前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高校档案管理现状探讨(6篇)，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
【摘要】本文阐述了高校档案管理的作用，从档案管理现状中分析问题，并有针对性提出加强档案管理的对策建议。
【关键词】高校档案管理；现状；改革措施
随着社会的不断发展，人们对教育的重要性认知不断提高，高等教育日益兴旺、红火起来。在新课改要求下，高校不仅要改革教育教学，还必须要加强档案管理，做到处处留痕迹，事事有档案。在这种形势下，加强高校档案管理是大势所趋。
一、高校档案管理的作用
在高校管理中，档案管理属于综合管理的重要组成部分。其作用主要体现在如下几个方面：
（一）对教育教学具有借鉴与参考作用。高校档案记录着学校发展、形成及变化全过程，贯穿了教育教学及组织管理各个方面，属于学校的重要信息资源。
（二）是管理教育教学的依据与载体。高校档案是在高校开展教育教学过程中逐渐形成的，属于第一手材料。高校发展的材料、教学先进经验、优秀学生的先进事迹报告等等，均是高校教育教学管理的依据与经验。高校档案记录着学校的全部活动，是教育教学的缩影。
（三）是高校文化的重要组成。高校档案属于教育教学的重要组成部分，对档案信息的依赖性逐渐增强，对维护高校合法利益、探索教育教学新方法及改进管理方式具有积极作用。
二、高校档案管理的现状及改革措施
（一）高校档案管理的现状分析。从高校档案管理现状来看，在管理过程中还存在一些问题，主要体现在如下几个方面：
1.管理意识薄弱；如今许多高校领导还没有正确认识档案管理的重要性，意识不强，认为高校工作重点在于科研、教学。因认识上存在误区，认为档案管理就是整理及装订文档，没必要投入人力、物力、财力。许多高校档案管理部门设施相对滞后，办公、库房及阅览都没分开，档案保护及现代化设备配置不齐全，对正常开展管理工作造成影响。甚至还有一些高校档案管理依然采用手工方式，劳动量大、速度慢、耗时多。管理人员常常忙于大量的简单重复性劳动，无暇顾及科研，更不要说现代化管理。
2.档案收集不全，整理不规范；从高校档案资料现在来看，很多学校档案的收集不齐全，整理不规范，比如有一些学校档案只有请示、无批复，有一些只有批复而无请示，无法反映事情的前因后果。还有一些高校重视文档档案，不重视声像、科技及实物档案。导致档案管理杂乱、无体系、不完整，甚至还有临时拼凑的材料。
3.管理人员业务素质不高；因许多高校不重视档案管理，为吸纳人才，就将档案管理视为解决人才家属的就业问题。甚至一些高校档案管理成为“家属收容所”“老弱残收容所”，无法保证管理人员的基本素质，影响管理水平。
4.档案的利用率不高；在高校档案馆中，档案的数量比较庞大，但是利用率不高。原因是档案意识不强，很多人认为档案就是资料而已，根本没用作用，甚至还有一些不知道档案机构；管理水平比较落后，档案的利用率不高；甚至有一些高校的档案馆藏比较单一，无法满足档案所需。在各种因素影响下，高校档案利用率不高。
（二）高校档案管理的改革措施。从管理现状来看，还存在各种不足之处，还需要结合新课改所需进行改革。笔者结合自身工作体会，提出如下改革措施和建议：
1.强化领导层的档案意识。高校领导必须要认识到档案管理的重要性，在全校掀起档案管理的认识，引导所有教职工参与进来，让所有人员意识到档案资源是提供准确、真实信息的依据。尤其在高校建设中，面对如今许多高校结构、规模及内部管理体制等种种变革要求，只有做好档案工作，才能够突出档案信息的辅助作用，所以需要具备主动服务精神。
2.加强档案队伍建设。要加强档案管理水平，必须要高度重视档案人才队伍建设。大力提高档案管理人员政治意识、责任意识及大局意识；为现有档案人员提供培育与继续教育的机会，提高其业务水平与工作能力；还要健全档案管理人才的引入制度，通过特殊优惠措施和制度，引入业务能力强、政治素质高及学历层次高、高技能的专业人才；定期开展工作核查评比，通过激励机制调动工作人员的积极性。
3.提高档案的利用效率。在新形势下，主动服务意识必须要体现在服务质量水平上。需要档案管理部门立足自身条件，以创新开拓精神探索、挖掘档案的利用价值。档案管理部门应该依据学校各部门工作所需，确定出内容选题，通过独立编研或者校内学术理论联合手段，对大量原始档案进行素材筛选、编排内容、考订真伪等一系列工作程序，最后还应该将有利用价值及珍藏价值的优秀档案推出来，编研成册。
4.加强档案的收集及整理管理。档案部门针对各种文件要制定出格式模板，严格要求各个职能部门按照模板制定文件，而不能够私自乱制模板。比如有请示、必须有批复；而且在收集档案时，不仅要重视文书档案，还必须要高度重视科技档案、实物档案及声像档案；在归档过程中，应该分类进行归档。时间编排和组卷装订，都必须要严格按照档案部门制定的要求实施，不符合要求的档案不得存档。档案工作是高校质量的衡量标准之一。因此高校必须要分析档案管理中存在的问题，有针对性地采取改革措施，才能够更好发挥档案管理的作用，为高校科研、教学及管理服务。
【参考文献】
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[3]王莉.新时期高校档案收集工作对策研究[J].镇江高专学报,2014(2).
