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[摘要]在信息时代,海量数据信息的存储和应用是重要问题,由此大数据、云计算等应运而生。随着信息存储和处理能力的增强,互联网技术的应用,新技术的不断涌现,人们进入大数据时代。大数据为档案管理带来新的机遇和挑战。档案是信息源的重要组成部分,是对活动主体信息的真实记录,是经营主体的无形资产。在大数据下,各活动主体要积极推进档案管理的创新,充分利用大数据技术,推进档案管理的信息化,为各项工作服务。
[关键词]大数据;档案管理;策略
大数据是海量信息,巨大容量的资料,超过传统流程和分析能力的数据,具有高速性、多样性、规模性和价值性。大数据解决了大容量信息数据的存储、应用等问题,有利于确保数据的真实性和安全性,使知识信息管理更加智能化。档案最基本的价值就是原始记录性,档案真实记录了有关主体的各种信息,档案记录的信息资源是最有权威性的知识资源。档案也具有安全保密性。档案管理能够保护人类活动的智力劳动成果。在大数据时代下,档案管理工作人员要树立创新观念,融入大数据时代,提高档案管理的质量。
一、大数据时代下档案管理创新的必要性
大数据最初来自互联网公司,主要的目的是解决海量数据的问题,包括非结构化网页数据的存储、数据的检索以及数据的分析。大数据技术利用服务器,构建了一个超大规模的集群,满足对海量数据的存储以及数据处理的要求。大数据技术与传统的集群技术不同,能够利用超大规模的集群,获得数据扩展和成本降低的优势。从电子商务、云计算之后,大数据蓬勃发展,越来越受到人们的关注[1]。大数据具有多方面的特点,首先是具有巨大的数据总量。现在全球的数字信息总量已经到达了ZB级别,随着社会的发展,数字信息总量将会继续增大。其次是数据的种类多,大数据的数据种类繁多,包括社会生活的各个方面,比如文字、图片、位置记录、媒体视频等等。同时大数据的价值率比较小,大数据是海量数据,数据的总量巨大,但是有价值的数据、真正需要的核心数据不多,因此数据的价值率比较低。最后,大数据下,对数据的处理能力变强,数据处理速度加快,对数据的计算能力根据摩尔定律,每十八个月便会有一倍的增加量,拥有高超的数据加工处理能力。近年来,人们越来越意识到数据信息的价值,促进了大数据的广泛应用。档案管理就是分析信息和数据、处理信息和数据的实践,不可避免受到大数据的影响。档案数据规模大,需要有多样化的信息库,逐渐向数字化的方向发展[2]。档案数据具有较高的信息价值,需要智能分析,及时提供给使用者有用的信息。档案管理中应用大数据,能够提高信息分析能力,以及信息的处理速度,充分发挥信息的效能。档案管理的创新,是知识经济时代的要求,也是其发展趋势。
二、影响档案管理创新的因素
(一)档案管理创新意识
档案管理的过程,也是构建知识资源体系的过程,在大数据时代下,档案管理需要创新发展,权衡信息管理和知识经济,形成新的工作格局。档案管理创新是大数据时代的必然要求。档案管理实现可持续发展的关键环节,是不断的创新。创新意识影响着创新管理工作的开展,但并不是所有的人都具有创新意识[3]。在档案管理工作中,有些老龄化群体很难接受新的管理理念和模式,甚至出现排斥。工作培训中没有纳入大数据时代的创新内容,工作人员缺乏深刻的认识,很难进行档案管理的创新。有的信息技术的使用停留在表面,信息化程度不高,自然无法创新。
(二)档案管理维权意识
当前档案管理工作中,缺乏相应的担保机制,以及行业自律机制,维权意识薄弱,不能保证信息的安全性[4]。如果在档案管理的过程中,发生信息泄漏的问题,行为主体的创造者没有保护自己的意识,缺乏维权体制进行针对性的管理,导致档案管理维权环境不断恶化。由于档案管理维权意识不足,整体环境不佳,影响创新的进程,不利于档案管理工作的健康发展。
(三)档案管理安全机制
