地质档案管理范例

1．基础数据收集与整理

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。

2．档案信息化，纸质档案数字化

我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

3．档案管理信息化的优势

提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。

3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。

【摘要】

我国正处于知识、经济科技都在飞速发展的时期，而在这种良好发展形式的影响下，地质资料的档案管理，也发生了变化，无论是在内容上，还是在管理的模式上都有了较大的变革。对于地质档案发生的变化，我们要深入的研究。本篇文章以地质资料档案管理服务模式为视角，探讨了管理的特点以及管理模式出的创新。探讨了档案的服务管理模式，这对于我国经济建设有一定的促进作用。

【关键词】

档案管理；服务创新；创新

在科技的进步下，我国迎来了一个信息化的时代，而且这个时代中网络以及数字化在不断的发展。地质资料档案是我国经济建设中的一部分，主要是为社会的发展提供地质有关的信息。现存的很多地质档案都是纸质的档案，在纸质档案向电子档案转化中，如何能在两者之间建立一个服务模式，这需要地质档案工作者去思考。

一、创新地质档案服务的必要性

随着地质资料档案自身改革的不断变化，出现了许多新模式、新动向、新内容。地质资料档案信息利用主体也越来越多，对地质资料档案管理服务模式的要求也越来越高。面对这些变化，传统的地质资料档案管理观念显得落后，跟不上信息时代的发展步伐，因此，创新势在必行。

地质灾害，是指一些自然的或者人为的因素而导致的相关灾害的出现，如泥石流、滑坡、山体崩塌等问题的出现，这些灾害会在人力以及物力等方面都有很大的影响，因此，第一时间做好地质灾害的应急，减少地质灾害所造成的损失，具有十分重要的意义，要想更好地做到这一点，必须要做好相关的档案管理工作，通过档案对我国不同时期发生的不同种类的地质灾害进行分类，从而更好地为地质灾害工作提供帮助。

一、我国地质灾害工作中档案管理的发展现状

目前，在我国，对地质灾害的档案管理工作已经在不断完善，地质灾害的档案管理工作的主要进步性主要表现在以下几个方面。首先，在地质灾害的档案管理工作过程中，相关的单位对档案工作的管理意识更加重视，重视地质灾害的不同档案的分类与处理，同时，也加强了相关管理工作的资金与人才的投入，这一方面取得的进步更能体现出档案管理的重要作用。其次，相关单位的档案管理人员的道德素质与工作水平都有所提高，工作水平的提高，使工作效率与工作质量都在不断提高。最后，许多单位都专门设置了相关档案管理的部门，这种管理模式也在很大程度上使地质灾害的档案管理工作更加专业化。对地质灾害的档案管理不同于其他工作的档案管理，必须在对档案的分类、档案的整理，以及相关档案的数据分析方面有全面的把握，所以近些年来我国档案管理工作取得进步在很大程度上都不断促进了地质工作的完善[1]。但是，档案管理工作本身就是一个较为复杂的，需要很多的分类与数据整理的环节，所以我国在对地质灾害的档案管理工作中还存在相关的问题，这些问题体现在不同方面，主要是对档案管理工作的数据分析与整理不到位，档案管理的监督过程不到位，对地质灾害等问题不能很好地把握，以及相关单位的档案管理的工作效率较低，这些都严重影响了我国档案管理过程中存在的问题，因此，为了更好地解决这类问题，必须要充分认识到档案管理工作的重要性，并提出相应的可行性策略。