[4]朱春瑜.高校合并给档案工作带来的问题及对策[J].镇江高专学报,2015(1).
作者:刘莎 单位:晋中师范高等专科学校
第二篇:高校档案管理信息资源共享模式构建
【摘要】随着我国信息化社会建设的不断推进，社会各阶层对于信息的需求量越来越大。高校档案是我国现有最大的信息保存管理载体，如何实现高校档案管理中的资源共享模式的构建，成为了社会关注的重点。本文将对我国大学档案进行简单的介绍，分析其在管理中存在的问题并对如何实现高校档案信息资源共享提出自己的建议。
【关键词】高校档案；管理；信息共享
一直以来，中国各高校档案管理作为一个相对独立的部门，秉承着只对高校管理层负责的态度，从而与教师、学生还有社会群体保持着距离。但随着时代的发展，传统的高校档案管理已经不适应当今时代的需求，信息社会的构建，使得整个社会都急需大量的信息资源。高校档案信息资源如何才能更好地服务于社会，建立高校档案信息资源共享系统成为了全社会的共识。
一、我国大学档案管理现状
（一）传统档案管理概述。高校档案简单的说，就是个高等学校在招生、教学、科研等活动中记录下来的对学生、学校、社会有价值的各种历史记录，形式包括文字、报表和音像等等。普遍意义上的档案管理包括信息的输入、储存、加工和输出，属于信息控制系统的一类。而高校档案又区别于其他文献管理的特点：一是资源累积缓慢；二是管理过程有阶段性；三是档案管理依附于档案形成者；四是相对于社会领域的封闭性。我国高校档案管理起源于国家建立之初施行的计划经济模式，特点是高度统一的管理模式，档案管理以及档案管理工作人员都由各级政府任命。因此各高校的档案部门大多处于孤立的不联通的状态。档案资源也保存在各个高校的档案室中，不对外界开放，也不提供资源共享。在这种状况下，各高校的档案管理在一定的历史时期产生了良好的作用，并在此基础上确立了档案领导体制，构建了相应的管理网络。
（二）传统档案管理存在的问题。1.档案信息载体单一。当前各高校所实行的档案载体多是纸质文档。纸质文档相对于现代先进存储技术来说具有很多的缺点，例如不便保存，容易受到各种意外情况损坏；不利于传递，没有电子类存储设备便捷；存储信息量少，只能对一些基本信息进行记录。2.服务模式单一。高校档案所涉及的人群包括教师、学生、企业公司、科研人员等多类群体，理应为这些群体提供服务。然而现今高校档案管理的服务对象却只停留在服务于各高校的领导决策层，学生与老师基本没有查看档案的权利，至于社会上的各群体，服务更加的少。这种现象的出现受到两方面的影响。一是受传统档案管理模式的影响，高校档案更多的被作为一种管理工具，而不具有服务社会的功能。这也导致了当前高校档案管理服务模式单一的特点。二是档案管理结构存在着缺陷，因为档案载体，管理制度等因素导致档案内容不能及时完善更新，也就更难为社会人群提供服务。3.档案信息化建设相对独立，缺乏共享。当今的诸多高校已经意识到信息化建设对于档案管理的重要性，并纷纷开始对自身的档案管理进行建设与更新，但是由于各高校之间往往是各自独立的，导致档案资源难以共享，所有的信息化建设，也大多局限于单一学校的档案管理。这不得不说是受到了中国教育体制内管理体制和运行体制的影响。这也为以后可能出现的高校档案管理统一化埋下了隐患。4.以人工操作为主，从业人员业务素质不足。目前各高校的档案管理虽然进行了信息化建设，但实质上仍然是以纸质档案为基本，只能使用人工进行操作。人工对档案进行管理操作，相对于电子信息技术的快捷，存在着很多问题。例如工作量大、人工处理要花费大量的时间、资料的收集度不够、容易出错、档案保存不易等等。这种管理方式，造成了人力资源的浪费。同时各高校的档案管理人员业务素质不高也是一个大问题，大部分人都不是档案管理相关专业毕业人士，对于档案管理只有简单的认知，不能依靠他们来对当前高校档案管理体系进行改良。
二、高校档案信息资源共享的必要性
（一）信息化建设的需要。21世纪是信息化时代，当前国家正在大力建设信息化社会。信息本身是有价值的，它的价值体现在将它所包含的知识与研究成果应用于社会中其他类资源时所产生的对其他资源的结构优化作用。信息资源同其他类资源一样，都是我们社会发展所不能缺少的资源。而高校档案汇聚了许多先进科学工作者的研究信息和研究成果，具有极高的学术价值，开发利用空间大。因此高校档案信息资源共享对于信息社会建设、建设节约型社会和实现资源高效利用方面有很大意义。
（二）公众知情权的需要。档案机构作为传统的信息管理者，拥有着最大的信息保存量。但在传统的档案管理体系中，档案只作为一类管理手段，很少发挥它服务于大众的作用。而在今天，档案作为一种人民的受托机关，人民有权利要求其公开信息资源，增加社会对档案的利用。随着信息化社会建设的不断深入，档案在我们日常工作及其他领域都有着很多的利用，传统的档案信息只服务于少数人的制度已经难以满足时代的要求，必须以满足使用者需求，服务于社会为前提，建立高校档案资源共享制度。
