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摘要：档案管理部门是食品药品检验机构的数据中心，起到不容忽视的作用。电子档案在档案管理中非常重要。食品药品检验所应利用数据中心整合各信息系统和信息资源，及时更新业务数据。同时,食品药品检验所也应基于数据中心的实际情况建立相应管理系统,管理系统处理档案的加工、整理、排序、分类、编目和其他内容,可以进一步增强电子档案的准确性和真实性,并确保食品药品检验结果无误。
关键词：食品药品检验;电子档案;档案管理;档案信息化
社会经济的发展给人们创造了更加美好的生活，大家越来越重视身体健康。食品药品检验能为人们的日常饮食和用药提供安全保证。因此，在新时期必须不断完善和优化食品药品检验机构的档案管理，将先进的理念和技术融入到工作中，使其能够全面发展和不断创新。
1食品药品检验档案管理内容及意义
食品药品监督检验研究院所是国家和地方食品药品质量保证体系机构和技术支持部门，是一个基于法律规定的国家药品和生物制品的质量检验机构和技术仲裁机构，承担对食品、医药、保健食品、生物制品、化妆品、实验动物等多类型产品注册的审批，生物制品的进口检验、监督、检验和安全评价及发放，负责国家食品药品检验与真菌类有毒物质的研究、生产、销售和管理，并进行相关技术研究。食品药品检验记录检验、科研、培训和管理及其他内容，主要包括食品和药品检验服务以及食品和药物检验管理,归于科技档案的类别，不仅与一般档案“自然形成”“历史记录”“使用价值”和其他属性相一致，还有其独有的特征,例如材料的分散性、较强的时限性、较高的使用频率、查询困难、信息的多样性，较强的专业性等。当今信息技术日益广泛的应用，借鉴国内外档案管理的先进经验，运用计算机技术中的云计算、网络技术等手段，建立电子食品药品检验档案，拓展、深化档案信息资源向公众开放，将有效地改善食品药品检验档案的服务质量和效率。
2食品药品检验建立电子档案的优点
食品药品检验电子档案具有以下优势：一是占用空间少。传统的档案存放各种大型档案柜储存各种案卷，需要占用大量空间。档案管理信息化后，不再需要大的存储空间，也不需要进行繁琐的排序和归档工作，只需要一个小芯片就可以存储电子档案，档案保存的时间更长，存储的内容更加完备。二是信息处理效率高。纸质文件资料在档案管理信息化后将形成电子文件，并立即进行归档分类处理。文件资料的存储、收集、登记、检查和统计将获得更加迅速的结果，这不仅使文件的归档率和文件内容的完整性得到了保证，而且也利于档案的搜索和利用。三是实现了共享资源。资源共享一直是传统档案很难实现的功能，当需要查阅时只能亲自去档案室。实施电子档案信息化管理后，能有效地解决这一问题。
3食品药品检验档案管理现状
3.1电子档案建设相对滞后
以往我国档案管理以黑白文字为主，纸质档案是留存记录的主要载体，档案管理工作未能跟上时展的步伐。由于单位对档案管理投入相对较少，重视程度较低，导致普遍认为保存档案就是单纯为了保管档案文件，这种思想使得档案管理失去了活力，从而导致档案远远没有发挥其应有的作用，这不利于电子档案的发展。当前，尽管大多数的食品和药品检验机构开始高度关注食品药品档案信息化建设，但是由于缺乏电子档案管理的经验和方法，仍采用传统的手工方法来进行大部分档案管理工作,绝大多数食品药品检验档案仍停留在收集存储的阶段，不能实现食品药品检验档案的自动化管理和实时处理网络档案信息资源，难以适应食品药品监督管理工作的发展节奏和食品药品检验工作的实际需要。
3.2电子档案管理软硬件设施配置不足
由于大多数的食品和药品检验机构建立时间不长，基础工作条件相对不完备,没有为档案管理工作配备专业人员和专门库房,防火、防盗和防潮等安防措施没有得到有效落实,没有安装如空调、除湿机等维护设备。电脑、打印机、扫描仪是档案管理的基本配置,但是一些档案管理部门甚至没有扫描仪,也没有建立全面的实验室信息管理系统，档案查询管理仍然处于人工阶段，这非常不利于食品药品档案管理的信息化发展。与此同时，电子档案管理的标准不统一，在处理和管理档案上没有一致的规范，很难实现共享所有档案信息资源。此外，食品药品检验机构档案管理团队人员配备不足，知识结构跟不上发展步伐，软硬件质量还须继续提高。
3.3查询档案不便捷
目前，许多食品药品检验档案的保存还处于纸本阶段。经过长时间的积累之后，存储的文档越来越多，占用的空间相应也越来越大。此外,由于查询不方便,有些内容需要保密,给查阅食品药品检验档案增加了难度,档案的利用率和开发程度相对较低,这与公民享有平等使用档案资源的权利之间产生了矛盾。例如2016年，济南市食品药品检验所档案的借阅量仅占档案总储存量的3%左右。除上述原因外，食品药品检验档案由于自身存在保密性的特点和获取信息的渠道不通畅，也造成较低的档案利用率。
