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一、引言
中小制造企业相比于大型企业，因其资金短缺、技术实力较弱，难以建立良好的供应链关系。所以，在供应链管理的环境下，如何立足于市场是中小制造企业面临的一个难题。其中，采购作为企业制造的起点，对之后的制造环节至关重要，而采购质量控制则是采购管理中关键的方面之一。在质量管理中，目前常用的工作程序就是PDCA循环，这也是全面质量管理的基本方法。因此，通过探讨PDCA循环法在采购质量控制各方面的具体应用，不仅可以提高中小制造企业的采购质量，也可使其采购管理更加标准化、规范化。PDCA循环是由美国质量管理学专家戴明博士提出的，因此又被称为“戴明环”。PDCA，是指计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Action）四个阶段，这四个阶段相互衔接、相互促进，缺一不可（具体内容见下图）。企业的质量管理工作，实质上就是质量计划制定、实施的一系列过程。这个过程是由PDCA循环四个阶段指导，周而复始循环，并持续改进。PDCA循环是提高产品质量的一种科学的管理工作方法，对持续改进采购质量也很有效。
二、PDCA循环法在采购质量控制中的应用
（一）Plan———计划阶段
1.中小制造企业采购质量控制现状分析
大部分中小制造企业受资金短缺的限制，一般经营规模不大。在进入成长期之后，自身管理中会暴露出许多缺陷，运营机制也不再适应企业的发展。其中，物资采购的监管控制不到位就是其管理上的众多缺陷之一，这就使得中小制造企业的采购质量难以保障。中小制造企业造成采购质量问题的原因，主要有这几种情况：
（1）采购人员素质较低。采购人员的专业素质不仅包括与采购相关的商务谈判能力，也包括对企业所在行业基础知识、相关技术的熟悉。由于采购工作较为敏感，采购人员的工作与资金、物资相关，而这两者对经常面临融资困难的中小制造企业来说至关重要。因此，任人唯亲是许多中小制造企业的普遍选择，或企业过分重视采购人员的道德品质，而忽视对他们专业素质的要求。采购质量很大程度上取决于供应商，而如果采购人员对行业知识和技术了解为零，在其选择供应商时，就难以用价格以外的其他标准衡量，直接加大了采购质量的风险。又由于有些采购人员缺乏行业知识，不能准确解读采购信息，所以当物料品种、规格变化或设计文档变更时，常常会不知所措，甚至向供应商传递错误的采购信息，使采购的物资质量不符合要求。
（2）信息化基础薄弱。良好的采购质量与准确的采购信息密不可分。然而，由于中小制造企业资金匮乏、技术有限，规模较小，大部分企业并未引进企业信息管理系统，即使少数引进信息管理系统的企业其应用水平也较低。虽然多数中小制造企业都会配置计算机和局域网，但是能真正利用网络进行采购信息沟通和传递的却为数不多。许多采购人员在合同谈判、订单签发、订单跟踪等环节仍依靠于传真、电话等通讯工具。这些问题大大限制了采购信息共享，对于企业内部，各部门也无法快速进行物资信息的沟通。例如，质量部无法及时向采购部反应物料质量的检验情况、研发部无法及时有效传递物料变更数据等，这些都会加大采购质量控制的难度；对外部供应商的信息交流更加有限，不能准确获取企业的采购需求信息，造成信息不对称现象，从而影响其供应的准确性，造成企业采购质量的隐患。另外，基础信息管理系统的不完善，使得必要的文字、流程记录缺失，一旦发生质量问题，更加难以调查，阻碍了采购质量管理工作。
（3）供应商选择随意。研究表明，30%的产品质量问题是由供应商引起的。供应商的选择合理与否，一方面与采购人员的专业素质息息相关，另一方面缺乏对供应商考核记录和质量统计记录。由于中小制造企业自身管理水平较低，对供应商更是缺乏评估和监督，所以采购人员一般是根据自身经验进行供应商选择，缺乏基于数据的事实依据，也没有规范的供应商认证流程，增加了出现采购质量不符合要求的可能。
（4）进货作业流程不规范。进货验收是企业采购质量控制的一大关口，严格把握好进货检验是采购质量的有效保障。目前，大多数中小制造企业在物料进库时都会安排人员抽检，但是其中许多企业由于缺乏质量评定规程，常出现这些情况：一是取样比较随意，不能保证样本的代表性。二是对物料检验时没有细致、明确的相关指标，过多依赖检验人员的经验。三是验收时没有物料质量相关统计和档案记录，事后也无法进行定量、定性分析。因为随着供应商自身的发展，其物资的质量也相应会有所变化，进货的检验标准应与其发展相适应。四是对于不合格品的控制仅限于处理阶段，反馈供应商进行处置，没有对其质量问题进行跟踪分析并查明原因，从而进行品质问题的预防。这些不规范的工作流程都大大增加了采购质量管理的难度。