（三）高校自身的需要。为了高校自身的教育发展与改革的需要，实行高校档案信息资源共享也是势在必行，原因有以下两点：1.促进科研与教学水平的提高。高校档案是对高校中教师与科研人员劳动研究成果的保存。每个高校都有着自己的优势学科和弱势学科，实现高校档案信息资源共享，对于高校研究人员来说，可以避免重复研究；对于高校来说，可以很好地提高弱势学科的教学水平。2.高等教育发展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分发挥信息资源在高等教育发展中的促进作用。共享信息资源是良好的公共服务体系的组成部分，可以很好地使人民不断增长的档案信息的要求得到满足。
三、高校建立信息资源共享模式的对策
（一）顶层设计引领改革。近些年来，随着信息技术的不断发展，各高校也陆陆续续引进了许多现代信息化设备。高校档案信息资源共享作为一项工程来说，它的前期准备已经完成，技术问题和设备问题已不再是制约信息共享模式建立的难题。但由于我国现在的教育体系中，高校与高校之间相互独立，不存在隶属关系，同时许多高校也分属不同系统，相互之间没有沟通。因此，必须由上一级政府对改革进行从上而下的统一协调，由上层规划方案，层层下发，逐步推行，这种方式可以很好地避免发生各高校各自为政的情况，同时也能做到总体结构的合理还有全局把控上的优化。信息资源管理应该转变运行方式，从三个层面进行：1.国家部门宏观层面。这要求政府和教育部的领导层能认识到高校信息资源共享在全面建设信息社会所能发挥的资源调控和节约作用，和这一项事业对于民众及社会人士的生活工作所起到的便民作用。政府应规划好大致的实行方案，保证这项事业在大方向上不出错，同时做好协调工作，解决在高校档案信息资源共享的建设中遇到的难题。2.网络级的中观层面。在实现高校档案信息资源共享，并初步可以为老师、学生及社会机构提供服务的同时，也应该加大信息档案的分级保管制度。对于一些基础的，半公开的档案信息及知识领域可以采取公开的制度，方便各类人群的信息需求。对于一些机密的、重大的研究成果，应该实行查看权限分级，资料的查阅人必须满足一定的条件。3.组织级的微观层面。目前我们高校的档案管理就处在这个层面，而档案资源也保存于这个层面。实现高校档案信息资源共享，要求各个组织服从于上层的指示，积极配合，开放自己的档案资源，建立健全自身档案管理制度，实行信息化管理，为高校档案共享信息化模式的建立打好基础。
（二）加强档案人才建设。高校档案管理人员的素质直接关系到工作的质量与高校档案信息管理模式的开展进度。根据笔者的调查，大多数高校档案管理部门的职员缺乏相应的知识和工作能力。因此，学校方面应该为这些人员开设专门的档案管理类课程，加强专业技能，帮助他们更好地应对现代信息化档案管理工作的需求。与此同时，也应该加紧对人才的引进，以高带低，提高整体人员的工作能力。
（三）构建高校档案信息服务中心。我们所要建设的新型高校档案管理系统，最大的目标就是满足更多用户对档案信息资源的需求，因此构建一个良好的档案信息服务系统是十分有必要的。首先要根据不同用户有针对性地进行档案信息共享。老师、学生还有科研人员每类人群对于信息的需求是不同的，根据不同人群体需要对其推荐不同的内容，开放不同等级的资料库。其次要实行信息分级制度，不能无限制地对信息进行开放。有必要对一部分机密事项以及重大研究成果进行保密。最后是建立用户反馈系统，可以将反馈系统分为几个部分：1.用户意见。大量的用户意见能帮助高校信息共享系统更加完善和便民。2.高校档案利用效果，能很好地提供用户是否对档案信息进行了良好的使用。3.高校档案利用需求趋势。能更好地对用户需求的信息种类进行判断，推荐更适合的信息，提高工作效率。
（四）高校档案信息共享集成系统。因为各高校之间档案信息保存的独立性与封闭性，有必要建立一个良好的信息共享集成系统，它能够很好地打破各高校信息资源之间的独立状态，实现信息资源的整合，构成优势互补的档案信息资源库。一个集约化的、系统的、内容丰富的资源库是档案资源共享的物质基础。他可以很好地对数据进行分类整理，有效提高资源的利用率，减少重复信息、冗余信息的数量。
四、结束语
综上所述，在现代化与信息化不断发展的今天，高校的档案信息管理模式也在不断地发生改变，一种新型的、高效的高校信息共享系统正在逐步建立。它能够更好地对高校信息资源进行整合以便为社会各界人士提供服务。但这种新系统的构建是一个工作量巨大的工程，还需要我们对其不断地进行理论上的完善和时间上的探索。
【参考文献】
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[2]段新宇.基于信息资源共享的高校档案管理模式探析[J].才智,2015(24):177.
