中实现了无纸化办公模式。这种管理模式解决了以往利用纸质载体存储和传播的困难，在一定程度上可以提高工作人员在做档案管理时的工作效率。这种档案数据信息化管理模式需要一个科学的信息系统来支持，利用档案管理系统进行科学化管理，才可以保证档案管理不被网络上复杂信息所淹没。所以建立一个档案管理系统不但可以保证工作顺利进行还可以让材料检索工作变得更加便捷。
三、大数据时代高职院校档案管理目前发展情况
（一）数字化档案信息管理系统发展不成熟
虽然我国的信息化发展已经达到一定程度，但是许多高职院校并没有将档案管理工作重视起来，并没有进行信息化管理，也没有将档案管理模式进行更新，仍然沿用传统的管理模式。存储的方式仍然沿用传统的纸质保存方法，可是纸质保存方法不但管理起来复杂而且不利于保存和查阅。目前很多高校由于受到一些因素的影响在档案信息数字化管理过程中只建立了一个非常表面的局域网管理系统，并没有将信息化管理模式落实到资料管理的方方面面。这些非常简单的信息化管理方式并不能有效地提高管理效率，只是在电子文本搜集方面进行简单的操作，并不能进行更加细致复杂的工作处理。所以目前我们需要建立一个系统的档案信息管理模式来对传统的管理方法进行更新。
（二）档案管理人员信息化管理技能不足
如果高职院校建立了一个完善的档案管理系统但是没有专业人才来进行操控也无法将管理系统发挥到最大化。所以高职院校档案管理的另一个问题就是如何培训出专业的档案管理人员。根据资料显示我们可以知道，许多高职院校并没有将档案管理工作重视起来，在选择档案管理人员时并没有从专业角度进行选拔，并且在日常工作中没有定期对档案工作人员进行培训和建立严格的奖惩制度。目前的许多档案管理人员都是以兼职的方式来工作的，这就导致在一定程度上这些人员缺少多工作的热情也没有想要继续进修的想法。学校的许多档案由于没有系统的管理分散于各个学院，档案管理工作很难集中起来也没有专门的人员来整理。这些分散的资料长时间没人处理就会出现档案堆积现象。并且因为工作人员多是兼职工作缺少一定自主性专业性和没有加强对管理人员的培训，这就导致各个部门的档案管理人员缺乏相应的专业素养，信息管理技能无法支撑整个管理工作，不能满足大数据时代对高职院校优化档案管理工作的新要求。
（三）档案信息化管理工作体系不完善
大数据时代下高职院校档案信息化管理体系并不是很完善。主要体现在三个方面：第一个方面是基础设施不完善，由于高职院校档案管理工作受到传统模式的影响，许多学校并没有从根本上改变档案管理工作方式，所以对现代信息化档案管理建设的资金投入很少，缺少对这项工作发展的资金支持。由于经费不足使得办公场地比较简陋，库房的建设也简单，这些较低级基础设施都在一定程度上影响了高职院校的发展。第二是没有建立一个信息化数据库资源，虽然现在很多高职院校将档案管理工作逐渐开始重视利用科学信息系统将信息进行保存搜集，但是由于没有一个大型的信息数据库，并不能将这些数据资源的效用发挥到最大化。第三是档案管理工作人员没有统一培训机会，缺少专业知识素养，这就导致管理人员对信息化技能掌握不熟练，薄弱的专业知识技能在工作室严重影响了档案管理效率，不利于档案管理信息化发展。
四、简要分析大数据时代加强高职院校档案管理的优化方案
（一）完善相关制度管理规定
加强档案信息化管理制度体系的建立可以在一定程度上促进档案管理朝着更加科学化的方向发展，是推进高职院校档案管理向着新方向发展的重要保障。建立健全相关制度必须要根据学校档案建设的实际情况。首先要注重相关理念的宣传，加大全校师生对档案工作的认识程度，以及在校园内宣传档案管理对学校发展工作的作用，做到在学校内部树立起“大档案观”的理念。然后要针对档案管理的收集、查询、借阅等环节建立相关管理制度。要确保每一个环节都有制度来保证，并且还要将对档案管理人员的培训计划纳入制度当中，保证档案工作者的素质可以不断提高。
（二）加强科技投入，完善档案信息管理系统
大数据时代背景下，档案信息管理系统要加大科学技术的投入。在建立管理系统时要与学校的日常办公系统、教务系统、学习管理系统相联系，其次，还要建立档案数据资源库有效地分析数据库内的档案资料，为管理人员提供更好的服务。
（三）提高档案工作人员专业素养，建立专业人才队伍
建立一只高素质的档案管理工作团队就要坚持道德与职业素养并重的原则，在这基础上加强对工作人员的素质培养，定期对档案管理人员进行培训实现人才优势互补，提高团队人员整体素质。
五、结语
大数据时代为高职院校档案管理工作带来了难得的机遇，高职院校档案管理者一定要抓住这次机遇，利用现代科学技术建立档案管理系统，并且各高职院校应加强对档案管理工作者的素质培训，结合现代化科学技术水平利用现代化基础设施。在这些基础上发挥出档案管理信息化的真正优势，让档案管理工作不断发展发挥其价值的真正所在。
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作者:孟新娟 单位:洛阳职业技术学院
