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【摘要】介绍了医院后勤采购管理体系中的组织定位、组织架构、制度与流程三个主要内容，对当前医院后勤采购管理中存在的采购效率低、质量差、价格高三个主要问题进行了分析，指出采购人员能力不足和采购制度流程繁杂是造成上述三个问题的根本原因，并给出了提高采购人员能力以及制订采购制度流程的步骤等具体的解决对策与建议，最后对医院后勤采购管理的发展趋势做出了展望。
【关键词】医院后勤;采购管理;采购制度;采购流程
1医院后勤采购的管理体系
医院后勤采购涉及的品类除了药品、医疗设备及医用耗材以外，几乎涵盖货物、服务、工程的全部内容，如通用物资、机电设备、计算机硬件等货物类，基建、修缮、装修等工程类，物业管理、机电设备维保、法律、审计、宣传等服务类，甚至还包括物业出租、物资转让出售等工作。采购品类繁多，采购金额高、项目多，因此需要建立一个规范的、高效的后勤采购管理体系。后勤采购管理体系主要包括后勤采购部门在医院组织架构中的定位、采购部门内部组织架构及人员职责、采购制度与流程三个方面的内容。
1.1后勤采购部门在医院组织架构中的定位
一般医院的采购组织类型分为分散型和集中型两种，分散型是指医院采购职能分散在药科、医疗设备科、后勤管理科等各个职能部门内，各职能部门都有采购部门，分散型是目前大部分医院采用的类型;集中型是指医院采购职能集中在一个部门里(称为采购中心或招标办)，负责全院的采购或招标工作，目前只有少部分医院采用。医院采购组织在医院整个组织架构中采用何种类型，是由医院高层管理者根据医院规模、人员结构等实际情况以及发展战略确定的，各有优缺点(见表1)，并无严格的固定形式。针对采用分散型采购组织存在的缺点，建议首先应加强采购专业人才队伍的建设;其次注重制度与流程建设，通过规范化的管理，降低廉政风险;再次是集中采购类别，减少供应商数量，以达到降低成本的目的。针对采用集中型采购组织存在的缺点，建议严格明确与采购工作相关的各部门职责及工作时限，提高采购人员跨部门沟通协调能力，以缩短采购时间，提高效率。
1.2采购部门的内部组织架构
一般医院后勤采购部门是后勤管理科的一个下属部门，称为采购组或采购办公室，通常采购部门内部又分采购和物资管理两个小组。采购小组主要负责市场寻源、供应商选择、合同签订、供应商考核等供应商管理工作以及日常订单发送、跟催等日常采购工作;物资管理小组主要负责到货验收、仓储、物流配送、单据核对、记账、付款等工作，除此之外还包括固定资产管理工作。医院采购组织的基本架构如图1所示。
1.3采购制度与流程
制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则;流程是指为了实现任务而做的工作顺序及工作之间的传递和转移关系;通俗来讲，制度就是确定该不该做，流程就是确定该如何做。制度与流程设计需根据组织自身架构特点和人员配置来制定，是一个循序渐进、不断修订完善的过程。一般医院都有总的采购制度，后勤采购制度与流程是总制度下的具体实施细则，其设计的重点应放在两个关键风险点上，一是买不买的决策权，二是买谁的决策权。一般大型项目(我院设定为3万元以上)的决策应重点关注廉政风险，决策权应采用集体决策的方式。小型项目可采用简易的三家询价方式，由采购部门和使用部门共同决策选择供应商及价格。
2医院后勤采购管理的问题分析及对策
2.1存在的主要问题及其原因分析
衡量采购工作的好坏主要看效率、质量和成本三项指标。现阶段，医院后勤采购主要存在采购效率低、产品和服务质量差、价格高三个问题。笔者采用根本原因分析法(RootCauseAnalysis，RCA，即根因分析)对三个问题进行了分析，结果显示三个问题的根因是采购员能力不足及采购制度流程繁杂不清两个(见表2)。
2.2解决问题的对策
