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摘要：文书档案管理工作是机关事业单位工作不可缺少的重要组成部分。据了解，某省一些机关事业单位的文书档案管理工作现状不容乐观，存在着领导重视不够等一些普遍问题。本文旨在就文书档案管理工作中存在的一些共性问题进行探讨，并提出有针对性地对策建议。
关键词：事业单位；文书档案；问题；建议
文书档案是指形成于企业事业单位、社会团体、机关亦或其他各类社会组织行政活动的过程中,具有较大价值、急需妥善保管的那些文件[1]。文书档案不仅是事业单位设立、变更、注销以及其他活动的历史记载,其对事业单位工作真实情况以及员工个人信息进行客观的记载,具有明显的法律作用；还是一种客观的、重要的信息凭证,是国家档案的重要补充[2]。文书档案整理就是将上述活动中形成的文件,按照一定的原则和要求进行收集、鉴定、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒、上架等,使之规范化、条理化的过程。做好文书档案管理工作对单位来讲具有重要的意义。近几年，某省不断加强对机关事业单位档案的管理工作，包括印发各类专业教材,每年定期组织业务培训,档案管理工作较以前有了很大的进步。但据了解，某省一些机关事业单位，尤其是一些人数较少、规模较小的机关事业单位，其文书档案管理工作现状并不乐观，存在着领导重视不够、档案管理人员业务能力不足、档案管理工作不规范、档案信息化跟不上等一些共性问题。
1文书档案管理工作存在中的问题
1.1单位领导对文书档案管理工作的重视不够
据了解，某省一些机关事业单位的领导对文书档案管理工作的重要性认识不足，重视程度不够，尤其是一些人数相对较少、规模较小的机关事业单位，情况更为严重。究其原因，主要有以下几种：一是文书档案管理工作不能产生直接的盈利或财富，不能为单位带来直接的收入或效益；二是上级部门考核单位或单位负责人时，文书档案管理工作往往不作为考核指标或考核内容；三是文书档案管理是个长期持续的过程，时间越久其意义才越凸显，而单位领导则是一个单位某一段时期内的领导，不愿意花费太多的精力在几乎不见成效的文书档案管理工作上。因此，机关事业单位“重技术、轻档案”的现象比较严重。这也是文书档案管理工作中比较突出的问题。
1.2文书档案管理人员业务能力不足，服务意识不强
机关事业单位文书档案管理工作的另一个重要问题是缺少专业的档案管理人员或档案管理人员业务能力不足，服务意识不强。据了解，某省一些机关事业单位中现有从事档案管理工作的人员大都是兼职人员，既没有档案专业相关知识背景，也没有档案专业相关培训经历，而且其在档案管理工作上的经历大都用在人事档案、财务档案等方面，对文书档案管理缺乏应有的认识和重视，往往只停留在保管好文件而已。甚至有些单位档案管理人员服务意识淡薄,保密纪律缺失。这些都不利于文书档案管理工作的顺利高校开展。
1.3单位缺乏档案管理工作规范，档案管理工作不规范、不科学
可能由于单位领导重视的不够、档案管理人员的业务能力不足等，导致一些单位文书档案管理工作不够规范，缺乏科学性。据了解，一些机关事业单位没有规范的档案管理办法或制度，或者有管理办法或制度而只是摆设，其对文书档案管理工作也只能做到收集、整理、装盒、上架而已，而没有鉴定、分类能力，也没有对档案进行编号、编目等。甚至有些单位由于没有档案管理人员或档案管理人员更换频繁,导致单位文书档案丢失或缺失严重的现象。
1.4档案管理硬件不足，不利于档案工作的顺利开展和保管
据了解，某省一些规模较小的机关事业单位没有单独的档案室,只是在办公室或者其他科室设立档案柜作为档案室。这对档案的保管十分不利，在使用过程中存在档案丢失和损坏的危险。另外，一些单位不具备推行档案管理信息化的环境和条件。
1.5档案管理工作信息化应用程度低，管理和使用效率不高
“互联网+档案”是指以互联网为代表的信息技术在档案中的应用,这种应用既不是将二者简单相加",也不是将数字化后的纸质档案搬到网上即为“互联网+档案”,而是代表着由传统档案服务向现代档案服务的转型升级[3]。档案管理工作信息化不仅可以节约人员和劳动，使档案管理工作更规范化、精细化，而且还可以大大提高档案管理工作的管理和使用效率。然而，在现实工作中，一些机关事业单位的“互联网+档案”的信息化应用并不乐观，甚至根本没有开展，尤其是文书档案管理工作，根本达不到信息化的要求，而且很多单位目前也没有开展档案管理工作信息化的计划或打算。
2对策建议
2.1提高对文书档案管理重要性的认识
建议针对机关事业单位领导层举办档案管理相关培训班，提高单位领导对档案管理，尤其是文书档案工作的认识和重视，从而为档案管理人员开展好文书档案管理工作奠定良好的基础。
2.2鼓励建立相对稳定的档案管理人员队伍，定期开展业务培训或继续教育
近几年，某省省级机构也在开展类似的业务培训，但是培训面相对较窄，不能满足全省需求。建议督促全省建立稳定的档案管理人员队伍，并定期开展档案管理业务培训或继续教育。建议开通网上继续教育，扩大培训规模，节约参会单位成本。
2.3统一规范单位档案管理硬件设施
建议制定统一规范的档案管理硬件设施，并对单位的创建情况进行督导考核。用制度和要求来推动机关事业单位档案管理条件的改善和应用。
2.4加快推进“互联网+档案”信息化建设
《全国档案事业发展十三五”规划纲要》明确指出:“要创新档案信息化管理模式,全面深化和拓展档案利用服务方式和渠道”。建议紧跟时展的潮流,找准“互联网+”与档案管理工作的结合点,加快推进“互联网+档案”信息化建设，充分利用互联网技术的优势,不断创新文书档案利用服务方式,发挥文书档案信息资源的价值。总之，提高文书档案管理服务意识、改善文书档案服务条件、创新文书档案管理服务模式、提升文书档案服务效果应成为现阶段某省机关事业单位文书档案管理工作的重中之重。
参考文献：
[1]王秀珍.浅谈如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(06):115.
[2]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志,2015(13):179.
[3]理文.“互联网+”背景下的高校档案利用服务[J].山西档案,2018(01):21-24.
作者:杨媛媛 王力 单位:甘肃省卫生与人口发展研究中心 甘肃省卫生计生健康宣传教育中心
