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摘要：分析了铁路采购管理工作的现状和难点，提出了采购管理信息系统开发的思路、总体框架、功能模块构架和系统业务流程，并提出了建议。
关键词：铁路采购;管理信息系统;研究
1铁路采购管理信息系统建设的必要性
随着铁路快速发展和装备大规模投入使用，采购工作在日益受到企业经营管理和监督管理部门重视的同时也被社会广泛关注。采购管理是以市场交易行为来满足铁路运输生产和基本建设的物资需要，是保障企业持续经营的重要环节。采购管理工作具有涉及面广、管理对象复杂、信息量大的特点，同时也是廉政建设重点领域，对分权管理、程序控制、信息公开有着极高的要求。国内外大型企业极为重视采购管理信息化建设，通过采用成熟套装软件或自行开发的采购管理信息系统，控制采购成本，保障采购质量，提高生产率和企业核心竞争力。建设铁路采购管理信息系统，实现采购全过程信息化管理，提高工作质量和效率，提升采购管理水平，促进管理决策和过程监督，显得极为迫切。自铁路总公司成立以来，总公司物资管理部就在铁路物资信息化建设方面做了大量工作，研发并推广运用铁路物资管理信息系统、物资采购商务平台和招商平台。但是，铁路物资管理信息系统基于铁路内网系统，其主要功能偏向收发存、物资调拨、材料核算、统计分析等；物资采购商务平台、招商平台是基于互联网系统，其主要功能偏向采购信息公告、网上竞价和供应商信息管理等。上述系统均缺少采购管理功能，尚未形成物资管理的全面覆盖和闭环管理。采购信息管理系统涵盖从采购项目申报与受理、采购预案编制、采购方案审核、采购前准备、开评标过程、采购结果形成，以及执行和跟踪、统计分析等全业务管理。通过信息技术手段实现采购过程流程化、标准化管理，有利于采购工作组织和实施，提高采购效率和质量；有利于促进采购过程透明化，加强管理和监督；有利于采购数据的归集和运用，更好地为管理决策服务。综上所述，铁路采购管理信息系统是铁路物资信息化的重要内容，作为现在使用的铁路物资管理信息系统和物资采购商务平台及招商平台的补充，组织建设铁路物资采购管理信息系统，实现物资管理全面覆盖和闭环管理十分必要、非常迫切。
2现状和难点
从当前全路情况看，大多数铁路局采购工作组织和管理均在系统外实施，依靠Office等办公软件或者借助一些简单的信息系统来协助完成各项工作，工作界面多、重复劳动多、信息资源共享难，严重制约了采购效率和质量。目前仅武汉、西安、成都等少数铁路局先行探索自主开发了采购管理信息系统，而其他路局大多有动意但未付诸实施。总体来看，采购管理信息化在全路尚处在探索阶段，全路对采购信息化管理的需求能达成共识，但如何实现采购管理信息化尚未形成共识。主要难点如下：一是随着铁路公司制改革的不断深入，全路物资管理模式还在不断创新和优化，组织结构、管理要求和流程控制处于较为频繁的调整期，采购操作层面经常发生变化；二是铁路总公司、铁路局、基层站段各级采购业务处理方式、处理过程存在一定差异，同时铁路局之间、站段之间也存在较大差异；三是虽然少数路局自主开发了采购管理信息系统，但系统个性化较强、功能缺乏弹性，改造难度大、耗时长，其他路局很难简单移植，不具备广泛推广的可行性；四是采购管理信息系统必须与全路推行的铁路物资管理信息系统、物资采购商务平台、招商平台实现数据交互。而现实情况是各系统分散、分块开发，数据接口难，无法形成高效的、统一的物资信息化管理。
3目标和原则
总体目标：实现铁路总公司、所属企业及其基层单位对货物、工程、服务的购买和销售行为的信息化管理。重点解决的核心问题：一是流程可灵活配置，在一定范围内兼容流程差异，满足不同管理需求和管理变化；二是既要实现采购全过程信息化管理，也要与现有系统互联互通，实现管理完整性、数据一致性。
3.1建设目标
3.1.1实现全过程管理。系统包括申报与受理过程、集体决策过程、标前准备、开评标、采购结果、档案管理和执行跟踪、数据统计及分析，即实现采购流程的全过程管理。3.1.2实现纵向贯通、横向协同。通过铁路总公司、铁路局、站段采购管理联网运行，实现集约化采购管理模式下的纵向业务贯通、管理贯通；通过与物资管理信息系统、物资采购商务平台和招商平台之间数据共享实现横向业务协同。3.1.3实现灵活配置。系统采购流程可以根据单位的实际采购进行自行配置，同一单位可以建立不同的采购流程，以最大程度满足不同单位对采购流程的需求。
3.2建设原则
3.2.1具有通用性。能适应铁路总公司、各路局及其基层单位在采购管理上的需求。3.2.2具有易用性。能通过简单的配置形成具体单位在采购辅助管理工具，用户的操作简单明了。3.2.3具有一致性。能形成统一的概念范畴，统一的文档体系，统一的业务处理方法，减少或降低差异性对开发、维护、升级的影响。3.2.4具有开放性和扩展性。能与铁路物资管理信息系统、物资采购商务平台、招商平台及其他管理系统实现数据共享和交换；能较为方便地对功能进行升级和扩充。
4基本思路
4.1实现业务标准化
