前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高校档案管理中电子档案应用的利弊，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：电子档案能为用户的使用与查找提供便捷，向传统的管理理念与方法发起了挑战。但在电子档案优越性不断突显的同时，也暴露出一定的问题，引起了档案管理工作者的深思。本文中在阐述电子档案内涵的基础上，对高校档案管理中运用电子档案的利与弊展开分析，最后对电子档案在高校档案管理中的运用提出一些合理的建议。
关键词：高校档案；电子档案；利弊分析
信息时代的热潮扑面而来，数字化校园建设工作也有条不紊地开展着。高校在日常的教学管理过程中，形成了大量电子文件，这些文件成为宝贵的教学资源、档案资源，具有较高的利用价值，这些电子文件以磁盘、光盘等化学磁性材料作为存储载体，被称为电子档案。一般而言，电子档案主要包括电子报表、电子文件、电子信息等多种形式。电子档案源自日常教学、管理、科研等活动，这些电子文件内容丰富、形式灵活，不仅能体现出当前学校的教育与科研水平，也能为教学创新与改革提供有力支撑。本文将对高校档案管理中电子档案应用的利弊分析及建议展开探讨。
一、高校档案管理中应用电子档案“利”分析
高校档案管理是一项系统而烦琐的工作。档案资料通常包罗万象，涉及学校育人活动的方方面面。例如，人事管理、科研工作、学生管理、财务结算等均囊括在档案资料当中。在信息化时代，纸质档案管理在管理效率层面的不足逐步凸现出来，而电子档案管理的优越性愈发凸现。具体表现如下。
（一）实现档案资料的高效、快捷、准确的归档
随着自动化办公与管理已经成为发展的主流趋势，高校在日常教育教学、科研活动、学生管理过程中形成了大量电子文件，成为记录校内各个部门的真实活动的“有效记忆”，其信息内容具有较高的保存与利用价值。电子档案管理具有高效、快捷的特征，这种特征体现在多个方面。一是，只需要在检索栏准确输入关键词，短短的一两秒钟之内，用户就能找到自己需要的电子文件；二是，在网络传输技术的支撑下，电子文件的利用率得以提升；三是，电子文件实现了多种类型信息的集成化，除了最起码的文字以外，还包括音频、视频、图片等内容，能使人更加准确、全面地了解问题。总之，与纸质文件相比，电子文件独具优势，高校档案管理也应该紧紧跟随时展步伐，向着标准化、数字化、系统化的方向发展，完整无损地保存这些电子文件。为了达到这一目的，档案管理部门要将电子文件进行汇总，按统一的格式与目录进行整理，将其上传至档案室，但一定要保持电子文件的真实性，不得直接从网上下载，分门别类地整理好之后存入光盘。
（二）减少档案工作人员的精力消耗
档案管理人员在对这些电子文件进行管理的过程中，每接收到一份文件，就应该适时对其进行分类，不仅要标注主题词，还要标明文件号、档案号、分类号。后期用户要查找或使用这些文件，只需要提供主题词、档案号等信息，就能快速找出相应的文件，能帮助档案管理人员卸下沉重的工作负担，降低其劳动强度，使他们能将更多的精力用于提高管理质量上。
（三）促进档案管理工作人员整体素质
伴随着办公自动化的普及，在日常教科研管理过程中，生成了许多电子文件，能为后续工作的开展提供素材与依据，能否保管好这些电子文件，成为档案管理工作的重点所在。电子文件与纸质文件属性不同，管理模式与方法也截然不同，这就向档案管理人员提出了全新的要求，既要牢固掌握档案管理知识，也要适时更新自己的知识体系，不断吸收新的信息技术成果，如，计算机软件的使用技术、设备维护技术等。同时，档案管理是一门综合性学科，却也属于边缘学科，涵盖面广、涉及内容多。在电子档案应用中形成了对档案管理工作人员素质的新要求，即要求档案工作人员具备良好的职业修养，高度的责任心，较强的服务意识，较高的信息素养和信息服务能力，努力为各个部门工作的顺利开展提供服务，切实提高档案管理水平。
二、高校档案管理中应用电子档案“弊”分析
在高校档案管理中运用电子档案的优越性显而易见。但是，在实际运用过程中，也凸显出一些不足。具体体现在如下三个方面。
（一）无法对电子档案的原始性进行准确确定
办公自动化的发展，对学校教育与管理工作产生了革命性影响，各种原始资料、过程性资料都是以电子化的形式存在，文件内容更加丰富、灵活，虽然没有正本与副本的差异，但上传到办公数据平台之后，档案管理人员、各个部门的工作人员都可以查找与使用这些信息，提高了资源利用率。在使用过程中，用户可以围绕自己的工作需要，在系统平台中重新对文件进行分类，难以确定电子档案的原始性。
（二）电子档案的完整性容易受物理因素影响
电子文件的完整性体现在两个方面，一是要确保每一份文件中的数据无缺损，二是各种存在一定联系的文件数量的齐全。然而，电子文件是以磁性物质为载体进行存储的，这种存储介质向环境提出了较高要求，如，温度、湿度、避光、避磁场等，一旦控制不好这些条件，其保存寿命就会缩短。
（三）电子档案存储介质存在损坏风险
电子档案的存储是以数字的形式存在的，但各个部门在日常运营过程中所运用的软件不同，所形成的电子档案格式也存在着一定的差异，对电子档案进行管理，一定要为用户使用提供方便，这就需要运用软硬件平台进行内容还原，转换成用户可以直接阅读的格式，但由于多台电子计算机、不同的应用软件并不兼容，信息转换存在着较大困难，如果无法正常打开文件或不能显示，电子档案就失去了可读性。
三、电子档案在高校档案管理中的运用建议
在对高校档案管理中运用电子档案的利弊展开分析基础上，现对将电子档案运用于高校档案管理提出一些建议。具体如下。
（一）建立规范的操作流程，杜绝操作层面的风险
高校档案工作人员在进行电子档案归档、整理以及管理工作过程中，必须严格按照规范的操作流程进行。因此，高校应开展档案工作人员岗前培训，强化职业道德教育，确保其电子档案管理操作流程的规范性，避免粗线文件损坏或文件丢失等问题。同时，也可以有效地防止因人为原因造成的档案遗失或档案遗漏等问题。
（二）完善高校网络环境建设，确保电子档案管理工作环境的安全性
首先，高校应从硬件和软件层面对电子档案管理系统予以升级，确保其安全性。同时，应当定期对电子档案文件整合和多重备份，避免出现因软硬件损坏而造成的档案信息的丢失。此外，应当完善电子档案管理的安全保障体系建设，包括数字认证、病毒防范等各个方面均应增加权限限制，防止出现人为恶意窃取档案资料。
（三）注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合
高校一方面应当加强提升高校的电子档案管理技术，发挥电子档案管理在管理效率，档案利用等方面的重要作用。另一方面，应当注重电子档案管理与传统档案管理的紧密结合，实现双重保障，确保高校档案管理工作的健康有序进行。
四、结语
电子档案是信息化高速发展的必然产物，以微缩胶片、光盘等为载体对高校各个部门工作过程中产生的资料进行储存，存储密度大、占用空间小，给日后其他用户的使用带来了方便，使传统档案管理工作中的不足得到了有效弥补，减少了档案管理人员的体力劳动，提高了管理效率。种种优势使电子档案成为高校档案管理当中无法回避的问题，因此理应加强对电子档案的研究。
【参考文献】
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[2]雍莉.高校电子文件档案化管理利弊分析及对策[J].黑龙江档案,2013(5):65.
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作者:王云 单位:郑州轻工业大学
