高级档案管理范例

摘要：

在大数据时代下的档案管理工作，相比以往的工作，其信息安全不容忽视。为了更好地分析大数据时代下的档案信息安全管理工作，本文在分析大数据时代下气象档案信息安全管理面临的形势前提下，提出档案信息安全管理措施，以期能够为气象局提供档案数据的安全保障。

关键词：

大数据；气象档案；信息安全

大数据时代的来临，在改变人们生活和生产的同时，也对档案的信息安全管理带来了新的挑战。在大数据时代下，究竟应该怎样去开展档案信息安全管理工作，就成为现阶段值得探讨的课题之一。

一、大数据时代气象档案信息安全管理面临的形势

（一）收集环节

摘要：

目的研究中国人间布鲁氏菌病疫情档案管理的现状，为今后布鲁氏菌病疫情档案管理的改进提供其科学的依据。方法疫情档案的数据输入实行属地管理的原侧，由诊断机构把情档案数据直接输入中国疾病预防控制信息系统。疫情档案的管理实行5级管理。结果现有的布鲁氏菌病疫情档案管理，出现了部分省、自治区的管理脱节，在地方病防治机构搞布鲁氏菌病防治网络管理的专业人员，不能随时掌握和了解辖区的疫情情况，不利于防治工作的开展。结论只有改变现有的管理模式，建立新的科学的管理模式，才能有利于布鲁氏菌病防治的网络管理专业人员随时掌握和了解辖区的疫情情况，才会发挥布鲁氏菌病疫情档案较大的效益。

关键词：

布鲁氏菌病；疫情；档案管理

人间布鲁氏菌病防治档案的管理已有专门的文献进行了论述[1]，故作者在此不在重复，本文就中国人间布鲁氏菌病疫情档案管理现状，并参考相关文献[2-13]档案管理现状及改进的若干问题进行探讨。

1中国人间布鲁氏菌病疫情档案数据输入与管理现状

1.1中国人间布鲁氏菌病疫情档案管理

【摘要】数字化时代对干部人事档案管理提出新要求，也产生了机遇和挑战。坚持以人为本、严格落实、经济实用三大基本原则进行干部人事档案管理工作的改革，从提升职级待遇、细化工作制度、参与人事工作、改善环境与技能、打造专业形象等方面进行系统优化，有助于管理者文化自信的提升。

【关键词】数字化；干部人事档案管理；文化自信

干部人事档案是党的组织工作的重要组成部分，是党对干部和人才进行选拔、培养、教育、监督和评价的重要基础。随着数字化时代的来临，新时期干部人事档案管理工作在环境、模式、技术、工具等方面都发生了很大变化，但档案管理者的地位与处境并未改变，其文化自信也亟待提升。

