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摘要：档案管理是新形势下医院的基础性工作之一，包括工作档案、人员档案等等，要求给予更多重视和优化。基于此，本文以新形势下住院医师规范化培训档案管理的问题作为切入点，予以简述，再以此为基础，结合问题类型分析管理实施对策，给出推行双重保存制度、做好档案库的分类建设、周期检查更新等等可行方法，以求通过探究明晰理论，为后续具体工作的开展和完善提供少许参考。
关键词：档案管理；档案分类；双重保存；档案库
引言
档案管理（Archivesmanagement）亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理、提供利用服务的各项业务工作总称，也是医院等机关档案事业最基本的组成部分。新形势下，医院住院医师的数目越来越多，工作范围也越来越广，其结业后学历提升、职称变更、进修等等信息需要实时进行更新，尤其是规范化培训下的档案管理，更需保证有效性。本文就该项工作的问题和对策进行分析。
1新形势下住院医师规范化培训档案管理的问题
1.1档案分类不明确
规范化培训视角下，住院医师的档案必然会出现更新变化，如经过考核后住院医生晋升为临床医师，档案需要予以变更，工作、培训经历等也要做出调整，如果管理部门和人员未能做好档案分类，在进行档案更新和查找时，都会出现困扰。此前有学者研究发现我国医院的档案管理并非全无问题，丢失率、缺损率分别达到0.07%和0.13%的水平，这与分类管理不到位直接相关[1]。新形势下，人才流动和经历变化渐趋多样化，更要求给予明确的档案分类管理。
1.2档案保存方式单一
现代社会也被称为信息社会，很多发达国家已经推行了档案的全数字化管理，我国部分地区也在尝试进行信息化档案建设。但部分医院管理方式依然较为滞后，或受限于资金条件，或受制于管理理念，档案管理依然以纸质文档为主，且档案室环境也不够理想，容易导致档案损坏、查找困难等实际弊端。此外，纸质档案也面临搬运、转移困难的问题，当医院完成培训后，需要更新人员档案，不当的保存方式也会增加工作难度，需予以重视和解决[2]。
2相关问题的管理实施对策
2.1推行双重保存制度
双重保存制度也即纸质保存和信息保存并举的制度。新形势下，我国住院医师的数目越来越多，人才流动率较高，持续的规范化培训也会导致人员经历和职称变化。这要求在传统纸质档案的基础上，利用数字化设备建立信息档案，当纸质档案损坏后，可以根据信息档案重建；信息档案丢失后，也能根据纸质档案及时补充。与此同时，信息化的资料便于人员进行档案寻找和查看，管理效率高，大型医院还可以借此建立物联网，消除不同院区或职能部门等资料不能互通的“信息孤岛”问题，提升总体的档案管理效率和水平。如果医院资金和技术条件不理想，可以计算所需开支和人才需要，进行上报申请上级部门拨款和帮助，上级部门结合当地物价等信息进行核对，确认无误后可准予拨款、调配人员，帮助医院早日推行档案双重保存制度，完善档案管理工作。
2.2做好档案库的分类建设
档案库的分类建设，在新形势下住院医师的档案管理中十分必要，规范化的培训往往需要进行人才分类，包括内科医师、外科医师、肿瘤科医师等等，不同的培训进度、考核情况，也要求能够以明确的档案进行体现。建议各地医院在档案管理中采取基本的层次保存法，将所有住院医师的档案以统一标准进行分类，如以专业差异进行分类，将住院医师分为内科、外科两大类，再分为血液科、呼吸科、消化科等小类，分别进行建档。大型医院中住院医师数目多，二级分类下，查看依然困难，则可以建立快捷的检索制度。在档案库的首页设置搜索栏，当人员键入“某某医师”后，系统可以根据关键词给出该医师档案信息，借以提升档案库检索和使用的便捷性，弥补分类建设的不足。
2.3周期检查更新
所有住院医生经过规范化培训后，信息会出现变更，这要求对档案管理进行加强，实时完成信息的更新。结合一般性工作态势，建议以每个培训周期为档案的更新周期，包括纸质档案和信息化档案两个方面。如出现住院医师退出培训、结业、辞职等情况，则要求对应人员提前至少一周提出申请，以便于档案管理人员做好档案调取和迁移、更新准备。所有档案更新工作应选取至少两名人员负责，一名进行信息更新，另一名进行协助和核对，以避免出现信息更新错误、档案管理不当的问题。此外，因信息化档案依托计算机和网络进行作业，还应强调做好安全管理，以固定周期为间隔，进行木马检查和清扫，避免档案丢失、损坏甚至档案库崩溃的问题。建议管理人员构建立体管理机制，以安全软件进行计算机和档案库的实时防护，同时，每日进行一次木马扫描秒和检查，清除可能存在的风险，保证档案管理的效果和档案库信息安全。
3总结
综上，新形势下住院医师规范化培训档案管理应谋求更多优化，以适应新时期的基本要求。目前来看，该项工作并不完善，存在档案分类不明确、档案保存方式单一等问题，不利于后续工作的开展。为求予以应对，后续工作中应推行双重保存制度，做好档案库的分类建设，同时周期进行检查更新，以求最大限度保证档案的管理和存储工作有效性，为后续资料的调取和查看等工作提供支持。
参考文献
[1]许剑,魏周阳,陈兴无,等.住院医师规范化培训基地培训档案管理初步探索实践[J].继续医学教育,2018,32(07):23-25.
[2]焦峰,李小莹,崔洋海,等.某医院进修医师管理的现状与改进对策[J].中国农村卫生事业管理,2018,38(07):896-897.
作者:杨朝美 栗蕴 单位:云南省第一人民医院