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摘要：当今的科技技术都在迅猛发展，特别是科技的发展使得目前的办公越来越电子化。各大高校也是如此，档案管理的电子化也顺应着潮流有着一定的发展，虽然小范围内的电子档案管理已有起步，但是由于设备、软件等的不足，高校电子档案管理发展仍然是十分的局限，档案电子化程度较低，难以大面积推广普及。
关键词：电子档案;档案管理;发展;影响因素
引言
科技在进一步地发展，由于传统的档案管理有许多的不足，包括：难以保存、难以查询、占用空间、管理步骤繁琐等，所以在办公电子化的现在，档案管理电子化越来越成为发展趋势，通过对其相关影响因素的分析可以帮助推进电子档案管理。
一、电子档案管理的现状
目前大多数的高校都开始涉及到电子化的档案管理，特别是随着目前文件的电子化趋势，档案管理的电子化也顺理成章，但是由于种种不足的存在，高校电子化的档案管理发展正在减缓，电子化档案管理的推广受到阻滞，主要是涉及到传统的观念固定化，一般来说大家还是习惯于打印出相关文件的进行保存管理，本质上认为纸质的档案更为可靠。电子档案管理需要较为专业的大型的电子计算机，需要大量的储存空间进行文档的储存。但是，目前软件的发展还不够成熟，相关的档案管理软件难以进行多方位的对接，不利于系统的对接，难以将文档统一管理。由于这种种的原因，电子档案的管理发展十分不成熟，特别是现在的时候经费有限，在档案管理方面的经费总是不足的。加上平时档案管理涉及的人员众多难以找到负责的部门，而电子化的档案管理的优势在这样的状况下显现不明显，其发展进一步受到阻滞，电子档案管理难以大面积推广实施。
二、电子档案管理与传统档案管理的比较
（一）电子档案
电子档案管理的优势主要是节省大量的空间、便于保存查询以及文档备份。档案电子化可以将大量的资料进行压缩，储存在网络中或者是硬盘里，节省了传统的储存空间。电子化的档案不会受到传统的物理因素的破坏，可以长时间地进行保存。由于档案电子化，档案进行备份就显得十分地方便，不需要复印手抄等步骤就能够进行备份，档案管理的步骤越发简洁。电子化的档案管理在系统中的查询也很方便，只要线上申请就可以进一步地查阅，所以电子档案的管理拥有极大的优势。唯一受到质疑的就是电子化的档案一旦受到外来的攻击，资料便可以简单地被窃取。
（二）传统档案
传统的档案管理需要纸质的文件，也需要大量的文件袋，使用大量的资源，需要大量的储存空间，一旦受潮、有蛀虫，文件将有不可逆的损伤，难以修复。例如，我们常常在从新闻里看到的消息，某人因某事需要查询档案，但是，一场大火已经使所以的资料付之一炬，难以查询。这样的事故在电子化的档案管理中就可以避免。在传统的档案查询的时候需要进行申请，部分非公开的资料需要得到相关的纸质证明才能够查阅，这就一定程度上降低了工作效率。同时，档案管理人员需要不断地进行整理，对于已经保存好的档案需要定期整理、查看。新保存、收纳的档案要归类编号，统一管理。管理工作量也相对较大。
三、电子档案管理发展的影响因素
（一）相关硬件设备
为了保证电子化的档案的储存，精密的硬件设备在电子档案的储存管理中是十分重要的，特别是大量的数据，需要较大的空间进行储存，储存设备是相当重要的，另外比较好的硬件设备可以保证在操作的时候不容易出现问题，保证文档传输的顺利。同时，需要有备份的硬件，对已有档案进行备份保存，一旦硬件出现损坏可以迅速替换，不阻碍正常的档案收存保管和调阅，保证工作顺利进行。
（二）对接软件的研发迟滞