一、文化自信是干部人事档案管理工作的前提

《干部人事档案工作条例》明确提出，要推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。干部人事档案工作的现代化转型，除了各种档案技术标准的确立外，最核心要素就是档案管理者的技能提升与文化自信。尤其是文化自信，已经成为包括干部人事档案在内的档案管理工作的一个重要前提。对档案管理工作文化自信的理解，需要结合历史与现实，从档案管理事业和档案管理者两个维度去认识。档案工作的文化自信首先来源于档案事业悠久而厚重的历史，来源于档案与人类文明社会的密切联系。人类自走出蛮荒时代，就开始利用各种载体记载自身群体的重要事件，档案由此产生。这些档案载体先后经历了甲骨、金石、泥版、竹木、纸张及电子文档等多种形式，成为不同国家、不同地区、不同民族及群体过往活动与经历的证明，为国家、民族和群体的历史保存与认同形成发挥了重要作用。档案工作的文化自信来源于档案事业对国家、民族政治社会发展的巨大促进作用。自19世纪档案管理成为西方正式职业以来，国家档案馆成为现代民族国家公民身份认同培育的重要机构，各种人事档案成为获取公民信任、公职人员认同及政府公信力的重要来源。尤其是在党领导的革命斗争和社会主义建设事业中，人事档案管理对于保持干部队伍的纯洁性，对于不同时期的党组织建设、社会动员与改造、政治社会发展都起到了不可替代的基础性作用。可以说，党的革命与建设事业的成功与人事档案工作卓有成效地开展是密不可分的，正是党对人事档案工作的高度重视，才塑造了一支富有战斗力的党员干部队伍，为党在不同时期各项事业取得成功奠定了坚实的组织基础。档案工作的文化自信还来源于档案管理者的职业自信与服务意识。档案管理工作从其诞生之初就与国家人事制度联系在一起，由作为最高统治者亲信的秘书进行档案记录、管理，以及重大秘密的守护。这些高级行政管理人员具有很高的社会地位和身份，他们是决策的实际制定者和重要参与者，通过文件档案的保存和管理，为决策提供重要支持信息，并负责决策文件的保存与管理。第二次世界大战后，随着打字机的普及和官僚体系的进一步分工细化，专门的打字员和管理员取代了原有的高级官员进行档案管理，客观上造成了档案管理者薪酬收入与社会地位的降低，但文件档案在政府决策体系中的重要地位并未改变。只是随着行政管理的需要和人们档案保存意识的提升，要处理的档案文件不断增多，档案管理事业从政府行政管理系统的附属性地位独立出来，成为了一个专门的工作领域，档案工作者也分化为专门的文件档案管理者和以决策咨询者为主体的档案利用者。档案管理事业和档案管理者都经历了一个专门化的过程，其含义也逐步变得狭义化，从政府行政事务的直接参与者，变成了文件资料的整理者和保管者，由此造成人们对档案管理工作地位日益低下和边缘化的误解，进而使得部分档案管理者出现文化自信缺失、职业认同不足和服务意识欠缺的问题。事实上，从政府行政管理系统运行的需求来看，档案管理尤其是人事档案的重要性在不断提升，对档案管理者的职业要求也越来越高，这些都应当成为档案管理工作增强文化自信的重要基础。

二、数字化时代干部人事档案管理中的文化自信

数字化时代的来临，使得档案载体逐步从纸质档案向数字档案转型，对包括干部人事档案管理在内的整个档案工作都提出了新的机遇与挑战。一方面，数字档案管理为干部人事档案管理乃至整个档案管理工作提供了现代化发展契机。数字档案需要借助电脑、服务器、扫描仪、移动硬盘、网络等硬件设施和管理软件、数据库等软件设施，并对机房、存储间等工作环境提出了一定要求；另一方面，数字档案管理带来了短期工作量增加和长期安全风险提高的挑战。自2017年12月，全国各地陆续启动干部人事档案管理数字化工作，数字档案成为未来档案管理的重要载体。《干部人事档案工作条例》采取纸质档案与数字档案并重的方式，要求数字档案要“确保与纸质档案一致”。这就使得档案管理者要在原有纸质档案管理工作的基础上，按照新的数字档案管理标准，对已有海量纸质档案存量和新增纸质档案进行数字化转化，客观上增加了短期工作量。但从长远来看，档案信息数字化将成为社会发展的必然趋势。数字化时代带来的档案管理转型，为干部人事档案的机密性、真实性、完整性、动态性提供了保障，但也对档案管理者的职业认同和服务意识提出了更高要求，更加重视其文化自信的提升。首先，档案管理者的职业认同和职业自信是档案事业良性发展的基础。档案管理工作的开展离不开档案管理者的努力，只有当相关人员能够从这份职业中收获足够的物质生活保障和精神满足、社会尊重的时候，他们才能形成对档案事业的认同和工作的自信，才能更加积极地投身档案管理工作。其次，档案管理者积极、自信的精神面貌是档案事业走向社会、参与文化建设的关键。以档案为基础的文博事业是社会文化建设的重要组成部分，只有让广大档案管理者以更加积极、自信的精神风貌参与其中，才能让我们的社会文化建设更具历史底蕴和内涵。

