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摘要：随着社会经济的迅速发展，铁路工程建设速度不断加快，为人们的交通出行提供了极大的便利。本文应用工程项目采购管理的相关理论，对铁路工程实施过程中的采购环节进行分析，并从批量经济订购，采购人员优化，采购制度更新，采购供应商管理等诸多方面提供建议，希望帮助我国铁路公司提高铁路建设过程中相关工程材料的采购效率，降低采购成本，确保项目需求的同时，为社会带来更多福利。
关键词：铁路建设；采购管理；批量订购；供应商；信息管理
一、研究背景
随着社会经济的不断发展，对于铁路建设的需求逐渐旺盛，建设技术也日益成熟，铁路工程项目在很多学校已经成为了独立的学科。在进行铁路建设的过程中，项目的采购环节会对于施工建设环节有决定性的影响，也会带来建设成本、建设周期以及建设质量的波动，项目采购部门在整个铁路建设项目中起到了很大的作用，几乎贯穿了铁路建设的整个流程。对于铁路工程项目而言，由于铁路施工需要诸多的材料，因此采购管理也具有很高的质量以及数量要求，面对品种多样化，品牌广泛化的大型采购需求，如果铁路工程项目的采购管理工作不够规范，会产生严重的负面后果。对铁路工程项目的采购环节进行具体、深入的研究，不论对于铁路的建设，还是对于物资采购的相关研究，都具有很大的意义。第一，通过对铁路工程项目的采购环节进行深入的剖析，能够帮助铁路部门控制物资采购的数量、频率以及品牌，降低采购成本开支。第二，通过对铁路项目的采购现状进行分析，了解采购过程中常见的问题，并提供相关的改进意见。第三，通过科学、合理的采购分工合作，提高采购项目的科学性，减少和项目方、施工方以及供应商的纠纷。基于以上背景，对铁路建设项目进行采购管理分析具有双重现实以及理论意义。
二、工程项目采购理论基础
(一)工程项目采购定义
工程项目管理是管理科学的一大分支，在项目开展过程中，面对资源有限的内外部条件，采用专业的知识技能以及工具方法来完成管理的目标。在本文的研究中，也是从工程项目管理的角度进行分析，总结铁路项目建设中的物资采购管理问题。在工程项目中实施采购活动是指，为了保证项目施工能够顺利开展，结合实际条件，从供应商手中通过一定交换行为获得原材料或者服务。在进行工程项目采购的过程中，主要分为以下四大步骤。第一，做出项目生产的可行性报告；第二，做好项目的再设计工作，并通过招标活动选择后期的供应商承包商；第三，将项目分包后，分别与供应商就采购材料的数量、品牌进行商定；第四，完成项目以及采购活动，提供实时记录报告。
(二)采购的分类
在进行铁路工程项目的过程中，可以从以下方式进行采购的分类。第一是按照采购商品的具体内容进行分类，包括货物采购，即采购设备、钢筋水泥等物资；土建工程采购，包括分包活动；咨询服务工程采购，即向经验丰富的专家购买智力劳动成果。第二是按照采购价格进行分类，包括招标采购与非招标采购。其中，招标采购是指按照项目方最开始的要求与标准的程序提出采购条件，在招标系统以及平台中采购信息，并邀请所有达标的企业参与投标竞争，择优选择供应商，并与之签订合同协议，整个招标的过程应该是公正透明的；而非招标采购则是采用议价采购，直接采购等方法，与招标采购对立。
(三)采购流程分析
在进行铁路工程项目采购过程中，主要包括五个环节。第一，确定与供应商签订合同的类型，当铁路项目方与供应商通过招标或者非招标的模式达成采购合作时，双方需要就即将签订的合同类型进行进一步的商议讨论，不同类型的合同对于采购过程中的风险分配不同，对于铁路建设方而言，应该在合同中更加关注项目实施风险以及后期材料设备的可维护性，而对于供应商而言，则更加关注成本价格问题。第二，编制科学的采购计划，组织参与到铁路项目建设中的所有采购人员对采购文档进行编纂与矫正，指导后期采购工作。第三，开展采购询价工作，为了保证铁路部门能够更好的控制资源，降低建设总成本，可以通过招标或者询价的方式获得市场普遍的价格信息。第四，选择合作供应商，在铁路项目中，往往要求参与竞争的供应商在3-6个之间，双方可以通过合同谈判或者综合评价法确定是否需要展开合作。第五，签订采购合同以及进行合同管理工作，为了约束铁路部门与供应商履约，合同管理是重要的环节，对于承包商而言，需要给予其一定的权限，确保合作方能够高效开展工作，合作完成后，也要进行公正的验收，做好合同的归档。
