法院档案管理范例

作者：王聪 陈民 单位：宿迁学院 宿迁市宿城区人民法院

司法机关卷宗档案保存现状及问题

1.司法机关卷宗档案保存制度现状。依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《机关档案工作条例》以及《人民法院档案管理办法》，各级人民法院设立专门对档案进行管理的档案机构，由档案机构负责集中统一管理本院的包括各种门类和载体的全部档案。人民法院的档案机构应当认真负责，积极提供利用，切实为审判工作和其他相关工作服务。对于人民法院各级领导和全体工作人员来说，确保档案的完整与安全，是他们的共同任务。在监管和指导方面，地方各级人民法院从事档案工作的档案机构及其人员，接受上级人民法院档案机构以及同级档案行政管理部门的监督和指导。在管理内容上，司法机关的档案部门负责档案的接收和整理、档案的利用、档案的鉴定和移交以及档案的保护和防护。

2.司法机关卷宗档案保存存在的问题。

首先，司法机关由于工作的特殊性，机关的业务工作人员大部分都是国家公务员，从事档案管理的人员有些是书记员或者法官助理兼任，有些是专门聘用的专业技术人员，这两部分群体共同构成了目前法院案卷档案的保存人员。案卷档案在内容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件进程的法律程序，这样才能够更加有序地存档，为以后的查询和利用提供方便。同时，案卷档案形式复杂多样，不仅有大量的纸质档案，还有一部分数字形式存在的档案，这样对档案的计算机技术有着一定的要求，在当前无纸化办公的要求下，很多地区都在进行纸质档案扫描存档的信息化建设，这一建设对信息管理的技术要求又更加严格了。当然，案卷档案保存作为一种基本的档案管理内容，对档案管理的管理知识也是有着一定要求的。而在当下，司法机关当中从事档案管理的人群很难能够同时具备这三方面的要求，即如果由书记员或者法官助理兼任的档案管理人员，在法律知识方面不缺乏，但是信息管理技术方面就有所欠缺；法院招聘的专业技术人员在信息管理技术方面有特长，但是档案管理知识和法律知识也是软肋；对于档案学专业毕业后经招聘进入司法机关的人员来说，法律知识也有一定的欠缺。因此，就司法机关的档案管理人员的总和素质上来说，还不能够满足当前案卷档案保存的要求[2]。

其次，司法机关案卷档案的保存与利用没有很好的接轨。司法机关案卷档案的保存与利用是司法机关档案管理的两个最为重要的内容，而在当前的档案管理制度之下，这两个方面并没有很好地接轨。法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进性，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这种现象就是案卷档案的保存与利用没有接轨的表现。之所以会产生这种现象，问题在两个方面。一方面，在当前的法院档案保存制度之下，仍然按照传统的档案保存方式和保存方法，没有根据档案信息化发展需求建立起档案资源共享电子平台，缺乏档案保存与利用的反馈信息平台，这样档案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出来，即可能会造成档案利用上的不便捷，也造成了档案管理上的不透明；另外一方面，档案管理人员的服务理念和重视程度不够。档案管理部门是非常重要的部门，但是在功能上来说还是一个服务部门而非管理部门，其作用就是既要发挥案卷档案的社会功用，又要保证档案的完整和安全。由于档案管理工作的枯燥和繁琐，很多档案管理人员工作态度和工作热情比较低，这一点就严重影响了案卷档案的利用，是造成案卷档案的保存与利用的不接轨的原因之一。

最后，目前司法机关案卷档案的保存模式和管理理念上也存在着一些问题，主要表现在重内不重外，缺乏大局观。司法机关的案卷档案形成于审判业务部门的审判业务工作过程当中，但是对案卷档案的利用却不局限于审判业务部门，本院的执行部门和其他部门也可能需要利用这些档案；除此之外，其他法院或者上级法院也经常会因为案件的关联性或者审判监督作用的发挥等原因，以及监狱管理部门对在押犯人的减刑假释等处理、检察机关在侦查或者起诉过程中对案件当事人情况进行确认等等情况也可能需要利用这些档案。而在当前的案卷档案保存模式之下，各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。这些原因都导致了案卷档案保存但无法很好地发挥社会效用[3]。

