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摘要：现如今，档案管理工作在社会中的不断发展中已经成为了一种重要的战略资源，它作为各行各业不断成长的载体，对于信息的合理使用和开发具有重要作用。档案管理是资源管理的重要组成部分，随着信息技术的迅速发展，从人们的生活方式到思维方式方面都逐渐发生了改变，对社会的人才交流、经济等方面的发展造成了不小的影响，在这样一种新的形势下，以往所依赖的传统档案管理模式已经不能适应当前社会的发展需要，为了能够更好地适应时代，提高档案管理水平，加强档案管理信息化建设十分重要。本文阐述了档案管理信息化建设的必要性和作用，并探讨了信息化建设过程中的一系列必要手段。
关键词：档案管理；信息化建设；必要性
0引言
随着社会主义市场经济的不断发展以及计算机技术的快速发展，档案管理的信息化、计算机化已经成为档案管理的发展和计算机科技发展的必然趋势。因此，为适应当前互联网时代的需求，充分开发档案管理的信息资源，提高档案管理工作的效率，档案管理的信息化建设已成必然。本文根据以往档案管理发展中遇到的问题及其发展趋势，从实际出发，依据目前互联网的发展情况，分析了档案管理信息化的必然性。
1档案管理信息化的特点
1.1档案在存储方面的特点
目前而言，纸质档案的数量仍然占大多数，然而纸质档案却有其难以克服的缺点，首先纸质档案的材料为纸张，不论纸张初始的质量是好是坏，在经过几十年之后，若没有经过各种方案对纸张进行处理保存，纸质档案不可避免会出现一定程度的损坏，其次纸质档案在录入时，由于采用人工用书写的方式进行录入，在录入时也会对纸质媒介进行破坏，而且会产生较多的错误，给档案信息的采集、存储、管理等诸多工作造成困难。而信息化的档案管理工作，可以从网络平台等途径，采用电子录入的方式对档案进行采集和录入，有利于加强档案的管理工作，并且对电子档案的存储环境也有所降低，减小了在档案储存方面的工作量。
1.2档案在使用和查询方面的特点
如何能够高效的利用档案中的信息，提高资源的共享性，已经成为档案管理工作必须面临的问题，传统的档案在查询和使用等方面所面临的问题较多，比如手续复杂、档案的纸质老化等问题，而在信息化的档案管理工作中，能够极大地提高档案资源的利用率，简化使用档案的流程，一套流程在电子平台上即可实现。
2我国档案管理工作的现状
目前而言，我国的主要的档案管理方式仍为纸质版档案，传统档案的管理方式，由于纸质版档案的信息填写内容相当有限，在整理起来也存在诸多不便，且其更新的周期较长。传统的档案管理系统会影响档案中的信息的使用及其资源的共享，影响单位工作的效率，并对档案管理的发展速度造成影响，然而在档案管理信息化的发展过程中还存在诸多问题，主要表现在以下几个方面：
2.1思想观念陈旧
档案管理工作是目前信息资源现代化的重要组成部分，然而人们普遍对档案管理工作的重要性认识不足，我国大部分单位对档案管理工作重视程度不够，缺乏档案管理意识，思想较为陈旧，没有将档案信息作为一种资源来认识和使用，档案管理工作仍然处于一种你查我找的水平，许多珍贵的、有着相当利用价值的档案材料常年无人问津，不能发挥其应有的作用，造成了资源浪费。
2.2资金投入不足
在档案管理的发展过程中需要建立相应的软件、硬件、人员等配套设施，需要投入相当大的资金，资金的投入不足已经成为限制档案管理工作发展的极大障碍，并与单位的其他部门的硬件形成强烈反差，严重影响档案管理的发展进程。
2.3网络安全堪忧
随着互联网的发展，社会网络信息化程度的不断加深，然而档案具有其特殊性，需要正确处理其开放性与保密性，网络的不断发展虽然方便了档案的录入和查询，但也相应的带来了向电脑病毒和电脑黑客攻击等安全问题，对档案管理的信息化来说，其安全维护是一个挑战。
2.4人员专业化程度不高
档案管理的信息化需要管理人员具备较高的综合素质，网络的安全保障也需要管理人员进行维护，客观来讲，我国的档案管理人员在知识结构以及专业性的问题方面普遍难以具备实现网络信息化的发展需要，人才的因素已成为制约档案管理信息化进程的一大障碍。
3档案管理信息化在档案管理工作中的重要作用
①档案管理信息化主要以计算机技术和网络技术为依托，与以往纸质媒介承载档案信息的方法不同，信息化的档案信息通过电子文件的方式储存在计算机中，能够有效地保存档案信息，避免档案的损坏和丢失。②在档案管理中涉及到大量的信息，这些信息在通过纸质媒介进行保存和记录时，若再进行查询或者更新，势必会变得十分繁琐，当利用互联网对档案信息进行更新时，可以加快信息更新速度，加快资源共享，有利于提高档案管理水平，提高工作效率。
4加强档案管理信息化建设的必要手段
为了适应现代社会对档案管理工作的需求，只有实现档案管理工作的信息化和现代化，才能从根本上满足社会各方面对档案工作的要求，需要采取以下手段，加快档案管理信息化建设。
4.1强化对档案管理信息化的重要性的认识
在互联网时代，档案管理工作的信息化已经成为大势所趋，目前需要进一步提高有关部门对档案管理信息化工作的重视程度，在社会上需要加大宣传力度，让社会普遍认识到档案管理工作信息化的必要性。
4.2加大档案管理工作的资金投入
资金是档案管理信息化进程的物质保证，档案管理信息化工作是一项投入大、周期长、见效慢的工作，必须持之以恒的进行这项工作，虽然前期的工作需要投入大量的资金，但是在档案管理工作信息化完成之后，带来的经济效益远大于之前的资金投入，同时，档案管理部门也要保证资金的合理利用，使最终建成的档案数据库能够达到为各行各业服务的效果，获得一定的经济效益，形成一种良性循环，最终解决资金不足的问题。
4.3加快档案管理工作的网络平台建设
档案管理工作的网络平台是档案信息网络建设的重要组成部分，网络上的信息资源需要在一个平台上进行交互，档案管理网络平台的建设需要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力对其进行建设维护，方便个人与档案信息的交互性。
4.4完善网络信息安全体系
完善档案网络信息的安全体系是档案管理信息化的关键，只有能够保证一个安全的网络安全体系，才能最终完成档案管理的信息化，档案信息具有其特殊性，档案中有的信息是公开的，然而有的信息是绝对保密的，需要对档案信息进行分级进行管理，同时档案信息还容易受到病毒、黑客攻击等威胁，需要对这些威胁进行防范，为档案信息营造一个安全的环境。
5结语
档案管理通过借助计算机技术以及互联网，能够对档案管理进行信息化、数字化的管理，对于社会各界、各部门的工作效率以及工作质量的提高与保障，意义十分巨大，档案管理信息化是社会进步、科技以及互联网不断发展的产物，为了顺应我国社会主义现代化的发展，将档案管理信息化贯穿到整个社会的档案管理工作的内部，是非常有必要的。本文通过分析我国档案管理工作的特点以及现状，介绍了档案管理信息化在档案管理工作中的必要性，以及档案管理信息化需要采取的必要手段，使我们了解到了档案管理信息化的必要性。
参考文献：
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作者:刘雅伟 单位:秦皇岛市医疗保险基金管理中心
