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[摘要]随着社会的快速发展，我国人口与计划生育工作逐渐走向规范化、法制化，对档案管理方面也提出了更严格的要求，新形势下信息化管理是深入推进人口计生工作的必然选择。简单分析人口与计划生育档案管理信息化的必要性，在此基础上提出几点信息化管理的对策。
[关键词]人口与计划生育；档案管理；信息化
我国人口基数大，做好人口计划生育工作是非常有必要的。人口计划生育档案管理程序复杂，数据多，加上档案管理人员的专业水平不高，管理制度不完善，存在保存的卷宗资料真实性无法保证等问题，因此需要对人口计划生育档案加强管理，不断完善相关管理方面的制度建设。在我国目前社会发展的新形势下，提高信息化建设的水平对人口与计划生育档案管理有着至关重要的作用，因此一定要重视信息化建设。围场县多年来积极响应国家计划生育政策，结合社会新形势发展的要求在档案管理中不断提高信息化水平，大大提高了档案管理工作的效率，为当地计划生育工作的稳定开展提供了保证。现结合围场县人口计生档案信息化管理的实践，对我国人口计生档案信息化管理的必要性及对策做简单的探讨。
1人口与计划生育档案信息化管理的必要性分析
1.1是我国人口与计划生育工作逐渐实现信息化发展的必然结果
国家人口计生委明确提出要在我国人口计划生育事业中将信息化作为优先发展的领域，不断提高信息化水平，促使人口计生工作在新形势下实现新的跨越。在当前科技快速发展的背景下，人口计生部门在复杂、程序化的档案管理中要充分地利用信息化技术，享受科技带来的高效、便捷性服务，不断提高档案工作的管理水平，从而更好地促进我国人口计生工作的发展，使计生部门的工作由被动的管理逐渐过渡到主动地为社会大众服务。
1.2传统的手工管理模式与当前新形势下计划生育工作开展的实际需求不相适应
以前我国计生档案的管理采取的是手工登记、存档等，不仅耗时，而且还在很大程度上受到经手人自身素质的影响，包括其专业能力、责任心等各方面，此外纸质的档案如果保存时间过长，加上有的档案调用的频率比较高，容易出现内容模糊、纸张脆弱等毁坏现象，增加了管理的难度，而且手工档案调用时也需要花费大量的时间、精力，而实施信息化管理后可以随时调用，非常便捷，不需要反复调用纸质档案而造成档案的毁坏。
1.3是提高计生部门办事效率的必然选择
通过在人口及计生档案管理中引进先进的信息技术，推广信息化管理，可以改变原来传统的手工管理的方式，可以随时调档、移交、归档等，大大节约了档案管理的时间，提高了计生部门办事的效率。随着人口数量的逐渐增多，档案管理的工作量越来越大，采取信息化后可以实现对档案资料的数字化管理，不仅可以实现对庞大的档案信息的管理，还能够满足快速查询、上传、统计等需要，便于为社会大众提供更加快捷的服务，且反复调用不会对档案原件造成磨损。
2提高人口与计划生育档案信息化管理水平的对策
2.1建立起具有较高权威性的人口档案数据库，提高采集的人口与计生数据的质量
政府要牵头，发挥部门的优势作用，改变各地在采集、维护、使用计生档案资料等方面各自为政的情况，建立起高效运转的权威性的信息数据库，在此数据库中，个人唯一的识别标志为居民身份证号。各地的计生部门全面、准确地采集人口与计划生育工作中的各类档案资料，经过仔细核实，确定其真实性后输入到计算机中，上传到人口档案数据库，避免出现重复采集信息、重复建设信息数据库等而造成的浪费。计生档案的信息化管理要将提高数据的质量作为其生命线，从采集、审核、录入等多个环节严格把控，在及时采集资料的同时也要确保资料信息的完整、准确。明确相关人员的职责，建立起问责制度、质量考评制度等，提高工作人员的责任心。
2.2将数据的应用落到实处，促使资料实现共享
计生档案信息化管理的关键在于落实数据的应用，通过对全员计生信息资料的统计，建设人口信息系统，确保有序开展计生工作。在证件的办理方面，可调用证件打印的模板办理，使流程更加的简化，提高办证的效率；在信息的查询方面，利用信息化管理，对各户的成员信息实现精准查询；在报表的汇总方面，改变传统的手工做报表方式，利用信息化技术在系统中生成报表，大大减轻了工作人员的工作量，在很大程度上减少了统计工作中出现的误差。信息化建设的最终目标是更好地服务于社会大众，实现资源信息共享。人口与计划生育档案的信息化管理，为公安部门提供户籍人口等相关信息，便于户籍科核实人口；为社保部门提供老龄人口等数据，为政府后期开展城乡养老保险工作提供数据支持；为教育部门提供入学人员的数量，便于教育部门对区域内的教育资源进行合理的协调分配。
2.3优化人才结构，加大信息化队伍建设
积极引进专业性人才，不断充实到人口计生档案的管理队伍中。针对基层计生档案管理人员专业素质低等问题，要强化业务培训，加强对其进行计算机等信息化工具的操作培训，确保人人都能够利用计算机熟练操作信息管理系统，从整体上提高计生档案管理队伍的信息化管理的水平，以便更好地利用信息化技术实现人口信息的采集、审核、汇总、分析、应用等。
3结语
人口与计划生育档案管理对我国计划生育工作的顺利开展提供了有利的保证，随着社会科技的不断进步，各行各业的信息化程度越来越高，人口及计划生育档案的管理工作同样也需要不断提高信息化程度，以促使管理更加规范化、科学化，提高工作的效率。
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作者:戴淑娟 单位:河北省围场满族蒙古族自治县卫生和计划生育局