摘要：阐述不动产档案管理系统以及计算机通信技术的概念，深入分析不动产档案管理系统应用计算机通信技术的重要性，利用计算机通信技术提高不动产档案管理系统的工作效率、工作质量、数据一致性和高可靠性，逐渐发展并成为加强公共事业管理水平与提高管理质量的有效手段，计算机通信技术在不动产档案管理系统中的应用中起到十分关键的作用。

关键词：不动产档案管理系统;计算机通信技术

1不动产档案管理系统及计算机通信技术概述

1.1不动产档案管理系统

不动产登记是《中华人民共和国物权法》确立的一项物权制度，是指经权利人或利害关系人申请，由国家专职部门将有关不动产物权及其变更事项记载于不动产登记薄的事实。不动产档案管理系统是依托计算机通信技术，对不动产登记的结果和过程进行详细记录的系统，为不动产登记中心提供数据管理、数据查询基础服务，为其它政府部门和相关企事业单位提供不动产数据查询依据，是新时代的必然产物，同时不动产档案管理系统为公众提供合理合法的查询服务。

1.2计算机通信技术

计算机通信技术，是以计算机终端为信息数据传输基础单元，以现代化通讯技术为手段，从而实现对信息数据进行高效精准传输，确保计算机与终端设备之间、计算机终端与服务器（应用服务器/数据服务器）之间信息数据传输的时效性、一致性和安全性。成熟的计算机通信技术和全面的网络协议为终端间数据传输提供了高效、易用、安全、实时的数据传输方法和错误处理机制，确保数据传输的正确性，同时通信结构以及通信协议使通信双方存在互相影响和重要联系，在对计算机通信技术进行分析研究的过程中将二者看成共同整体。随着现代化信息技术的快速发展，计算机通信技术已发展成为集合光纤通信技术以及电力载波通信等现代化通信技术，逐步向卫星通信技术、5G通信技术以及超光速通信技术发展。

摘要：以比特币（Bitcoin）为代表的数字货币的崛起，其底层支撑架构——区块链（Blockchain）凭借去中心化信用、数据不可篡改等特点，吸引了世界许多国家政府部门、金融机构及互联网巨头公司的广泛关注，已经成为当前学术界和产业界的热点课题。区块链是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等计算机技术在互联网时代的创新应用模式。区块链技术被认为是继大型机、个人电脑、互联网之后计算模式的颠覆式创新。目前，区块链的应用已延伸到物联网、智能制造、供应链管理、数字资产交易等多个领域。

关键词：区块链；技术；管理

1国内区块链技术发展

随着对区块链技术的深入了解，我国超前布局前沿阵地，积极探索基于区块链的行业应用。2016年12月在《国务院关于印发“十三五”国家信息化规划的通知》中将区块链写入“十三五”国家信息化规划，将区块链列为重点加强的战略性前沿技术。区块链现已经成为国家信息化战略的重要组成部分[1-2]。2018年5月28日，在两院院士大会上的讲话中指出，“以人工智能、量子信息、移动通信、物联网、区块链为代表的新一代信息技术加速突破应用。”2018年6月，工信部印发《工业互联网发展行动计划（2018~2020年）》，区块链白皮书（2018年）中国信息通信研究院&可信区块链推进计划鼓励推进边缘计算、深度学习、区块链等新兴前沿技术在工业互联网的应用研究。在2018年9月更是在《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》中提到了当事人可利用电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段进行证据收集[3-4]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集体学习时强调，要把区块链作为核心技术自主创新的重要突破口，明确主攻方向，加大投入力度，着力攻克一批关键核心技术，加快推动区块链技术和产业创新发展。用五个“要”，为区块链如何服务社会指明了方向。这五个“要”概括起来分别是：要推动“区块链+实体经济”、要探索“区块链+”在民生领域的运用、要推动“区块链+智慧城市”、要探索“区块链+政务服务”、要促进“区块链+互联互通”[5-6]。总书记指出的5个领域，都有了部分项目的落地，各方均进行了有益的探索，但客观情况是，这些仅仅是零星的局部的尝试，无论是广度和深度都还不够，实际推广中存在落地难问题。总书记指出，要抓住区块链技术融合、功能拓展、产业细分的契机，发挥区块链在促进数据共享、优化业务流程、降低运营成本、提升协同效率、建设可信体系等方面的作用。以上数据共享、流程优化、协同效率等恰恰都是跨部门、跨组织、跨信任域的数据交换。如何打破信息孤岛、实现利益共享、合作共赢的区块链顶层设计和解决方案变得至关重要。目前区块链技术已经在司法、交通、金融等行业有了较多的落地案例。

