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摘要:
基于玉树地震时档案损失，论述档案管理的重要性及其安全管理，只有加强管理设施建设、提高人员综合素质，才能防患于未然。
关键词:
玉树7.1级地震;档案管理;档案安全
0前言
2010年4月14日7时49分是一个撼动人们心灵深处的恐惧、悲痛的时刻，7.1级的强烈地震似乎要吞噬青海省玉树藏族自治州的一切。据青海省玉树藏族自治州档案馆的数据统计，灾区的档案共计13万卷，在地震过程中，有9家档案室倾覆，将近万卷的档案掩埋在废墟之中，剩余的12万卷档案在地震结束之后均处在危房中［1］，对灾后档案重建工作造成不可估计的困难。而追溯到2008年的汶川8.0级大地震，我们会发现除了重大的人员伤亡和财产损失之外，重灾区的档案受到了严重的损毁，造成不可估量的毁灭性影响。地震带给我们的伤痛是沉重而长久的。因此，在灾难发生之前，我们需要做好各方面的预防性工作，防患于未然，最大限度地降低损失与伤害，同时，这也是全世界档案管理部门共同面临的重大难题。如何在灾难发生前充分意识档案管理的重要性，做好档案的高效管理工作，防患于未然，减少档案的损毁，保证档案的安全，才能有效规避灾难的重演。本文阐述了档案管理的重要性及其安全管理，期望能够为当今档案管理工作提供一定的参考与指导。
1档案管理的重要性
1.1弥补我国档案管理的硬件建设缺口，提升档案管理规范的需要
由2010年4月14日7时49分的青海省玉树藏族自治州7.1级的强烈地震引发的档案损毁，可以看出我国档案管理的硬件建设的缺口比较大，表现为档案馆等建筑的抗震性能比较差，消防等级偏低，而且大部分档案室的安防、供电、给排水、采暖等基础设施普遍存在老化现象，档案室内湿度较大。据相关数据统计，其湿度一般在70%左右，就已经超过国家标准60%的上限，不利于档案的长久保存。除此之外，档案的包装盒也不合格。这些问题，均会造成档案的难以抢救与修复。因此，强化档案硬件建设，查漏补缺，为档案管理提供更加牢靠的基础保障［2］。同时辅助规范化的档案管理模式，即利用信息技术，实现档案信息管理的规范化、标准化，具体做法是将档案信息的收集、整理、著录、鉴定以及保管的任何一个环节都严格依照统一的计算机程序进行科学的管理。要注意以下几点:①对档案信息进行普查筛检、剔重。传统老套的档案管理模式往往没有做全面的清查，而且档案划分保管的期限都存在一定的偏差，许多档案存在失去参考价值或者多份现象。②利用信息技术，对档案进行重新组合分类，使其规范化。将传统老套的管理办法中过于厚重、内容混杂的案卷，根据实际需要重新整理成册，案卷要尽最大可能的将原本就存在一定联系的文件有机地组合在一起。③档案要设置统一的分类号，保证案卷能够被成功检索。利用信息技术对档案进行检索的优势在于满足大众对档案信息检索的需求。另外，为了确保检索的完整性，要因事制宜的设定一些明细规则，约束其规范性操作。④档案提名要规范，保证检出的准确性。
1.2保障档案管理安全性的需要———强化工作人员的安全意识，完善管理体系
目前，我国档案管理工作人员的安全意识较为薄弱，其管理体系也十分落后，不能保障档案安全，虽然部分地方按照国家档案局的相关规定，建立了档案安全制度(符合当地实际发展水平)，但往往流于形式。在具体的执行过程中，由于相关工作人员的安全意识薄弱，且业务综合素质不高，工作效率低等问题，档案管理的安全性常常不能落到实处。除此之外，大部分的档案管理部门缺乏规范、科学的管理体系，往往表现在过于表面化，也就是俗话说的走过场，没有规范性的奖惩制度，即使犯了小错误，往往也能规避，助长了工作人员的惰性，不利于安全意识的提升。长此以往，便会造成严重的档案损失，而且一旦发生灾难性事件，便会造成不可估量的档案损毁，甚至无法修复，对人们的切身利益造成严重的损害。因此，对档案管理工作人员进行专业业务培训，提高他们的专业性是必要的。通过多种方式培育工作人员的安全意识，在管理制度上，要实行安全管理，主要表现为档案的统计管理，要按轻重缓急进行有序操作。在推进档案的利用程度、价值大小以及利用率等方面，需要做到公正公开，对所有的档案进行轻重缓急的排序，增加档案管理循序渐进的可操作性。