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【摘要】教学档案材料的齐全程度直接影响工程教育专业认证评审的结果，因此，建设完备的教学档案信息资料在工程教育专业认证实践中具有重要的意义。本文通过阐述建设教学档案的意义和重要性，分析教学档案的特点和存在的问题，提出了教学档案建设与管理的建议。
【关键词】教学档案；工程教育专业认证；信息化建设
一、工程教育专业认证的背景
高等教育认证是一种资格认证，是保障高等教育质量、提高高等教育水平的一种重要途径。工程教育专业认证最早起源于由美国、加拿大、英国、爱尔兰和澳大利亚等6个国家民间工程教育团体签署的《华盛顿协议》，其主要目的是为了实现国际上本科工程学历资格的相互认可，签约国彼此承认高等学院校毕业生从事初级工程工作的专业资格。随后，引起了许多国家工程教育界、高等院校和政府的重视。在工程教育专业认证制度建设方面，美国和德国等发达国家已经发展得比较完善，日本虽然加入《华盛顿协议》的时间长度不及欧美国家，但也取得了长足的发展。美国工程教育专业认证标准中，申请认证的专业必须提供足够的支撑材料以证实毕业生具备11种能力。德国工程教育专业认证标准中，对申请认证的专业的培养计划、课程设置和学分分配等作出了具体的规定和说明。日本工程教育专业认证标准中，对教育目标、教育过程和教育方法等方面作出了详细说明和规定。以上国家的工程教育专业认证经验，为我国制定具有中国特色又能达到国际水平的认证制度和认证标准提供了借鉴。以发达国家工程教育专业认证经验为借鉴，以我国工程教育的实际情况为根本，以科学性、适应性、开放性和发展性为指导原则，在制定我国工程教育专业认证标准中对毕业生能力的培养提出了12项要求，涵盖了教育质量、教育过程和教育条件等方面。 教育部于2006年启动了工程教育专业认证的试点工作，经过多年的工作经验积累和不断完善，7年之后我国加入了《华盛顿协议》，并受到了国内各个高校的积极响应。在工程教育专业认证工作过程中，通过高校之间的交流与合作，促进了认证专业的建设和学科的发展，提升了本科教育质量，提高了我国工程教育办学水平以及国际化水平。在工程教育专业认证过程中，很重要的一项工作就是撰写自评报告。撰写自评报告是认证专业自我举证的过程，自我举证需要大量的材料支撑。很显然，教学档案建设在自我举证过程中举足轻重。
二、教学档案建设对工程教育专业认证的意义和必要性
高校教学档案是在教学工作、管理工作和教研工作中，形成的具有保存价值的纸质版或电子版的各种文件资料，是高等院校在教学过程中积累起来的教学思想、教学改革、教学研究和教学管理等诸多方面的记录，反映了教学活动从作出计划、组织实施、信息反馈和整改完善等整个过程。在工程教育专业认证中，教学档案涉及了培养目标、课程体系、教学大纲、教学效果等等各个环节，是工程教育专业认证专家重点考查的资料。教学档案的内容丰富程度、准备的充分程度和教学档案的管理制度等方面，直接影响了工程教育专业认证的通过与否。以工程教育专业认证为契机，建设科学的、系统的教学档案体系，一方面，可以促进认证专业教学工作和教研工作规范化建设，提高教学档案管理人员的业务水平。另一方面，可以提升工程教育质量和完善教学机制，增强与兄弟院校的交流与合作，与国际接轨，扩大毕业生就业的领域。因此，做好教学档案建设是进行工程教育专业认证的客观要求，也是对高等院校提升办学水平的必要环节。教学档案将学校围绕认证专业的建设情况以纸质版和电子版的材料呈现出来，把教学工作中的特色和所取得的成果展现出来，以便认证专家了解本科教学情况和毕业生培养情况，所以，完整、充分和丰富的教学工作和教研工作的记录，是最有力的举证材料。因此，在工程教育专业认证的背景下，教学档案的建设面临着新的课题，完善教学档案的建设和管理具有重要的意义。
三、教学档案建设在工程教育专业认证工作中的主要问题