2中国石化电子文件发展现状

近年来，中国石化结合自身实际，大力推动“两化”深度融合，努力实现传统国企向现代企业的转型。形成了全方位应用、全过程管理、全业务支撑的“两化”融合模式，越来越多的生产数据由传统的手工记录形式转变为业务系统中电子数据形式存在，公文、合同、会计、招投标、工程项目等管理业务逐渐在线上运行，形成大量电子文件，归档需求迫切。因此，档案单套制管理正被逐步认可并逐步成为档案业务发展的新趋势。在推进档案单套制管理过程中遇到了诸多问题，主要有以下几方面：首先，人工方式管理电子文件耗费大量人力且效果不佳；目前，由于不具备可信的电子文件真实性验证手段，电子文件归档检查工作采用人工方式，对比以往纸质文件归档工作，耗费大量人力。且人工方式无法检查电子文件内容在归档过程中是否被篡改。此外，电子档案保管过程中，对其进行修改成本较低，难以追溯，管理风险较大。其次，工程项目档案纸质归档及验收管理成本较高；工程项目档案目前采用纸质档案移交归档，由于参建方众多，无法均采用中国石化统一的安全认证手段保证设计图纸、施工文件等电子文件实现归档，因此均需将电子文件打印为纸质文件归档移交，检查验收工作采用监理、项目管理、质量监督、档案人员各层级人员多级审核，费时费力，对参建企业及档案管理部门均带来了大量工作，耗费大量纸张、造成了人工成本的浪费，同时占用大量档案库房空间。第三，生产数据系统产生的数据无法验证归档，存在安全风险；燕山石化应用的各类生产数据业务系统每年产生百万量级数据，由于目前不具备完善的技术保障这些数据在归档过程及保存过程的真实性，目前此类数据均保存在业务系统中，存在长期保管安全风险。同时，大量数据留存在业务系统中对业务系统的正常运转也造成负担。第四，相关管理类文件采用双套制归档浪费纸张及人工成本。公文、合同、招投标等业务均已逐步开展电子化处理运行，以往的纸质业务文档转变为电子文件形式存在，由于无法验证归档电子文件的真实性，不能采用单套制归档，目前只能采用由业务部门将电子文件打印出纸质版同时下载电子版一并归档，给业务人员及档案人员均带来了大量重复工作，耗费业务人员及档案人员大量精力，造成了纸张、打印耗材的浪费，不符合“绿色办公”的理念，同时造成了人工成本的浪费。

3区块链在电子文件管理方面应用情况

摘要：本文分析了信息开放制度下的电子档案数字化管理中的问题，包括节点留存、集成整合、可持续发展等8个方面。

关键词：电子档案；档案数字化；可持续发展

国家档案局在《企业电子档案和电子档案管理指南》中指出，电子档案是具有登记凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。如何管理这些新型的信息记录呢？美国联邦政府社交媒体档案管理指南要求对于这一类新型的信息记录，要有多类人员来共同承担和管理的责任。面对这样一种新的技术环境，电子档案成为传统档案的补充和档案管理体系的重要组成。由此，档案管理体系由纯粹的内部档案管理，转变成在信息系统当中形成并传递，因为档案同时在不同部门、不同领域中形成，大量的办文是通过计算机操作；而业务流程更需要和各级部门负责人、业务人员进行密切的交流、沟通、合作；依法行政、依法办文需要和法律审计等专业工作者交叉协作；开发档案文化产品和保障档案管理的安全等是要和很多领域的职能人员紧密协作、共同打造的档案数字化管理体系。

1节点留存

档案为了长久保存，特别是电子档案，需要在每个阶段办理的每一步都要留下原始数据，而数据的捕获留存有些是系统自动完成的，有些就需要经办者在每个阶段把相关信息捕捉下来。具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息，必须能够具备档案的属性，是直接形成的历史记录，且须具有文件原始记录性和具有历史再现性。2018年，英国司法部下属的英国法院和法庭服务（HMCTS）和英国内阁办公室开放创新小组联合会议在区块链平台上开展电子证据的存储试点项目。联合国档案馆将由国家数字化管理联盟（NDSA）创建的数字保存成熟度模型作为数字馆藏保存水平的标准并测试了一组开源工具应用于数字馆藏的长期保存。