二、档案管理在地质灾害管理过程中的重要作用

1.对地质灾害历史进行记录，对地质灾害建档。地质灾害在成因上具备自然演化和人为诱发的双重性，它既是自然灾害的组成部分，同时也属于人为灾害的范畴，地质灾害发生后，一定程度上造成我国人力以及物力的损失，发生一次地质灾害需要一定时间的建造过程与后期管理工程，所以对地质灾害的历史记录工作十分重要。通过对地质灾害的治理过程能够很好地对后来发生的地质灾害发生的后期处理有很好的指导作用，同时，对地质灾害进行档案的相关记录，是一个初步归档的过程，这个过程也属于地质灾害管理中的一个重要过程。可以说，档案管理对地质灾害有很好的历史记录的作用，并是地质灾害过程中的一个重要的环节[2]。2.对地质灾害进行相关的数据分析，提供参考数据。档案管理的过程也包括对发生的地质灾害进行相关的分析的过程，在地质灾害发生时，必须要对相关的数据以及原因进行分析处理与把握，对地质灾害的数据进行相关的分析，总结出地质灾害发生的规律，为以后地质灾害的发生提供相关的参考数据[3]，这种作用在一定程度上可以为地质灾害的预防、救援以及相关问题提供重要的数据分析，减少地质灾害发生后造成的损失，所以档案管理在地质灾害中的作用还可以表现在这一方面。3.完善地质灾害工作的流程，确保工作的完整性。地质灾害工作的过程是一个较为复杂的过程，在地质灾害的前期还要做好相关的灾情预防、灾害应急，这些是在灾害发生前以及灾害发生时所要做好的相关准备，地质灾害发生后，还要进行相关的过程经验总结、数据分析以及档案归类管理等一系列的问题，其中档案管理工作就是地质灾害工作的最后一个重要的环节。所以，档案管理工作也属于地质灾害工作中的一个重要的环节，将地质灾害的档案管理工作做好，也就意味着相关的地质灾害工作处理的完善，确保地质灾害工作做到相应的完整性[4]。4.对地质灾害有更深刻的把握，做好预防工作。档案管理不仅仅是对原来发生的事件有一个记录的过程，还需要大量的数据分析以及数据总结，以形成经验性的参考，为后来地质灾害的发生提供相应的参考数据，并通过相关的档案总结出的经验，分析相关地质灾害发生的地区、频次，以及灾害发生的间隔时间等问题，对地质灾害有一个更深的把握，可以很好地起到相关的预防工作。这也是档案管理在地质灾害工作过程中所发挥的一个重要的作用。由此可见，档案管理在地质灾害过程中发挥着十分重要的作用，因此在工作过程中必须要重视相关地质灾害工作的完善，从而不断推动我国地质灾害的进步与发展，但是在现阶段我国在地质灾害的发展过程中还存在着一定的问题，要想更好地发挥地质灾害的作用，必须要更好地解决这类问题的发生。

三、档案管理在地质灾害过程中存在的问题以及相关的可行性建议

1.数据分析与整理不够全面，参考性不够。在我国，许多的地质灾害过程中，对相关的数据分析不够全面，数据的整理与归类不到位，这些都归源于相关的档案管理人员的素质水平相对较为低下，不能很好地进行有关的数据整理工作，缺乏相关的经验。还有就是对地质灾害的相关认知程度不足，这些都是造成档案管理过程中相关的数据整理不足的原因，因此为了更好地解决这类问题的出现，主要从相关的档案管理人员入手进行分析。首先，相关的单位部门必须要严格规范档案管理人员的行为，减少因为档案管理人员工作过程不够精细而造成的数据统计不全，数据整理不到位的问题。同时，在对档案的相关管理过程中也要注重对相关管理人员的工作技能的培养，单位可以定期组织相关的用人培训，提高管理人员的管理技能，促进单位对档案管理工作的高度重视。同时，就档案管理人员自身来说，也要从不同方面约束自己，对档案管理工作有高度的重视，在实际的工作中不断总结与反思，以不断提高档案管理工作的效率，增强自身的管理能力与管理水平。另外，在对地质灾害的档案管理过程中，还要注重对一些基本的地质灾害方面知识有更深入的了解，为档案管理提供一定的知识基础。2.地质灾害的档案管理的监管力度不够。地质灾害的档案的管理过程中，必须要重视对档案的监督与管理力度，以防止档案的丢失以及数据的泄露。但是在我国，许多地质灾害的管理单位都对相关的档案工作的监管力度不够重视，监督力度不够，主要表现在单位内部的监督以及来自外部的监督，内部缺乏相关的监督部门与专门的监督人员，不能对一些错误的档案管理进行实时的分析，导致档案管理的质量水平较低，外部监督对地质灾害工作的档案管理工作完全不够重视，主要表现在缺乏相关的法律法规的约束。所以，只有这两个方面都起到一定的作用，才能更好地进行相关的档案工作的完善，以推动地质灾害工作的不断进步[5]。首先，在单位内部，重视地质灾害档案监督管理工作，在单位内部设置专门的档案监督人员，监督在档案管理过程中存在的一系列不合理的环节，并通关采取相关的惩罚措施进行管理，同时，档案工作的监督人员也需要有更高的职业道德素质要求，按单位规则和相关的管理原则进行管理。同时，我国也要不断完善相关的地质灾害方面的法律条文，通过法律条文的相关约束，对相关单位的档案管理工作以及档案管理人员进行约束，避免因操作不当或管理人员素质低下而造成档案管理存在严重的问题。档案管理在地质灾害过程中发挥着十分重要的作用，必须要不断重视我国档案管理的相关问题，了解我国在地质灾害工作中档案管理的发展现状，减少档案管理过程中存在的相关问题，完善档案管理流程及相关步骤，从而进一步推动我国地质灾害工作的完善与发展。