一、分门别类的个人档案管理

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

人工智能技术现在被广泛使用。记录管理是对一个单位甚至一个地区的数据进行必要管理和保存的重要形式和内容。档案的储存和检索可以根据不同档案管理部门的要求而有所不同。无论是人事档案的管理，还是城市和地区发展建设的档案管理，都需要对文件和其他相关内容进行系统归档。因此，各单位应在现有档案的基础上，继续提高档案管理效率，同时有效利用信息化条件，实现快速归档、建档和查阅。为了满足档案管理实用高效的需求，改善单位结构和人员素质，适应城市发展步伐的加快，可以在信息技术发展的基础上进一步引入人工智能，使人工智能在档案管理方面发挥更好的促进作用。

一、人工智能应用于档案管理的必然性

1-模式变革

今天，人工智能正逐渐渗透到各个领域。人工智能已经在图像识别、语音识别和文本处理等许多领域证明了其好处。改变信息服务模式是实现人工智能在档案馆应用全面创新的关键。这个模型是数字档案管理系统架构的基础，对系统和技术有直接影响。档案员需要将真正的服务与档案的需求联系起来，而治理的创新应着重于创新一种模式，以帮助提高治理的效率。管理模式将确保新系统、技术和概念的采用。随着人工智能的出现，档案信息服务不再局限于档案员，而是能被更多人所使用，档案管理部门需人工智能来简化信息服务。

2-管理困境

随着数字文件成为一种趋势，电子文件的数量正在增加。由不同类型的档案材料组成的资源总数正在迅速增长，尤其是在大数据时代。档案资源的存储规模已经从原来的 GB 级别转变为 TB、PB 级别。面对如此庞大的数据量，档案服务部门必须解决一些关键问题：如何有效地检索他们所需要的内容，并有效地管理档案资源。人工智能技术的应用实现了档案服务 " 收集、管理和使用 "方式的现代化，使数字记录的智能管理成为可能，并利用文本识别、图像识别和自然语言处理等新技术对转录和内容识别进行整合。

