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【摘要】随着我国科学技术的逐步发展，计算机与网络通讯技术已经进入社会各行各业中。计算机能够处理庞大冗杂的信息与数据，是现代化先进工具。但是计算机处理数据的重要特征，要求输入的原始数据信息必须科学准确，否则计算机输出的也会是一些无用的数据。在信息化时代下，档案管理基础工作进行计算机管理，必须要做好信息与数据的准确收集与分类，能够做好前系列的基础性工作，才能够满足现代档案管理的技术要求。本人在此发展形势下前要分析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，并提出如何提高档案管理基础工作的具体方法，希冀促进现代档案管理可持续发展。
【关键词】档案管理；信息技术；基础工作；现代化
引言
现如今世界已经呈现信息快速发展的趋势，在此种信息化发展背景下开展档案管理基础工作，应当进一步加强基础管理工作的重视程度，从基础做起，全面提高管理工作的工作质量。近几年我国科学技术的快速发展，人们的生活水平也不断提高，人与人之间的沟通交往逐渐密切，档案管理工作的重要性也日渐凸显，档案关系着每位群众的基本信息，数据参考，例如公司部门的员工职业档案关系着，职位评定与奖金提升等，而学生的学习档案则关，记者未来的学业成绩发展，所以由于档案的交往密切性、信息数量较大，必须引起我们高度的重视，进一步完善档案管理工作。
一、档案管理基础工作发展现状
传统的档案管理工作较为集中，但是档案的利用效率较低，出现了难以利用或者是严重不符合实际的弊端。传统档案数据，由管理部门进行纸质记录，由于信息量的逐渐增加，时间年限的推进，档案信息的查阅难度也随之增高。传统档案管理会出现编号不科学，例如同一宗档案出现多个编号，也有可能同一编号与多个档案数据相同。或者是综卷标题不科学，与实际内容不符，这也增加了后期档案数据的查阅难题。在加之档案基础管理人员并未充分重视档案管理工作的重要性，出现工作失职等现象。在纸质档案储存期间，由于存储时间较长，从而出现纸张破坏，或者是翻阅出现纸张损坏等现象，造成部分档案数据遗失或者是缺漏。由于纸质档案信息数量的增加，再加之档案管理馆建立年代久远，所以档案查找问题也更加凸显，在现代信息化时代下，建设完善的现代档案管理是档案管理工作的重要发展趋势。
二、档案管理基础工作的程序
根据传统数据档案管理经验出发，管理人员必须将数据进行全面的分析整合，根据相关的操作程序，逐一落实基础工作。
（一）普查案卷做到取其精华弃其糟粕。部分档案的信息数据，年代较为久远失去，已经失去利用有效时间。部分档案信息或数据，在管理人员工作中由于交接不当，出现了数据双重备份，这也增加了档案管理工作难度，降低了数据的使用质量。所以，加强现代化档案管理工作，必须要对档案数据进行全面的分析与整理，能够做到取其精华，弃其糟粕，去除没有价值或者是重复利用的档案，开展全面的案卷信息查阅，做到信息数据全面分析处理，从而提高现代档案管理整体质量。
（二）重新组合案卷，实现规范化管理。传统档案管理工作效率与质量有限，存在着大量的混乱资料，所以档案管理人员必须对案卷进行整体分析与归纳，能够将工作重点落实于案卷的具体排序与编码上，在工作中将具有关联性内容的案卷进行分类，便于后期档案查找。对于无法考证的案卷，或者是无处可考的案件，应当进行统一管理，切不可盲目的损坏，防止后期出现紧急事务时查阅。
（三）结合档案管理馆的规范著录工作。筑路是影响计算机数据与信息准确性的前期工作，也是进行计算机管理的基础工作。由于每个档案馆的条件存在较大的差异，信息技术管理也有着多元化的技术要求，所以档案管理馆必须以规则为发展依据，根据发展的实际情况以及计算机管理技术，制定出适合本馆发展的著录细则，经过充分分析与探究，才能够将管理制度与规则具体落实。
（四）进行统一分类，保障检索查全。为了保障计算机检索的完整性，在档案分类时，应当根据相关法律法规进行分类，并根据因时制宜制定出具体细则，对于物价问题涉及行业较多的，可以统一归入“J”类。并根据文件的具体特征，用关键词标识，从而有效区分。在档案分类过程中进一步加强叫审力度，及时的校正翻译人员的错误，并且组织大家统一认识分类标准，能够做到前后标应一致。加强文档的统一分类，从而保障计算机检索查全。
（五）规范档案分类号，保障检索查准率。保障档案分类号才能够有效提高检索查准率，在实际档案管理工作中建立统一规范的提名，从而提高档案的使用效率。档案管理人员根据国家的题名规范以及惯例进行准确的提名，并且将提名工作落实于具体工作细节中，提名时防止出现检索含糊不清，或者是计算机难以识别，文不对题等现象。对案件的责任人与文种、事由等众多要素填写完整，部分没有名称的档案，应当根据实际内容进行补齐，对于繁琐复杂的提名，根据实际内容精简。
三、加快数据准备工作的具体方法
（一）数据分析做到循序渐进。现代化档案管理工作主要是提高档案的利用效率，所以在档案管理工作中应当本着，有所用的目的有效开展，工作根据社会的发展需求区分重点，并且根据文件的缓急程度进行循序渐进的管理。在档案管理基础工作发展中，必须结合管理人员的，实际情况以及社会的发展现状将档案的重点与次重点进行有效分类，并且对数据信息优先处理，能够调拨工作人员，集中处理重点文件，从而提高工作效率。
（二）分级次著录，做到省力高效。在答案卷筑路过程中可以分为多个层次，筑路，将反映单一问题或者是价值不高的档案，进行案卷著录。对于一份档案包含几个文件或者是一卷内容进行组合著录。对于重点案卷或者是能反映庞大问题的文件进行文件著录，能够揭示档案的特征与内容，并减少著录条目的输入时间，提高了人力物力的使用效率。
四、结束语
综上所述我们能够看出，进行现代档案管理工作，必须满足社会的多元化发展需求，能够提高档案管理的使用效率，管理工作人员能够做好全面系统的基础性工作，切实提高工作效率，才能够促进社会的可持续发展。
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作者:王阁 单位:承德市滦平县接待办室