2.确定采购质量控制的方针、目标
（1）加强采购质量管理的基础工作。加强采购质量管理的基础工作包括：基础数据准确化、制度标准化、业务流程规范化。基础数据是采购信息的重要组成部分。准确的采购信息，是采购质量的保证；建立完善、精准的物料基础数据，是开展采购质量控制工作必要的开端。准确的基础数据要能够精确地描述任一物资的特性，确保其唯一性，包括件号、尺寸规格、材质、可允许误差等，若物料过于复杂应备份图纸等档案。标准的制度、规范的流程，是有条不紊开展采购质量工作的保障，也是企业各部门分工明确，清楚岗位职责所在。良好的制度、流程应具备可操作性和指导性，既不太过精细而导致手续繁琐，造成执行困难，也不过于简单而导致形同虚设，使采购监控无法到位。
（2）提升采购人员素质。中小制造企业应转变任人唯亲的旧观念，选择德才兼备的员工担任采购岗位的工作任务。除了具备良好的责任心和事业心之外，采购人员还必须具备良好的专业素质。不仅要具备专业的商务谈判技能，能维护与供应商良好的关系，还需具备企业所在行业的相关技术、相关法规的基础知识。企业也应当适时提供相应的平台，给采购人员提供学习的机会。
（3）建设采购信息化平台。采购质量控制工作大部分内容是保障采购信息的有效、准确传递。因此，应加快企业采购信息化建设，建立必要的信息化平台，集成、共享企业资源信息。不仅对企业内各部门，也包括外部供应商，通过信息化平台，及时下达和获取采购需求的信息并保证其准确性。在出现采购质量突发问题时，也能及时沟通，根据传递的信息及时查明原因，解决问题、分清责任。
（二）Do———执行阶段
根据上述影响采购质量控制的各方面因素，拟定相应的改进目标后，便进入执行阶段，即以一定的措施和方法来执行计划，保障落实制定的目标。具体可从以下几方面执行：
1.供应商管理
（1）建立供应商分类。根据采购的80/20规则可知，20%的供应商需要80%的管理精力。说明在供应商管理中，并不是每个供应商都需要同等的管理关注。因此，中小制造企业可根据企业不同物资的重要性，将供应商进行分类管理。分类管理可用帕雷托分析法，按照采购品的重要性将供应商分为A、B、C三类。关键资源占企业采购品价值的70%左右，对企业生产制造至关重要，可将其供应商分为A类。A类供应商的比例控制在总供应商的10%左右，进行重点管理；主要资源占企业采购品价值的20%左右，可将其供应商分为B类。B类供应商的比例控制在20%左右，可适当减少管理投入；一般资源约占企业采购品价值的10%，属于企业的低值易耗品，可将其供应商分为C类。C类供应商的比例大约控制在70%。
（2）建立供应商选择标准和流程。采购资源的质量直接决定企业最终产品的质量，而采购资源的质量又由供应商决定，因此，供应商的选择十分关键。企业必须将“下达采购订单”和“选择供应商”两个概念从制度上进行分离。中小制造企业受资金限制等原因，可能无法建立专业的供应商管理部门。因此，可组建一支供应商管理团队，负责供应商评选、考核、淘汰，队员应包括来自质量部、生产部、工艺部、财务部和采购部的相关工作人员。一是团队可根据价格、质量、交期、地域、生产能力、工艺技术、售后服务等供应商选择影响因素，通过综合评分法，合理规定相关因素的权重，制定不同采购品的供应商选择标准；二是团队可根据各个供应商提供的文件进行统计审核，在初步确定准供应商后，对准供应商进行样品测试，或者直接到供应商现场进行考察；三是根据实际情况的考察，确定最终供应商。
（3）加强供应商品质控制。进货验收是对供应商品质控制的主要内容，严格把关进货检验环节是对采购品质量的重要保证。质量部应当对不同类别的物料制定采购标准、检验方法和质量评定指标，使得进货验收有章可循，实现过程科学合理化；质检人员进货验收时，必须根据检验方法取样，保障样本有代表性。还须按照质量评定指标进行相关测试，作出品质结果判定，并填写质检报告和合格、不合格报告，以便后续采购质量的跟踪。然而，仅仅完善进货验收对做好采购质量控制工作依然远远不够，中小制造企业应加强对供应商生产质量的关注，把质量控制工作提前到供应商的生产线上。企业可要求供应商提供其过程质量检验文件和出货检验文件等，监督供应商生产过程的质量。如果供应商允许，还可定期安排相关人员到供应商现场进行考察，监督供应商是否按照标准规范施工，抽检供应商在制品的品质情况，并作好相关记录。