三、我国铁路工程项目采购管理现状及问题分析
在我国的铁路建设工作中，主要采用设计-招标-建造工程项目的流程展开采购管理，这种模式在中国运行多年，并广泛运用在各个省份地区。这种采购管理模式比较成熟，参与项目的各方都对项目程序比较了解，能够在运营建设中进行灵活的调整，有利于控制项目风险。
(一)铁路工程采购管理现状
1.采购原则
对于任何地区的铁路工程建设采购，都需要遵守相关的采购原则，秉承公开、公正的信念。第一，铁路工程项目组要制定合理、完善的采购制度，并根据实际情况制定预算范围，严格按照采购预算执行后期工作。第二，未包含在合同中的甲供物资，必须按照招标的规定实施统一招标采购，通过集中购买的方式压缩成本。第三，甲供物资的采购设备往往要低于批准的概算价格，若物资价格过高，采购部门应该上报物资管理人员，对原因进行分析，上报铁道工程项目建设中心进行核定。第四，对供应商的材料物资进行资质的审核与监督，确保所有物资都具有中国或者铁道部门的生产许可，有关部门的质量认证报告。第五，在确认供应商的时候，做到综合考虑业绩、质量、价格以及售后服务。
2.供应商选择标准
作为铁路工程项目材料供应商，需要对其资格、经营范围，财务状况，生产质量控制能力进行全方位的分析，并制定严格的供应商选择标准。从企业自身资格来看，供应商必须依法登记，具有法人资格，注册资金规模达到最低标准。并从财务状况来看，供应商应该审计状况良好，能够积极履约。从质量状况来看，供应商要具有国标质量认证证书，投标的产品由专业机构进行鉴定，在最近3年内没有出过重大质量问题。同时，铁路部门以及施工方也要对供应商进行严格考核，保证其产品与合同一致，售后服务状态良好，并且在过去的投标过程中能够积极兑现承诺。
3.采购监督现状
在进行物资采购时，需要对供应商以及相关的采购人员进行监督。一方面，铁路工程项目物资部门严格按照法律制度以及招标要求，对供应商的投标产品进行控制，一旦发现供应商存在不良的违约行为，立马停止与该供应商的合作。另一方面，铁路局也要对供应商以及采购人员的不良行为进行审核，如果与实际情况不相符合，可以要求项目部递交更加详细的资料或者二次审核。我国铁路局对于采购不良行为的公布期约为3个月，较大不良行为的公布期约为6个月，重大不良行为则会公示1-2年。
(二)铁路工程项目采购问题分析
1.供应商管理不够严谨
在铁路工程项目采购过程中，存在甲供物资采购，甲控物资采购以及自购物资三种模式，在进行招标时独自管理，造成了一定的资源浪费以及供应商的竞标重合问题，为后期管理供应商带来了较大的难度。同时，虽然在进行铁路工程项目之前进行了采购的可行性分析，但是这种采购流程带有很强烈的计划经济思想，缺乏市场有效经济机制的约束以及管理，集团总部、项目经理以及项目部下的采购部门均具有采购材料的权限，当某一种材料的需求量较大时，会有很多的供应商前来竞标，从而导致供应商的选择出现分歧。此外，尽管制定了严格的竞标企业管理、资质审核流程，但是铁路部门对于供应商的资质审核仍然不够完善，由于很多供应商与铁路部门或其下属单位存在长期的合作关系，在签订长期的合作协议后，铁路部门会放松对于供应商的管理，即使供应商的材料资质认证吊销，铁路部门也不一定能够及时了解到相关情况。除此之外，很多地区频繁发生采购人员与供应商为了利益更换某些材料物件的问题，这为铁路相关基础设施的建设带来了很大的安全隐患。
2.采购管理标准化程度较低
在铁路工程项目的物资采购过程中，尽管铁路部门设立了严格的物资材料采购细则，但是对于具体的项目，仍然需要根据自己的实际需求进行物资材料品牌、材料型号以及材料数量的选择。在这一过程中，不同的项目组可能在相同的设备采购上提出不同的采购标准，甚至出现某些项目组与关系较好的供应商达成了多物资的合作协议，拒绝采用其他项目组证实使用良好的物资材料，导致采购的金额以及后期的维护成本不尽相同。在这种情况下，铁路工程项目的采购模式呈现出低标准化的特点。不仅不利于各个铁路项目组公平合作，也不利于铁路局进行统筹管理以及资金发放。
