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摘要：在推动两级管理体制改革的过程中，如何提升二级学院办公室工作效率已成为二级学院行政管理工作的重要研究课题。该文在阐述二级学院行政标准化建设必要性的基础上，对当前二级学院行政管理模式现状进行分析，提出将标准化、流程化概念引入二级学院行政管理工作，最后从提升二级学院行政效率，为二级学院师生提供便捷的服务以及改善人事变动对行政管理工作的影响等层面揭示了促进高校二级学院行政标准化和流程化建设的积极意义。
关键词：高校；二级学院；行政管理；标准化建设
近年来，党和国家高度重视推进“放管服”改革。在“放管服”改革背景下，推进行政管理标准化建设已然成为大势所趋。《中国教育现代化2035》中明确提出，应高度重视“提高学校自主管理能力，完善学校治理结构”。因此，二级学院是普通高等学校的二级教学单位[1]，也是我国高等教育办学体制出现的一种新的办学形式。近年来，国内不少高校二级学院发展取得了较大的成就，形成了具有高效率的教学质量。在新形势下，二级学院行政管理工作是二级学院改革与发展必须高度重视的一项重要工作。因此，高校二级学院应当顺势而为，立足当前行政模式的实际情况，将标准化、流程化的理念融入高校行政管理工作，切实有效地促进高校二级学院行政办公室效率提升。
1“十四五”规划下推进学院行政标准化和流程化建设的必要性
2021年3月11日，十三届全国人大四次会议表决通过了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》（简称“十四五”规划）。同时，“十四五”规划中也明确提出：“推进高等教育分类管理和高等学校综合改革，构建更加多元的高等教育体系。”“十四五”规划下，推进高校行政管理标准化已成为高等教育分类管理和高等学校综合改革的应有之义。其必要性集中体现在：第一，加强学院行政标准化建设是提升二级学院行政效率的客观要求。通过将标准化建设理念融入学院行政管理，实现对二级学院办公室工作各环节的科学化管理。同时，通过标准化、流程化的学院行政部门运行，可以确保各个环节之间的有效协调，确保行政管理工作的正常开展，继而提升学院办公室整体的行政效率。例如，通过提升行政效率可以保障学院教育管理、科研管理、学生管理、后勤保障等一系列工作，严格遵循流程开展，确保各项工作取得应有的实效。第二，加强学院行政标准化建设是促进二级学院改革与发展的必然要求。新形势下，推进二级学院管理体系改革是提升其核心竞争力的重要途径[2]。通过提升行政标准化建设水平，可以实现对学院内部资源的合理利用，确保学院行政管理、教育科研等各项目标有序完成[3]。同时，依托标准化、流程化的行政管理工作模式，可以实现各项工作的高效运转，提升行政管理工作的效率和质量，进一步提升学院的办学水平和办学效益。
2现阶段高校二级学院行政模式现状分析
随着高校改革与发展进程的不断推进，高校对二级学院管理工作给予高度重视。目前，从二级学院办公室行政人员的实际工作情况来看，依然存在一些问题，影响到二级学院整体行政效率的提升。这些问题集中体现在：第一，行政人员工作思维固化，行政管理工作缺乏灵活性。在二级学院办公室行政工作中，行政人员受传统工作思维影响，认为办公室行政工作只需要负责好上传下达、上报资料等工作即可。这是一种形式主义的作风。受这种作风的影响，行政人员将工作目标定于完成上级交办的任务，墨守成规，仅仅停留在做完而非做好的层面。久而久之会使行政人员形成固化的工作思维，造成工作中普遍存在缺乏积极性、探索性和创新性等问题，不仅降低了行政人员的工作能力、工作效率和工作质量，更影响二级学院行政管理工作的有效开展，影响二级学院教育教学、人才培养等各项工作的开展。第二，二级学院行政工作繁杂，引发行政人员的职业倦怠。办公室是各项管理工作的重要桥梁和枢纽[4]。办公室工作内容通常较为繁杂，涉及多个部门的沟通与协调。目前，学院办公室部分行政人员由于长期面对繁杂琐碎的行政事务，在心理上出现了对该职业的倦怠情绪，使得行政人员工作效率降低，工作不够上进，出现心理压力过大甚至抑郁等情况。对二级学院而言，在行政工作中，如果不能够采取有效的激励措施或心理干预措施等，势必会造成行政人员职业倦怠问题的日趋严重，最终影响学院整体行政效率的提升。总之，现行的行政模式在标准化、流程化等方面存在不足，造成二级学院行政管理工作通常由相关管理人员依照惯例或经验开展工作，造成学院办公室行政人员工作思维固化，工作过程缺乏灵活性，影响到行政管理工作整体效率和质量的提升。
