高校档案论文范例

一、关于高校档案数字化及档案信息安全

高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

一、高校民生档案数字化管理的现实意义

（一）高校民生档案数字化管理彰显了服务师生、以人为本的管理理念。民生档案是“关注人的生活品质的档案，在档案资源的建设、管理和服务的过程中，要以提升学校师生员工的生活品质作为民生档案工作的价值导向。”由于以往的档案管理工作桎梏，档案管理人员工作态度不佳，经常会出现重物轻人、重领导轻员工、重机构轻个人的现象，致使师生员工对档案馆及档案管理工作人员意见很大。而民生档案管理工作要坚持以师生为本，切实把师生员工根本利益需求作为档案工作的初始点。进一步实施民生档案数字化管理，可以改善档案管理人员的工作环境，减轻档案管理人员的工作强度，使之能够更好地关注师生员工的切实需要，解决师生员工的各种民生档案问题。

（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。

二、高校民生档案数字化管理的原则

（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。

（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。

（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。

第一篇

一、高职院校档案管理数字化建设存在的问题

（一）前瞻不远，定位不清

当今社会是数字化社会，而数字化的基石是大量有效的信息。数字时代的先锋——互联网企业都纷纷开始从“做门户”、“做渠道”为主向“做内容”的方面转变。作为高职院校，在互联网时代必须看到这个趋势，就是能提供原创信息和一手材料必将在数字时代处于更加有利的位置。档案管理的数字化建设应该提到战略的角度来看待。而对高校来说，档案信息是基石中的基石，这是最原始也是最有效的信息。在不久的将来，这些信息将能够带来令人无法估量的巨大能量。但是由于高职院校大多数的前身都是中专或者职校，由于历史原因，高职类院校的档案工作长期属于上级档案工作的附属，工作人员对档案的管理基本就是建档、归档、你查我找，有效信息偏少。改制以后，社会发展对档案管理有了新的需求，但高职院校的管理方式和管理人员还是继承了老一套，在信息收集，信息整理归纳和查询，尤其是信息数字化方面存在巨大缺陷。各级领导对档案工作的定位不清晰，仍旧将档案工作作为行政工作的一个小的组成部分，投入偏少。

（二）体制不顺，职责不明

高职院校档案的科研档案、财会档案、人事档案、设备档案一般来说是分属各个业务部门、系(部)管理的。很多学校只是设置综合档案室来负责交流沟通和上传下达，且学校层次的综合档案室只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等。这导致档案工作的条块化非常严重，尤其是在纸质档案的时代，严重影响了信息收集和利用的效率。在档案管理数字化的过程中，这种职责不明，多头管理的体制也给纸质档案往数字化档案的转变带来了额外的麻烦。

（三）人员不专，素质不高

第一篇：高校教学档案管理工作问题思考

1当前高校教学档案管理工作存在的问题

教学档案作为教学活动的真实记录和主要反映，是高校各项事业发展的基础，它的重要性和必要性是可想而知的。但在实际工作中高校的教学档案管理多多少少还是存在着一些问题，进而影响教学管理工作的有效开展。主要表现在：

1．1重视程度不够，档案意识浅薄

由于大多数人对档案管理工作存在一定的偏差，认为档案管理工作不过是对资料的收集、整理以及保管而已，没有太大的技术含量在里面。近年来随着高等教育的不断发展，部分高校领导对档案工作的重视程度不够，档案意识浅薄，不想像对待教学工作那样下大力气去抓，而且也没有在政策上、经费上给予支持保障，再加上档案管理制度的不健全，致使档案管理人员对工作缺乏正确的认识，从而导致他们对工作缺少积极性、主动性，工作也很难见到成效。

1．2人员不稳定，综合能力有待提高

高校档案管理人员在政治素养、文化程度、理论水平、专业素养等方面表现参差不齐，部分人员专业知识不够强硬，知识面较窄，没有受过正规专业的档案管理教育，缺乏相关的档案管理理论和实际操作技能，有的甚至不会使用现代高新技术工具。而部分高校的二级学院更是没有配备专职的教学档案人员，多是由各部门的教务教学管理人员兼任，这也就导致了档案工作人员水平低，综合能力不高；而且，由于部分人员身兼数职，在档案管理方面的投入不足，这也对档案工作的质量带来了一定的影响。所以，教学档案管理工作人员在综合能力以及政治思想素养等方面都有待提高。

1研究背景

目前高校教师业务档案管理现状很不乐观，主要表现在：意识淡薄，缺乏开放性；管理混乱，缺乏共享性；更新不及时，缺乏时效性；管理手段落后，缺乏现代化。再结合笔者在高校的工作经验，发现高校教师业务档案管理方面存在的问题，同时对这些问题进行深入的思考，进而产生一个设想，就是研究开发高效、安全、简便的管理系统。笔者通过调查、研究分析，对ASP.NET、SQLServer2005数据库管理进行深入学习、研究，进一步研究、开发科学高校教师业务档案管理系统。