针对上述根因，笔者就如何提高采购人员能力，以及制定较为完善的、适合院情的后勤采购制度与流程，给出如下建议。2.2.1提高采购人员能力，建立一支高素质的采购人员队伍。首先，选好人。著名的日本企业家稻盛和夫给出的人才方程式=思维方式×热情×能力，其中思维方式(即人品)与工作热情最重要［14］。选择具有勤奋、好学、积极向上、不自私、诚信等具有良好品德的人是建立采购队伍的第一步。其次，重视人才培养。从事采购的人员需要具备多项技能，尤其是采购部门的负责人以及采购员这两个关键岗位。采购员不但要具备采购的专业知识，还需具备采购对象的基本技术知识、跨部门沟通协调能力及领导力等多项技能;采购部门的负责人还需具备管理学方面的知识。提高采购人员能力的最重要的一点是采购专业知识的学习，采购人员可通过自学、参加专业培训、学会会议交流等多种学习形式提高技能(见表3)。第三，留住人才。一个专业的采购人员需要经过多年的培养，稳定的采购人员队伍是做好采购工作的基础。要留住人才，一方面靠提高薪资待遇，建议比其他同级岗位高20%以上的薪资;另一方面需建立专业技术职称晋升通道，建议采购人员的专业技术职称可走工程或经济类职称系列。目前，医院由于纪检监察、审计的能力不足，需要靠轮岗方式防范廉政风险，笔者认为这是一无奈之举，建议加强纪检监察审计部门人员的能力，用制度流程管人代替轮岗制度;如必须轮岗，建议在不同品类的采购岗位之间轮岗，时间间隔应在3年以上。2.2.2制订完善的、适合院情的采购制度与流程。后勤采购制度与流程的设计需根据后勤采购组织的组织架构和人员配置来制定，并需要在实践工作中不断修订与完善。这里介绍一下制定制度与流程的具体步骤:(1)成立一个跨部门起草小组。成员包括分管院领导、使用部门、技术部门、财务部门、后勤采购部门、纪检监察审计部门。(2)由后勤采购部门牵头拟定初稿。具体的制度与流程范例可参考吴龚等的《医疗卫生机构政府采购规范化操作与审计实务》，但需要制定者根据医院的实际情况修改，保证既符合采购工作规范，又具有可操作性。有些医院是由财务部门或审计部门制定采购制度及流程，笔者认为这样不妥，因为财务部门或审计部门一般未在采购一线工作过，其通常是参照一般的采购规范来制定采购制度与流程，与实际工作偏离较大，经常会造成无法执行的情况。(3)初稿审议。由起草小组共同审议修改。(4)终稿确定。初稿经医院批准后，确定为终稿。(5)运行中的修订与完善。随着外部政策的调整以及医院实际情况的变化，采购制度与流程在实际执行过程中也会存在一些不断变化的问题，因此需要不定期的修订与完善。
3医院后勤采购管理未来发展的趋势
医院后勤采购管理受到医疗体制大环境、医院的发展战略以及医院整体采购策略变化的影响，但总体上来讲，根据国内外其他行业采购管理发展的经验，可以预计未来医院后勤采购管理的以下几点趋势。
3.1组织架构的发展
随着医院对采购工作的重视，医院的采购组织将由原来的分散型逐步向集中型发展，后勤采购也将走集中化的道路。集中型的采购组织职责应不仅包括单纯的招标或采购，还应包含整个供应链的管理［15］，优秀的供应链管理，将成为医院除医疗技术之外的核心竞争力之一。
3.2工作流程信息化
医院的后勤采购管理离不开信息化的支持，无论是OA办公系统，还是物资管理系统(ERP)、电子商务系统，都应该覆盖申请审批、供应商选择、合同签订、订单管理、到货验收、付款结账、供应商考核等整个供应链全过程，从而提高精益化管理效率及水平，以达到高效、低成本的最终目标。
3.3人员专业化
由于我国采购专业起步较晚，目前国内只有一两所高校(如北京物资大学)有专门的采购专业，大部分从事采购的人员都是从其他行业转行过来的，人才素质方面与国际上还有较大的差距。随着各行各业对采购工作的重视，将有越来越多的高校开设采购专业。医院采购工作需要大量的专业人员，高素质的人才队伍是做好一切工作的根本，采购人员必将走上专业化的道路。随着我国医药体制改革工作的不断深入，建立一个以公益性为主、人人享有基本医疗保障的医药体系将是未来发展的大方向［16］。而公立医院管理体制的改革是医改的重中之重，现阶段医院的粗放式管理必将被精益化管理所代替，精益化管理将成为未来各类医院的核心竞争力之一。作为医院重要成本管控的后勤采购工作也应顺应形势，逐步向精益化管理方向发展，为医院和患者提供最大价值的保障服务。
作者:罗燕伟 梁粤珩 单位:佛山市中医院