二、档案管理中人工智能技术的应用价值

摘要：随着信息技术的不断发展，人们对事物的记录方式也在不断发生变化，从传统的纸质记录逐渐变成信息技术存储。人社局档案也是如此。信息技术在人社局档案管理中的运用，改变了传统的纸质档案管理方式，就意味着信息技术存储在未来的人社局档案管理中越来越重要了。因此，人社局档案管理人员要正视档案管理的发展趋势，将传统的纸质档案和信息技术档案管理方式相结合，提高人社局档案管理的效率。   关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；发展趋势   信息技术档案管理具有节省空间、查阅方便、存储快捷等优势，有效解决了传统纸质档案管理的弊端。因此，在人社局档案管理中运用信息技术是未来档案管理发展的必然趋势。人社局档案管理人员要不断提高信息技术水平，充分认识到未来档案存储的发展趋势，只有这样，才能做好档案管理，才能提高人社局的工作效率。   一、现阶段人社局档案管理中存在的问题   （一）档案管理人员职业素养有待提升想要提升人社局档案管理效率，档案管理人员就要有较高的职业素养[1]，具备现代化的档案管理技能，包括较高的知识水平和先进的计算机技术，不能局限于简单的计算机操作。这样才能落实档案管理信息化。但从人社局档案管理现状来分析，许多部门缺乏现代高级信息技术人才，档案存储及信息处理复合型人才更少，大部分档案管理人员的信息技术水平不高，甚至在某些部门还有文盲。在这种情况下，尽管引进了先进的现代化设备，但档案管理人员却无法发挥设备的优势，就更别说档案管理信息化了。   （二）档案管理缺乏统一性在现阶段的人社局档案管理过程中，部分档案管理人员依旧采用传统的档案管理模式。这种管理模式不仅存储不方便，而且在查阅时有不少缺陷。此外，虽然大多数档案管理人员认识到了档案管理的发展趋势，在档案存储过程中运用了信息技术，但由于管理缺乏统一性，档案信息管理工作不协调。这主要是因为档案管理部门所使用的计算机型号不同、规格不同，软件兼容性差等。没有一个统一的、可供档案信息查阅与管理的软件，档案管理的发展必然会受到影响。因此，想要提高档案管理效率，人社局就要统一计算机型号、统一软件。   二、人社局档案管理的未来发展   （一）人社局档案管理发展趋势。调查、分析最近几年人社局档案管理的变化，我们可以知道，档案管理将走向信息化。只有实现档案管理的信息化，档案管理部门才能冲破档案利用的各种限制，从封闭的管理模式中走出来，才能从档案的管理和利用向信息的采集、服务、管理职能方向转变，从而实现档案信息资源的合理分配及科学管理，为社会提供更好、更优质的服务。信息化的档案管理可以为知识普及、科学研究等提供更智能的服务。档案信息化能实现一次性投入、反复利用的效果，还可以实现信息的即时共享，缩短档案的查阅时间，提高档案管理的时效性。信息化的档案管理可以避免“时空黑洞”现象。随着信息技术的不断发展及电子商务、电子政务的普及，想要做好人社局档案管理，档案管理人员就必须具备管理电子文件的能力，以管理档案的方式管理文件信息，使信息化的档案管理发挥最大优势。   （二）信息化档案管理的发展方向。数字档案馆的出现是信息化档案管理发展的必然趋势。和传统的档案管理相比，数字档案具有管理计算化、信息多媒体化及储存多样化等特点，充分发挥了档案管理的职能和责任，有效解决了档案原件保护和利用之间的矛盾，提高了档案原件的保存时间。可以说，数字档案让人们对档案的检索更加方便、快捷，不仅满足了人们利用档案的需求，而且有效提升了工作效率。有了数字化、信息化的档案管理方式，档案管理人员就可以提供更加专业、更加快捷的档案搜索服务，大幅提高档案利用效率。   三、新形势下档案管理人员提高业务水平的策略   （一）提升管理能力。档案管理工作是一项系统性工作，包括对档案实体的管理，也涉及档案事业的管理。档案管理人员要不断学习现代化的管理知识，掌握现代化的管理技巧，通过不断学习，提升自身的管理能力。   （二）提高思想认识。目前，市场经济体制不断完善，各项社会事业得到了快速发展。这让档案管理的难度逐渐增加，给档案管理工作人员带来了一定的压力。在新形势下，相关部门要逐渐提高档案管理工作人员的思想认识，给予其更多制度保障，改善他们的工作环境，提高工资待遇，完善相关的硬件设施。   （三）提升创新能力。档案管理工作是带有一定研究性的服务工作。档案管理人员应该认识到自己的职责和自己的工作对社会的重要性，善于从工作中不断汲取经验，将这些好的办法应用于自己的工作，提高自身的创造力，为档案管理工作注入新的生命，让档案管理工作不断创新。   四、结束语   总而言之，现如今的档案管理越来越信息化，越来越便捷。人社局档案管理人员要认清档案管理的发展趋势，不断提高自身的信息技术水平、文化素养及职业素养。人社局要为档案管理工作的开展提供有利的物质基础，无论是计算机，还是管理软件，都要加大投入。只有这样，才能促进人社局档案管理的发展，才能为社会更好地服务。   参考文献：   [1]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济,2017(16):29-30.   作者:韦雪荣 单位:福建省霞浦县人力资源和社会保障局

【摘要】人事档案记录着每名职工的生活、学习以及工作经历，人事档案管理可以把单位职工的工作热情给激发出来，职工对单位的归属感会增强，单位自然能持续发展。本文以档案管理作为研究对象，优化人事制度改革背景当中的人事档案管理途径，为相关单位提供借鉴。

【关键词】人事制度创新；人事档案管理；影响；分析人事档案需要把职工入学、参加工作直至当前的各种履历材料概括收纳整理，其中还包括了个人成就以及个人处罚，人事档案就是单位职工人生的全部经历概况。随着经济社会发展的越来越快，各方面人才的需求也越来越大，人事档案作为个人能力的表现，在各行各业中都得到了重视，由于社会面临着转型，人事制度的改革也不得不进行。在一些事业单位中，因为担负着社会服务的职责，想要把社会服务提升起来，就需要将各种专业技术人才引入其中，在制度改革中把人才的创造力发挥出来。人事改革可以将社会当中的人才效益进行提升，但是想要把传统管理突破，需要付出非常大的努力和代价，人事档案管理需要把机遇把握住，为创建适应型人才发挥出更好的空间。

