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【摘要】文章简介了大数据对提高高职院校档案管理水平，提高档案利用率的促进作用，提出利用大数据提升高职院校档案管理水平的对策：收引进复合型人才；加大档案管理数字化资金投入；加强大数据技术输入；高校共同建设档案资源共享平台，使各类档案信息资源得到合理开发利用。
【关键词】大数据；档案管理；信息化
随着互联网技术的蓬勃发展，大数据、云计算和物联网等新一代信息技术渗入到各个领域，对社会经济民生产生了深远影响，大数据凭借容量大、类型多、存取速度快、应用价值高、真实性强等特点，推动了组织结构管理和决策行为模式的变革，为管理者提高工作效率、提升管理水平提供了科学先进的理念，尤其是在高职院校档案管理领域，面对繁复的档案数据资源，管理者需要掌握大数据环境下的信息化档案管理趋势，采用有效的保障手段来促进档案管理信息化建设，提高高职院校档案管理的质量和效率,促进高职院校可持续发展，以适应新时期快速发展的高职院校信息化和数字化校园建设。
一、大数据时代已经到来
数据是一个国家的命脉，是21世纪的战略性资源，当前，全球新一轮的信息产业大潮中，各个领域正处于加速变革时期，大数据技术和应用得到迅猛创新和突破。加快大数据发展，对高职院校提升管理能力、优化服务水平、促进创新发展有着重要的意义。大数据技术对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析，从中发现新的知识、创造新的价值、提升新的能力，催生新一代信息技术和服务业态。坚持创新驱动发展，加快大数据部署，深化大数据应用，已成为稳定增长、促进改革、调整结构、惠及民生和推动现代化内在需要和必然选择。大数据就像水、矿、石油一样，正在成为新的自然资源，挖掘资源中潜在的价值并加以开发利用，成为这个时代走向创富的重要条件。
二、激发高职院校档案潜在价值
在大数据时代背景下，高职院校进行档案信息化建设是必然趋势，也是实现校园信息化建设的必要条件。同时，大数据为高职院校档案管理带来了全新的发展契机。我们必须建立现代化的管理体系，以适应新时代的需求，我们应重视档案管理信息化建设，确保高职院校档案管理信息化建设更加科学、合理、高效，最大限度发挥档案的价值。依靠大数据技术建立起一座规模较大、信息完整的数字化档案库，让以往在不同业务管理部门静止的档案资源流动起来，提升其利用效率，有效开发档案的潜在价值，发挥大数据的智能预测、精准研判、高效决策等功能，准确理解档案信息内容，发掘信息间相互内聚性和关联性，使档案信息资料能够更方便、更快捷、更准确地被检索、统计、分析、应用，使数据信息有效地为高职院校未来的发展提供决策依据,真正发挥档案自身应有的价值。
三、提高高职院校档案利用率
高职院校的档案主要包含教学、科研、师资、学生等几大块内容，拥有庞大的数据量和重要的历史信息资料,具有很高的利用价值,从档案管理应用层面上看，将档案资源建档、归档的主要目的，是为将来的开发利用提供历史数据支撑。但是在以往的档案管理过程中,要想查阅获取档案信息，需要经过复杂的审批程序和查找流程,使得提取档案成为了档案管理工作中的瓶颈，导致档案的使用率不高,也阻碍了对档案信息的有效利用。为适应新时期信息化大潮，各高职院校应加大对档案信息化建设工作的投入力度，确保档案管理工作在实现信息化建设中获得充分支持。档案管理需要坚持探索发展路径，优化管理流程，改进工作方法，提升业务水平、提高管理效率，既要升级管理体系，同时也要升级管理手段。大数据技术档案管理模式下，依托档案管理信息化的持续开展，借助信息技术实现和现代化设备对档案的数字化处理，把原始的纸质档案，转化成全数字化形式,实现快速检索调用目标档案信息，对档案资源进行最大程度的挖潜，提升档案资源的开发和利用程度。
四、提升高职院校档案管理水平
大数据环境下，档案管理工作将会发生巨大变化。不再停留于初浅的整理归档，而是要向数据分析、数据挖掘的模式转变，大数据技术激活了传统的数据,大幅提高了档案质量，有效提升档案资源的价值，拓宽档案服务的广度和深度。大数据对于提升档案管理水平起到了十分关键的作用。如何做好大数据与档案管理的融合，我们需要做好以下几点。