3.采购费用过高
对于很多铁路工程项目而言，存在采购成本过高，采购流程冗余的问题，为铁路项目带来了额外的成本支出。在铁路项目的采购成本管理过程中，往往存在管理体制不够完善的问题。例如，对于某铁路基础轨道建设项目而言，采购成本管理记录中，仅仅包含了原材料的采购费用以及人工费用，在成本管理中，也仅仅从降低原材料拿货成本，削减不必要的采购人员入手节约采购开支。但并未根据铁路项目的实际施工流程、建设表现以及产品特征进行采购成本的细分类处理。采购成本管理体制过于陈旧也体现在企业的采购管理环节较为薄弱上，没有形成良好的采购成本管理制度，缺乏明文规定的约束。除此之外，许多铁路建设项目由于高素质人才以及专业技术能力的限制，管理层领导人员对于铁路物资采购成本管理问题的重视程度较低，甚至缺乏必要的采购成本管理意识，在成本资金的划分，调度以及存货的盘点方面胡乱决策，人为随意调整资金使用比例，导致整体采购成本管理效率较低。此外，许多铁路项目的项目领导人员并未学习过相关的采购成本知识，即使意识到采购成本对于该项目建设的重要影响，仍然无法从根本上解决该问题。
4.采购信息系统落后
我们在铁路工程项目建设中进行了调研，发现采购部门等相关工作人员往往采用传呼机进行沟通，信息交流的成本以及时效性都受到了影响。在进行信息网络建设中，不同地区的铁路工程项目建设也呈现出不同的情景。资金充足，社会经济发达的项目组往往信息设备的投资较大，而落后、偏远地区的项目组则会减小信息建设的投资，导致整体物资材料、采购信息管理不够稳定。同时，由于信息系统在建设初期没有进行合理的规划，导致后期有需求时难以进行进一步的改进与创新。这些问题逐渐限制了采购管理人员的正常工作。例如，在某些铁路工程项目组，没有建立完善的供应商管理系统，采购人员在与供应商进行商务沟通时，无法使用模块化的供应商管理软件进行材料数量的核实、型号的变更等操作，仍然需要使用邮件的形式进行交流。这导致采购人员与供应商之间的交流效率降低，信息的保密性也受到了威胁，无法及时将采购的数量以及金额输入到系统中，需要后期人工进行统计与整理，需要花费额外的时间与精力。
5.缺乏高质量采购人才
和日本、美国等发达国家相比，我国的工程采购管理专业出现较晚，在很多项目管理建设中并没有建立完善的、成熟的规划管理制度，许多大型铁路工程项目随着建设的不断推进，在人员培训、专业技能等方面逐渐显现出一些问题[1]。目前，在铁路工程项目部门从事采购管理工作的工作人员中，很少有员工毕业于物流采购以及相关的专业，对于采购管理的知识了解十分少，局限于自己的工作，这导致在遇到重要问题时难以提出有见解性的解决方案。很多铁路项目在建设时的采购材料不足、采购材料型号不匹配等问题发现较晚、改进较慢。归根结底，还是因为铁路项目部门缺少专业程度高的工程采购管理人才。主要原因包括：在很多铁路工程项目中，采购人员往往是工作多年的老员工，对于新知识、新材料的认识不够深刻，导致很多经验丰富的老员工与现代化的工程采购管理脱节。第二，铁路工程项目中对于采购、物流、仓储等环节员工的工作岗位的分配不够科学，没有全面的评估每个人的具体情况作出最合适的匹配。
四、我国铁路工程项目采购管理对策建议
(一)实施严格的供应商管理方案
在铁路工程项目的建设过程中，除了建立合理的采购计划进行物资采购，采购的渠道选择以及供应商的选择也十分重要。在铁路工程项目建设中，供应商之间的竞争非常激烈，在多个供应商参与的竞标活动中，项目负责人应该在物资的规格以及性能上提供更多的选择，从而以更加优惠的价格获得相对完善的管理服务[2]。例如，铁路项目组可以通过按照重要性排序的原则进行供应商的筛选，通过综合评分的方式对重要性进行排序；若项目竞标的供应商数量较少，则可以通过国际铁路项目竞标平台物资采购消息，吸引国内外不同供应商共同参与竞标，并结合公正、完善的分析评价，确定供应商选择方案。在整个供应商的管理过程中，要做到公平公正，严格严肃的原则，对供应商的物资材料进行专业的鉴定以及审核，一旦某个供应商的材料出现了问题，立马终止与该供应商的合作，若问题影响范围较大，难以控制，则应该在后期合作中也要优先选择其他供应商。最后，项目组也可以设立供应商监督小组，以第三方工作人员的视角进行裁判与评估。