[3]孙细妮.基于SWOT分析法的高校档案信息资源共享模式研究[J].企业技术开发,2013,32(31):76-78.
[4]王可.基于信息共享的高校数字档案管理模式研究[J].兰台世界,2017(13):49-51.
[5]王晓燕,王新华,王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].河北企业,2015(12):42.
[6]王丽丽.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J].安阳师范学院学报,2008(04):147-148.
作者:张莉? 单位:北京舞蹈学院
第三篇:高校教学档案管理策略
摘要：高校教学档案作为重要的教学资料，是有效开展教学的基础，也是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据。大数据时代下，高校教学档案管理存在管理制度陈旧、档案数字化工作落后、档案开发利用工作不足等问题，为此必须更新工作理念并及时采取有针对性的措施，如实现工作队伍专业化、工作流程程序化、部门间协同化、管理与服务工作个性化，切实加强高校教学档案管理。
关键词：高校教学档案;高校教学档案管理;策略探析
高校教学档案是高校在教学活动中形成的具有保存价值的材料，是教学过程的真实记录。高校教学档案作为重要的教学资料，是有效开展教学的基础，也是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据。大数据时代，高校教学档案管理工作面临新的机遇和挑战。在大数据背景下，如何通过加强高校教学档案管理，切实提高高校教学档案收集、管理和使用的效率，全面分析档案数据，及时反馈教学情况，已成为高校的当务之急。
1加强高校教学档案管理的重要意义
第一，是提高教学质量的重要前提。大数据背景下，加强高校教学档案管理可以全面优化工作流程、提高工作效率，从而最大限度地发挥档案服务教学的职能，充分满足高校教学改革与发展的需求，提高教育教学质量。当前，要顺应大数据时代的要求，重新梳理部门、院系之间的业务关系，重构教学档案管理工作流程，从而有利于进一步规范教学秩序、优化教学环节和教学过程。此外，随着档案管理数字化工作的快速推进，传统的纸质教学档案管理模式已经不适应发展需要，因此需要在推进高校教学档案数字化工作，进一步提高档案的利用率。第二，是提升教学质量的重要手段。高校教学档案是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据，因此加强教学档案管理能够及时了解教学情况，进而能把控教学的各环节，提高教学规范管理的程度。第三，是提供个性化服务的必然要求。高校可以通过设计开发教学档案管理软件，全面系统地分析教学运行状态数据，建设数字教学档案信息资源体系，针对不同管理部门或服务对象的需求提供服务。如，收集档案中反映学生成长过程的信息，提供学工部门为其进行大数据分析提供便利。
2高校教学档案管理存在的主要问题
一是管理制度陈旧。目前高校开展教学档案管理往往沿用国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》等规范，囿于制定的年份较为久远，难以满足当前工作需求，其指导价值不断弱化。如，随着我国高等教育的快速发展，教学的内容、要求和形式发生了很大变化，目前高校推行教学网络化管理、不断简化办事流程、越来越多地使用电子文件，由此产生的纸质文档越来越少，但若沿用传统的工作规章，不得不将纸质文档进行归档，所以需要将电子文件打印出来再归档；再如，传统的管理制度不要求收集反映大学生在校期间课业情况的资料，而近年来用人单位为考察大学生的综合素质，经常要求高校提供这部分材料，但这部分材料没有被收集归档，高校往往无法提供。二是教学档案数字化工作落后。目前高校校园信息化已经普及，很多高校配备的信息化管理软硬件都能够满足高校教学档案信息化管理的基本需要，此外电子载体的大量应用与数字传播方式的兴起也促进传统的纸质档案管理逐步向数字档案管理过渡。遗憾的是，高校教学档案数字化工作仍然相对落后，“大多数高校的教学档案资源库建设还处于初始阶段，还没有建立案卷级目录系统，而建立的文件级目录系统和全文数据系统的高校更是少之又少”[1]。究其原因，在于高校缺少既懂档案数字化管理又熟悉教学业务流程的工作人员。笔者认为，当前加强高校教学档案管理的关键在于建设一支高素质、懂业务的档案管理队伍，全面提升档案数字化管理的质量。三是高校教学档案开发利用工作亟待提升。长期以来，高校开展纸质教学档案管理工作的手段较为落后，主要通过手工操作来完成，因此档案利用工作只能提供查阅或出具证明，不能利用互联网提供远程开放式服务，无法满足不同服务对象的个性化需求。笔者认为，只有统筹高校教学档案管理系统与教学管理系统，实现两者相互协调、数据完全共享，才能快速利用教学管理系统的数据，为高校进行教学改革提供更多的数据依据，同时及时分析并反馈高校教学成效的动态变化。