首先，对于那些紧急需求的档案，要进行先行处理，为需求者提供用档保证，从而提高档案的管理效率，同时扩大档案的备份，做到安全性管理，避免发生灾难时数据的丢失。其次，利用信息技术可以将档案的著录工作开展的更加顺利，在节省时间的同时，降低相关工作人员的工作强度和工作难度。在著录的过程中，将档案的内容按照事实的单一、复杂程度等，进行重新录入。若一些档案的内容存在重复或者类似的情况，要对其进行合并整理，形成系统性、科学性的新的著录案卷，节省内容所占的空间，提高管理效率。第三，对于那些重要文件或者内容所反映的事件比较重大的档案，要做特殊的标识，然后，利用信息技术，给出相应的分类号。这样，既可以使原有的零散、老套的档案更加规范化，又可以全面提升档案的管理水平，多方面的协调管理，能够增强档案的安全性，也方便灾后档案数据的找回。
2档案的安全性管理
做好档案的安全性管理，首先要规范专业性操作，具体做法为:①档案的有效装订。工作人员可以参考《文件归档整理规范》中的装订模式，且要根据实际情况进行装订变通，但要切记文字材料必须装订，不可差错漏掉。另外，对于必须参考的图片，一定是记录清晰正确、耐久性强的图片。装订档案要采用左侧装订法，牢固、整齐、简洁的保管和整理好信息资料。②档案在装订过程中，要注意上孔要和“档案馆号”齐平;中孔取上下两孔的中心，水平方向上要与左边缘在平行线上;下孔要与“保管期限”持平，这样整理好的档案，不仅能够便于资料的保管，更加美化了档案的视觉效果。③档案的秩序排列要以时间及重要程度为中心，不要人为破坏资料文件自身的有机结构，保证资料的完整性，方便资料的快速查找以及资料的有效利用。档案管理工作人员要根据实际情况，将各种文件资料进行机构、保管期限、时间整理，这样才能使档案资料的编排合理，提高利用效率。做好档案管理的基本工作，提高专业素养，实现档案管理质的跨越。其次，档案的安全性管理需要相关法律法规的约束，需要做好以下几个方面的工作:①相关政府部门及相关单位要加强对档案管理的法律法规宣传力度，并建立相应的奖罚机制，约束执行过程中的行为，使其规范化、制度化。相关规章制度的建立和完善，能够促使相关工作人员全面学习法律法规知识，提高档案正确的安全管理意识，增强责任意识，确保档案各项数据、资料的完整性和真实性。②重大建设项目档案管理，如基础建设类，施工单位在施工的各个阶段的招投标文件、设计方案、实际操作情况及相应的图纸、资料、文件、监理的真实记录等要进行及时的收集整理，并且由专业管理人员统一规范归档，保证建设档案的真实性、完整性、连续性和安全性［3］。③档案库房是档案馆建筑中最重要、最特殊的一部分，是为保护档案提供基本物资条件的重要场所。档案库房设计、建筑的合理性和设备的经济实用性，直接关系到档案的安全。还要配备一定的配套设施，最基本的设备主要包括空气调节装置、档案装具、档案保护技术设备、专用信息化设备、档案利用设备、档案维护监控设备、档案抢救与恢复设备等。第三，严格规范每一细节，在强烈的社会责任感的鞭策下，不断地改进档案管理模式，保证其质量，并且加强基础建设，全面改善档案管理现状，预防灾害造成严重的档案损毁，吸取在玉树地震中档案损毁的经验教训。
3结语
环境的恶化，气候的更迭，致使自然灾害的发生率频增，在灾害中，大量的档案损毁，造成不可估量的社会效益损失，尤其是“4•14”玉树7.1级强烈地震引发的档案损毁更是让人扼腕，为防患于未然，不仅要加固档案基础建设、优化管理模式，不断加强工作人员的专业素质，还要不断强化相关法律法规的约束。在此基础上，形成良好的、规范的、科学的档案管理体系，利用当代先进的信息、管理技术，建立异地备份制度，利用强大的数据功能，即使自然灾害对纸质档案造成了严重的损毁，电子版的档案也能发挥其重要作用，不至于造成毁灭性的灾害。因此，档案管理重要性及其安全管理最为关键的在于防患于未然，真正意义上执行好档案管理的每一个细节。
作者：胡爱真 单位：青海省地震局
参考文献:
［1］杨冬权．在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话［J］．中国档案，2010(6):12.
［2］赵平．强烈地震给城建档案工作的启迪［J］．城建档案，2010，(10):45－47.
［3］陈佳丽．谈水利工程建设项目监理档案管理［J］．黑龙江科技信息，2013(27):187－189.