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摘要：
文件生命周期理论是现代文件管理的基础理论。在石油工程中，根据文件生命周期理论可有效加强前期文件控制。首先，本文讲述了文件生命周期理论的概念及现实意义。其次，总结了石油工程前期文件控制中存在的问题。最后，提出了基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的应用措施。
关键词：
文件生命周期理论；文件管理；石油工程
在石油工程中，根据文件生命周期理论文件管理可分为四个阶段。这四个阶段里，属前期的文件生成阶段管理最为复杂，其前期文件控制也容易出现很多问题。根据文件生命周期理论可以进一步提高前期文件控制的效率及质量，为文件实现全过程管理提供了理论依据。
1文件生命周期理论的概述
文件生命周期理论是指从文件产生阶段到最终销毁或永久保存的一个生命运动过程。在这一过程中描述了文件的属性及作用，研究各个阶段和管理者之间存在的关系，从而做到对文件整个生命周期进行有效控制。文件生命周期理论的具体内容有以下三点：（1）文件整个生命周期应该是一个不可分割的整体，包括从文件的生成一直到文件寿命的结束；（2）整个文件生命周期可以分为四个不同的阶段，第一阶段是文件的生成，然后再到文件投入使用，其次到暂时的文件保存，最后到文件销毁或永久保存；（3）文件周期运动变化的基础要件是其文件的服务对象、保存场所以及对文件的管理方式的变化。根据这些变化判断文件属于哪个生命阶段，对应其阶段制定科学有效的管理方式。文件生命周期理论的形成对现代档案管理有着重要的现实意义，为现代化文件管理提供了有效的理论基础，帮助文件管理实现现代化改革，使得文件管理满足现代工程文件控制一体化和科学化的需求。
2文件生命周期理论的现实意义
2.1为文件的全过程管理奠定了理论基础
为文件的全过程管理奠定了理论基础是文件生命周期理论的现实意义之一。从文件生命周期理论的概述中得知，文件的整个生命周期是一个不可分割的整体。在其整个生命周期中，各个阶段都存在必然的联系。文件所记录的信息和记录方式在这一生命周期中都是均衡不变的，变化的只是文件的服务对象、保存场所以及对文件的管理方式。根据生命周期理论制定文件全过程管理方案。确保文件的完整性和准确性。在文件的全过程管理中，应该遵循文件生命周期理论，根据文件所处的生命阶段制定不同的管理方针，从而更加科学有效的对文件进行全过程管理。
2.2为文件阶段式管理奠定了理论基础
根据上文所述，文件生命周期理论明确了文件的生命阶段是根据其文件的服务对象、保存场所以及对文件管理方式的变化而变化的。在进行文件阶段性管理中，要遵循文件阶段变化的规则，根据其所在的阶段制定适用的管理方式，从而科学有效的进行文件管理，确保文件的完整和准确。
2.3为档案部门及档案人员对文件进行前端控制提供了理论依据
文件管理和档案管理应该是相互连接的。在文件管理和档案管理中，管理制度应该前后统一，在管理方法上也应该达成一致，应该当作一个整体工程来进行管理。在以往的文件管理和档案管理中，其二者管理之间并没有什么联系，导致前后不一致的情况经常发生。完善文件管理和档案管理的统一结合，从而提高文件管理效率。在档案管理中，进行前端控制是很必要的。前端控制可以有效提高文件质量和完整性，从而使档案管理更加方便和高效。在文件生命周期理论中，对于文件整个生命周期的全过程管理是极为重要的。这一理论充分证明了档案管理部门进行前端控制的重要性，把文件管理和档案管理相互结合起来，从而达到文件整个生命周期管理的统一，并确保文件和档案的完整性、准确性以及系统化。
3石油工程前期文件控制中存在的问题
3.1档案意识不高
档案意识不高指的是：在石油工程前期文件控制中，文件管理并没有和档案管理相互结合，而是把之分为两个没有联系的部门进行管理。这种行为和文件生命周期理论不相符。导致这一情况发生的原因有以下几点：（1）石油工程项目档案管理不完善，其档案管理机制不健全。档案管理应该和文件管理相结合。（2）管理层对文件生命周期理论的认识不足，没有从源头抓起文件管理。这一情况导致文件管理中很容易出现问题，导致文件不够准确和完整，严重影响文件质量。
3.2文件控制不足
石油工程前期文件控制中对文件控制不足也是存在的问题之一。具体有以下几个方面：（1）没有根据文件生命周期理论制定完善的管理方案，没有重视文件的全过程管理。前端控制和全过程管理不能协调起来。（2）监督力度不够，没有制定一套完善的监督体系。对于文件中出现的问题没有及时发现，也没严格监督文件是否完整是否准确。（3）文件管理不受控制，没有具体的规范，文件管理极为分散。（4）石油工程前期文件控制和中后期文件控制不能很好的衔接，文件管理不够统一。这些问题导致在石油工程前期文件管理中效率极差，并对文件质量有很大的影响。
4基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的应用措施
4.1完善石油工程项目档案管理
完善石油工程项目档案管理具体指的是：在石油工程前期，建立一个完善的文件管理机制，根据文件生命周期理论制定一套具体的管理方案和制度。在石油工程建设初期，要收集和整理档案，实时关注石油工程的进展。根据文件生命周期理论建设的管理机构，要把档案管理逐渐扩展到文件管理之中。并且石油工程前期文件管理延伸到各个部门之间，进行统一的归纳和管理。制定一套完善的整体管理机制，实现石油工程前期文件整体控制。
4.2加强石油工程前期文件监督
加强石油工程前期文件监督可有效确保石油工程前期文件不出现问题，提高文件的质量和效益。具体可以从以下几点出发：（1）完善监督机制，一个效率高的文件监督工作和其监督机制密不可分，完善监督机制可以有效提高文件监督的效率和质量。（2）加强监督力度，在文件每个生成环节要进行监督检查，确保生成文件中不存在问题。
4.3做好全过程管理与前端控制协调统一
在石油工程前期的文件控制中，要把文件前端控制规划到文件全程控制管理中。真正做到整个文件生命周期都统筹管理。在石油工程中，根据文件生命周期理论合理实施文件全过程管理，从而提高文件准确和完整，加强文件质量。
5总结
文件生命周期理论是现代化文件管理和档案管理的基础理论，为文件全过程管理提供了理论依据，并且可通过文件生命周期理论实现文件阶段式科学有效的管理方式。在石油工程前期文件控制中，也可以通过文件生命周期理论来进行完善，从而进一步提高石油前期文件控制的效率，加强文件管理，提高文件质量。
作者：丛巧克 单位：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司
参考文献：
[1]姚秋华.文件生命周期理论的实践意义[J].上海档案，2001年06期.
[2]潘连根.如何认识“文件生命周期理论”[J].中国档案，1999年05期.
[3]王栓勋.文件生命周期理论与文档一体化管理探究[J].榆林学院学报，2006年05期