3加强高校教学档案管理的策略探析
“高校需要在全面了解和认识大数据技术和时代背景的基础上，制定出切实可行的校园档案管理的工作准则，并加强与档案信息化管理相关设备的引进力度，为提高教学档案的效率奠定良好的基础”[2]。要及时工作理念，对高校教学档案管理进行流程再造，并创新管理机制、路径和服务方式，提升工作效益。
3.1实现工作队伍专业化
可以说，高校教学档案管理工作能否顺利开展，在很大程度上取决于管理人员的专业素质。当前高校教学档案管理迫切需要一大批既懂档案业务、又熟悉教学管理、又熟练掌握信息技术的专业人才，必须要“加强对教学档案人才的专业知识的培养，包括网络信息管理技术和数据挖掘技术，并辅之以先进的服务理论和实践，全面推进数字档案的网络化管理与服务，从整体上提高教学档案的管理效率”[3]。
3.2实现工作流程程序化
工作流程程序化是推进教学档案工作系统化建设的前提。根据大数据的相关要求，应将高校教学档案管理的复杂过程、数据资源进行有效整合和流程再造，实现工作流程程序化、管理平台系统化。高校教学档案管理只有建立大数据管理系统，实现不同部门之间教学信息的统一化收集、整理、分析、共享、开发与应用，才能提高信息化管理效率与服务功能。同时，在程序化建设过程中还要注意数据信息的标准化建设，只有建立教学档案管理系列标准和规范，才能保证信息资源的统一管理和有效整合，为实现网络化管理提供便利。
3.3实现部门间的协同化
实现部门间的协同化是推进高校教学档案管理的主要路径。高校教学档案管理是一个系统的、复杂的工作，不仅涉及校内不同院系、不同职能部门，还涉及校外企事业单位、社会团体等，只有实现部门间的统一组织与协作，将与整个教学档案管理相关的信息技术、功能与应用等进行整合与共享，尽量降低综合应用成本，实现和满足校内、校外不同群体的需求，才能实现教学档案的最大价值。在大数据时代，对高校内部而言，要更加关注各档案数据归档部门之间的关系，特别要与教学管理部门、各院系之间经常沟通、交流和协作，及时关注教学改革进程，确保教学档案资料的及时性、一致性和完整性。对高校外部而言，在充分关注和利用社会的先进技术、其他高校先进管理理念和网络管理系统的基础上，经常保持互动与交流，主动分析企事业单位、社会团体的需求，提供高效、便捷、安全的档案信息服务，搭建合作交流平台。
3.4实现管理与服务工作的个性化
教学档案信息管理不受期限时间和存放空间限制，大数据的开发与利用为实现教学档案个性化管理与服务提供了无限可能。首先，教学档案的个性化管理。教学档案不再是统一的固定格式的纸质资料，可以是视频、数字照片、电子文档等多种形式，院系、专业可以根据自身实际情况，将有价值的、能反映教学特色的信息资料归档，这些特色档案经过若干年积累，完全可以如实反映教学改革过程和所取得的成效。其次，教学档案的个性化应用。高校可以利用互联网提供远程开放式服务，根据教学环节、类型、方式、时间、成果等等进行整体查询、统计，或分院系、专业等进行查询、统计，也可以根据大学生个体的教育教学情况，全面展示大学生个人能力的成长变化过程、校内外指导教师评价和在校期间所取得的各种奖励等，不仅满足大学生、高校和社会不同群体对档案的多样化需求，还能根据教学评估需要提供高效、快速、全面的数据信息分析，形成各种各类档案编研材料并及时反馈教学管理部门，增强教学档案的针对性、实用性，不断提高高校教学管理水平和教学质量。
注释与参考文献：
[1]尹黎莉.大数据背景下高校教学档案信息化管理[J].兰台内外,2016(5):28.
[2]孟霞光.浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策[J].天津市教科院学报,2013(21):51.
[3]张叔琴.高校教学档案系统化管理探析[J].山西档案,2013(8):66.
作者:严继莹 方文彬 单位:浙江师范大学行知学院 浙江师范大学研究生院
第四篇:高校重点建设项目档案管理
【摘要】高校重点建设项目是高等学府建设中重要组成部分，重点建设项目除了投资金额大，还有技术含量高、工程环节和施工量大、参建单位多、延续时间长等特点，如何行之有效地开展重点建设项目档案管理是当前高校基建档案管理工作开展中亟待解决的难题。全过程的建设项目档案管理可以有效地实施前期控制、中期介入、后期把控的管理机制，确保项目档案资料及时归档，能完整、原始地体现项目建设的全貌，起到凭证与参考作用。
【关键词】全过程管理；高校重点建设项目；档案管理
近年来，随着国家经济的不断发展壮大，社会需求的不断提升扩展，由政府投资的重点建设项目越来越大型化，也越来越贴近人民群众的现实生活。学生公寓、图书馆、实验楼、教学楼、体育馆等大型建设项目是高等学府建设中的重要组成部分。2017年天津市全运会时，天津市政府就在19个高校中投资建设了比赛场馆，基本每个场馆的投资金额都过亿元，然而这些重点建设项目除了投资金额大，还有着技术含量高、工程环节和施工量大、参建单位多、延续时间长等特点，如何行之有效地开展重点建设项目档案管理是当前高校基建档案管理工作开展中亟待解决的难题。
