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摘要：人才交流中心的人事档案管理工作是非常重要的，随着时代的发展，我们应当从各个方面重视和认清当下存在的问题。要不断创新，加强管理，引进高端人才，完善档案管理设施，建立完善的信息化体系，加强宣传力度，提高管理人员素质，从而更好地为社会发展做出贡献。
关键词：人事档案管理；信息化；应对措施
人事档案是记录个人经历情况的资料汇总，是一个人在社会上立足的重要依据，所以档案管理工作尤为重要。虽然在基层工作，但是我丝毫不敢懈怠，管理好交到我手上的每一份档案，由此也发现一些问题和产生一些思考。本文就将我在人才交流中心档案管理工作上发现的问题进行分析和探讨，并针对发现的问题提出应对措施。
一、存在的问题
（一）信息化建设方面
随着信息时代的高速发展，信息化建设成为当今社会实现可持续发展的必备条件。人才交流中心想要更好地服务好未就业毕业生和其他流动人员，将人事档案信息化管理是顺应时展潮流利国利民的好事情。人事档案信息化管理需要人力、资金、设备、软件等各方面投入，县级人才交流中心的各项支出费用都是由县级财政负担，一套设备和专业的档案管理软件费用偏高，由于各级领导对这项工作不够重视，投入的财力不够，县级人才交流中心又难以负担高额费用，导致信息化发展速度缓慢。其次是人事档案管理人员大多年龄偏大，不会操作电脑，不能适应人事档案信息化建设的需要。
（二）档案管理方面
1.部分高校毕业生和流动人员对档案不够重视
近几年，随着就业流动率的增大，流动人员的档案也在不断增加，再加上高校毕业生逐年增加的趋势，导致人才交流中心的工作压力也越来越大。有的人对自己的档案不重视，没有找到正式工作没有用人单位提取档案，自己不知道也不咨询相关单位档案该怎么办，就那样放在家里，等找到正式工作了用人单位要求从人才交流中心或者人才市场等相关机构提取档案，这才来存档，可往往这时候报到证或者上一个机构的档案转递通知书已经过期，有的甚至是档案破损或丢失，造成了很多原本不必要的麻烦。还有的人将档案存放到人才交流中心后就再不过问，或者是一些高校毕业生档案由学校寄过来后就无人问津，最后变成弃档，并且这几年弃档现象越来越严重。
2.档案管理人员专业水平相对低下
人才交流中心的档案管理人员大部分都不是一直从事档案管理工作的，有的是临时接手几天，有的是半路接手，都没有接受过业务培训。尤其是现在档案管理人员大多年龄偏大，不会操作电子设备，综合素质也不高，在管理工作中出现了很多困难。还有少部分人责任心不强，接收档案后不及时整理，甚至乱堆乱放，极容易造成不可挽回的损失。
3.档案管理设施老旧
有的人才交流中心因为办公条件及资金等种种原因，没有专业的档案室，没办法及时更新档案管理设施，档案还是存放在普通办公柜里，没有配备专业的密集柜，也没有专用电脑和复印机扫描仪等。还有些机构虽然配备了整套档案管理设备，可是消防意识薄弱，没有在档案室配备消防器材，甚至有的同志不听劝阻在档案室吸烟，一旦引发火灾，后果不堪设想。
4.部分机构不专业
随着高校毕业生逐年增加，需要办理档案托管手续的人也越来越多，有些机构本身不具备或者被取消了档案管理资质，但是还继续存放档案，导致未就业人员在就业后因为档案封章不规范无法顺利办理入职手续。我还见过一种比较少见的现象是有的单位想要对应聘人员进行档案材料政审，在得知被应聘人的档案是自己自带后，不告知对方应该存入人才机构就私自索取档案拆封，最后因为其他原因没有录用就把档案退给了对方，然而当这类人找到我们这里想要存放档案的时候才发现封条已经被破坏，档案无法存放，只能返回学校重新封装，因为个别单位的违规行为给未就业人员造成很大麻烦。
（三）就业和人才政策方面
1.毕业生就业难，企业招工难
每年都有大量的高校毕业生在我中心存放人事档案，我中心现存人事档案1900余份，其中有些没有实现就业，而且每年的应届高校毕业生想要尽快实现就业也是个问题，充分利用档案帮助未就业的高校毕业生实现就业也是我们的工作职责之一，看着这么多优秀人才资源闲置，我们感到非常痛心。其实需要人才的县一级单位和企业也不少，比如我县近年来为了脱贫攻坚，成立了好几个新项目，其中包括引进纺织工业、建设光伏发电站和风力发电站等。另外还新成立了工业园区，这些都是急需人才的地方，但是由于待遇、工作环境、专业等种种问题，导致企业招不到人才，毕业生就不了业。还有些高校毕业生只愿意去大城市发展，不愿意回来建设家乡，也是导致县级企业人才紧缺的原因之一。
2.政策落实困难