1、加快人才引入
在这场档案管理信息化的革新中，得人才者得天下。合理的人才结构更是信息化人才的核心与关键，不仅要求有各个层次的信息化技术人才，还要有精干的管理、营销、法律和情报人才。然而在现阶段，各高职院校只重视教学、科研，却都忽视了档案管理的重要性。由于档案工作不易做出成效，少有业绩产出，档案管理部门通常被认作为辅助部门、服务部门，或把档案管理工作仅仅作为一个科室归附于其他部门。很多院校的档案管理岗位没有清晰的职业规划和上升通道，档案管理工作人员没有强烈的职业成就感，和专职教师或行政职能部门工作人员竞聘职称时处于劣势，以至于档案管理岗位吸引不了年轻高学历人才，没有新鲜血液加入档案管理队伍，造成档案管理岗位队伍日趋“老龄化”。人才是大数据时代下档案管理的成功之本，学数据时代下档案管理信息化的新理念、新要求，转变固有思想，树立正确职业观，是当前档案管理工作者的必修课程。于此同时，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等业务水平，掌握现代信息技术手段，深度挖掘档案信息资源的存在规律和潜在价值，提升档案管理水平。培养或引入专业型、复合型档案管理的高素质人才，是适应大数据时代下档案管理的必由之路。
2、加大信息化数字化资金投入
在大数据技术背景下，传统的档案管理方法已无法满足当前信息化时代档案资源开发和利用的要求，而基础设施是保障档案管理由传统模式向的信息化数字化发展的物质条件，对大数据时代下档案管理建设增加资金投入，加快档案管理信息化所需的技术设施建设，更新数据储存、整理和分析的硬件设备，购置专业的档案信息处理软件是档案管理信息化建设的重要保障，把档案管理信息化纳入信息化校园建设规划中，加大经费投入，稳步推进档案管理信息化数字化，以满足大数据信息化的档案管理需求。
3、加强大数据技术输入
大数据须采用分布式架构技术进行数据处理，和云计算的有关分布式处理、云存储以及虚拟技术等密不可分，只有把大数据技术和档案管理的实际工作紧密结合起来，才能优化和提升档案管理工作。必须“走出去”，积极寻求有大数据背景的机构，合作开发大数据档案管理系统。也要“请进来”，让合作机构进入校园，摸清高职院校的运行模式和管理特点，针对不同档案需求，开发出先进实用的，适合档案管理的系统。同时，还需输入先进的档案管理理念和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化数字化水平，提升档案管理效能。
4、高校共同建设档案资源共享平台
大数据时代各类档案信息呈现出开放性和多样性，我们需要有一套符合时展的档案管理模式，提高档案管理的多元化发展。因此，各高职院校之间应抱团合作，共同建设档案资源共享平台，分级分层次地将彼此的档案信息数据进行共享，进一步推动各高职院校信息化数字化校园建设。同时，在共享平台成员内构建一体化工作标准，建立健全组织体系，制定档案管理的具体标准，明确相应的职责，完善档案管理的监管制度，提高档案信息的准入制度，建立起档案信息之间的互通对接工作,严格把控档案检索、统计、分析、应用等各环节，加强保护档案信息和数据的安全。[5]档案不是枯燥的文字和数字，他是我们研究历史、预测未来的重要资源，如何发挥档案管理的作用，积极探索挖掘档案深处潜在的巨大价值，是当前大数据时代下能够屹立潮头的关键因素，高职院校档案管理信息化建设是一项有划时代意义的事业。加大对档案管理工作的探索和研究,是高职院校长期发展中需要研究的内容。
【参考文献】
[1]刘欣欣试析大数据时代下档案管理的价值提升[J].赤子(上中旬),2017(3).152-152.
[2]曾建勋．大数据时代需要数据馆员[J].数字图书馆论坛,2017(6)1．
[3]张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].现代信息技术，2017(09).
[4]卫丽亚.“大数据”时代下的电子档案建设趋势[J].企业文化旬刊,2017(10).00032-00032.
[5]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料，2018(01).
作者:董芳琳 单位:浙江金融职业学院