4.1.1流程标准化。由于差异性客观存在，无法在大的业务过程层面实现流程的标准化。所以系统应以环节模块的标准化为目标，即在每个环节模块的功能是确定的，环节的处理方法是不可选择的或者极少选择的。4.1.2文档标准化。系统在一定程度上可以视为以项目为单元的文件编制与管理的系统。要提高文档编制效率需要两个基本处理方法：一是文档的标准化；二是自动写入字段型的数据。4.1.3文档内容模板化。文档标准化需将文档内容的模版化，模板可替换内容有标识约定。4.1.4文档可更新。为适应文档的变化，标准文档应有版本号和版本的启用和禁用时间（或标识）。
4.2实现可配置管理
由于各铁路局管理模式不一、组织机构不同，采购管理流程多样化。为此可以抽离出大部分铁路局采购管理流程的共同性，在业务中将各个采购环节进行模块化，引入配置管理思路，降低流程中环节之间的耦合性，提高业务流程的适用性。可配置管理是实现广泛运用的关键，包括自定义采购流程、采购流程配置、审批流程配置。4.2.1自定义采购流程。是指采购主体根据自身的实际，命名采购流程中的各个过程和环节（过程为环节的容器），确定各环节审批点、备份点等属性设置。4.2.2采购流程配置。是指将自定义的采购流程与系统提供的显示页面及数据处理功能联系起来的操作过程，可采用列表配置和图示化配置两种形式。4.2.3审批流程配置。是指对自定义的采购流程中设计的审批点设置审批的流程，可采用列表配置和图示化配置两种形式。
4.3“两级部署、三级应用”的总体构架
满足全路范围内使用，在铁路总公司和所属企业两级部署，总公司、所属企业（铁路局包括业务处、采购所）、所属企业基层单位（包括基层站段、局管建设公司）三级应用。实现铁路总公司、所属企业数据共享，业务纵向贯通，实现与现有相关管理信息系统互联互通，采用B/S模式实现三级联网应用。
4.4系统功能模块构架
4.4.1配置管理。包括自定义采购流程、采购流程配置、审批流程配置。4.4.2项目管理。包括项目主页、项目行为、项目管理、包件管理、明细管理、投标管理、评（定）标管理、讨论管理、执行跟踪、投诉管理、档案管理等。4.4.3会议管理。包括会议主页、会议行为、会议编辑、会议室安排、会议费用、评委会安排、评委抽选、评委分工。4.4.4对象管理。包括对象流程、文档编辑、人员编辑、提交审核、对象审核、异常处理、项目讨论、流程跳转等。4.4.5综合查询。包括明细查询、进度查询、审核查询、流标查询、完成情况、法规文件、统计台账、历史资料等。4.4.6系统维护。包括单位管理、人员管理、供应商管理、评标标准管理、模板管理、通用字典维护、评标表格设置、模板设置和法律法规文件等。主要功能构架如图2所示。
4.5系统业务流程
按照标准化、程序化要求，对现有采购工作流程进行分析、整合、再造，形成统一的、标准的、规范的全业务管理流程。加强过程控制，在采购项目计划申报、项目预案、采购方案、采购文件、采购结果审批等关键环节可设置多级审核。实现关键环节的内部控制，把好廉政关口。系统业务流程如图3所示。
4.6系统适应性需求
采购管理信息系统是物资管理信息化的一部分，必须与现有各物资管理信息化软件、常用办公应用软件的接口和兼容。充分考虑与现有铁路物资管理信息系统、物资采购商务平台、招商平台等信息系统的数据接口。充分考虑应用软件兼容性。系统应该能够与Office软件完全兼容，能够完成各类Excel表格的输入输出功能，并通过技术手段实现采购中各种Word文档的编辑与自动生成功能，方便输出与打印。数据转换内容见图4。
5有关建议
5.1尽快组织研发，建设铁路采购管理信息系统
从当前情况看，各铁路局迫切需要实现采购信息化管理，研发并推广采购管理信息系统是当务之急。建议铁路总公司统一组织开发“铁路采购管理信息系统”，实现铁路总公司、所属单位及其基层单位采购全过程信息化管理，实现与现有物资系统有效连接，通过系统研发和整合，形成物资信息化闭环管理。
5.2制定总体规划，构建铁路物资一体化管理信息化平台
建议铁路总公司组织研究制定铁路物资信息化建设总体规划，纳入铁路总公司大数据平台建设和铁路ERP建设规划。以实现物资管理完整性、数据一致性、系统协同性为目标，同步制定相应实施方案和推进计划，分步实施推进，不断“完善、扩展、整合”各物资信息系统功能，构建与铁路“大物资”管理要求相适应的全覆盖、全链条、一体化闭环管理的铁路物资信息化管理平台。
5.3统一规范开发，打造标准、高效的铁路物资管理信息化平台
建议铁路总公司牵头，组建高水平的团队，统一组织研发，规范程序设计，打造信息化平台。组建以现有系统的研发单位为主，铁路物资领域复合型人才全程参与的研发团队。在保持团队质量和稳定基础上，以总体建设规划为指导，以标准化建设和管理为基础，以系统完整性、一致性、协同性为目标，打破现有各系统的技术壁垒，统一研发、规范设计，减少系统接口，打造统一、规范、高效的物资管理信息平台，提升物资工作整体运行水平，促进铁路物资管理再上新台阶。
作者:高俊斌 单位:中国铁路武汉局集团有限公司物资管理处