（一）教学档案建设在工程教育专业认证中的主要特点。教学档案的建设应当具有针对性，针对工程教育专业认证的要求，作出合理的应对措施。在《华盛顿协议》的基本框架要求下，成员组织专门制定了一系列专业认证指标体系和考查办法，对认证专业的教学档案有具体的要求，需要教学档案管理者重视这些具体的要求，并重新规划好教学档案建设方针和路线。专业认证指标体系下，教学档案建设主要有以下特点：1.多样性。面向专业认证指标体系的教学档案主要包括教学大纲、培养方案、教学日历、教改项目、教改论文、学生成绩、考试试卷、教材订购和课程安排等等。教学档案除了内容比较多样化外，教学档案的载体也呈多样化。教学档案主要载体为纸质版材料，除此之外，还有图片、视频等电子版材料，以及奖状、奖杯等反映教学成果的实物。为了进行旁证或佐证工程教育专业认证，专家需要调阅相关档案资料，要求提供档案文件。认证专业提供的档案资料应能从不同方面来支撑培养目标的实现和人才培养达到认证标准。因此，教学档案文件应当非常全面细致，这就导致了教学档案的组成更为复杂，多样性更为明显。2.分散性。分散性是教学档案特点之一，主要表现在教学档案的来源。有来自高一级部门的通知文件，例如教改项目申报通知、教材征订通知等等；有来自同一层次其他行政部门的材料，例如管理学生招生就业的部门的招生分配名册、学生奖学金评定结果；一部分来源于教师的教材、教案、教学大纲；一部分来源于自学生的成绩记录、毕业资料和实践报告等。3.周期性。高等院校的教学活动、管理活动和教研活动具有周期性，由此产生的历史记录，即教学档案，也具有周期性。根据不同学制进行划分，专科学制的教学档案的周期为3年，本科学制的教学档案周期为4年或者5年；按照学年进行划分，教学档案周期为1年，按照学期划分，教学档案的周期为1学期。每个教学周期内的教学方法和教学内容比较类似，呈渐进性变化，教学活动、管理活动和教研活动的方式和内容具有预判性，即有的教学档案可以为下一个周期的教学改革提供参考。4.成套性。成套性是高校教学档案的又一体征。在每个循环周期内，根据教学安排，都会形成一整套的教学材料。每一年级的学生，从新生入学到毕业生离校，整个过程中产生的培养方案、教学计划、教学大纲、典型教案、考试试卷、学生成绩单和毕业设计及论文等课堂教学和实习方面的材料，伴随着高等院校教育过程中固定的程序和模式，有规律地反映了高等院校教学过程。教学档案的成套性的形成具有客观性，也是教学档案完整性的内在要求。5.系统性。在工程教育专业认证背景下，以学生培养质量为专业的输出成果，以专业培养目标为预期输出，以教学条件、教学资源和教学活动为控制手段，将学生实际培养质量和预期目标之间的差距作为专业建设持续改进的依据。工程教育专业认证的审查尤其重视人才培养过程中的反馈机制和持续改进机制，每个教学档案都应该为人才培养过程提供支撑。教学档案之间相互联系，彼此印证的关系构成了一个系统性强的有机体系，需要每个档案工作者用心建设。
（二）工程教育专业认证背景下教学档案建设的主要问题。1.对教学档案重视程度不足。教学档案管理部门一般作为教学辅助部门而设立，相对于教研室而言，往往得不到院系领导的重视，因此教学档案管理部门在专业建设、学科建设和教学评估中缺乏必要的话语权。当教学管理部门缺乏话语权时，教学档案管理人员便会产生消极情绪，事业心和责任心就不强烈，从而影响了教学档案的管理。院系领导对教学档案管理部门重视程度不足，教学档案管理部门缺乏必要的资金投入，对教学档案管理部门的培训工作缺乏必要的安排，缺乏资金投入将制约硬件建设，缺乏培训工作将导致教学档案管理人员业务素质得不到提升。2.教学档案的管理制度不完善。在高等院校中，严谨科学的操作规范和先进合理的标准是提升教学档案管理工作的重要保障。在教学档案的管理过程中，每一个操作环节都要制定规范化和标准化的操作制度，以保证档案的收集、归类和存放等等有序进行。在高等院校中，虽然大都制定了教学档案管理制度和管理规范，但是由于缺乏领导的重视，所制定的制度不完善、不规范，常常出现相关责任人的权责规定不明确、执行力度不到位、档案归档混乱、档案借还记录不完整等现象，难以适应工程教育专业认证的需要。3.教学档案管理人员业务素质参差不齐。大多数教学档案管理人员缺乏档案专业教育背景，有的为转行人员，有的为兼职人员。在缺乏专业培训教育的情况下，教学档案管理人员的档案管理思想意识不强，对教学档案管理工作的重要性缺乏必要的认知，缺乏对教学档案管理的责任心和使命感，对国家和学校有关教学档案管理相关法律法规的知识掌握得不充分，对信息化档案管理的技能缺乏了解，对教学档案管理的改进和完善缺乏创新意识，缺乏知识更新和技能提升的自觉性和主动性。