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摘要：档案文件管理是文秘岗位的主要职责，档案信息已经成为社会信息的主要组成部分。现如今随着“互联网+”及信息化技术的发展，大数据时代逐步到来。如何有效利用大数据开展档案管理工作变得尤为重要。基于此，本文通过分析企业在档案管理中存在的问题，并根据存在的问题进行优化模式设计，最后提出相应的保障措施。
关键词：大数据;档案管理;创新模式;保障措施
科技在发展，时代在进步，任何事物一味的因循守旧不思创新都将很难获得较好的发展，档案管理事业也是如此。随着我国市场经济的不断深入发展，一方面为企业的发展开拓了广阔的天地；另一方面也给企业生存带来了更加激烈的竞争。在这种情况下，企业对档案信息和档案服务的需求越来越迫切，要求也越来越高。企业档案部门作为企业档案信息服务的主体，只有在观念上、体制上、服务机制和手段上大胆创新、与时俱进，更好地把握时代脉搏，更好地为企业的发展服务，才能使企业永远立于不败之地。
2企业档案管理工作存在的问题
2.1档案管理意识有待加强
微观企业是市场经济的主体，随着市场经济的发展，一些企业管理人员对于档案管理的意识没有及时跟上。有些企业在达到档案管理既定目标之后开始出现滑坡现象，不求精进，对档案管理工作的监督不力，固步自封甚至放任自流。由于档案管理并不能直接产生经济效益，所以部分企业觉得档案管理工作可有可无，往往是嘴上说重要，执行起来就是次要，忙起来干脆不要。有的实行经济承包的企业领导，搞短期行为，只立足于自己在任期间各项经济指标的完成，不愿从企业发展长远的角度考虑企业命运，宁愿多给职工办福利，也不愿多在档案工作上多投资。由于企业领导对档案工作管理意识不到位，议程排不上，档案工作得不到应有的地位。其结果是，档案机构被削弱，档案队伍被削减，档案工作制度被废弃，档案管理出现问题，档案工作的命运令人堪忧。
2.2档案管理技术需进一步加强
现如今，仍有部分企业在档案管理的过程中采用传统纸质的方式进行，不仅占用空间，而且由于对纸质保存的要求过高，所花费的成本也相对较高。再者，纸质的保管方式不利于信息的整理和查找，加大了工作过程中的任务量，这就要求档案的整理需要更加信息化和网络化。由于科学技术是一把双刃剑，在提高便携度的同时，需要尤为注意信息的安全性问题。如发生重大网络攻击、重大网络运行故障等网络安全事件时，在传输过程中很可能会造成档案的缺失甚至档案信息的泄漏。
2.3档案管理专业知识有待提高
当前，众多企业针对档案的管理，仅局限于收发、整理、保管三方面，即使某些部门采用现代化技术对信息进行整理，但缺乏对其使用的熟练程度。究其原因，主要是非归口部门对员工对档案管理工作的重视程度不够，这种根深蒂固的想法导致从上到下对部分档案管理人员专业性要求不是很高。甚至很多企业招聘的档案管理人员都是非专业的，认为只要能按时完成基本工作就可以，更谈不上后期的培训，严重阻碍了档案管理工作的长期性发展。
2.4档案管理体制需进一步理顺
随着社会主义市场经济的发展，改革的步伐进一步加快，经济体制的改革使企业所有制成分、管理体制、运行机制、权责体制等都发生了很大变化，从而导致企业档案管理体制的变化，特别是改组、改制的企业的档案管理体制变化很大，主要表现：(1)领导关系的变化。原来企业的档案工作一般由主抓技术的企业领导负责，改组、改制后，有的由工会主席领导，有的由主抓行政的副职领导负责。(2)机构设置的变化。改组、改制前，各企业都设有档案处、室、科，集中统一管理各门类的档案，形成了自上而下的档案管理体系，改组、改制后，有的企业档案设在办公室，有的设在技术部门，还有的设在后勤部门。(3)档案所有权的变化。改组、改制前，企业的性质只有国营和集体，档案的所有权理所应当归国有或集体企业。改组、改制后，各类档案的所有权问题也就相应产生了。民营、集体、乡镇企业，特别是外资企、合资企业的档案，如何管理，如何保护，没有现成的模式，于是在管理上就出现了各自为政的不规范局面。
3档案管理工作的模式创新
利用大数据技术对档案文件的管理主要包括以下4部分流程：文件的挖掘、分析、处理、整合。在这个过程中提高文件的关联性、层次性、查找率和整体完整性。同时要制定统一的数据标准，解决系统之间因技术标准不同所造成的兼容性问题，使系统之间得以互联互通，如图1所示。
3.1建立档案数据间的关联模型
企业要针对自身的业务状态，根据业务涉及到的数据构建档案之间的关联关系。并根据所提供的数据建立对比、分析、整合机制，为领导决策提供更为直白、动态的数据分析，从而提高数据处理的时效性。
3.2充分挖掘有用信息
根据企业业务数据，将已有的档案信息按数字化的形式进行归档、移交、接收，建设相关的工作制度和内容、范围、方式、方法及安全保障要求，开展数字化加工的全过程工作方法、安全制度、保密措施、人员要求等，以及档案基础数据库的滚动建设与完善制度和工作要求。
3.3建设数据库的存储标准与格式规范
明确档案数据库的存储与访问方法，包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式等；各种类型档案内容的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。
4保障措施
4.1加强档案信息化人才建设
人才的培养是档案管理工作的重要一步。首先，要培养员工的现代化档案管理意识，让员工从内心深处认识到档案管理工作的重要性和时代性。其次，要加强对档案管理工作相关人员的专业培训。如果员工缺乏对现代化管理技术的熟练程度，那么再先进的设备也空有一副“好皮囊”。具体要求包括以下几个方面：(1)熟练掌握基本的计算机操作技能，学习《计算机知识》《档案专业知识》，提高档案人员的计算机相关知识；(2)探索管理新模式。
4.2定期组织对档案人员进行专业业务知识的培训
综上所述，大数据背景下档案管理人员要想更好地落实档案管理工作，其在档案管理过程中一定要更好地利用大数据技术对档案数据进行挖掘、分析、处理、整合。并加强联动机制的建立、人员结构的培养和软件性能技术的提高。
参考文献
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作者:袁时雨 单位:湖北省天然气发展有限公司