软件是文档管理电子化的最关键的地方，特别是要与各种办公软件系统进行对接。成熟的系统对于档案的管理是事半功倍的，但是目前为止除了个别的办公软件应用比较广泛外，其余的软件过于庞杂，为了使这些文件能够与文档管理的软件对接，就需要在软件的开发上投入巨大的力量，使得各式的软件就能够进行文档传输，对相关的文档进行编号保存。或者可以根据相关的逻辑设立文件树，便于查询。如果软件真的能够开发成功便能够广泛的应用。高校中的大量的人员也同时有对应的大量的资料，加上各类事物繁杂纷乱，文档众多，应用软件管理起来方便许多。在查询文档资料的时候，软件可以进行权限等级的设置，由上传者进行设置，这样便可以在权限范围内进行文档的调阅，最重要的是调阅档案可以记录调阅人员相关时间，有无复印等进行操作跟踪，保证档案的安全万无一失。各种电子化档案管理软件所需要具备的功能完整适配对接是比较庞大的工作量，相关软件的研究人员较少，软件的研发程度低，已研发的功能不足，造成没有适合的软件进行应用。
（三）传统观念的改变
一般来说，大家认为档案管理还是纸质的比较保险，特别是在信息化的当下，网络危险也仍然存在，且威胁较大。所以对于电子文档的保密也是比较重要的。加上大家一贯以来养成的习惯，档案管理就是需要文件的纸质版，分类编号保存，调阅的时候进行申请，申请完成后方可调阅，或许还要在监控下进行，就算是普通的文件也需要记录，工作十分繁琐。在长久的保存中，还需要对纸质的文档进行保养，防止蛀虫危害文档，造成不可逆损伤。
（四）专业人员的缺乏
档案管理方面需要有人不断地对档案管理科技技术进行学习，学习最新的软件系统，最好是有能力进一步开发更便捷的软件系统。但是目前从事相关工作的几乎都是中老年人，他们的思想上还停留在纸质化档案保存时代。但是目前很多高校都有档案管理专业，只是人数比较少。再加上本身可能毕业后从事相关行业的人就更加少了。在高校的档案管理中专业的档案管理人才少之又少，一方面专业的人才本身就很少，另一方面高校在档案管理方面的资金投入比较少，很少有专门的招募档案管理人才的，对于档案管理的发展缺乏足够的重视，不会专门为档案管理花费精力。
（五）资金投入比较少
档案管理方面在高校的资金规划中很少考虑到，很多设备的更新换代都不及时，再加上档案管理人员缺乏，不够专业，难以跟上时代的发展，经常可能出现技术、管理方法的断层。由于资金的投入有限，所以在人员的雇佣上也没有特别的注意点。在档案管理方面，高校的投入基本就只有基本管理人员的工资。总的来说。在档案管理方面的资金投入确实是相对比较匮乏的，资金投入少。
四、电子档案管理的未来趋势
电子档案管理的未来是十分可观的，将会为高校的工作带来极大的便利。未来或许只要简单地在电脑的系统上的操作中输入几步简单的步骤就能够进行档案的上传，可以自主选择通过关键词、日期等简单的内容进行保存，也可以经过人为的设定，建立起文档树，将各类文档进行保存，甚至可以看出事件发生相关的进展。对于已经存有的纸质可以通过扫描录入电子文档系统进行保存管理，规范一直以来的所有文档，便于文档的统一管理，文档的调阅可以通过网络的在线申请，申请的请求可以发送到主要负责人的工作电脑上，经批准后可以直接同意或否决，然后相关的文件便可以根据设置给予申请人一定的权限，永久或者短期。整个过程的操作会是简单的。效率大幅度提高。
五、结语
高校电子档案管理发展目前正在瓶颈阶段，需要我们不断地进行探索。根据影响高校的电子档案发展的相关因素，我们可以根据相关的因素进行改进，从而推动电子档案管理发展。相信未来高校的电子档案管理一定会走向规模化，正规化。
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作者:陈晶晶 单位:滨州职业学院