一、地质勘查单位档案管理工作中存在的问题

1）档案管理制度有待进一步规范、健全。

主要表现为档案管理职责分散、不明确，不同单位的档案管理可谓是各自为政、标准不一，存在着严重的档案资料重复保存且利用率低下问题，需从制度上加以解决。

2）档案管理工作水平有待提高。

目前，我国部分地质勘查单位的档案管理水平，还停留在人工收集、整理与检索阶段，可接触和获取的信息量较小，非常不利于档案的二次开发和利用。

3）档案管理工作开展欠缺协调、合作。

部分地质勘测单位的档案管理工作人员与同单位负责其他工作人员之间欠缺协调、合作，没有更好的利用协调、合作支持档案管理工作开展，导致档案管理工作变成了单位里的一块“世外桃源”，档案管理工作效果始终不甚明为。

【摘要】本文从时展、规范化建设、档案利用效率等角度分析了地质科技档案管理信息化建设的重要性，并在此基础之上，就信息科技时代如何推进科技档案信息化管理作了具体阐述。

【关键词】地质科技档案管理；信息化管理；重要性；策略

当前，在信息技术快速发展的大背景之下，地质科技档案管理应适应时展步伐，加快推进信息化管理建设，成为面向未来发展的有力保障。档案管理要坚持以创新发展为导向，优化管理模式、创新管理理念，为信息化管理的推进，创设良好的内外条件。因此，地质科技档案管理在信息化管理的进程中，应扎实推进、科学发展，在新的管理模式及平台视域中，实现地质科技档案管理新发展。本文立足地质科技档案管理现状，就新时期信息化管理的重要性及措施，做如下具体阐述。

一、地质科技档案管理中信息化管理的重要性

（一）地质科技档案管理中信息化管理是时展的需求。随着信息技术的不断发展，地质科技档案管理信息化建设，是适应时展需求的重要举措，是构建信息化管理的内在需求。首先，为了更好地适应新环境，地质科技档案管理应以创新发展为驱动，优化信息管理模式、创新信息管理理念，以更好地提高信息管理效能。其次，信息化管理是时展的内在需求，也是当前地质科技档案管理面向未来发展的重要保障。要提高思想认识，加快信息化管理建设，为新时期档案信息化管理优化环境。因此，从时展的视域出发，地质科技档案管理信息化管理的推进，是适应新环境、构建新发展的内在需求。

（二）地质科技档案管理中信息化管理是规范化建设的途径。档案信息管理直接关系到档案信息的应用价值，信息化管理的构建，能够进一步规范档案信息管理，提高档案信息价值。首先，地质科技档案管理应加快信息化管理建设，这是实现档案管理规范化建设的重要手段，通过信息管理系统的构建、信息管理平台的实现，为信息化管理提供良好的管理环境。其次，信息化管理是优化传统管理模式，解决档案管理混乱等问题的有力保障。在档案材料的收集、整理、归档及保管中，信息化管理的科学构建，能够实现档案材料一体化管理，确保了档案材料的完整性。因此，从规范化建设的视角而言，地质科技档案管理应以信息化管理为依托，规范档案管理，建立完善的档案资料库。