工程教育专业认证要求教学档案管理人员能够胜任提供毕业生能力培养完整支撑材料的责任。4.教学档案管理的信息化程度较低。教学档案工作的粗放式现象普遍存在，档案的收集和存放缺乏必要的监督。档案文件之间的联系不紧密，档案的归类和整理缺乏完整的规章制度。随着各项教学管理软件的推广与应用，电子教学档案资料逐渐增多，有关电子教学档案没有形成相关的规章制度。多数高等院校的档案收集、整理和查询还都依赖人工方式，很少开展教学档案网络化和电子化的管理，信息化程度比较低。教学档案的标准化、数字化和规范化建设，教学档案信息资源数据库的建立，教学档案利用价值的开发，都是在工程教育专业认证背景下的客观要求。
四、教学档案建设在工程教育专业认证中的实践与改进措施
（一）加强教学档案管理的制度化建设。与其他办公室管理一样，教学档案的管理必须建立一套完善的管理制度，确定教学档案工作基本原则、档案归属范围和档案管理人员的职责，确保教学档案管理有序进行，为工程教育专业认证提供可靠的材料支撑。教学档案实行统一领导、分级管理，建立符合实际的学校、学院的二级教学档案管理体制，在管理水平的考核体系中纳入教学档案管理人员在岗位职责的表现。对教学档案具体的收集、归档、保存和借阅等细节工作，应给予明确的规定，以保证教学档案管理工作有章可循，提高教师和档案管理人员的档案管理意识。
（二）提高教学档案管理人员业务素质。教学档案具有专业性、分散性、周期性、多样性、成套性和系统性等特点，这就要求教学档案管理人员除了掌握教学档案分类、整理和归档的专业知识外，还得具备基本的业务素质和业务能力，不断提高档案管理水平，熟悉工作流程。随着信息化技术的提高，教学档案管理人员掌握基本的电脑操作技能远远不够，需要开展教学档案管理的信息化、网络化以及大数据处理相关方面的培训。还需要教学档案管理人员树立工程教育专业认证的工作意识，将现代化管理手段运用到教学档案管理当中，促进教学档案的现代化管理进程。进一步提升教学档案管理人员的业务能力，需要开展具有针对性的培训工作，定期组织经验交流会。
（三）提高教学档案利用率，加快信息化建设。随着多媒体教学方式的开展多和电子化教学资源的增加，电子化教学档案愈加增多，教学管理软件的应用又生成了大量电子数据和电子材料，纸质版的文字、图表、图片、录音和录像等教学档案材料的转化为数字化的档案信息，这些为实现教学档案信息化建设打下来了良好的基础。电子化的教学档案资料庞大、完整的档案信息库，提高了日常教学管理的效率，避免了人力、物力等资源的浪费。教学档案管理人员应进一步更新观念，将先进的档案管理技术引入到具体的教学档案管理工作中，加快网上教学档案服务平台的建设，发挥教学档案的实效作用，提高教学档案的利用率和教学管理的现代化水平。
（四）确认教学档案归档范围，增强教学档案的规范化。在工程教育专业认证的实践中，根据自评报告撰写的要求，专业培养目标、培养目标的评价与修订和课程体系等档案的内容均由教学档案管理部门提供。为了确保工程教育专业认证顺利完成，教学档案管理部门应当确定本部门的工作范围和岗位职责，做好统筹规划，将教学档案与工程教育专业认证相结合，确保档案资源信息统一、有效和有序地进行，以评估方案为主要依据，制定详尽的工作程序。教学档案的规范化主要体现在管理的规范化，采用先进的管理技术、先进的管理手段，将纸质资源和电子资源相结合，手工管理和计算机管理相结合，局域网和互联网相结合，从而将高校教学档案规范化管理推向更高的水平。
五、结语
在工程教育专业认证下，教学档案资料准备得是否齐全完整，对认证结果具有直接的影响，教学档案建设面临新的挑战，教学档案的建设具有重要的意义。通过工程教育专业认证实践，加强对教学档案建设意义的认识，提高教学档案管理人员对档案管理意识的认知，健全教学档案现代化管理制度，提升教学档案管理人员的业务素质，提高教学档案的信息化建设水平，确保认证顺利进行。
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作者:米瑞利 单位:中原工学院经济管理学院
