前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的基层文书档案管理分析，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：伴随市场经济的繁荣发展与信息技术水平的提高，基层文书档案管理模式逐步趋向智能化。为此，切实强化文书档案管理员职业素养至关重要。文章简要论述了基层文书档案管理工作的基本内容与实际意义，同时分析了其中存在的各类问题，并提出了切实可行的改进策略，以供参考。
关键词：文书档案管理;智能化;职业素养;改进策略
文书档案管理工作的执行效果能够如实反馈各基层行政管理水平与党务公开情况。文书档案管理工作是指，采用文字或图表等形式生成各类公共管理活动的完整档案，进而为需求者提供准确的参考资料。在新形势背景下，基层档案管理人员应当秉承与时俱进的基本原则，积极创新文书档案管理模式，提升公共事务管理水平。
一、开展基层文书档案管理工作的实际意义
积极落实基层档案管理工作，能够为企业的发展提供必要的协助与支持。为此，在实际档案管理过程中，基层文书档案管理人员要树立正确的价值观念，深化对档案管理工作的职责认知。
（一）完整且准确的纪实凭证
开展基层文书档案管理工作，能够为相关工作人员提供完整且准确的纪实凭证。当需求者急需调取某一特定时间段的历史记录时，档案管理工作的重要性进一步得到凸显，同时，其与企业的经营发展也存在紧密的内在联系。
（二）具有突出的参考价值
文书档案能够为各企业组织开展多元化经营管理活动提供必要的参考。文书档案具有引导和规范企业实践工作的作用。相关工作人员可以根据文书档案提供的参考信息，适当调整社会实践工作形式，进而促进企业的良好发展。
二、开展基层文书档案管理工作的基础条件
按照管理层次架构分化，基层文书档案管理工作主要包括本级组织与上级组织两部分。而这两种档案管理模式，都是基层文书档案管理工作的重要组成内容。为此，将文书档案管理责任落实到各岗位及个人势在必行。开展文书档案管理需要一定的基础条件，如公文的属性、文书档案的记录格式与处理程度等。基层文书档案管理主要服务于预先完成的文件资料，在实际管理过程中，需要促进档案管理与文书管理的有机整合，进而提高整个基层档案管理效率。
三、基层文书档案管理工作存在的各类问题
纵观国内基层文书档案管理工作开展情况可知，其中仍存在诸多亟待解决的问题，如文秘与档案管理工作衔接不畅、各基层部门缺乏协调配合、档案管理人员专业水平不足、职业道德素养较差等，这些问题的存在，极大地降低了基层文书档案管理工作效率，导致整体工程执行效果不达标。
（一）文秘与档案管理工作衔接存在偏差
文书与档案工作既存在着紧密联系，又互有分工，既协调配合，又不互相干预。在实际工作过程中，文书与档案形成了一个分体式的内部管理体系，而这也构成了行之有效的管理制度。然而，该体制的运行在某种程度上拉大了文书与档案工作的距离。部分文秘人员对档案管理工作一知半解，而基层档案管理人员缺乏对文秘工作的正确解读，这导致二者在工作认知层面存在差异，执行效果不够理想。再者，文秘与档案管理工作出现衔接主体的偏差，也使得公文格式与处理程序存在诸多错误，如用纸不规范、装订不合理、版面不完善、附件不完整等。
（二）各部门缺乏协调配合
各部门的文档工作配合不默契，整体工程执行效果难以达到理想水平。企业的归档工作需要整合收集各部门的相关文件资料，而各部门为了一己之便，往往不乐于将需要归档的文件交由档案员统一保管，这使得档案集中管理工作因缺乏部门间的协调配合而陷入混乱。部分责任心较强的档案管理员在多次催缴无果后，只能暂时放弃，而间隔时间越长，出现重要文件丢失的概率也就越高，追究相关责任人的难度较大，该类问题极大地制约了整体档案管理工作的运转。
四、档案管理人员的职业培训落实不到位
部分企业的档案管理人员并未经受专业技能培训，对档案分类与立卷等基本工作一知半解，综合素质不符合新时期档案管理工作的基本要求。尽管部分档案管理人员获取了职业资格证书，但并未定期参加专业技能培训与职业素质教育，导致整体档案管理水平无法达到令人满意的水平。随着计算机系统的优化普及与现代信息技术的快速发展，文书档案管理逐步向着智能化方向转变，然而，各基层档案管理人员对尖端技术的接受能力与适应能力不足，使得整体工作执行效果不够理想。由此可见，加大对档案管理人员的专业技能培训与职业素质教育的投入具有实际意义。
五、提升基层文书档案管理工作水平的可行性策略
结合上文提出的基层文书档案管理中存在的各类问题，应当采取如下几点解决措施。
（一）执行一体化文档管理模式