（三）地质科技档案管理中信息化提高档案利用效率的保障。在传统地质科技档案管理中，冗余的管理流程、滞后的管理手段，影响了档案资料的利用效率。信息化管理的推进，为档案管理优化了环境、提供了新的管理载体。通过档案信息管理系统，实现了高效率的档案管理机制。从档案资料汇集、分类及保管，实现了更加高效的档案管理，为信息化管理提供了有力保障。一方面，地质科技档案价值的体现，应注重档案利用效率的提高，为档案开发及管理创设良好的条件；另一方面，档案管理要注重档案信息开发，通过信息系统平台，实现对档案资料的分类汇总、分析，极大地提高了档案信息的利用效率，确保了信息化管理的重要性。

当前地质档案资料生成速度较快，传统的档案管理模式已无法满足当前地质档案管理工作的需求，因此需要加快推动地质档案的数字化管理，实现地质档案信息资源的共享，更好地发挥出地质档案信息的重要价值。在地质档案管理工作中，要充分地借助于各种先进的现代化技术和设备来完成地质档案信息的接收、编排、著录、统计和检索工作，构建完善的地质档案信息系统，实现地质档案的网络传送和在线查询，以全面提升地质档案数字化管理水平。

一、加强地质档案数字化管理的必要性

（一）档案资源实现充分共享。当地质勘察资料和地质灾害治理资源实现数字化管理后，在地勘单位内部这些信息资料能够实现互相交流和共享，并能够与其他单位之间进行信息的传统，有效地实现了地勘单位之间的优势互补，通过地质勘察档案信息的相互传递和共享，有效地促进了地勘单位的发展和进步。

（二）进一步提高办公效率。在传统地质档案管理模式下，由人力和手工完成具体的档案管理工作，不仅花费时间较多，而且档案所占空间也较大，在具体操作过程中极易出现错误，难以实现地质档案管理的规范化和标准化。但地质档案实现数字化管理后，档案从生成、传递和利用等诸多环节都由计算机来完成，档案管理工作具有快捷性和高效性，有效地提高了档案管理工作的质量和效率。

（三）保证档案的机密性和实效性。由于地质档案具有科技档案的属性，其具有一定的时效性和机密性。实现地质档案数字化管理后，可以通过设置具体的管理权限来实现对档案的保密管理，以此来保证地质档案信息的安全。而且在对地质档案信息进行查询时，只需要输入一些关键词就能够快速找到所需要的档案信息，使档案利用更具便捷性。

（四）确保档案保存更具安全性和完整性。地质档案数字化管理的实现，地质档案资料的保存和利用都实现了电子化，不仅档案资料保存更具完整性和安全性，而且保存时间也更为长久。同时存储方式的多样化发展及存储容量的不断增加，为地质档案资料的保存和传递提供了更加便利的条件。

二、加强地质档案数字化管理的路径分析

一、当前地质科技档案人员管理中存在的问题

长久以来，科研单位的技术人员，甚至部分领导对档案管理工作普遍存在认识误区，认为档案管理无足轻重，档案管理人员都是不懂技术的低学历低素质人员，甚至在资料汇交过程中对其工作抱有轻视对立的态度。这造成优秀人才不愿从事档案事业，档案工作队伍缺乏既懂档案业务又熟悉技术的全面手，大多数人员知识结构比较单一，意识还停留在传统观念上，缺乏创新精神，技术知识层面上还不具备档案现代化管理素质。管理人员认为只要能维持现状，不出大的问题即可，档案信息渠道越窄越好，工作越少越好，平均主义、吃大锅饭的思想大量存在，这造成档案行业优秀人才引不进来和档案人员不思进取的因素。

二、地质档案工作者的协调管理能力和主动服务意识要求

地勘单位地质档案人员配备通常只有一两人，业务范围涉及资料汇交、地质档案实物借阅归还、库房管理、地质档案涉密数据发送等。工作任务交叉繁杂，服务对象除相关专业技术人员外，还要面对上级档案部门、同级单位和顾客单位的业务交流。为了做好档案工作，档案管理人员必须具有一定的管理协调能力，通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足。在实际工作中，档案工作者的协调能力与档案的齐全完整度正相关。如何才能得到各方面的支持顺利开展工作，减少摩擦，除了靠有关规章制度，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥。地质档案管理本质上是一项服务工作，管理员应具有良好的政治水平和思想政治素质，较强的服务意识。以往，地质档案管理极为被动，将工作定位于实体保管为主。随着地勘单位市场经济的繁荣，项目呈现爆炸式的增长，按照传统的管理办法效率低下，必然不能满足技术创新要求。档案工作者应树立超前服务、主动服务意识，发挥自己的聪明才智，运用现代化办公手段提高工作效率，深入社会调查研究，了解信息需求方向，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。