一、传统的档案管理分析

人事档案作为个人的经历概况，其内容非常重要，没有特殊情况是不可以更改的，在入职的时候，人事档案审查是非常关键的一个步骤，人事档案如果出现了问题，就会对职工的入职以及以后的升职发展等多方面造成影响，由此看出，人事档案是非常重要的。事业单位经历了计划经济的过渡，事业单位当中干部身份（含聘任制干部身份）的职工以及工人身份的职工都有，职工的身份不同，在人事管理的时候需要应用不同的管理方式，人事档案也需要区别对待，人事档案存放及管理部门也不同。在职工出生的时候，人事档案就已经开始记录了，但是只有在确认个人身份的时候才会进行档案的建立，所以，传统的档案管理当中的人事档案是属于个人的代表，档案作为职工的纸质版的身份，其待遇也不相同，管理的措施也不一样，职工的发展空间存在着局限性。传统的人事管理模式导致了职工和单位对档案内容的记录不知情。在一些单位中，档案可以作为单位用来规范管理职工的一种方式，按照人事档案管理规范，人事档案必须由单位或上级主管部门或人事部门的专人来进行管理和保管，在档案管理的规定当中，职工本人无极特殊情况，是不可以自己对档案进行查看的，很多职工本人不清楚档案的内容。在这种环境中，职工有可能避免档案中出现不良记录而委曲求全。在存档的时候，内容是由专人来填写的，如果填写出现了错误，对职工的未来有着很大的影响，例如，一名事业单位职工人事档案中某阶段学生时期毕业生登记表和其入学材料填写有误（并非本人填写），本人并不清楚有误情况，在参加职称晋升评审时，因该错误造成当年无法参加职称晋升评审。

二、人事制度创新对档案管控层面作用分析

（一）下岗职工档案管理受到限制。事业单位的改革导致了其所有权以及经营权分离，事业单位也被投入市场竞争当中，不存在什么铁饭碗了，如果经营出现了问题，事业单位有可能宣布破产，职工会和事业单位脱离关系，下岗的职工需要自食其力。人事档案对于下岗职工来说作用不大，在他们眼里档案和他们没有关系，这就使国企市场在进行改革的时候，下岗职工对档案的忽视非常严重，人事管理也和他们没有关系。

（二）事业单位工作人员档案管理受到限制。事业单位在我国的经济社会组成占比非常重，可以对就业压力、助力经济发展等方面起到很重要的影响。但是，从目前来看，事业单位对于档案的重视度并不高，在应聘时只需要拥有相对应的技能、学历和身体素质及过硬思想素质，经过相应考选就会被录取成为职工。这就导致人事档案在社会经济当中没有发挥功效的地方，只需要一份劳动合同就可以了。职工和事业单位签订了合同就可以正式上班了，事业单位不会用人事档案来对职工进行约束，职工也不会有人事档案的压力。

一、现阶段会计档案管理的存在的问题

(一)档案信息易更改

当前，许多企业建立了局域网，实现了相关会计信息的无纸化传递。这些虽然利于会计档案资源共享，提高工作效率。但同时，会计工作人员只要获得相关职责权限就可进行会计信息修改，没有了纸质档案的修改痕迹，使得篡改会计档案简单化。

(二)网络系统存在安全隐患

目前通用网络财务的功能主要包括:远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上银行等。基于网络技术，企业提高了会计文档的多方位检索速度，可以进行网上远距离传送，使会计工作变得简单、快捷。但众所周知，网络病毒、黑客伺机而动，一旦计算机系统中病毒或被黑客攻击，不仅会造成会计档案的遗失、篡改，甚至会泄露企业的经济信息。

(三)会计软件升级与档案读取不兼容

在电子信息技术下，会计工作的录入需要相应的电算化软件予以支持。而会计软件的使用，又对计算机的硬件配置提出了一定的要求，不满足配置的计算机无法安装或运行软件。同时由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅。