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摘要：事业单位的档案管理工作是一项重要、繁琐且相对复杂的工作。当前事业单位的档案管理工作还存在一些问题，没有充分发挥出科技、管理水平迅猛发展的优势，所以需要各事业单位在保证本单位档案管理工作的基本原则要求下，分析档案管理工作中存在的问题及其原因，合理使用先进的管理理念和技术，改善当前档案管理工作中存在的不足，从而使事业单位档案管理工作得到进一步的发展。
关键词：事业单位；档案管理；问题；对策
档案作为事业单位人员履历情况的记录载体，是事业单位进行选人用人、查找资料等工作时重要的参考依据，在事业单位日常工作中发挥着重要的作用。由于档案的保密性和重要性，档案管理工作较为复杂，需要把各种有效信息进行分类整合，使档案数据发挥出最大的价值。总体来说，档案管理工作具有注重保密性、真实性、保留性等一系列特征，在事业单位的工作中处于核心位置。随着管理理念、技术手段的不断进步，档案管理工作面临着很多问题，也迎来了新的发展与挑战。当前，档案管理工作在制度上、技术上、安全上还存在一定的问题，需要进一步分析和研究，随着大数据、云计算等新兴概念和技术的不断发展，档案管理工作的下一步发展有了发展目标和技术支撑，同时，信息共享等理念也为档案管理工作提供了新的思路和方向。但是技术和理念的进步也带来了更大的信息泄露风险，这给档案管理工作带来了新的风险与挑战。
1事业单位档案管理工作的含义
事业单位是由国家设置的，一般是从事教育、科技、文化等活动的社会文化组织，但不属于政府机构，事业单位受国家行政机关领导、所需经费由公共财政支出、不以盈利为目的。从广义上来说，档案反映着社会的精神文明基础内容，是社会文化的重要部分，不仅包括人事档案，还包括其他社会事项的记载情况。具体来说，档案主要是指人事方面各种材料的汇总，档案在《辞海》中的解释为：“旧时官署和现今机关团体，分类保存的各种文件和材料，多指含有公证价值的手写或印刷文书而言。一种计算机相关资料的组合。”事业单位档案的内容，多为单位人员人事材料的汇总，可以概括为“三龄两例”，主要有出生时间、参加工作时间、入党时间，学习和工作经历，这些属于基本信息。此外还有其他信息的材料，因个人经历会有所不同，可能涉及考核、获奖、处分等信息。档案管理在《辞海》中的解释主要是总结档案业务的规划和档案勤务的处理。所以档案管理是对档案工作的整体梳理和归类、保管、使用。在流程上表现为档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。在以往，档案管理主要依靠人工整理、统计，当前，借助云计算、大数据、物联网等科技与理念，档案管理工作效率有望得到进一步提升。
2事业单位档案管理工作中的问题
2.1管理制度存在漏洞
当前，由于很多事业单位的工作重心在于其所担负的社会职能，往往对档案管理制度比较忽视，所以很多事业单位没有建立完善的档案管理制度，或者建立了相应的档案管理制度但没有严格落实，导致制度的基础性作用发挥受限，同时会降低档案管理工作的工作效率。由于制度管理的缺失，使得档案管理工作的前期容易产生资料收集不全面、管理规定不落实、信息记录不全面等问题，这些漏洞影响了档案管理的有效性，使得档案管理的过程中管理效率和利用效率都较低。在缺少明确的制度保障环境下，档案管理工作容易产生人员职责分配不明确、工作方向性不强等问题，同时容易受到陈旧思想和基础性问题的影响，资源信息传递速度慢，篡改、遗失风险大，影响档案资源价值的发挥。
2.2技术水平普遍较低
在以前信息化水平普遍较低的环境下，事业单位的档案管理工作主要是针对纸质材料，纸质档案的特点为不易保存，不易查找，容易出现破损、虫蛀等现象，占用空间较大，数量多。随着信息化水平的不断提升，事业单位的档案管理工作技术水平也需要进行同步改进，向着信息化、数字化方向发展，近年来，大多数事业单位的档案管理部门也都将计算机作为业务办理的必备硬件，很大程度上提高了档案管理工作效率，但是相对当前的社会总体信息技术应用状况而言，很多事业单位的档案管理应用程度还远远不够，在信息共享，大数据分析方面探索的较少，需要进一步提升技术水平来为单位管理提供更为有效的信息。
