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【摘要】本文针对当前新时代的新形势、新要求，论述了加强档案管理信息化建设的必要性，分析了当前档案管理存在的问题，提出了有针对性的对策建议。
【关键词】档案管理；信息化；新时代
1引言
中国进入新时代，以信息化为基础的科技创新正在深刻影响着档案管理行业的发展，在当前的大数据、“互联网+”、云服务背景下，需要理清当前档案管理的差距短板，加快推进档案信息化建设和应用。
2新时代加快档案管理信息化建设应用的必要性迫切性
2.1档案管理信息化建设是新时代新形势下的新要求。报告作出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断，要求，要深入了解大数据发展现状和趋势及其对经济社会发展的影响，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合和开放共享。国务院《新一代人工智能发展规划》提出，新一代人工智能相关学科发展、理论建模、技术创新、软硬件升级等整体推进，正在引发链式突破，推动经济社会各领域从数字化、网络化向智能化加速跃升。这些都与档案管理工作息息相关，是新形势下对档案管理信息化建设提出的新要求。
2.2档案管理信息化建设是当前经济社会快速发展的必然要求。随着经济社会的快速发展，网络和信息技术蓬勃兴起，电子政务、电子商务越来越成熟，大数据、云服务、“互联网+”、人工智能的研究应用越来越广泛和深入，社会化、开放性、多元化、共享化成为档案信息发展的新方向，网络化、智慧型、便利性成为档案信息服务的新趋势。智库中心、信用平台、智慧城管等共享经济建设，都需要海量信息资源，需要档案和档案管理提供这种服务。
2.3档案管理信息化建设是档案服务转型升级的必由之路。当前，档案产生、存储量持续稳定增长，档案的查阅利用需求量也持续上升，档案管理工作和档案卷宗的价值日益凸显，档案管理已经由“等客上门”变为主动服务，从信息共享变为信息价值共享。档案工作从接受保管纸质档案转型为电子档案，从实体档案转型为数据档案，档案的整理、接收、储存、分析，都要求在数字化环境中进行[1]。档案管理从人工操作升级为计算机智能化操作，从档案“信息孤岛”、“数据烟囱”升级为平台共享，只有建立档案分析库、使用云平台管理，才能更好的为社会各界提供服务。
3当前档案管理信息化存在的问题
当前，档案管理信息化主要还存在发展不平衡、不协调，服务效果发挥不好、不充分等问题，信息化的质量和效益还不够高，档案信息化建设与大数据、人工智能时代的要求还不相适应。首先，在管理理念方面，传统的管理方式已经跟不上信息化应用要求，信息来源、信息存储、信息处理、信息共享等方面都有了新的变化，档案管理理念需要及时更新。其次在档案建设上，硬件方面，许多馆库设施、档案设备老旧，不能满足信息化存储、利用要求，在软件方面，部分部门单位档案管理制度还不健全，数字档案接收、存储、保管、查询等基础工作不够规范，没有统一的软件共享平台。再次，在档案服务上，部分档案部门还是被动服务，档案收集阶段主要靠各单位移交，存储主要靠库房实物，整理主要靠人工，查询也是人员手工[2]。这种传统方式还普遍存在无效和低端供给的现象，各类档案的整理著录、鉴定开放、数字化及联网共享等工作进度急需加快。最后，档案干部队伍普遍面临本领恐慌、知识短板等问题，信息时代档案工作涉及到多学科、多领域、多技术，档案管理人员知识更新能力、自身综合素质、专业技术水平还需要进一步提高。
4当前加快档案管理信息化建设的几点思考
4.1从源头抓起加快数字档案资源积累。数字档案资源是档案信息化建设的基础和源头，数字档案资源建设方案包含数字档案的收集、建设、长期保存和评价四个方面[3]。各档案部门应该按照“存量数字化、增量电子化”原则加快推进馆室藏档案的数字化工作，加强电子文件归档和电子档案接收，在资源积累的过程中，要按技术标准建设数字资源，能够有效检索和利用，并能够长期保存。
4.2完善档案标准规范，逐步实现软硬件设备的统一配置。档案管理部门要进一步健全档案管理制度，修订完善档案管理实施办法、档案管理工作手册、档案考核评价办法等标准规范。档案管理软硬件设备是基本保障，各档案管理单位根据实际情况配置统一的信息化设备和信息管理软件，可使得档案信息最大范围兼容或共享。随着科技快速发展，软硬件设备应该及时更换更新，防止因硬件设备问题导致工作出现隐患，防止因软件版本问题导致工作出现瑕疵[4]。
4.3以云服务为核心，探索建立档案集成管理与共享利用平台。云平台具有零投入、便操作、大数据、保安全、云服务等多项优势。其中的关键是要以云服务为核心，以用户需求为导向，提升档案信息的准确性、有效性、利用率和使用价值，最大限度地提升档案资源共享度。其次要做好云存储，加强数据处理能力，确保电子档案的完整，降低档案存档故障发生率。
4.4树立底线思维，不断健全档案安全体系。安全是档案管理的重要前提，是档案管理的底线，也是档案工作者的首要职责。信息化新时代下，人防、物防、技防构成了三位一体综合安防体系，可以降低安全隐患，确保信息安全。比如说，档案库房要安装自动报警、自动灭火、温湿度调控设施，所有涉及档案安全的场所都要安装监控报警设备。外包的档案室要加强对档案服务外包中标企业的管理，加强对保密资质的审核，防止档案数据的失泄密或者不当扩散。定期或不定期地组织开展档案安全检查和演练，确保档案实体和档案信息在收、管、存、用各个环节的安全，确保档案安全万无一失。
4.5筑牢事业根基，建设素质过硬干部队伍。新时代的档案科学发展，关键在如何激发干部队伍活力、提升履职能力。首先应在档案本职工作岗位上培养锻炼人才，结合岗位实际积累经验、锻炼提升。档案部门可以定期开展讲坛，组织干部职工，围绕档案业务工作开展交流和研讨。定期开展档案培训，提高干部教育培训的针对性和实效性，提高业务素质和专业技能，夯实档案事业发展的人才基础。
【参考文献】
[1]黄少芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化，2013（5）.
[2]蔡利剑.大数据背景下的档案管理问题研究[J].西北大学学报（社会科学版）Vol.36，No.1，2016.03.
[3]轩红.数字档案资源建设研究[J]，档案管理，2016.05.
[4]陈慧.档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J]，档案管理，2016.06.
作者:刘娟 单位:中海油石化工程有限公司
