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政府采购档案是珍贵的信息资源，不仅包含纸质的文本，还有大量的数字、影像、数据等资源，这些资源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采购档案管理非常重要。档案管理是政府采购活动中的一项基础性工作，是详细记录政府采购全过程的重要依据，也是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段。管理并运用好政府采购档案，不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查，还有利于开展审计工作，促进党风廉政建设。本文结合实际，刍议政府采购档案管理过程中存在的“意识不强，人员不足，标准化建设不够，信息化水平不高”等问题，并提出相应改进措施。 一、档案管理意识差 众所周知，与国外相比，我国政府采购活动和采购档案管理稍显滞后，存在一些薄弱环节。在人们习惯性的认识中，档案管理就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装到档案盒里保存起来，从领导干部到一般同志都认同这个做法。由此引发的现象是，从事档案管理通常都由比较清闲的人负责。正因为如此，一些采购单位或机构对采购档案的管理认识非常模糊，既不设档案室，也不安排专人管理，没有真正认识到采购档案管理的重要意义，制度不健全，整理不及时，散失损坏现象非常严重。即便设有档案管理员的单位，管理者也不够细致，比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档，质疑投诉资料未一并收集，无据可查的情况时常出现，这些都与档案管理的精细化差距较大。 二、非专业人员管理 目前，部分地方的采购档案管理比较混乱，单位主要领导对此不是非常重视，从主观意识上存在片面性，认为档案管理可有可无，安排的档案管理员基本上都是后勤人员，文化程度和专业水平较低，缺乏相应的工作经历，甚者还使用借调人员，这些人员运用现代信息技术的能力都非常弱，档案管理仅仅局限于整理简单的资料和传递一些文本，质量根本无从谈起。 三、设施及设备简陋 当前，一些采购单位或机构由于对采购档案管理的认识程度比较低，因此，在采购档案设施设备的投入上少之又少，配置稍好一些的单位，有一间档案室，配一台电脑用来存放电子资料，条件差者根本不设立档案室，档案资料多数都存放在日常办公的柜子里，长期以往，档案遗失现象非常严重，调阅某个项目的档案资料如大海捞针，珍贵的档案资源尘封到了角落里，根本无法体现应有的价值。 四、档案收集周期长 实际工作中，多数地方都没有制订采购档案管理规章制度，实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息，相互差异比较大，采购的第一手资料出现“失真”。一些机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料，本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉，时间跨就又相应地拉长，再遇上越级投诉的话，基本上就搁置下来了，这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长，其完整性和真实性得不到有效保障。 五、入库档案乱象多 据了解，多数采购机构即使设有档案库，存放进去的采购档案也缺乏科学化管理，乱象丛生，垢病众多。一是档案库自身条件比较差，通常都在角落或者在地下室，不仅通风条件差，而且大多数都未安装除湿设备，长此一往，档案损毁现象非常严重；二是档案入库不经过严格的核对，混装或材料缺失现象时有发生；三是入库档案随意上架，不进行科学分类，相互混放，查找困难；四是对入库档案不进行有序分区和合理编号，混乱不堪，查找困难；五是档案室并非专人管理，制度缺失，借阅无序，登记制度根本得不到落实，档案丢失现象严重。 六、信息化水平滞后 财政部关于《政府采购机构管理暂行办法》等相关文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存，但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求，而现实中，许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中，一些机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上，采购档案管理的现代化水平仍然比较低，根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节，唯有认清存在的问题，了解其目前现状才能有针对性进行优化，提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下：1.高度重视定制度。一是采购机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性，认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念；二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则，增强采购档案管理的观念，并成为采购当事人的行动自觉；三是建立并完善采购档案管理规章制度，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求；四是结合具体采购方式，制作相应采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。2.强建队伍提素质。努力解决采购档案管理人员素质低，不专业的问题，确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序，按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法，加强档案管理人员的专项培训，不断提高档案管理者的业务水平和职业技能，增强责任心，运用新方法，切实提高政府采购档案管理的工作效率。3.加大投入规范化。各采购机构和采购人要增加投入，加强档案软硬件设施建设，建立专门的档案室，且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求，购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的有机结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到档案检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。4.完善第一手资料。各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求，确保每一项采购活动结束后，能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员，使之能及时整理汇总和分类管理，并签订文件移交手续，避免政府采购文件被伪造、修改，保证其完整性。5.采用标准化流程。标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。6.定期监督与检查。各机构要将档案管理纳入目标考核内容，每月对照采购项目和工作标准，对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收，做到“月考核，季通报。各级财政部门严格按照《政府采购机构管理暂行办法》和《政府采购机构信用评价办法》等要求，定期对采购机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价，加大“违规成本”，促使采购档案管理上台阶。政府采购项目档案管理，是对政府采购活动过程进行反映的原始文件，是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段，也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。本文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径，促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。 作者:王健民 单位:洛阳市公共资源交易中心