文件资料是档案的前身，文件资料的完整性与准确性，直接决定了档案的质量等级。高水平的档案管理是建立在文书档案部门规范处理文件基础上的。为此，基层文书管理人员要树立正确的价值观念，强化档案意识，采取切实可行的措施，积极做好文书材料的立卷归档工作。在处理文件资料的过程中，要兼顾档案工作，执行文书与档案一体化工作模式，而这也对文书档案管理人员的职业素养提出了更高的要求。例如，纸张规格要统一，文体格式要标准化，严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。此外，应及时且准确的处理相关文件；第一时间登记收发文件，一旦发现文件缺失，要查缺补漏。尤其是账外资料，如针对领导会议报告、外带会议等材料，必须保证文件资料的完整性。再者，强化“文书部门立卷”工作。公文立卷归档既是文秘工作的末尾工序，又是档案管理工作的初始工序，具有承上启下的作用。总而言之，只有切实强化文书人员的档案管理意识，才能保证材料采集的完整性与准确性，为立卷归档工作奠定坚实基础。
（二）促进各部门的协调配合
在文书档案中，各基层部门所生成的档案往往具有极高的利用价值。为此，档案管理部门需积极维护各内部架构的关系，不断提升综合管理水平。档案管理人员应当尽可能的做到“三勤”。首先，嘴勤。工作人员应积极与各基层部门员工进行深度沟通，了解近期工作动态，掌控新项目的执行情况；其次，脚勤。要求公司领导定期深入基层部门，掌握第一手工作咨询；最后，脑勤。结合本单位的实际情况，制定切实可行的资料采集流程，提高整体工作效率。在实际工作环节，必须侧重于企业的各阶段发展概况，提供有价值的信息资料，从而发挥出档案部门的实际价值。
（三）构建完善的文书档案管理制度体系
对于公共档案服务中心来说，能否构建一整套文书档案管理制度体系，直接决定了各项工作能否高效运转。具体来说，应当结合文书档案管理工作发展现状，积极吸取其它企事业单位的档案管理实践经验，不断优化文书档案管理制度体系，确保其满足实际发展需求。此外。为落实文书档案管理制度，还应当建立完善的审核体系，并采取定期与不定期相结合的方式，审核企业的专项制度执行情况，保证文书档案管理工作能够严格遵照相关规章制度执行。
（四）优化文书档案数字化建设水平
随着现代信息技术的卓越发展与互联网的普及，数字化建设已成为各行业的主流发展趋势。由于文书档案工作存在一定的特殊性，为此，其数字化建设较为复杂，涉及到多个专业领域。为此，各企业应当秉承与时俱进的基本原则，积极引入档案管理数字化技术，并将其应用到文书档案管理的各个环节，在提高综合管理效率的基础上，最大限度地控制人力资源成本。具体来说，企业需促进数字化档案管理模式建设与长期发展战略的有机整合，构建完善的内部管理体制，采取切实可行的监管措施。同时，企业各内部组织应积极申报资源审批，不断提升档案数字化建设水平，优化人力资源配置，保障物资储备。再者，企业还需在经营发展进程中，及时归档处理各类纸质档案，以防档案丢失，及时录入管理系统。
（五）强化基层文书档案管理队伍建设
当下，随着科技水平的提高与领域创新，基层档案管理工作逐步趋向智能化、集成化。即便如此，各基层档案管理人员也不能完全依赖于信息化管理体统，在必要的情况下，可采取人工干预的方式。这就需要基层档案管理人员积极参与专项技能培训，不断完善档案管理水平，强化基层队伍建设。在招募管理人员时，企业需优先选择专业知识储备充足、实践经验丰富且职业素养过硬的人员。针对档案管理人员的选择，企业应当重用年轻且技术过硬的员工，切实解决档案管理人员工作和生活中遇到的困难，让其全身心的投入工作，促进档案管理工作的有序运转。同时，还需建立健全档案管理人员管控机制，推动基层档案管理工作的正常开展。不仅如此，还要加强对档案管理人员的教育工作，突出管理工作重点，深化管理人员的责任意识，且扩充其理论知识储备，强化其职业道德素养。
六、积极创新基层文书档案管理模式
绝大多数基层档案管理人员都从事着枯燥乏味的工作，久而久之，管理人员缺乏工作积极性，整体工作效率下降。为此，企业应当积极创新档案管理工作模式，为管理人员提供优质的工作环境，调动其主观能动性，让员工能够全身心的投入到工作之中，进而提高工作效率。此外，档案管理人员还要顺应市场经济的发展趋势，调整基层档案管理工作模式，积极探索与创新。文件档案作为经济发展的基础信息资源，有助于推动社会文明的进步。为此，档案管理人员必须格外重视档案管理工作，进而为构建和谐社会奠定坚实的基础。
七、结语
综上所述我们可以获知，基层文书档案管理工作是档案管理人员的重点工作内容，应当引起企业的高度重视。在实际工作环节，企业管理人员需综合分析档案管理工作存在的各类问题，然后采取有针对性、有策略性的解决措施，确保档案管理工作的有序运转。与此同时，提升企业档案管理人员的专业技能水平，强化其职业道德素养，以此加强档案管理工作的有效性，为企业的可持续发展贡献力量。
参考文献：
[1]李燕.刍议基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].科技风,2017(5)283-284
[2]王爱萍.谈基层如何开展文书档案管理工作[J].黑龙江档案,2017(2)11-12
[3]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务,2018：(10):121
作者:王桂娥 单位:青海省海东市平安区档案局