3行政标准化视角下高校二级学院行政管理工作优化建议
二级学院行政标准化是指通过在高校二级学院中实施标准化建设工程，使得二级学院行政管理工作实现目标清晰、职责明确、赏罚分明，充分发挥行政部门的作用，服务二级学院广大师生需求，为实现二级学院教育、科研、学生管理、教师管理等各项工作的稳步有序开展提供清晰的流程划分和服务指南。在行政标准化建设视角下，高校应对二级学院行政管理工作予以优化。例如，行政标准化的内容应涉及制度建设、监督机制建设、绩效考核与激励机制建设等方面。具体如下：第一，建立完善的二级学院行政管理制度，明确行政目标及行政人员职责。对任何组织而言，健全的制度是各项工作开展的重要依据，有利于促进工作中形成良好的行为规范。在促进二级学院标准化建设的过程中，高校应充分结合二级学院的特征及实际情况，科学地确定二级学院行政人员应遵循的行为标准、管理工作流程和操作指南，形成完善的行政管理制度。剔除行政管理制度中不合时宜的环节，将标准化、流程化、精细化等理念融入行政管理制度，结合不同工作环节的工作内容差异，制定出对应的管理规范。同时，应增设面对面交接制度、工作清单交接制度以及工作衔接期等。第二，注重提升行政人员的责任意识和服务意识。其中，责任意识强调的是在落实行政管理制度过程中必须始终遵循科学合理、公平公正的原则[5]。而服务意识则强调了以人为本的服务理念，将行政管理制度优化完善与二级学院服务师生、服务学校发展的定位相结合，发挥学院办公室的枢纽作用。第三，建立行之有效的监督机制，确保行政管理各项工作高质量地完成。同时，监督机制作用的充分发挥，可以实现各环节之间的有效协作、相互促进和相互制约。此外，通过建立有效的考核激励机制，也可以充分调动起行政人员的积极性，促进二级学院行政效率的提升。例如，通过引入严格的评分标准对行政人员日常工作进行准确的考核，并通过采取对应的奖惩机制，促进行政人员依据相关制度履行其应有的职责，促进行政工作效率的提升。第四，建立基于信息技术的二级学院行政标准化工作流程。二级学院应充分利用校园信息网络提供的优质信息平台与行政管理工作紧密结合，一方面可以提升行政人员的工作效率和质量，另一方面可以发挥信息技术的优势实现对行政管理工作模式的重构，促进行政管理标准化、流程化的实现。例如，通过对行政管理工作进行梳理，将信息技术渗透到各环节，可以使得行政工作更具标准化和规范性。同时，依托现代信息技术在信息传播和沟通交流领域的优势，可以有效地呈现行政管理工作的标准化建设成果。
4高校二级学院行政标准化建设的积极意义
高校二级学院通过推进行政标准化建设在实践层面可取得的积极成效集中体现在：第一，通过实行行政标准化，实现教育管理、科研管理、学生管理、后勤保障等各项工作严格按照工作流程和操作指南开展。在服务理念和责任意识的指导下，以服务师生为工作目标，为其提供便捷的服务，确保行政工作开展取得令人满意的效果。第二，通过实行行政标准化，有效地解决行政管理工作中存在的低效率问题。行政效率的高低是衡量行政管理活动优劣的综合指标。通过行政标准化建设，实现分工明晰与团结协作有效结合，并依靠简洁高效、规范合理的标准化制度和运行模式，实现行政效率的有效提升。第三，通过实行行政标准化，使得行政管理工作更规范，即工作过程清晰明了、任务分配界限分明、机制运转有序高效。规范性的实施体现了行政管理工作效率优先、服务为本、靶向设置的特质。第四，通过实行行政标准化，将面对面交接制度、工作清单交接制度以及工作衔接期等合理地引入学院办公室人事管理工作，从而有效地解决因人事变动而导致的交接不全面问题。
5结语
总之，高校二级学院必须结合行政管理工作实际情况，积极推进行政管理工作标准化、流程化建设，促进二级学院行政效率的不断提升，为二级学院广大师生提供更加便捷的服务，为促进新形势下二级学院健康发展营造出良好的行政环境，助力二级学院的高质量发展。
作者：戴薇 单位：中国地质大学（武汉）