2集成整合

档案职能的拓展和档案管理体系的扩大，信息和档案成正比海量累积，信息冗余也随之产生，解决这个问题需要进行电子档案信息平台的功能整合。现在很多社交媒体、信息平台已形成交叉、共享的模式，产生了一些跨资源、跨领域的专题资源库、文件数据库、专题档案馆等，需要多方合作的健全的档案管理框架，共同开发，共享信息，开展培训，支持电子文件管理的工具等，甚至包括国家层面的信息合作共享。目前许多单位电子办公OA系统，大量的功能嵌入在办公系统中来自动对接，在文件处理的同时完成长期保存功能。例如，社保卡网上信息采集、办卡、查询、缴费等功能集成一体，最终形成个人社保账户资料。

一、企业海外工程业务多元化经营的特点

我国在海外开展工程承包业务的主体大多为国内企业，但在这一前提下又包含着多种业务开展方式。主要有：以国内企业为主体、在国外成立分支公司并申请当地企业资质开展业务（这也是目前最主要的一种方式），以技术合作形式开展业务、以项目组为主体单独开展业务、与当地企业或者外企合作开展业务、以劳务公司国际劳务大分包的形式以及与国内在海外开展其他国际业务的公司合作等。

二、多元化经营条件下海外工程档案管理面临的挑战

在多元格局背景下，由于工程特点、业主情况、当地政策法规等不尽相同，其对档案管理工作的要求也不一样，海外工程档案管理遇到了前所未有的新情况、新问题。

1．多元化特点要求对原有档案管理方法必须进行相应调整

多元背景下不同类型的工程对档案管理工作的要求各不相同。比如经济援助工程、使领馆工程的档案管理不仅要符合一般工程档案管理的特点，同时还要符合我国商务部、外交部门对工程档案管理的特殊要求。再如，工业建筑及安装、道路桥梁等不同类型的工程在档案的管理方面都有着各自的特殊要求。另外，在国际工程承包档案管理中，不同的国家和地区执行的工程技术标准及档案留存的种类和标准也不一样。比如，执行FIDIC合同的国家要求FIDIC系列合同文件都要作为合同档案妥善保存，而援外项目和使领馆项目则以国内工程承包合同为基础依据。凡此种种，无不提出对原来档案管理方法进行相应调整的迫切需求。

2．多元化特点要求对原有档案管理制度必须进行改革完善

摘要：本文针对强化档案意识，推进档案管理工作改革和档案信息化建设，以档案工作的发展助力事业单位管理的高效化和规范化展开讨论并提出相应的思路和对策。

关键词：新时代；档案管理；档案信息化；事业单位；标准规范

随着信息化及大数据时代的到来，档案管理工作势必面临着前所未有的变革与挑战。如何避免在数字化时代不被边缘化，是每个档案工作者不得不正视的问题。

1信息化时代事业单位档案管理面临的机遇

事业单位是指国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的社会服务组织，其功能是向社会提供公共服务，且具有社会公益性和非营利性特点，其档案管理存在专业化、从属性、公益性的特点。笔者认为信息化时代给事业单位的档案管理带来了前所未有的机遇。

1.1档案易存储。信息化的发展，档案形成方式发生了很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，它具有便于复制的特性，加上电子文件的载体存储完全有别于纸质档案，从而给档案保管工作提出了新的要求。因此只有保存电子文件才能全面地、完整地、准确地将单位档案数据保存下来。

1.2管理更有效。在信息化时代，馆藏档案载体形式具有数字化趋势，更有利于档案的网络化利用和服务。

摘要：高中学籍档案在记录高中生学业情况、学校管理情况方面有巨大作用。随着信息技术的发展，电子学籍档案能更方便快捷的开展各种服务。学籍档案管理从纸质到电子化管理，管理方式上产生了一些新的变化，高中电子学籍档案要抓住特征、找准问题并寻求方法。通过通畅电子学籍档案管理，让教学工作更加智能化、最大限度的实现学籍档案的价值，更好的服务于师生和社会。