4食品药品检验电子档案建设的措施
4.1加大档案管理投入，提高创新能力
管理层要更加重视档案管理，从资金、存储空间等方面及时解决档案管理中出现的问题。对于基础设施建设，要做好三个方面的工作。第一，建好网络环境。网络环境包括内部网络、专业网络和公共互联网。内部网主要进行食品药品检验档案信息的传递、收集、预处理和检索内部信息。企业内部专业网络是负责食品检测系统的验收和信息收集及交付业务的一个处理系统,为专用网络用户提供信息服务；公共互联网面向公众提供服务，向大众媒体提供各种方式的档案信息查询和浏览服务。第二，建好硬件环境。食品药品检验档案信息管理主要包括电子档案管理系统和数字档案的建设和运行。根据整个系统的需求，建立具有高性能、高并发用户的大容量存储和访问服务器系统的信息资源数据库，配置光端机、高速网络交换机、路由器、安全设备和数字处理设备。第三,建好软件系统。软件系统包括应用软件工具和系统工具两大类。系统软件的主要作用是在计算机系统中建立操作平台，协调和管理各种独立硬件之间的工作，使它们能相互配合完成各项系统指令。应用软件是一种满足用户在文件领域解决具体问题的应用程序，如OCR识别、数字图像处理、校对、质量检验等一系列专用软件。还要对基层食品药品监督管理人员开展教育培训，提高他们的专业素质和专业技能。
4.2整合食品药品检验档案资源
经上级部门批准后，对食品药品检验档案资源进行整合，并按照授权的范围对库存文件资料进行编目整理。完成以上工作后，招标采购电子档案管理软件；整合硬件设备，包括文件柜、个人电脑、小型电脑、数码相机、扫描仪以及其他外围设备和网络设施；在此基础上，建立食品药品检验电子档案数据库、食品药品检验电子档案管理系统和食品药品检验信息网站。不同文件格式的电子信息资源存储在食品药品检验院的服务器数据库中,由食品药品监督检验信息网站开展公共信息的查询服务,通过食品药品检验电子档案为食品和药品管理信息系统和食品药品检验档案管理数据库提供后台管理支持。满足大众查询利用档案的需求，使食品药品档案管理在建设和谐社会中发挥良好的作用。
4.3在食药检档案信息化建设中运用云技术
把云技术运用在通过信息网络查询食品药品检验档案具有很多优点。首先，减少了维护硬件设施的成本,通过使用云计算技术，可以把保存的档案信息资源直接放在云平台上,降低了采购服务器和计算机网络设备的成本,降低了设备维护和设施更新的成本。其次，减少了档案信息管理系统的开发和维护方面的开支。目前，云技术已经相当成熟，云存储平台的直接应用不仅节省了硬件设施，还可以直接利用云平台管理技术管理档案和信息资源，降低了研发整个管理系统和对系统进行持续维护升级的成本。第三，避免“信息孤岛”现象的产生。基于现有硬件和网络基础设施，当地食品药品监督检查和档案管理机构在不同的地方可以考虑建立一个本地云平台，进而建立一个国家档案管理信息系统平台。在此基础上,以实现国家统一管理食品药品检验档案信息。当然，使用云技术也不是完美无缺的，由于云服务企业掌握了食品药品检验档案的原始信息，如果云服务企业利用这些信息牟利，将对食品药品检验档案管理带来不利的影响和危险。因此，关键问题是要保证云服务企业的服务质量和业务诚信不存在风险。因此，要进一步加强监管体系建设，进一步完善相关法律体系。此外，我们需要利用现代信息技术促进低碳管理。例如，为某个主题创建一个数字存档数据库。在资源共享原则的基础上，合理有序地进行工作分工，以满足大众对档案信息使用的需求。建立在线档案阅览室和线上展览厅，突破空间和时间的束缚，大家可以实时通过在线档案阅览室和线上展览厅查询档案。建立查阅网络档案BBS，更大程度发挥以用户为中心，通过互联网直接咨询和信息，促进基层食品药品监督规范化管理。
5结束语
总之,当前档案管理工作发展的主流方向是档案信息化，信息化程度越高越能体现出档案利用的水平。然而，食品和药品检验档案信息化建设并不是一蹴而就的事业，而是需要付出长期艰巨的努力才能实现的任务。应该参考国内外同行的成功经验,做出符合实际情况的计划,建立档案管理和档案服务在网络环境中的基本框架和基本方法，推进国家管理网络建设，“双套制”档案管理和网络安全技术，充分实现档案管理信息化、低碳化，进一步提升食品药品检验档案社会服务功能。
参考文献：
[1]王楠楠.食品药品检验档案管理信息化建设研究[J].中国信息化，2017（10）：73-75.
[2]陈玉帝.档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2015（14）：198.
[3]齐兵.新时代食品药品检验档案管理工作创新对策研究[J].办公室业务，2018（5）：98.
作者:杨晖 单位:连云港市食品药品检验检测中心
