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摘要：大数据时代后，公立医院会计档案管理的工作内容发生较大变化。结合新会计档案法及公立医院实际执行中存在的问题进行分析并提出建议，便于会计档案管理工作更好地服务于公立医院运营活动，保障其健康、可持续发展。
关键词：公立医院；会计档案；信息化管理；问题及建议
公立医院是一类较为特殊的单位，公立医院中的会计档案管理工作，不仅涵盖普通单位的会计档案管理工作，而且增加了诸如医疗改革、部门预决算、医疗卫生事业发展等行业特色的管理内容。进入大数据时代后，公立医院会计档案管理上出现了新的要求，会计档案管理的工作内容发生较大变化，表现在：会计档案存放介质由单一纸质延伸为纸质和电子化相结合，未来以会计档案大数据管理为主。2015年12月11日财政部颁布的中华人民共和国国家档案令79号《会计档案管理办法》，进一步推进了医院会计档案管理的电子化进程。文章结合新会计档案法及会计档案管理在公立医院执行中存在的问题进行分析并提出建议，以便公立医院会计档案管理工作更好的服务于医院运营活动，为医院健康、可持续发展提供保障。
一、公立医院会计档案管理的内容及其重要性
(一)公立医院会计档案管理的内容
1.基本内容
会计档案管理的内容也就是会计档案管理工作的对象。国家档案令79号《会计档案管理办法》(2016年1月1日执行)中第三条明确了会计档案管理的内容即会计档案是指“单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。办法强调了会计档案管理对象涉及纸质会计档案与电子会计档案。并在第六、八条列明了会计档案的包括项目，其中第八条中着重阐述电子会计档案的特征，为会计档案管理工作指明了方向。
2.体现行业特殊性的管理内容
公立医院作为医疗卫生行业的一种类别，是具有公益性质的非营利性单位，在接受政府财政补助、执行国家医疗卫生事业改革政策等过程中留存了反映上述项目的会计凭据，这是普通单位未有的部分，具有财务与医疗卫生相结合的性质，它包括：反映医药费用控制情况的上级文件和报表、反映卫生科研教学事业发展的立项情况说明书及经费使用明细、反映医保结算情况专项明细账务、反映部门预算执行情况的决算报表、预算批复等、反映卫生行业发展基本情况的年度报表及政府合并报告、以及反映公立医院等级评审和考核指标的执行情况说明等。
(二)公立医院会计档案管理的重要性
公立医院会计档案，它是公立医院经济运营过程的全部记录，其重要性主要体现在以下三个方面：首先，公立医院会计档案管理水平直接反映医院自身管理情况。公立医院会计档案不仅属于财务档案机密，而且属于医院档案机密，是财务管理与医院管理相融合的产物。公立医院会计档案记载着医院经济运营活动发生、发展、结束的全过程，是对医院经济运营活动的客观体现及经济性评价，也是公立医院内部控制的重要内容。不仅可以反映公立医院过去交易或事项的内容，也能对公立医院未来发生的活动或事项进行预计、提供参考依据。其次，公立医院会计档案管理在解决医院内外经济纠纷、税收查证、公安取证、改革调研等其他事项证明等方面提供了重要依据。为保障医院及其分部分院运营整体的完整性，以及为防止医疗业务运营资料的遗失或损坏提供了充分的资料证明。最后，运用科学方法有序有序管理公立医院会计档案，便于医院内部会计人员及其他需用人员合理使用，减少无序工作而浪费的时间，提高工作效率，并保障医院其他职能部门工作的顺利进行。
二、公立医院会计档案管理中存在的问题
在日常的运营活动中，由于医院管理者职业局限，表现在：多数为医务工作者，虽进行管理运营相关方面的培训但管理思路涉及面不全，只专注于医疗业务各方面的管理，会计档案管理相对薄弱，存在如下问题：
(一)医院管理者不重视会计档案管理工作