（4）建立供应商评价指标和指标统计文档。供应商的评价工作是企业持有良好供应商的保证，间接决定了采购品的质量。对中小制造企业而言，交货质量和交期的及时性是衡量供应商最重要的两大指标。供应商质量指标主要包括，来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、来料免检率等。其中，以来料批次合格率最为常用，其公式为：来料批次合格率＝（合格来料批次÷来料总批次）×100%。采购部在收到质量部的质检报告后，应统计以上指标，并编写成报告作为后续评判依据；交期的主要两大指标为准时交货率和交货周期，采购部也应当对这两大指标进行统计备案，作为衡量供应商交货管理水平的标准；此外，产品质量与生产现场管理水平息息相关，如果企业有能力，可定期抽查供应商的现场管理情况，对其“5S”管理进行考核，作为后续供应商评价的依据。
2.员工技能素质
员工的技能素质与企业对员工的管理制度、培养的重视程度息息相关。
（1）选择德才兼备的采购人员，做到人岗匹配。
（2）为采购人员提供良好的学习平台，以提高采购人员的专业技能，提高采购工作的质量和效率。例如，开展每周部门例会，采购工作人员可分享工作中学习到的新技能或心得体会；定期适时提供培训课程以及学习采购工作中所需的各种理念、知识和方法等。
（3）加强采购部与其他部门的沟通，及时沟通掌握其他部门的更新数据，保障采购的准确性。例如，设立跨部门学习小组，定期召开例会，沟通企业产品的新知识、新标准、新技术等。在学习知识和技能的过程中，及时分享数据，使各种信息有效传递，减少采购过程的信息不对称现象，提高采购质量。
3.信息化平台的建设
加强信息化建设，以集成、配置企业的内外部资源，不仅能提高采购过程的效率和质量，还能使企业整个运营管理更加科学、规范化，是中小制造企业提升竞争力的必经之路。中小制造企业在建设信息化平台的过程中，应根据自身的发展情况和需求，选择适合企业实际的管理系统平台。
（1）可选择互联网应用服务提供商。其优点是，能够降低企业信息化建设的初始投资，企业不必再购买大型软硬件设备，同时还能解决企业信息技术人才短缺的问题。其可能存在的主要弊端是，服务的安全、质量、成本存在问题。
（2）建立ERP系统。ERP系统的优点是，企业整体集成性较高，能将企业管理从内部延伸至外部。缺点是，对企业的基础条件要求较高，且其效能会受到易用性、实施周期和企业现状融合程度的影响。初具规模、资金充裕、管理基础良好的中小制造企业，可学型企业的经验，并根据自身情况分析所需管理模块，构建ERP系统。
（三）Check———检查阶段
在检查阶段，就是将执行阶段的结果和计划阶段的目标进行对比，分析执行情况和实施效果是否达到所预期的目标，这是PDCA循环中检验质量水平是否提高的重要环节。通过检查阶段，确定哪些目标已落实，哪些工作还有待改进。其内容包括以下几方面：
1.流程执行情况
检查各项工作是否规范地按照流程执行。例如，供应商是否符合规定标准，是否按照流程规范选择供应商；进货时是否检验要求指标，验收、测试报告是否真实、完善。
2.订单信息情况
检查订单信息对采购品质量的描述，是否与采购标准文档相符。
3.过程质量检验情况
检查过程质量检验是否到位。例如，供应商过程检验文件是否明确、完善，在制品抽查记录是否客观、真实。
4.供应商评价情况
检查供应商评价项目是否符合规划指标，评价证据是否明确、充分。
5.采购总结情况
检查采购总结工作是否落实到位。例如，每批采购品质量统计文档是否完善，不合格的质量情况原因是否查明，预防措施是否切实执行。
（四）Action———处理阶段
处理阶段要对检查阶段的检查结果进行分析、总结和处理，它是PDCA循环中最关键却最易被忽视环节，是采购质量工作向前推进、保持持续改进的动力。其主要包括两方面的内容。
1.总结经验
将采购质量改进中已落实的目标和成功实施的结果加以分析、总结，将其中良好的方法、措施标准化、制度化，以便今后采购质量控制工作执行到位，也可作为解决其他管理问题的参考、借鉴。对失败的结果，要吸取教训，对其原因进行分析、归纳，并提出相应的改进措施，防止此类问题再次发生。
2.分析未解决的问题的原因
归纳此次改进采购质量尚未解决的问题，并分析产生这些问题的原因，作为下一次改进采购质量的参考。
三、结论
采购是企业运作的一个重要环节，而采购质量则是企业其他环节至关重要的保障。因此，探讨合理的方法和策略，提高采购质量，增强在供应链中的竞争力，对中小制造企业来说是一项非常重要和有意义的工作。笔者通过应用PDCA循环法，对采购工作进行事前规划、事中控制、事后考核和总结，对提高中小制造企业采购工作的水平，确保采购质量，增强企业的竞争力，有一定的借鉴意义。
作者：罗青 单位：浙江理工大学机械与自动控制学院