三、地质档案工作者的法律、法规和保密意识要求

地质科技档案部分涉及国家机密，部分涉及单位经济秘密，应将档案工作者的法律保密意识优先于所有工作要求之上。地质档案工作者除了要学习和遵守《档案法》《保密法》等通用档案相关法律，针对地质科技档案的保密工作，还需学习国务院、国土资源部和北京市政府下发的有关法规文件，如《地质资料管理条例》《国土资源管理工作国家秘密范围的规定》《涉密地质资料管理细则》等。保密意识在地质科技档案管理上需要再三强调的。地质科技档案工作者需严格遵守保密纪律，对于保密档案妥善保管，绝密档案单独保管。严格执行档案接收、借阅、鉴定和销毁制度，认真履行登记、审批手续。定期进行保密档案、资料和物品的清查工作。

四、地质科技档案工作者的技术素质要求

1知识管理在地质档案管理的运行因素

地质档案是在地质调查研究、矿产勘查等活动中形成的科技档案，是地质工作活动的记录和成果。地质档案管理模式的发展经历两个阶段：第一阶段，基于实体保管的传统档案管理时代，偏重地质资料的收集与保管。地质档案种类繁多，按类型可分为：为国家进行基础建设提供相应决策服务的地质资料，如区域地质调查、化探、物探等;为工农业生产和国防、科技发展提供原料产品基地的地质资料，如矿产、石油、煤层和天然气等;关系国计民生服务的地质资料，如水文、工程、灾害、环境、地震等;为地勘经济建设提供服务的资料，如合同、协议等;不同形式和不同载体实物资料，如岩矿芯、磁盘、标本等。传统地质档案管理以实物管理为主，对环境要求高，档案损耗速度快，档案查找沿用传统人工方法，信息查找依靠手工及借阅者和馆员的个人经验，费时费力。地质档案具有较强的专业性，并且有保密性要求，普通的档案管理者往往不懂技术，经验不丰富的年轻地质工作者对如何查找地质档案的流程不了解，在查找过程中容易发生遗漏，难以有效提取所需信息。档案信息资源的服务能力较弱，未得到充分有效开发利用。第二阶段，基于信息管理的数字地质档案管理时代。特点是在继承传统档案管理的基本功能的情况下，以数字档案资源为主要管理对象、以信息技术为手段、以互联网为依托，实现档案信息的有序整合和便于检索利用。基于信息管理的数字档案管理属于我国电子政务建设的一部分。目前，我国的电子政务建设已经开始向基于知识管理的第三代电子政务过渡，作为电子政务的一部分，基于信息管理的数字地质档案管理也应融入知识管理的理念，从用户需求出发，把对知识的管理和对人的管理融为一体，对馆藏地质档案进行知识挖掘，对信息进行精简、提取、发现在信息中有用的知识单元并对其进行集合组织，使之成为使用者容易检索识别的知识信息内容。

2用知识管理思想指导地质档案服务

用知识管理思想指导地质档案服务，主要体现在服务内容上以用户为中心，为用户提供解决问题方案的服务；在服务方式上是基于档案内容的服务。除了常规的借阅、档案检索等显性知识服务，还可提供的服务有：

2.1为用户提供个性化数据处理与分析服务平台

标准化档案管理信息服务通常是根据关键字进行查找所需资料，侧重于显性知识的挖掘，信息查找范围往往局限于报告名称和关键字，对地质工作覆盖范围、工作程度、工作方法等信息无法直观的了解，导致信息查找效率低下、信息遗漏等问题。在知识管理的理念下，地质档案馆员可针对用户需求，利用信息系统检索库中资料与信息，抽取相关的报告、图件、表格等，按照标准格式生成电子报告供用户利用。该服务所提供知识产品质量的优劣取决于地质档案知识库是否有效。档案知识库的建立要经过“知识积累—创造—应用—形成知识平台—再积累—再创造—再应用—形成新的知识平台”的循环过程后逐渐成长，逐渐成为信息查找更可靠的来源。

2.2逐步开展地质档案数字化和数据挖掘工作为知识创新服务