一、档案在重点项目建设过程中发挥的作用
作为重大建设项目最真实客观的记录者，也是社会发展城市建设的历史凭证。从某种层面讲，建设项目的档案就是一种极其重要的依据，项目在立项、可行性研究、初步设计、土地、环境影响评价、地震安全性评价、规划许可、消防审查、施工图设计、工程质量与安全监督及施工许可证等各阶段需要获得市政府各职能部门的批准，其中各类档案材料是重要的支撑凭证。同时，项目档案的质量既反映了项目建设的质量，又反映了项目管理规范、管理人员的素质，通过项目档案的规范管理可以对项目建设实现质量控制。通过采集到的照片、数据、日志、报表等项目档案记载了项目建设中各个程序与环节，能完整、原始地体现项目建设的全貌，在项目测评验收中起到凭证与参考作用。
二、基于全过程管理机制进行项目档案管理
（一）立项之初：建立健全项目档案管理制度，实施前期控制。自项目立项开始建设以来，高校内有关部门就需要积极开展相关人员的档案法律法规学习，通过参加专项培训、查找资料等形式，宣传和贯彻国家行业标准和项目建设投资主管城市有关规定，保证主管领导、项目管理人员和档案管理人员从法律高度重视项目档案归档工作。让相关工作人员熟悉档案归档规范，为认真贯彻执行档案法律法规奠定了坚实的理论基础。在立项批复后，即需要根据国家档案行业标准，认真执行地方档案局相关的法规文件，遵照档案局对档案工作的要求，结合项目的自身特点，由建设高校单位制定重点建设项目的《归档工作规范》和《归档范围及保管期限》，详细规定该项目档案的归档范围、整理规则和质量要求，使项目档案的收集、整理、归档、验收、移交等各个环节做到有章可循。同时，及时呈报地方档案局审核备案，并依据档案局反馈的审核备案意见进行相关内容的调整与完善，为重点建设项目的管理提供严密的制度保障。
（二）项目建设过程中：健全档案工作责任体系，管理过程化。要做好建设项目档案管理工作，离不开工作责任体系的建立与健全，要求高校党政管理班子重视档案管理工作，确立校党委和行政领导、主管校长分工负责的领导体系；确立具体归口管理的业务部门如学校档案馆或基建处档案室，清晰明确部门档案负责人和兼职档案人员各司其职的档案工作体系。一般来说，基建类档案由学校基建处负责归档，基建处处长是档案第一责任人，同时确定基建处兼职档案员及档案部门专职档案员作为重点建设项目档案负责人，负责组织各参建单位项目档案的收集、立卷、整理、归档工作。由于人力、物力的限制，可与社会上专业的档案整理公司签订档案合同，由公司负责该项目所有档案的收集、分类整编具体工作。在项目建设过程中，要求基建处、参建单位和公司严格执行档案收集标准，将档案工作贯穿到项目的整个过程。档案负责人需要多次深入工程项目部和施工单位，督促、指导档案资料的收集、立卷、整理、归档工作，确保项目档案资料及时归档，内容全面真实，客观反映工程实际，系统描述工程建设。过程中实行严格管理，坚持“三纳入”“四参加”。项目档案工作需要纳入档案馆、基建处的部门工作计划，由专人定期跟踪档案收集整理情况。根据跟踪情况及发现的问题，需要定期组织项目档案中期工作会议，及时协调沟通处理参建单位档案收集整理的各种问题，对档案组卷、整理和装订过程进行全程管理。
（三）项目建设竣工时：重视项目档案材料的完整规范，严格要求成品质量。进行重点建设项目的档案工作，本着“谁形成，谁立卷归档”的原则，在形成、积累、编制、归档、移交工作中，确保档案文件材料的全面、真实、有效。建设高校单位在与工程招标与设计、施工、监理等单位签订合同时，需要对项目档案的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求，并及时收集汇总工程前期文件材料与设计、施工、监理等单位所形成的文件，在项目竣工时按照统一的编制要求进行立卷归档，发现问题及时解决，从而保证档案的完整规范。在项目档案编制完成移交进馆时，档案馆专职档案人员按照案卷目录逐卷对全部案卷资料进行审核查看，确保归档文件完整、准确、系统。按照国家及高校的相关规定进行档案验收，对于不符合验收条件的文件资料提出了整改意见，要求相关单位及时整改，保证归档文件材料的真实、齐全、规范。
【参考文献】
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作者:王珊 单位:天津商业大学
第五篇:新媒体对高校档案管理影响及应对措施
【摘要】新媒体技术的出现，不仅仅冲击了传统媒体，还对高校档案管理造成巨大影响。因此在新媒体技术下，研究其影响因素是增强高校档案管理水平的重要课题。本文分析新媒体对档案管理产生的影响，并针对其影响因素提出对策与建议。
【关键词】新媒体；高校档案管理；应对措施