因为存在职业局限性及主观上医院业务发展为各项工作重点，医院管理者不重视会计档案管理工作，会计档案管理只局限在财务部、审计部、纪检监察这类科室，其他行政后勤部门及临床业务部门对会计档案概念不明晰，主观上认为会计档案管理工作内容简单、无技术含量，仅在上级检查或申报继续教育学分、差旅报销、科研项目评审、处理经济纠纷时多数人才意识到会计档案的重要性。会计档案所体现的全局性未能引起医院管理者重视，医院管理者的档案重要性观念不强。
(二)会计档案管理与医院业务发展不匹配
1.纸质会计档案存放空间不足、管理设施配备不足，管理难度大。以厦门为例，在严格执行医药费用控制任务的前提下公立医院医疗收入每年增长5%-8%，而会计档案中的会计凭证本数在近十年的时间里增长超过50%。因业务增加而产生的会计档案逐年增加，但纸质资料存放空间仍保持在十年前水平，远低于当前一年凭证量，存放空间严重不足，无法适应逐年增长的业务需求。医院在规划建设中未考虑档案管理需要，新建大楼基本用于业务发展，就诊环境改善、病区扩容、病床增加，对行政后勤管理用存放空间不予增加。同时在档案管理管理设施配备上，缺少必要设施采购经费来源及现有辅助管理工具，如除湿机、温度调节器等电子调控设备，由此增加了管理的难度。
2.电子化会计档案未能由系统控制，没有嵌入在诸如HRP内部管理系统中。主要表现为：(1)根据新会计档案管理办法，目前公立医院电子会计档案主要实现办法中第八条的第1点“形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输”及第5点“建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”。即目前电子会计档案管理仅限于存取会计档案电子资料、账务系统数据导入导出、数据备份等基础方面，暂无可用电子会计档案信息化管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案。(2)目前会计档案管理无法全面实现电子财务会计报表等会计资料的经办、审核、审批等必要签审程序的电子化处理，即网上经办、网上审核、网上审批的无纸化管理流程。(3)医院手工编制会计档案清册表，会计档案查询以档案清册表中的编号查询为主，暂无系统支持通过输入经济内容相关字段搜索查询，内容定位性差，容易发生人为错误。一方面是电子会计档案信息化管理系统研发少，不能与会计账务处理系统相连接，未能实现会计档案资料的直接生成与存档、形成会计大数据云平台；二是医院在预算编制及实际运营中，均缺少支持电子会计档案信息化管理系统自筹、财政补助来源的资金，在业务系统更新换代迅猛的情况下，会计档案管理信息化未能有效全面实现，无法满足电子化管理要求，与业务发展不匹配。
(三)会计档案管理工作量大、内容繁琐，岗位需求迫切，而目前人员配备不足、业务水平普遍较低，管理方式陈旧
公立医院会计档案是财务与医疗活动相结合的产物，不仅有基础会计档案的管理内容也有体现医疗卫生事业发展等行业特殊性的管理内容。由此，需要具有较强专业技术能力的相关工作人员来胜任，岗位设置上要求专业对口、责任心强、认真仔细，由此招聘上人选范畴窄。目前，医院会计档案管理人员配备以兼任为主、数量不足，仅有办公室、财务部设置档案管理岗位并兼任其他工作，人数一般控制在1人。受会计档案管理工作设施环境无法全面保障、现代化的管理手段欠缺、管理模式落后、管理信息不通畅的影响，医院会计档案管理工作无法高效运行，现有的会计档案管理人员仅停留在诸如整理、装订、排序编号会计凭证、报表等会计资料的基础阶段，无法通过信息系统对会计档案实现无纸化管理、对会计档案中的内容进行数据分析、获取经验，档案管理技术与方式滞后，易发人为错误，给日常繁重的会计档案管理工作增加不必要的负担。
(四)公立医院会计档案管理不规范
1.公立医院内部暂无建立完善的会计档案管理制度体系用以涵盖电子会计档案管理、档案信息安全性等大数据时代下新管理要求。
2.现有的公立医院会计档案管理制度流于形式，管理流程仍在完善中。诸多管理项目，如凭证借阅、报表复印等管理流程正持续完善中，没有系统地形成于医院管理制度中。新出现的管理项目，如无纸化票据(厦门财政票据无纸化)管理空白、数据对接的安全性由谁保障未明确。档案管理权限不明晰，档案管理质量无人监控、许多管理的纰漏只有在实际执行中才逐步被发现。