(二)制定统一铁路零部件采购标准
为铁路工程项目的常用零件物资采购建立统一的采购规格以及采购标准是提高项目建设公平公正性的重要举措[3]。一方面，项目组应该对于采购环节给予充分的重视，结合之前的铁路建设项目采购标准，为今后的采购活动提供范例，并限定采购的成本价格以及物资规格，保证采购人员的采购行为在要求之内，降低采购过程中可能出现的道德问题。另一方面，铁路建设项目组也应该灵活根据市场上不同的供应商材料备选方案调整自己的采购要求，物资材料的选择并不是一成不变的，而是随着项目性质、工程大小的不同而不同。因此，提供固定、但灵活可控的采购标准才能帮助采购人员选择最合适的物资。
(三)降低采购总成本开支
针对铁路工程项目中采购总成本偏高的问题，可以采用EOQ批量订购法进行采购订单量的优化。我们选择某型号螺丝钉进行计算。除了该型号的螺丝钉产品外，很多其他需求量与季节变动关联较弱的物资也可以根据EOQ模型计算最优的订购数与订购量。
(四)优化采购信息管理系统
铁路工程项目组应该重视采购系统的建设，项目组的部门之间实现数据的共享，帮助采购管理人员提高物资采购以及供应商管理的效率[4]。一方面，施工队对物资进行盘点的结果应该及时反馈给采购部门，通过内部信息系统进行直接的传递，让采购部门提前做好采购的计划，避免耽误后期的正常施工操作。另一方面，采购部门的货物订单数据要与财务部门实施共享，帮助财务部门第一时间了解货物的资金占用情况，方便进行后续的财务规划管理。建立内部信息管理系统，并向供应商开放一定的权限，通过采购管理系统进行供应商的采购订单管理、电子发票申请、物资售后管理等操作。同时，信息系统中也应该增加仓库负荷分析，采购量分析等基本的定量分析功能，帮助工程项目采购管理人员更好的进行物资的预算管理与采购操作。
(五)引入高质量采购人才
随着铁路工程项目难度的增加，涉及地区、国家数量的增长，对于铁路工程项目组而言，只有不断引入高素质的工程项目管理、工程采购专业人才，提高采购管理团队人才聘用薪水，才能提高应聘人员专业水平[5]。作为采购管理人员不仅需要具备基本的作业生产能力，也要有相应的商务工作技能以及经济管理能力。一方面，铁路项目组应该增加对采购工作人员的培训教育，邀请工程采购行业优秀的专业以及员工进行知识以及案例的讲解分析，并要求员工打卡参与，提高在职员工的实际技能水平。另一方面，铁路工程项目组也应该积极与周边的高校合作，共同开展采购、供应商管理、物流仓储等相关的研究，并邀请高校工程管理、采购管理专业大学生前来进行实习体验，挽留有技术能力的学生。从而提高铁路工程项目组采购部门的整体运作水平。
五、结语
在铁路工程项目建设过程中，原材料以及设备的采购十分重要。本文对工程项目采购原理进行了分析，提出目前在铁路工程项目的施工中存在供应商管理不够严格、缺乏标准化的采购制度、采购总成本整体偏高、缺少高素质高专业能力的采购人员以及采购信息系统不够完善等问题，结合相关文献分析以及现场调研，提出铁路工程项目管理部门应该通过严格管理零部件供应商，制定统一的铁路零件采购标准，通过EOQ经济批量法降低采购总成本，不断优化现有的采购信息系统以及引进高质量采购人才来提高采购管理质量。
参考文献：
[1]李晓亮.试论铁路工程项目物资采购管理的有效措施[J].现代商业,2011(32):104.
[2]马文彬,雷瑜,刘振朝.海外大型铁路工程项目设备采购实践[J].筑路机械与施工机械化,2017(6):16-20.
[3]钟庆捷.提高张唐铁路工程项目物资采购管理建议[D].西南交通大学,2012.
[4]刘恒熙.铁路工程项目物资采购供应管理探索研究分析[J].经营管理者,2014(23):104.
[5]刘宇伟.对铁路项目建设工程物资集中采购供应模式的探索[J].贵州工业大学学报:自然科学版,2008,37(6):206-210.
作者:娄旭 单位:中国铁路物资北京有限公司