随着互联网技术的快速发展，新媒体逐渐进入人们的视野。这种新兴的传播渠道，因自身具有极强的感染力与独具特色途径得到人们欢迎。在高校档案管理中应用新媒体技术，能够有效提高档案管理的信息量，因此深得管理人员青睐。但是，新媒体同时也影响到档案管理，档案管理要结合时代所需不断创新。因此，探究新媒体对档案管理的影响具有现实价值。
一、新媒体对高校档案管理的影响
所谓新媒体，就是利用新的媒体技术营造各种信息管理与传输途径。虽然应用新媒体技术能够有效提高档案信息传输的速率，提高档案管理水平，但是在这种技术中，高校档案管理依然存在一些问题，对档案管理效果造成影响。主要体现在如下几个方面：
（一）对档案的引领与教育功能造成影响。对高校的档案管理而言，不但能帮助信息需求者短时间了解学校的学生信息与相关数据，还具有一定教育作用。由此可见，高校档案在学校发展中具有至关重要的地位。但在新媒体环境中，对高校档案具备的文化等功能造成影响，尤其是影响到档案的教育功能与真实性。这种现象必定会影响师生自身的价值观与外在表现，让高校档案无法发挥引领与教育功能。而且纵观我国高校，许多高校发展时间比较长，高校在不断发展中必定产生与积累大量信息，这些内容信息对高校发展具有重要意义，其保存价值较高。但是采用新媒体技术传输档案信息，必定会造成信息紊乱。如果师生阅读了错误的档案信息，必定会影响到师生自身的思想道德。
（二）对档案管理方式造成影响。对高校档案管理而言，在开展档案管理过程中要综合分析档案主体，有针对性制定档案管理的合理措施。随着新媒体的不断深入，必定会限制高校档案的管理方式，影响档案全面性管理。而且大多数档案管理并未依照社会发展趋势，有针对性制订优化方案，导致档案管理处于较为落后的状态，无法与新媒体技术无缝衔接。对管理方式的影响是高校档案管理中重要的影响因素。因高校师生并不太了解新媒体技术，自然也就无法全面掌握档案的相应信息，无形中对高校档案管理效果造成影响。事实上，新媒体技术还存在时效性。在高校档案管理中利用新媒体技术时，应该加强管理人员的思想改变，不但增加档案管理的难度，还会给档案管理模式各个方面造成巨大的影响。
（三）对档案管理服务模式造成影响。因高校档案信息涉及各方面信息，为了确保师生能够在短时间查找到相应档案，应该依照档案的种类与数量建立档案服务模式。而且在提高信息查询速率的同时，还必须要确保查询信息的有效性与准时性。应用新媒体技术，对高校档案的服务模式造成严重影响，但是许多高校比较重视档案信息的保管，却忽略创建档案服务模式。
二、降低新媒体对档案管理影响的应对措施
从前面分析来看，虽然新媒体技术提高了档案管理水平，同时也对档案管理造成影响。因此为确保新媒体对档案管理的效果，就要科学制定应对策略，提高档案管理的质量，提高新媒体技术在档案管理中的作用，进一步提高档案管理水平。
（一）加强档案管理人员了解新媒体技术。在新媒体环境下，加强高校档案管理必须要按照高校发展所需，合理制定新媒体的档案观，并且全面落实新媒体档案观，对于提高档案管理水平具有至关重要的作用。在培养新媒体档案管理观中，要全面落实档案应该面向社会的开放目的，实现档案信息可被社会通用的效果。此外，在高校内还要开展档案动态反馈体制，引导高校师生了解档案的重要性和作用，让师生全面掌握所需档案信息。
（二）运用信息化手段加强档案管理。应用新媒体技术，高校的档案管理模式同样发生巨大的转变。在这种环境中，如果依然采用传统的档案信息管理方式将无法满足所需，因此就要构建信息化档案管理模式，避免新媒体对档案管理造成影响。因高校档案涉及信息数量众多，就要按照档案的种类及其他各种外在因素制定传输档案机构，建立一站式查询信息平台，从而缩短师生查询档案时花费的时间，还能够实现档案信息的全面共享。
（三）依照师生档交流频度制定传输途径。在新媒体环境中，为加强和用户间的互动与交流，发挥档案的文化功能。档案管理部门就要构建用户体验平台，通过教育栏目和互动栏目发挥其特色作用（即高校的个性发展与文化特色）；而教育栏目是利用档案信息资源重塑大学理想，培养新媒体的大学精神；在高校中设计不同文化环境，营造出高校的文化氛围；也可通过档案资源实行各种展览，引领学生今后的发展方向。同时还要重视互动栏目上的反馈作用，及时掌握和了解用户需求，掌握时代动态，提高档案信息的利用率。在新媒体环境下，档案管理工作不但能够有效利用相关资源，还能够高效开展档案管理工作。因此就需要分析新媒体对档案管理的影响，并提出相应应对措施，才能够发挥新媒体对高校档案管理的促进作用。
【参考文献】
[1]谭伟贞,邱圣晖,曾智华.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].湖南人文科技学院学报,2016(03).
[2]张敦润.新媒体背景下高校档案管理工作探析[J].办公室业务,2017(10).
[3]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017(01).
[4]刘超良.论地方本科院校教学管理制度的缺陷与变革[J],湖南人文科技学院学报,2015(2).