关键词：学校管理；电子学籍档案；信息安全

一、学籍档案的特征

随着教学改革的深入推广，扩大了教学规模，学籍档案的工作量更大，学籍档案的特征也更加凸显，主要有以下几个特征：一是唯一性。一个学生在高中三年的学习情况的所有记录都真实的记录在学籍档案中。学籍档案具有原始性、唯一性，是最有效的历史记录。在今日的一个法院审理案件中已经表明学籍档案可信度高于学生持有的相关证件，两者不一致时，应该以学籍档案为准。学籍档案的唯一性也是它具有巨大价值的重要原因，在电子学籍档案管理要高效、便捷，发挥出其价值。二是保密性。学籍档案中涉及很多个人隐私，如学生姓名、教师姓名、家庭情况、在校处分等。学籍档案最终是人事档案的重要组成部分，2018年新出台的《干部人事档案工作条例》中明确提出了涉及商业秘密、个人隐私的信息要按照国家的要求进行管理。学籍档案的隐私性使得在电子档案管理时将信息安全始终放在第一位。三是丰富性。学籍档案的内容很丰富，例如入学报到证、学习成绩单、体检报告、校内奖惩资料、全国级及省市参赛资料、补考辍学转学资料等。由于学籍档案的内容丰富、来源甚广，在进行电子学籍档案管理时一定要做到共享，保证该入档的资料从不同的来源处能汇集到一起。

二、电子学籍档案管理的意义

电子学籍档案管理在全国各普通高中已经开展，这并非在信息时代盲目跟风电子化，电子化管理具有以下意义：首先，便捷了学籍档案内容的归档工作。电子学籍档案收集、整理及查询都在系统中完成，采用定期在系统中录入信息的方式。根据官方资料，全国有普通高中16153所，在校高中生2514.5万人。可见学籍档案管理内容很多，教务工作者任务繁重，电子学籍档案的实施优化了纸质学籍档案管理流程，更加省时省力。电子化的管理方式更能适应时代对学籍档案的要求。其次，方便了学籍内容变动和内容查询。例如学生出现休学、复学、辍学、跳级、换班等时要对相关信息进行修改，手续繁杂。电子学籍档案管理都在系统中进行，优化了手续办理的流程，提高了办事效率。学籍档案是伴随人一生的重要档案之一，利用非常频繁，在学校期间查询甚多。通过电子化检索可以大大节省时间，提高效率。由于数量巨大，原纸质学籍档案查询需要翻找1-2天时间，现用系统查询在1分钟之内就可以搜索到利用者需要的相关信息。最后，促进学校管理现代化。学籍档案是学校管理的一个重要方面，学籍档案的电子化能带动学校管理水平的提高，能提升学校服务社会、服务教学的水平，推动校务管理工作标准化、统一化、电子化。

三、电子学籍档案管理存在的问题

1医疗纠纷档案的管理

1.1医疗纠纷档案的立卷

收齐档案材料后，应遵循档案管理的指导思想，及时整理。以医疗纠纷案件为单元进行组卷，一宗医疗纠纷从开始到结案所形成的全部有保存价值的文书应放在一起立卷。医疗纠纷档案的立卷实行一案一卷、一卷一号的原则。按照发生医疗纠纷的年度、纠纷事由、涉案科室、涉案患者姓名进行分类组卷。同一案件以同一案由经过多级法院审理的应合并立卷，在诉讼过程中进行反诉的也可合并立卷。医疗纠纷档案应长期保管，按照一案一号的原则单独立卷，分别装订成册。

1.2医疗纠纷档案的推荐排列顺序

医疗纠纷档案文书材料的排列顺序是：（1）卷宗封面；（2）目录；（3）判决书、调解书、裁定书、协议书；(4）患者身份证明或人身份证明（包括授权委托书）；（5）患方投诉材料（进入诉讼程序的起诉书）；（6）科室对医疗争议事件的说明及初步处理意见（进入诉讼程序的医院答辩状）；（7）病案资料；（8）鉴定材料；（9）医疗机构处理意见（包括对争议事件的讨论、总结，对责任部门、责任人绩效考评的情况）；（10）责任医师执业证书；（11）赔偿明细清单；（12）结算发票及患方收条；（13）卷底。以上材料均可为复印件。

1.3医疗纠纷档案的编号管理

档案的编号要遵循检索方便、易于保管的原则进行，用纠纷发生年度+科室简称+患者姓名依次连接进行编号，如2013普外赵某某。