2相关内涵界定

所谓教师业务档案，通常情况下是指教师个人在教育、教学和科研等方面，形成的各种材料记录，这种材料记录往往具有保存价值，通过这些材料记录可以进一步反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩等。教师业务档案一方面可以真实地反映教师的个人情况，另一方面可以展现学校的整体素质、师资队伍结构和办学水平等，为高职院校师资队伍建设、教育教学改革、职称评审、学校各项评估等工作提供了真实可靠的依据。

3系统功能需求分析

对于高校教师业务档案管理系统来说，其用户类型通常情况下主要包括普通的教师和系统管理员。其中，教师的功能表现为：编辑、查询和修改本人的信息，同时可以对本人的登录密码进行修改。对于系统管理员来说，其功能需求主要表现为：一方面具有教师的所有功能，另一方面能够查询、修改所有的用户数据，同时能够注册新用户，并且可以对用户进行删除操作等。对于教师业务档案管理系统来说，其基本功能主要包括：查询、输入和存储教师信息，并且教师可以添加、更新个人的信息，同时可以设定和修改密码；对于管理员来说，能够对数据库进行更新、删除、添加等操作。在设计方面，利用模块化方式对管理系统进行处理，将整个系统的各个功能划分为若干个模块，通过对模块进行开发和设计，完成系统的修改与更新，同时维护数据库，进而在一定程度上满足用户添加、删除、更新、查询和打印相关数据的需要。根据需求分析该系统设计了以下功能模块：教师个人信息、任课信息、科技项目信息、论文信息、著作信息、社会兼职信息、学术团体兼职信息、国内进修学习信息、出国（境）学习工作信息、专家信息、教师教学工作量、教师业务考评信息、教师实践经历和管理工作信息。

4系统总体设计思路

1档案知识管理范式的内涵

范式从本质上讲是一种理论体系，它的概念和理论最初是由美国科学哲学家托马斯•库恩(ThomasSamuelKu-hn)1962年在《科学革命的结构》中系统阐述的，它指的是一个共同体成员所共享的信仰、价值、技术等的集合。档案知识管理范式是在批判继承原有的档案史料管理范式、档案实体管理范式、档案信息管理范式的基础上发展而成的一种主流管理范式，是一种社会化了的“范型意识”，与以往的管理范式不同，它以知识服务为核心和最终目的，千方百计地为用户寻求“答案”，满足档案用户多层次、多方式的需求;以整合档案显性知识，挖掘隐性知识，并使之显性化为管理对象，注重档案知识价值的发挥和服务功能的实现;它既重视档案工作者的智力成果，强调保护档案知识权益和分配，又重视成果形成过程的管理和创新，在重塑档案管理思维和文化显化，推动档案自身专业生命和专业发展方面具有重要的指导意义。

2档案知识管理范式对高校档案工作的启示

高校档案是高校历史的积淀和文化的基石，是高校重要的知识资源，具有原生性和唯一性。高校档案管理本身就是对学校历史知识的记录和当前知识的管理，既包括档案的收集、整理、编目、鉴定、统计等显性知识的管理工作，也包涵对档案资源隐性知识的挖掘、加工和开发利用工作。档案知识管理范式的知识核心向度、“人本”向度、技术的传承创新以及文化显化向度，对高校档案管理工作具有深刻的启迪和指导作用。高校档案管理工作唯有树立知识管理理念，融会贯通显性与隐性知识，挖掘隐藏在显性知识背后的隐性知识，使隐性知识显性化，显性知识集成化，知识创新常态化，推进知识“螺旋式”纵深发展，扩大知识共享，重用知识型人才，创建学习复合型档案团队，高校档案事业才会蓬勃发展。

3高校档案管理的现状

档案知识管理范式是伴随着社会生产力发展而出现的一种管理范式，它代表了当前档案管理发展的必然趋势，为高校档案管理工作指明了前进的方向。但由于社会和高校自身因素的影响，当前高校档案管理中存在一些急需改进的地方。

3．1档案管理重传统，轻创新

一、高校档案数字化管理的重要性

（一）有利于提升高校档案管理效率

新世纪，随着教育改革进程的加快，我国各大高校的扩招，学生人数剧增，学生学籍等高校档案的数量逐年增长，应对数量多且年限长的高校档案管理工作，是一个必须充分重视的问题。而传统的纸质化档案管理，无论是在档案储存和档案检索等方面都对高校档案服务工作造成滞后。因此，加强高校档案管理的数字化发展，积极建立现代化的数字档案信息系统，对于提升高校档案管理的效率、促进高校档案管理事业的发展等都具有十分重要的现实意义。