作者:王雅琴 单位:晋中师范高等专科学校
第六篇:高校体育档案管理工作思考
【摘要】新时期对高校体育档案管理工作也提出了更高的要求，传统的档案管理工作方式已经不适合，而要想推动高校体育事业的发展，就必须结合新形势要求，不断优化体育档案管理工作，提高档案管理水平，促进体育档案的高效利用。本文就新时期高校体育档案管理工作作了相关分析。
【关键词】新时期；高校体育档案；管理
高校体育档案是伴随和高校体育事业发展而形成的信息载体，这些信息能够较好地反映高校体育教学水平，加大高校体育档案的开发利用有利于高校体育事业更上一层楼。目前来看，高校体育档案管理存在很大的漏洞，管理方式比较传统，体育档案的利用效率不高。因此，要想更好地服务高校体育事业发展，就必须全面做好体育档案管理工作。
一、新时期高校体育档案管理存在的问题
新时期，虽然高校体育事业得到了较快的发展，但是高校体育档案管理工作却没有跟上高校体育事业发展的步伐。在高校体育档案管理中，依然采用传统的档案管理方式，不注重档案有效管理，仅仅是把档案当作资料的保存，片面化管理，从而严重影响到了体育档案的开发利用。
（一）重视度不高。目前来看，高校体育事业还没有引起足够重视，这种不重视直接导致了体育档案管理的不重视，只是象征性的备案、记录高校体育教学信息。同时，在高校体育档案管理中，管理人员没有认识到档案管理的重要性，将档案管理直接等同于档案的保存，主要重要的档案信息不丢失、不泄露就可以，不能根据档案信息的性质、重要程度进行有效管理，从而影响到体育档案的开发利用。
（二）档案管理方式落后。当前，高校体育档案管理依然在采用传统的方式，档案资料以纸质为主，档案的存储为档案袋，保存在档案室，而这种传统的形式很容易造成档案信息的丢失、失真。如，纸质档案，很容易丢失，而且纸质档案的保存时期不长，到了一定的时间，纸质档案信息极有可能会不完整，进而影响到档案的利用。
（三）档案管理人员综合素质不高。高校体育档案管理是一项综合性的工作，对档案管理人员有着较高的要求。现阶段，高校体育档案管理人员业务素质和能力还有待提高，档案管理人员在档案管理工作中粗心大意，不能严格按照档案管理要求来进行档案整理、分类，使得高校体育档案一片混乱，造成体育档案利用率低。
二、新时期高校体育档案管理策略
新时期，高校体育事业受到了高度关注，迎来了发展的机遇，在这种机遇下，高校体育档案工作也必须做出相应的转变。体育档案是高校体育事业发展的依据，是高校体育事业历史的见证，要想提高体育档案的利用效率，就必须做好档案管理工作。
（一）提高体育档案管理的认识。新时期，高校体育事业发展越来越快，对高校体育档案管理工作要求越来越高。体育档案是高校体育事业发展的基础，要想推动高校体育事业更好发展，就必须认识到高校档案管理的重要性：一方面，要加大体育档案管理方面的投入，为高校体育档案管理提供财力、人力、物力支持。另一方面，要让档案管理人员认识到体育档案管理的重要性，从而更好地开展体育档案管理，促进体育档案管理工作高效开展。
（二）强化档案管理人员的管理。档案管理人员作为高校体育档案管理工作的执行者，只有不断提高档案管理人员的能力和素质，才能提升档案管理水平，促进体育档案的高效利用。针对档案管理人员，要强化其专业档案管理能力的培养，定期进行能力考核，使其能够胜任体育档案管理工作的需要。同时，要加强素质教育，全面提高档案管理人员的职业素养，引导档案管理人员认识到自身的职责所在，为高校体育档案管理工作打造一支综合素质过硬的档案管理队伍。另外，高校要落实档案管理责任，明确档案管理人员的职责，进而规范档案管理人员的行为；落实有效的激励机制，通过物质、精神等激励手段，来调动档案管理人员的工作积极性，促使档案管理人员主动投入到体育档案管理工作中去。
（三）加快档案信息化建设。新时期，高校体育档案管理越来越复杂，传统的档案管理方式已经不适合高校体育档案管理工作的需要。信息化管理是现代社会发展的必然趋势，对于高校体育档案管理工作而言，实现档案信息化管理，可以大大提高档案管理效率，提高体育档案的利用率。因此，高校应当认识到信息化管理的重要性，加快体育档案信息化建设，将体育档案管理工作全部纳入信息化系统中，实现信息化操作和管理。同时，要根据高校体育事业，完善体育档案管理系统，根据体育档案的性质、类别、时间等进行分类管理。另外，在体育档案信息化管理中，档案管理人员要做好档案信息安全管理，加大信息安全技术的应用，提高档案信息系统的安全性，从而保证体育档案信息安全、可靠、完整。
三、结语
综上，新时期，高校体育档案管理工作应上升到战略高度，高校体育档案与高校体育事业的发展息息相关，只有重视高校体育档案管理工作，做好体育档案管理，才能推动高校体育档案工作更好发展。当前，高校体育档案管理水平不高，体育档案得不到有效的利用，在体育档案管理中，要有针对性地进行管理，要采取有效的手段和方法，促进档案管理工作顺利开展，从而不断提高档案管理水平。
【参考文献】
[1]张志成,薛明慧.新时期高校体育档案管理工作的思考[J].通化师范学院学报,2014,35(04):131-133.
[2]姚强.新时期高校体育档案管理工作现状[J].中外企业家,2014(23):183.
[3]孙亚萍.关于加强新时期高校档案管理工作的思考[J].改革与开放,2015(13):124-125.
[4]王丽萍.新时期体育档案管理工作的几点思考[J].科技与企业,2015(23):59.
作者:陈勇 单位:汉江师范学院