上级部门每年都会下达一些人才方面的扶持政策，用来提高各行业人才工作的积极性、创新性，从而实现长期发展。但是有些鼓励政策条件设置太高，需要博士学历，或者海外工作经验，一般回到县级机构工作的很少有人能达到这些条件。基层机构的人才想要享受更好地政策确实不容易，而且这些政策中大部分是鼓励已经就业的专业技术人才的，针对高校毕业生的很少，还有鼓励毕业生创业的政策相对来说比较少，造成愿意回乡创业的大学生越来越少。
二、解决上述问题的应对措施
（一）要充分认识到档案管理信息化建设的重要性
各级领导和档案管理人员都要充分认识到在现代社会发展趋势下信息化管理的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，政府和财政部门要不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础，尽量杜绝档案管理设施老旧等问题，要配齐管理档案所需要的一切设施。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。电子档案便于查阅，具有方便、快捷的特点，管理人员在接收档案后要及时转化为电子档案，在购置专业设备和软件后，要经常维护及时更新，保证信息的安全性和有效性，同时还要实现监察部门、人事部门及教育部门信息共享。
（二）加强档案信息数据库的建设
人才交流中心想要实现档案信息化管理，建立档案信息数据库是非常有必要的，它不仅是档案信息管理的核心，同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程，我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设，这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作过程中的效率得到不断地提高。
（三）加大对人才交流中心工作职责的宣传力度
档案管理工作与我们每个人的工作和生活息息相关，尤其是有些未就业的高校毕业生不知道学校把档案寄到了哪里，还有的学校默认学生自带档案，学生拿到档案后不知道该存放到哪里，殊不知档案自带是违规行为，应该尽快存放到人才交流中心或者人才市场。各级人才交流中心应该通过电视、广播、互联网等平台积极宣传自身的工作职责和工作内容，并且说明档案相关规定、注意事项、如何存放等问题，引导高校毕业生以及流动人员将档案存放进来，同时要提醒广大高校毕业生和流动人员注意辨别没有存放档案资质的机构，存档时要选择正规人才机构，还要提醒大家除了人才机构其他无论任何单位或个人都是没有权利拆封档案的，如果遇到这类问题要及时制止。宣传工作做到位就能及时告知广大高校毕业生和流动人员档案问题应该怎么处理，又能提醒大家档案的重要性，提高对档案的重视。
（四）对档案管理人员进行专业技能培训
档案管理工作人员必须具备良好的职业素养，对待工作要严肃认真。对从事档案管理的工作人员必须进行全面培训，学习人事档案管理领域的专业知识，提高工作能力。同时，档案工作人员要不断熟悉管理业务，加强学习，尤其是年纪偏大的工作人员要加强电子信息方面的学习，在工作实践中逐渐成长为既懂得管理知识，又掌握信息技术和信息化应用管理技术的复合型人才。
（五）鼓励政策向基层多倾斜
上级相关部门应多制定一些针对基层机构的人才鼓励政策，多进行调研，听取基层人力资源部门和人才交流中心的意见，了解基层工作的实际情况，并且根据基层人员的情况适当放宽各类政策的申报条件，基层人力资源部门和人才交流中心要积极上报需要用人的单位以及自己掌握的人事档案信息，方便上级部门及时更改政策。各级政府要多针对高校毕业生出台一些就业和创业政策，加大优惠力度，提高就业机会，尤其是县级政府更要多出台政策，吸引外出求学的学子返乡就业，解决自身人才紧缺的困难。各类企业想要留住人才，就得适当提高待遇，改善工作环境。人才交流中心更要充分利用举办招聘会的机会，为用人单位和毕业生提供面对面交流的平台，让他们互相了解，这样既能大力解决企业缺人的困难，又能促进高校毕业生就业。
三、结束语
如何紧跟当今社会的步伐是人才交流中心目前的发展重点，要不断创新，加强管理，引进高端人才，完善档案管理设施，建立完善的信息化体系，加强宣传力度，提高管理人员素质，认清当前档案管理遇到的问题，并采用有效措施合理解决。要充分管理好、利用好人事档案，同时要尽自己最大的努力帮助未就业的高校毕业生实现就业，为促进社会发展做出贡献。
【参考文献】
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作者:李亚荣 单位:忻州市代县人才交流中心