2.3人员工作能力偏弱
传统意义上的事业单位档案管理，主要涉及的工作内容包括收集、整理、记录、保管，工作的方式方法比较简单，对档案管理人员的技术水平要求较低，所以事业单位档案管理人员往往是兼职或年龄相对较大。随着社会的发展和技术的进步，事业单位档案管理的管理方式和技术手段有了很大的改变，如果档案管理人员不是专职负责或者不及时跟进学习，那么就很有可能无法跟进档案管理的改革进程，从而拖延本单位档案管理的发展进程。另一方面，如果事业单位档案管理人员缺乏必备的计算机技能和档案管理知识，那么在整理、审核和查找信息方面将会大大降低工作效率，可能无法满足档案管理的要求，增加了时间和人力成本，不利于单位的发展。事业单位档案管理人员工作能力偏弱的情况还容易导致档案资料的混乱和丢失，因为工作能力的水平状况决定了工作人员对档案工作的理解程度，如果理解有偏差或者归类不准确、分析不到位，往往会导致档案资料的混乱。
2.4档案资源安全性不高
事业单位档案管理最重要的内容为档案资源，事业单位档案管理的职责之一为保证档案资源的安全，即档案资源的安全性。具体来说，电子档案资源的安全性分为两个方面，一是档案资源的保留性，即档案资源不会丢失；二是档案资源的保密性，即档案资源不被泄露或偷窃。保留性和保密性是档案资源安全的特征，也为信息化条件下的档案管理工作提出了更高的要求。纸质档案资源面临的主要问题是容易毁损，不易保存。在当前事业单位的档案管理工作中，计算机和网络成为办公时必要的工具，大大便利了工作内容，提高了工作效率，但同时也带来了安全风险，电子档案资源的安全风险主要存在于两个方面，一是在使用计算机的过程中，文件的即时性保存能力差，由于电脑故障或黑客攻击或突然断电等原因可以造成文件的丢失或毁损。二是当使用网络进行信息的收集、获取、保存时，需要保密的重要文件可能会被不法分子通过网络连接的方式进行复制获取，并且对不法分子来说文件查找方便，对单位来说，由于很难留有痕迹，查找不法分子难度较大。纸质版档案资源与电子版档案资源特点不同，安全性也不同，纸质版档案资源容易随着时间变化而发生物理变化，容易受环境条件比如潮湿、干燥等影响，安全性相对而言较低。
2.5档案信息共享度不高
信息的价值在于使用，档案管理工作的核心是将档案中的信息在需要的情况下更好更快地呈现出来，当前，由于技术手段的限制和管理思想的滞后，档案信息共享工作发展进程较慢，效率较低。纸质档案在使用过程中，传递信息慢，损耗率高，电子档案可以实现快速多次查询，损耗率低。信息化管理程度低是档案信息共享度不高的主要原因，档案信息的利用应当从查询式发展为分析式，即档案管理不仅仅提供档案查询的功能，也需要提供档案数据的分析情况，为最终决策提供相应的意见建议。随着信息技术的使用与发展，大数据、云计算技术为档案管理的进一步发展提供了必要的技术通道，当前这些技术还处在发展阶段，需要进一步探索这些技术在档案管理中的应用。
2.6档案信息真实性缺乏保障
档案信息的真实性主要体现在两个方面，一是档案信息收集时的真实性，一般由档案信息填写人负责，这一阶段的信息准确性主要是由各事业部门和人力部门负责，档案管理部门的职责为在文件归档时验证档案信息的真实性，即确保资料是由对应的部门或科室提供，文件符合规定要求；另一方面是档案资料保管过程中的真实性，即在档案保管、使用的过程中不被人偷窃，篡改。电子档案信息存储于硬盘或网络服务器，被修改的风险性较大。
3事业单位档案管理工作的对策
3.1加强档案管理制度建设