（二）有利于高校档案服务质量的提升

传统的纸质化档案管理的流程主要是档案接收-档案存储-档案查询-档案回收等这样一个简单的机械化管理过程。这种档案管理模式偏重档案的储存，而忽视了档案的使用，查询者往往要花非常多的时间在档案的查询、归还等程序上，极大限制了高校档案的使用效率，也不利于高校档案管理的整体建设。而高校档案管理的数字化发展，利用现代化的电子信息技术和专业的档案管理软件，能够极大缩短档案的存储、查询等程序所用时间，同时，通过计算机操作能够节省人力、物力，提升高校档案管理的效率。发展高校档案管理的数字化，从传统的纸质化操作方式转变为自动化的操作方式，加快了高校档案管理的现代化发展，提升了档案服务工作的质量和水平。

二、我国高校档案数字化管理的创新与发展

（一）高校档案数字化、信息化基础建设的发展

一、构建科学的档案管理体系

高校在管理档案方面主要是根据《高校档案管理办法》，同时还要结合自身学校的实际情况等，为本校的档案管理制定合理的、科学的、适宜的管理制度和方法，在制定的同时，尽可能的要做到从宏观上把握其主线，在微观中把握好细节，努力将档案管理的工作落到实处，并且还要认真的贯彻和执行。那么，要实现高校档案工作有序的、高效的贯彻、开展和落实，必须要做到以下两点。

首先，要提高对档案管理工作的正确认识。高校为了要保证档案工作的顺利进行，做好宣传工作是非常重要的。第一，高校的领导要引起足够的重视。加强高校领导对档案工作的注重，且学校内的各项工作尽可能的使用档案资料进行统筹管理，这是保证高校档案管理工作的基石。第二，高校内的档案管理部门应该加强与其他部门之间的联系、沟通与交流，通过各部门之间在工作上的有效合作，促使在校内开展各种宣传活动，主要是宣传高校进行档案管理的重要性的必要性，使校内各部门理解档案管理工作在该部门内所起的重要作用，有助于各部门在日常工作中增强对有关的档案信息进行收集、整理，这样对高校档案管理工作的顺利发展起一定的推动作用。其次，高校在宣传教育的过程中，要构建合理的、科学的奖惩措施。以往传统的档案管理工作中，主要是以经验管理为主，这种管理模式有一定的局限性，它在某种程度上影响并制约了人才的流动，同时还很容易造成档案管理人员思想上的懒惰、陈旧，那么创新就无从谈及。因此，高校在档案管理工作中将竞争机制引入其中，从根本上解决创新的问题；除此之外，还要明确的分工责任，促使每位教职工都产生危机感，从而最大限度的挖掘工作人员的潜力，并且还要激发他们的工作活力，要尽可能的为工作人员创造一种和谐的、具有创新意识的工作氛围和环境，有助于高校档案管理工作的优良发展。

二、做好创新人力资源工作

目前很多高校的档案管理队伍存在着一定的问题，这些问题对档案事业的发展产生了严重的阻碍作用。那么，针对管理队伍出现的问题，其首要任务是要树立人才资源作为第一资源的重要思想，并根据他们的工作特点积极的为他们营造一种尊重个性的文化氛围，从而建设一支作风正、工作实、业务精的专业管理人才的队伍[2]。面对新形势下的档案管理工作，高校内工作人员在管理档案时，首先要提升自己在计算机网络上的能力，通过对计算机的了解、使用，逐渐学会并掌握采用计算机对相关档案信息的处理和分析，并且还能从相关的数据库中检索、著录相关的档案信息。除此之外，还要加强对在职管理人员的继续培训、教育，促使他们跟上网络的步伐，及时的扩充最新相关的专业知识，避免出现知识老化或者是停滞不前的不良现象。

三、全面加强档案信息资源的有效整合

面对当今社会的发展和趋势，信息资源已经成为了比较重要的战略资源之一，因而要全面加强对信息资源的整合、管理[3]。通常情况下，高校对档案的管理工作中必须要坚持以下三个因素：业务领导的统一化、管理制度需要统一化、分类的办法也要实现统一化。针对区域内不同领域的档案资源必须要采取科学的整合办法。高校档案管理工作要统一其业务指导，且采取多种合理、科学的措施对档案信息资源的归属、流向、机构进行调整、管理和归并，进一步的理顺并强化档案管理部门与其主管部门之间的工作关系，明确的分工，有效的监督、管理和统一，从而对档案信息资源进行最大限度的优化配置。创建合理的管理规章制度，促使其管理的规范化。加强档案管理部门制度的创建并，同时还要明确该部门与各个主管部门之间在专业档案形成、流转以及管理工作中的关系和职责，从而建立新的流转机制，主要是确保各个专业档案信息的规范化和完整化。因此，在管理模式构建的同时，必须要坚持以人为本的核心思想，最大限度的满足学校的需要，真正的发挥其档案本身的使用价值。分类办法的统一化，主要是体现在档案信息的“一条龙”服务体系，通过创建科学、合理的服务体系，最大限度的满足、方便教职员工的对档案的使用原则，最终要实现档案服务的快捷化、透明化、方便化以及高效化。