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摘要：企业档案管理与利用在当今的信息化社会应该受到足够多的重视，并提高信息化档案管理的新方向，为更好的企业建设提供保证，本文将从此方面出发研究档案管理和利用的方法。
关键词：档案管理；利用；经济效益
1引言
档案工作在企业管理上有着不可忽视的作用，它能提高工作的质量和效率，让管理人员及时了解企业档案的现状，为经营策略提供了理论证据，为企业成功提供了有效的成功认定，那么该如何做好企业档案管理与利用工作，是本文研究的重点。
2加强领导重视，树立档案管理新观念
如今新时代的发展，企业档案从传统模式转向了信息化模式，即企业在各种各样的活动中所有的保存价值，在《中华人民共和国档案法》中也有明确规定档案的重要性和档案意识的培养，但领导并没有对档案重视起来，要想领导重视，就得让他们树立档案管理的新观念，认识到企业档案的价值。首先，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节的各种类型文件材料都需要档案的保存，档案支撑着企业的发展，是企业的原始记录。其次，企业档案是企业的无形资产，是物质资产的凭证（土地、房产、设备）；是资产的证明，技术革新的依据，解决纠纷的法律凭证是提高产品质量的保证，是企业文化的传承。
3完善基础设施设备，满足企业需求
企业文化的传承现如今的信息化社会对档案管理有了新的要求，但因为企业没有及时顺应时代的要求，许多档案对硬件设施的资金投入还相对较少，在档案整理上缺乏数字化的科技设施和装具，与先进的组织单位拉开了距离，甚至连信息化建设的资格也没有，导致在使用档案时过程复杂，寻找时间长等问题，所以，硬件设施的完善有助于档案利用的高效率，提高了人员的服务，保证了生产一线的设施，营造了良好的环境。为完善档案的设施设备，提高档案的工作效率，通过不断摸索和实践，注重在软、硬件建设方面狠下功夫[2]。
4完善管理制度，提高规范意识
制定相应的档案管理制度，有明确的规范和划分，让档案管理成为一个专业，规范的工作。根据有关档案管理的各项规定和标准，不断细化档案流程工作制度。一是细化各单位、个人或者委托人因工作需要借阅档案的证明材料，任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。二是严格履行登记手续，对档案的流动登记造册，确保档案出库正当有序、有源可溯，防止档案丢失，便于及时追回超期借阅的档案。三是安排专人负责人事档案的档案转递工作，通过机要通信或专人送取的方式送达人事档案，确保档案转递的安全。然后各相关部门设置1至2名兼职档案员，档案室管理员为每位兼职档案员安装紫光电子档案管理系统，一对一指导使用方法。同时，档案室专门建立档案员交流微信群。在群里，档案管理员可随时为兼职档案员答疑解惑，互相学习、互相交流。兼职档案员可以在综合部阅览室整理资料并归档，档案管理员负责定期对兼职档案员所负责的档案资料收集、整理、归档、移交等各项工作进行指导和监督。其次采取措施，集中各部门纸质档案、电子档案归档整理，强化档案信息化建设，扎实推进档案管理工作，提高档案管理质量，保证档案工作长效良性的发展。
5做好开发利用信息资源，保证优质服务
档案信息化的基础是建立档案的数字库，通过数字化来对档案的内容存量进行管理工作，在数字化过程中建立目录数据库有利于档案的寻找，重视了档案人员基础信息，在互联网加的时代下，智慧化的信息资源利用也是不容忽视的，在庞大的数据库中实现数字资源的融合与共通，在人员管理系统中可以自行查看自己的基础档案资料，如果是人为进行收集，那时间和人工成本庞大，各部门之间没有达到良好的沟通，实施起来困难，所以要建立相应的信息化平台，让档案与人们链接，针对中国现有的档案管理模式和应用层次，根据档案管理现行办法和法则等规章制度，结合当前档案管理现代化程度，如何提供准确、完整、可用、安全的档案资源信息，并使人们突破手工、技术、地理的限制[3]，更好地利用信息资源管理系统。但是，许多企业往往出现信息资源重复建设的问题，他们脱离了实际的轨道，让多个档案共存，其最主要是因为缺乏统一的技术标准，版本内容过多，存在多个数据库，缺钱技能无法通过信息手段对平台进行整合，这不仅增加了企业的工作难度，还增加了企业的工作负担，为了避免档案的重复性，应该重新对档案进行清理和处理，制定相应的信息管理标准，在存储数据时，先对这些数据进行检查、处理、编码、再录入到系统中去。
6提高高新技术档案管理人才素质
如今大部分企业以经济效益为主要目标，从而忽视了档案人才管理的需求，认为档案管理并不需要专业的人才，实际上档案管理工作中是需要使用较多的信息化技术，所涉及的专业知识较为广泛，需要具备多重的管理知识，但很多档案人员是兼职的，对信息化技术了解不够深，所以管理能力不足的情况频频发生，他们不懂得如何有效的管理档案。信息化技术的社会对他们提出了新的要求，即传统的模式已和现在的信息技术模式严重脱节，应该最大程度上利用信息技术，提高管理人才的专业素养，让每个人都有能力有效的管理和使用硬件和软件设施，实现档案最大效率的开发，让管理工作提升到一个新的水平层次上。
7结束语
如今越来越多的组织在使用信息化设备的档案管理，其信息资源的建设有效的给档案管理提供了工作捷径，不仅让组织单位更好地适应现代化、国际化的未来趋势，还更好地为人们提供了档案信息，提高了服务质量，但现如今信息化的档案管理与利用还有许多不足之处，希望相关档案组织能通过信息资源的利用，更好地建设企业。
参考文献
[1]邢丽敏.如何做好企业档案管理与利用工作[J].档案管理，2019（03）：93-94.
[2]贾秀波.做好企业档案管理工作的几点思考[A]；决策与信息杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛———管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：科技与企业编辑部，2016（01）.
[3]唐姝.基于“互联网+”的企业档案信息资源建设的问题研究[J].兰台内外，2019（15）：40-42.
作者:彭聪 单位:太极集团有限公司