制度建设是一项工作开展的根本保障，是一项工作的行动准则和标准要求。一般来说，事业单位档案管理工作制度应该依照不相容职务分离、授权审批等原则，规范各项档案管理工作秩序，填补档案管理工作漏洞，同时适应事业部门的其他管理制度。档案管理制度建设是一项长期性、持续性工作，当前的档案管理制度往往是采用双轨制管理，即在档案文件流转的过程中，电子档案和纸质档案共存，优势在于能够结合纸质档案和电子档案各自的优势，同时互相弥补，来达到较好的管理效果。但这一制度也在一定程度上造成了人力和资源的浪费，随着技术手段的不断进步，档案管理制度可以朝向单轨制管理方向发展，通过电子文件的方式归集档案信息，不再使用纸质文档，这一制度已经在美国、澳大利亚等国家开始推行。
3.2提高档案管理技术水平
当前，科学技术更新换代的发展速度非常快，所以依据新兴的技术理念和方法提升档案管理工作的技术水平显得尤为重要，云计算、大数据等技术作为新兴技术在档案管理方面也有着广阔的应用前景，可以弥补当前档案管理工作的一些不足。大数据技术是指对复杂且超大的数据集合进行处理的技术，这些数据集合利用现有的软件和程序很难做到一次性算出结果，大数据技术也是针对于这些数据提出的，主要内容包括云计算、分布式数据库系统和分布式文件系统，其特征为数量巨大、处理速度快、种类多样，云计算技术是大数据处理过程中的关键技术，是由许多终端服务器组成的大规模分布式系统。利用大数据和云计算技术，可以实现对事业单位档案管理资料的智慧化管理，提高工作效率。同时还可以对数据信息进行分析，提供更加有价值的信息。
3.3提升档案管理人员素质
在当前的社会环境和科技水平下，档案管理工作对档案管理人员提出了较高的能力要求，需要管理人员不仅严格遵守各项档案管理的规章制度，还要具备一定的管理知识、计算机知识和信息分析能力。提升档案管理人员素质主要有两种途径，一是从学历教育着手，对档案管理专业的学生要设置合理的课程和培养计划，确保档案管理的后备人才可以胜任这一工作；二是从职业教育入手，加强对现有档案管理人员的岗位培训和教育学习，从而总体上提升档案管理人员的素质和能力。
3.4增强档案信息安全防范能力
信息安全在近年来被越来越多的提及，档案信息安全也是档案管理工作的重要一环，增强档案信息安全主要有两种途径。一是防止过失泄密，这就需要加强对档案管理人员的教育培养，严格遵守各项管理制度以及保密要求，以专业的态度和方法处理问题；二是加强安全防范，对纸质档案资源来说，严格落实三铁（铁门、铁窗、铁皮柜）等基本要求，安装监控摄像全时记录，定期检查档案的保存情况，对于电子档案来说，要加强网络防火墙建设，及时更新升级病毒库，加强网络监控和风险管控，全面提升档案信息安全防范能力。
3.5建立档案信息共享机制
档案信息的最终目的是为最终决策提供参考，所以建立有效的档案信息共享机制显得尤为必要，同时必要的技术支撑是建立信息共享机制的重要环节。建立档案信息共享机制主要是针对电子档案信息而言，可以通过服务器、网络终端建立相应的云存储平台，设置不同的权限等级和披露内容，从而使得各部门都可以方便快捷地查询自己需要的信息，同时应当建立规章制度和控制软件如水印系统，严格控制文档的流转，确保信息不外泄或被盗用。
3.6加强档案信息真实性
增强档案信息的真实性需要事业单位档案管理部门和各业务部门共同努力，相互配合。档案信息的真实性在前文中已经分为了信息源的真实性和保存期的真实性两个方面，确保档案信息的真实性需要做到以下几点：一是事业单位党委要重视档案管理工作，加强对档案管理工作的组织领导，及时检查档案信息的真实情况；二是业务部门要对提交档案中的信息进行审核，确保提供的信息准确真实；三是档案部门做好档案信息录入的审核把关，同时也要做好档案保存期间的真实有效；四是各部门在借阅档案资料尤其是纸质档案资料时，加强监督管理，防止资料内容被纂改、资料实体被损坏。
4结束语
档案管理工作是事业单位工作中的一项重要内容，虽然面临着各种问题，但各单位应当依据实际情况对档案管理制度进行相应的调整，针对存在的问题，充分发挥当前的技术优势，借鉴国内外先进的管理制度，提出合理化方案进行总体优化提升。
参考文献
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作者:武月庆 单位:临朐县环境卫生管理处