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【摘要】经济的发展促进了社会各个行业的进步和变革，以往档案管理的方法已经不能满足当的需求，办公室档案管理工作面临着新的挑战，要求办公室档案管理的效率的提高，办公室档案主要包括上级下达的各种文件和材料，以及其他单位与本单位的沟通。档案管理质量低下，会对单位的工作效率有一定影响，提高档案管理工作效率，对办公室档案管理工作进行协调管理，对提高办公室的管理工作做出有利影响。
【关键词】办公室；档案管理；工作效率
办公室档案管理改革顺应时代的发展，可以使办公室的管理工作更加完善，走得更加长远，对办公室工作效率的提升有重要意义。
一、必要性
办公室档案管理工作对于资料的收集和保存、客观记录事物发展具有很重要的纪念作用，并且具备查询功能。传统的档案管理查询需要多重步骤，兼以档案的种类相当复杂，纸质档案所占区域大，不利于档案管理工作的开展，档案的管理人员也不容易很好地做好管理工作。传统的档案管理工作形式影响员工的工作热情，工作效率低下，工作方式落后，管理意识薄弱，对于档案工作的发展有很大影响，部分办公室档案管理工作仍然采用业务部门的工作思路和方法[1]。加强对办公室档案工作的管理，就保证了单位的未来的发展。为了提高档案管理工作的效率，在档案管理中可以运用计算机技术来进行工作，不仅节约场地，也能提高资料的查询效率，同时制定查询权限，才能够保障档案的隐私性。
二、存在的问题
办公室的档案记载了单位的发展进程，单位相关人员能够据此查实单位发展中的一些记录，对单位的发展起到重要的促进作用，但入籍你很多单位并不怎么重视档案管理，导致档案的管理工作出现了许多问题，在一定程度上降低了办公室档案管理的效率。
（一）工作效率低
档案管理人员的专业能力低，管理意识薄弱，不具备专业的管理水平，大多数办公室档案长期处于闲置状态，甚至出现保存不善导致损坏丢失等，缺乏对数据档案的整理，在整理档案的时候缺乏专业的档案管理方式，效率低下，严重影响档案的管理和整理[2]。
（二）制度落后
办公室档案管理工作缺乏规范性，管理层对办公室档案管理工作也不重视，工作人员对档案管理不认真，人力资源管理也不到位，导致档案极易受到损害。
（三）专业设施不齐
办公室的档案管理工作要有专业的管理技术及管理设备，建立档案数据库，便于储存和查询。部分单位接受新事物的能力低，仍然使用传统的档案管理方式，随着档案管理的内容更加广泛，档案管理工作也更加繁重。
（四）利用率不高
由于档案管理制度非常落后，档案管理长期受到忽视。办公室档案可以记录单位发展的重要信息，由于档案的保存方式问题，档案的查询非常困难，档案利用价值很难体现。
三、应对措施
（一）提高管理技术，健全管理制度
办公室档案管理工作逐渐进入现代化信息管理阶段，但部分单位还在沿用传统的管理方式和管理制度，导致档案管理不到位的问题。随着我国经济社会的发展，档案管理工作出现了越来越多的问题，电子档案的出现使档案管理工作更加复杂，对档案管理的技术和制度提出了更高的要求[3]。加强办公室档案管理工作，可以提高工作效率。组织员工对档案管理工作提出意见和建议，对档案管理方面做出制度和技术方面的改进，改进员工的管理方式。通过制定一定的规章制度，建立制度化的档案管理体系，优化档案管理措施，建立完善的档案管理流程，制定档案管理工作人员的选择方式，设立专门的岗位管理办公室档案。
（二）加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的专业水平
单位可以聘请专业人士对档案管理人员进行培训，提高管理人员工作能力，重视办公室档案建设重要性和必要性，积极配合档案管理体系建设，帮助工作人员更好地开展档案管理工作。单位可以定期组织相关技能培训课程来增加工作人员对档案管理工作的学习，提高档案专业素养，加强理论知识和实践培训，注重普及业务知识，做好资料收集、存档等各项管理工作，减少工作失误，自觉提高自身专业素养和职业道德水平，在工作要求上明显改进自身不足之处，提高自身的工作能力，提高管理人员的职业道德，严格遵守相关规章制度，最大程度上提高档案管理工作。
（三）确保管理制度执行
单位在对办公室档案管理技术和制度进行了大幅度修改后，必须强调其执行力，不仅要加强对档案管理部门的管理方面的培训，还要加强对管理人员工作经验的培训，管理人员要执行档案管理制度，就要建立适当的奖惩制度，加大对档案管理工作的落实情况的监管。管理人员要根据当前的实际发展情况，更新工作理念，对照先进的管理模式和对相关法律法规的了解，创新管理机制，积极参与单位组织的相关培训和讲座。单位要设置专门的档案管理的岗位，积极招聘专业人员，在今后的工作中要保证信息保密性，做好相应的技术设计。
（四）提高档案管理员工的工作效率
单位档案管理工作的关键是档案管理工作的切实实施，单位想要提高工作效率，就要提高档案管理工作人员的管理意识，建立并完善档案管理工作，提高工作人员的责任感，促进档案管理工作取得进步[4]。通过完善的人员管理制度和适当的奖惩制度，提高工作人员的工作效率，早日完成办公室档案的管理工作的改进，促进单位对档案的整理工作的完成。
（五）加强无纸化档案的建设，提高档案的利用价值
引进先进的信息技术，开展档案管理无纸化历程，培养专业人员开展无纸化工作，建立完善的档案数据库，做好档案收集、储存和查询功能，减少档案的丢失和破损现象，提高档案的查询效率，使查询工作更加方便快捷，从而提高档案的利用率。
（六）加强基础设施建设，引进先进的软硬件设施
办公室档案的内容范围极为广泛，要做好档案管理工作，就要引进信息技术，做好软硬件设施的建设，邀请专业人员建设完善的数据库，包含信息储存和处理、查询功能，给管理人员进行计算机方面的培训，提高管理团队的全面情况，促进档案管理工作的全面实施。做好档案系统防火墙的设立，定期更新系统进行杀毒，提高信息系统的安全系数，设立档案查询和修改的权限，规范工作人员行为，保证档案的机密性。
（七）引进先进的管理技术
档案管理工作的任务是为用户提供查询服务，档案管理的信息收集、储存和查询功能对管理工作的发展有着直接影响，档案管理体系依托于计算机技术，充分地利用数据空间进行档案价值有效开发，多层次储存，最大程度地满足信息查询的要求。要具备创新意识，发挥先进技术的优势，利用计算机的储存方式，采用声像光盘等工具储存更全面的信息，提高档案的利用价值，适应社会的需求。
四、结语
档案管理工作与办公室其他工作是相互影响的，办公室档案管理工作在单位的发展历程中占据非常重要的地位。由于档案管理工作比较复杂，档案管理要根据实际情况，加强各方面知识的积累，加强对档案管理人员各方面知识的培训，应用信息技术，加大对档案管理工作的指导，提高对档案管理工作的认识，从而提高工作效率，体现档案的重要价值。
【参考文献】
[1]张艳兵.浅谈如何提高办公室档案管理工作效率[J].卷宗,2016(4):22.
[2]程然.浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率[J].西部皮革,2016,38(2):167.
[3]石贞贞.浅析如何提升办公室档案管理效率[J].决策探索(下半月),2016(9):72-73.
[4]陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务,2017(2):17.
作者:叶燕珍 单位:东莞市人力资源分局大岭山局
