地方档案范例

科技的不断进步使档案管理水平上升到了一个新的台阶，海量的档案信息资源、快捷的检索工具、多样的服务方式，无一不体现着新时期档案部门服务理念的与时俱进；而档案的留史、资政、育人、文化休闲功能也随着人们日益增强的档案利用意识被越来越多的人所关注。地方综合性档案馆作为与民众最为贴近的档案部门，更应契合时展，立足丰富馆藏，借助先进的技术手段，加强档案信息资源开发，从而提高服务质量，充分发挥馆藏档案真正的社会价值和经济价值。

一、丰富、优质的馆藏是档案信息资源开发的基础

1.调整收集范围，丰富馆藏。以抚顺市档案馆为例，现馆存215个全宗，以党政机关档案为主，医院、学校、保险公司、银行、司法等全宗仅十余个，大多数为已撤销单位，档案内容仅涉及记录组织活动的政策性、指导性文件；破产企业档案全宗十个，内容也仅为文书档案、会计档案等，内容单一，结构分散，利用价值亦不大。这种情况与建馆初期档案馆接收范围的划定“接收本级各机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案，以及本市建国前的各种档案”有直接关系。然而，这样的划定导致单纯收集此范围内的档案，今后根本无法从档案材料中完整的查考当地的经济、科技和社会的发展进程，失去了档案存在的意义。为此，地方综合性档案馆在资金、馆房面积等客观条件允许的范围内，应积极参照《各级各类档案馆收集范围的规定》，对当地党政机关、重点企事业，甚至是有经营特殊性的民营企业进行调研、协商，调整档案接收范围，注重当地工业、金融、司法、医疗、教育等不同领域的科技档案和专门档案的收集，从而使馆藏档案涉及面放宽。另外，更多不同载体、不同形式档案，如电子档案、实物档案等也应在划定的收集范围之内。2.注重地方特色，优化馆藏。信息时代，档案文件数量猛增、档案库房空间和设备条件有限，地方综合性档案馆在丰富馆藏的同时，还应重视馆藏档案结构的优化。对馆内档案进行、过期筛选、定期组织鉴定、销毁；对定期接收进馆档案的质量进行审查，应确保进馆档案符合《机关档案工作业务建设规范》和地方指定的档案进馆规范等要求，加强进馆前的指导、审查工作；在新接收进馆档案的内容上，更应侧重在地方历史、名人、重大事件、当地民族发展、宗教发展、有传统的名胜古迹、旅游景点等各个方面深度发掘、加强馆外调查，使收集渠道畅通、信息灵敏，以便收集突出地方特色的档案。如抚顺市档案馆之前收集有胡玉萍档案是抚顺名人档案，棚户区改造档案、洪水档案是抚顺重大事件专题档案。3.征集相关资料，形成体系。地方综合性档案馆对资料的收集没有一个明确的范围和原则，盲目收集了许多与档案利用无关的资料，而且重复量大，严重浪费库房空间。因此，地方性档案馆首先应对馆藏资料进行、筛选工作，剔除冗余资料；其次，制定进馆资料收集范围，避免重复收集和无价值收集，对于一般写作爱好者的出版物或与地方自然、人文无关的选集、故事会等出版物要有针对性的进行收集，不能无原则全部接收；再次，对于有地方特色的档案，可以联合当地博物馆、图书馆等进行资料的复制、补充，以便形成体系，方便查考利用。例如，抚顺市档案馆馆藏的雷锋档案中，不止有雷锋在抚顺市人代会的与会档案原件，还包括当年档案馆工作人员从雷锋纪念馆复制的雷锋日记和其他从各方收集的复制件、资料、学雷锋的文件、资料，形成了较为完整的雷锋名人档案。