大数据的特点就是海量信息资源,大数据时代具有公开性、广泛性和动态性,在大数据时代下,档案管理的信息价值难以估量,必须有相应的信息安全机制。档案管理必须保证有安全的环境,进行信息的分析和处理,才能保障信息的效益,否则在不安全的环境下,前期档案管理也就没有意义[5]。当前档案管理市场还不完善,对于信息处理,缺乏健全的安全规章制度。档案管理系统的安全性无法保障,容易被不良分子、黑客破坏,造成信息泄露。由于网络的虚拟性,本身作为一种不安全诱因,影响档案管理工作的稳定进行。
三、大数据时代下档案管理创新的策略
(一)培养具有创新意识的档案管理团队
通过培养具有创新意识的档案管理团队,满足大数据时代的发展要求,形成新的档案管理的人力资源格局。档案管理部门要吸收信息技术型人才的加入,调整人才招聘策略,鼓励高素质的创新人才,积极参与大数据时代下,档案管理的创新工作中,利用人才的高素质信息素养,对大数据的了解,在档案管理中应用大数据技术,提高档案管理水平。档案管理部门要加强内部的学习,营造良好的学习氛围,使内部工作人员深入了解大数据,明确大数据对档案管理的影响和作用[6]。定期组织员工培训,进行专业理论的学习,不断提高工作人员的综合素质,培养工作人员的创新精神,使工作人员积极融入到档案管理的大数据应用中。档案部门要营造良好的信息化环境,加强信息化建设,完善硬件和软件设施,提高档案管理的信息化程度。工作人员要做好基础工作,提高自身的信息技术技能,避免局部渗透,要全面利用信息技术,做好档案管理的工作。营造信息技术学习型环境,提高老龄工作人员的信息技术能力,使大数据的作用得到充分发挥。年轻的工作人员教年长的人员,及时纠正存在的问题,使每一位档案管理工作人员参与创新实践。
(二)构建大数据时代档案管理体系
在大数据时代下,要完善档案管理体系。档案管理的工作价值不断提升,工作内容不断增多,工作机制也更加复杂,需要有效的机制进行规范,引导档案管理的标准化和规范化。要建立严格的档案管理准入机制,提高标准,为特定智力劳动成果创造者群体服务,提高档案管理的效率。档案管理工作中涉及的智力劳动成果众多,要强化知识产权的保护,将有关档案管理的部分纳入到法律范围中,营造良好的法制环境,也可以帮助相关工作人员维权,同时为档案工作的法律价值提供依据。档案管理部门要健全规章制度,及时处理档案管理中存在的问题,尤其是大数据时代下涌现的新问题。
(三)营造安全的档案管理环境
在档案管理中,安全性是其重要工作内容之一,大数据充分发挥了数据信息的作用,档案管理的信息价值就难以估量,对信息安全性的要求更高。档案管理不断创新中,安全的档案环境依旧是重点环节,尤其是在大数据时代背景下。档案管理部门要以目前的网络信息平台为基础,明确规定信息提交者、档案管理者的权利和义务,使操作平台对信息提交者、档案管理者都有利。明确限制不同群体的信息处理权限,规范档案管理、使用等行为,保证档案信息的安全性[7]。档案管理部门要与大数据平台合作,改进档案管理工作流程,平衡大数据平台和档案管理业务,制定合理的创新计划。档案管理内部要加强内部控制,完善内部控制制度,对档案管理的各个环节进行监督和管理,为档案管理工作提供一个相对安全的环境。在大数据时代背景下,档案管理部门要投入更多的人力、物力和财力,加强档案管理大数据平台的安全管理,与高质量的信息安全管理企业合作,避免档案信息的泄漏。
[参考文献]
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[4]吴曼丽.大数据时代下档案管理创新策略研究[J].兰台世界,2016(s2):94.
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[6]弓顺芳.大数据时代档案管理模式的创新研究[J].山西档案,2017(1):64-66.
[7]毕卫平.大数据时代报业新闻档案管理工作的探索、创新和未来战略———以重庆日报报业集团新闻监管运营平台为例[J].新闻研究导刊,2017,8(17):192-193
作者:迟永生 单位:牡丹江市机构编制数据管理中心