3.因缺失专门的电子会计档案信息化管理系统，尽管借助简单电子化管理工具，如Excel表等，会计档案管理中也会存在一些错误，包括：编号错误、打印错误、时间错误等，目前无法通过系统加以防范、并留有更正痕迹。
4.纸质介质和电子会计档案均有严格的存放管理要求，而目前档案管理实践中无法全面满足。纸质介质会计档案存放要求防水、防火、防潮、防虫等；电子会计档案存放要求存放路径防病毒、设置专门权限，电子签名可识别、网络稳定、接口安全等。由于缺失专门的信息化管理系统和安全防护措施，必然影响会计档案管理的规范性。
(五)缺少公立医院行业特殊性的会计档案管理
2009年以来医疗改革政策在公立医院中的经济执行情况是医疗卫生行业特有的会计档案资料、属于公立医院具有保存价值的会计资料，有利于反映改革成果。在实际运行中，所执行的改革政策相关文件、落实情况的经济影响报告没有进行统一存档。一方面是改革政策的经济影响报告没有专门的存档标准；另一方面是新会计档案管理办法对诸如行业特有、具有价值的会计资料存档无硬性要求。由此导致行业特有档案资料缺失，无法有效辅助公立医院整体经济运行影响分析。
三、公立医院会计档案管理工作的建议
规范会计档案管理工作，使其能够为医院的各个部门服务，不仅方便内部管理也为外部检查工作的顺利进行提供保障，对此公立医院可以从六个方面完善现有会计档案管理工作：
(一)敦促医院形成档案管理小组，并在档案管理小组下设置会计档案管理小组，从组织架构上完善会计档案管理工作。并强化医院管理者档案管理的全局思想，促使医院管理者认识到会计档案管理的内容涉及全院全员的经济运营活动过程与结果，它与业务管理一样重要，能有效地保障医院可持续运营。
(二)应增加会计档案信息化管理系统的预算编制项目，从资金源头上助力会计档案信息化管理。加大对会计档案信息化系统购买服务的资金预算等，将其作为医院HRP管理中的一部分，与业务发展相匹配，使其能更好地为医院内外部服务。
(三)完善现有医院内部会计档案管理流程、制度，结合新会计档案管理办法设计专门针对电子会计档案管理的流程及制度、突出电子会计档案管理方式、系统的安全性，加强医院会计档案管理的执行力，实现制度约束的必要性。做到制度上不断完善、流程上不断优化、执行上不断纠正，形成会计档案全面质量管理的PDCA循环。
(四)为会计档案管理人员定期或不定期的专业培训提供保障，以适应大数据时代电子会计档案管理的需要，借助信息化系统管理减轻会计档案管理工作强度、有序分步实现无纸化管理、提高工作效率。
(五)应当将会计档案管理工作纳入医院内部控制活动中，作为内部控制的重要控制内容，实现全院全员全程控制。会计档案属于财务机密，因此加强会计档案的保密管理尤为重要。特别是大数据时代，应用信息化管理手段，保障系统的安全性、防范风险是管理工作的重要内容。内部控制中的风险防控等诸多内容可以有效防止会计档案管理工作的纰漏，减少人为错误的发生、规范会计档案管理行为。
(六)完善现有会计档案管理方式、借助信息化管理系统加强会计档案专门内容模块的管理。针对公立医院这一特殊行业性质的单位，在纸质与电子会计档案管理过程中，需专门进行医疗改革经济运行影响效果相关方面的会计档案管理工作。特别是大数据时代后，应将反映医疗改革经济运行影响的会计资料嵌入会计档案信息化管理系统中，通过精确内容定位、单独归集此类会计档案形成专门模块管理。为后续医院自身运行情况及改革的经验数据提供档案保障，并为未来医疗改革大数据云平台的形成提供对接依据。
参考文献：
[1]中华人民共和国财政部.国家档案局令第79号——会计档案管理办法[EB/OL].2015年12月11日颁布.2016年1月1日起施行.
[2]邓胜华.大数据时代对医院财务档案管理发展的影响[J].中国管理信息化，2017，2，20(4)：169-170.
[3]陈忠煜.医院会计档案管理策略探讨[J].档案工作，2017.05：94.
作者:陈蕾嫣 单位:厦门大学附属中山医院财务部