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摘要：如今，社会诸多领域均已广泛应用信息化技术，其中也包括高校档案管理。高校档案管理是高校管理工作中的一项重要内容，为此要求高校在进行档案管理时应充分发挥信息化的作用，以促进高校档案管理的日臻完善。
关键词：高校；档案管理；信息化建设
日益普及的计算机，使得诸多领域均已开始应用各种信息技术和网络技术。在档案管理工作中，传统的手工操作已无法与信息化背景下档案工作需求相适应，因而有必要借助现代化信息技术对传统档案业务进行改造，以期与数字环境下档案工作的发展相适应，并促进档案管理水平与服务效率的提高[1]。但现阶段，我国高校在档案管理方面的投入较少，所以带给档案管理信息化建设极大的挑战，因而对高校档案管理信息化建设的思考意义重大。
一、高校档案管理信息化的意义
（一）促进高校“数字化校园”建设更快实现
高校管理工作中的一项重要内容就是高校档案管理，其将学校各个阶段的历史真实地记录下来，有助于高校的教学、科研的进行等，同时也有助于高校的考核和教学评估工作。高校档案管理信息化作为一项重要举措与时展要求是相适应的。
（二）对已有档案资料予以安全保护
高校档案管理信息化是在电脑系统中录入已有的档案资料，并采取统一的数字化管理。其既能够降低档案管理对纸质档案的依赖性，也可以实现对档案资料的永久保存。
（三）促进档案管理效率的提高
高校档案管理信息化建设可对现有的纸质档案进行有效地保管，让读者的最大需求得到满足。在存储、查询和借阅时，只需将相关信息输入电脑，就能够查询到所需的材料，不但方便，效率也很高，这极大地有利于档案管理效率的提高。
二、当前高校档案管理信息化建设中存在的问题
（一）领导的档案管理思想观念落后
现阶段，大部分高校均未认识到档案管理工作的重要性，认为其并非经济指标，不会产生直接的经济效益，因此觉得档案管理工作无关紧要[2]。因为领导者工作态度消极，缺乏较强的档案管理意识，所以导致高校档案管理滞后，使档案未得到妥善管理，诸多与档案有关的基础材料损坏或流失。
（二）资金不足，基础设施落后
档案管理信息化建设需要充足的资金支持，以及人员、技术方面的支持。但目前部分高校因为重视不足，因而在资金方面有欠缺，缺乏充足的资金购置相关设备，且技术和人员也有待完善。虽然部分高校具备基础的信息化设备，但尚未形成网络化，也没有必要的技术支持，未能形成完整的信息网络。
（三）电子文件管理效率不高
近年来，档案管理信息化开始出现于我国高校档案管理中。档案管理信息化是一项新兴事物，大部分高校在档案管理工作中没有相应的系统化手段，进而便产生了严重的电子档案管理问题。和纸质档案相比，电子档案有着相对复杂的收集和归档步骤。而现阶段，高校档案管理部门针对电子档案的归档管理工作存在很大的操作随意性，存在很多问题，致使管理效率不高。
（四）档案信息化专业人才欠缺
档案信息化对档案管理人员提出了较高的要求，不仅思想观念要强、综合素质要高，且专业技能还必须过硬。各类档案业务知识，档案管理人员都要烂熟于心，计算机操作也要非常熟练，且需具备较强的信息运用能力。而由于受到传统用人体制的影响，往往难以顺利开展档案管理人员竞争上岗，加之档案部门没有较高的待遇，因而很难吸引优秀人才，即使招聘进来留下的几率也很低，结果造成档案管理部门人员还是一些老人，工作起来依然采取的还是老方法，鲜有进步，缺少活力。
三、强化高校档案管理信息化建设的措施
（一）重视高校档案信息化建设
高校领导必须深刻认识到档案信息化建设的重要意义，将其纳入到学校改革与发展的重要事项中，将档案工作和学校的规模、实力及信息化建设等情况相结合，制定科学合理的档案信息建设规划，各部门相互协调、相互配合，共同开发、共享信息，在学校进行教学评估、专业评价以及转化科研成果方面为其创造条件，提供依据。同时，积极同其他高校进行交流，以提高教学质量，共享信息资源。
（二）增加投入，完善档案信息化基础设施建设
高校应配备包括数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等诸多硬件设施以及规范化的软件设施。档案管理软件不仅要将收集、存储、归档、整理、编目等服务功能涵盖其中，还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，且具备较强的安全控制能力，也可同其他数据库系统相连，实现数据的交换。
（三）加强档案数据信息库建设，强化网络安全管理
在高校档案管理工作中有效推行信息数字化管理，在一定程度上能够让纸质档案得到有效保护[2]。为此，高校应立足自身实际情况，从教学科研、党政管理、教学设备以及人力资源等多方面建立档案数据信息库，进而使各种档案均能够得到妥善的整理与保管，使检索与查找均可快速完成，资源得到共享。但在档案管理信息化建设过程中，也极易引发很多问题，为此必须做好高校网络安全管理工作。高校在档案管理信息系统中，需进一步加强使用防御软件，同时结合诸多安全隔离防范措施，及时将网络“黑客”“病毒”等危险因素隔绝在外。同时，在文件档案管理中有效运用区域链技术，一方面为传统纸质档案数据转型工作提供完善的信息录入平台，由此确保数据环境与管理模式相结合，有效提升档案传导和管理的效率；另一方面可凭借区域链概念构建完善的管理制度，提供更加精细化的管理平台，以便巩固文件管理工作的质量水准。
（四）加强高素质档案管理队伍的建设
提升高校档案管理效率，顺利进行信息化建设的一项重要内容就是档案管理队伍建设[3]。建设高素质的档案管理队伍需满足以下几点：首先，对专业的档案管理人员进行培养。各高校要将自身其多个方面（师资力量、科研水平等）的优势发挥出来，利用学科建设对专门的档案管理人才进行培养。其次，利用各种途径，如开展档案管理方面的讲座、专题培训及继续教育等，提高档案管理人员的专业知识和技能，以及信息处理能力和管理能力。最后，针对档案管理人员加强业务考核。学校应定期进行考核，实行优胜劣汰及奖励机制可促进档案管理人员工作积极性的有效提升。总之，高校档案管理信息化建设意义重大，但目前档案管理信息建设还面临诸多挑战，存在很大困难。因此，高校一定要重视档案信息化建设，对各种计算机技术和网络技术予以灵活运用，培养高素质的档案管理人才，制定有效的信息化建设方案，以促进高校的档案信息化系统更加完善。
参考文献：
[1]何强.关于高校档案管理工作信息化建设的思考[J].办公室业务,2013(11S):80-82.
[2]池金华.强化高校档案管理信息化建设的若干思考[J].科学技术创新,2013(1):116.
[3]易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略[J].湖北成人教育学院学报,2014(6):115-117.
作者:李慧 单位:大同大学