二、复合型人才是档案信息资源的开发不可或缺的条件

地方综合性档案馆的人员配备已经趋于专业，如抚顺市档案馆现有工作人员均具有本科以上学历，其中包括档案专业、历史专业、计算机专业等。但面临着新时期档案综合性更强，涉及面更广、数量更庞大的档案，各专业人员知识的单一和分散性仍无法应对未来复杂的档案工作。比如，电子文件的保护和归档的问题涉及计算机和档案两个专业的结合，而档案编研则需要档案和历史两个专业的知识等等。因此，为了更好的适应档案事业未来的发展，档案信息资源开发人员不仅必备专业的档案知识，还需要历史、中文、计算机、管理、法律、心理、外语等专业的知识，甚至还要了解各个领域内的专业知识。这就要求档案信息资源开发人员在工作中不断学习，提高自身业务水平；档案馆也应针对自身馆藏特点，为档案资源开发人员提供更多交流平台和学习机会，培养更多档案复合型人才。

三、技术支持是档案信息资源开发的必要手段

随着科技进步，地方综合性档案馆对档案信息资源建设给予了高度的重视。如抚顺市档案馆建立了网络信息平台，进行档案的宣传和咨询；加快了传统载体的档案信息数字化建设进程，并取得了一定的成效。未来，使档案信息资源实现网站与网站相通、馆与馆互联、各级、各单位档案信息资源与档案馆共享，打造没有地域限制、行业和部门限制的“信息高速路”，推进档案事业的全面发展，充分发挥档案信息资源的社会作用和经济作用，这一切，都离不开信息技术的支持。此外，一般载体的保护，电子文件的处理、归档、保护，特殊载体的归档、保护，各种现代化信息采集和加工处理，缩微、扫描、加密等也都离不开各种先进技术的支持。而各种先进技术的更新和引进，都需要地方领导对档案事业足够重视，增加资金投入来发展档案事业。

中国历史悠久，地区划分明确，而各地区因历史、经济、地理环境等不同，逐步形成具有各自特色的地域文化，文化璀璨。因此，加强地方数字文化档案资源建设，既有助于深入系统研究地方文化，做好地方文化资源的保护，又能促进地方经济文化的繁荣发展。

一、基本概念

什么是档案？当前学者们关于档案方面的研究较多，涉及范围较广，但是有关档案的定义方面学者们还没有达成一致看法。一般而言，学者们认为档案是人们在社会活动中所形成的的具有重要意义，值得保存的原始资料或者原始记录。因此可以认为档案见证了历史的发展，是文明的一种传承。由档案的定义可以推出文化档案应该是能够反映在历史变迁、人情风俗、自然风光的具有独特意义的原始文化记录或原始文化遗迹等。而地方文化档案则是有关某地历史文化相关活动的原始记录，或者记载某地历史文化的载体平台等，体现地方的历史和文化。因此地方文化档案中蕴藏着某地的历史文化，蕴藏着某地的历史资源，有助于地方经济发展。地方数字文化档案主要是指通过对地方文化档案的数字化建设过程中所形成的新的档案载体或档案形式，有助于提高档案的利用率，同时便于存储地方文化档案。

二、地方文化档案资源的种类

由于地方文化档案资源的形成与地方历史变迁、人民生活习惯具有密切的关系，因此地方文化档案资源的种类多样，主要分为以下几方面：

（一）民间节庆风俗档案。在历史形成过程中，各地具有众多的美丽传说，其文化渊博，范围宽泛，并逐渐在演化成庆典节日，被当地百姓一代一代的传递下去，以此纪念曾经历史上人物等。

（二）名人档案。在地方历史发展过程中，在历史领域、经济领域等出现了众多著名人物，这些都是地方著名的文化资产。建立地方名人档案，通过研究人物档案的信息来了解这些人物，可以使人们更加深度的对这些人物进行认识和了解。因此建立当地名人档案是对地方历史文化的传承，对促进地方特色文化发展具有显著意义。

尊敬的同志们：   大家下午好！   今天，我们在这里召开全市档案地方志工作会议，主要目的就是抢抓国发号文件的历史机遇，认真贯彻省第十一次党代会和市委九次党代会精神，进一步推进我市的档案地方志工作。今天的会议得到了省档案局的高度重视，局长亲自到会指导并作了重要讲话，刚才局长的讲话充分肯定了市的档案地方志工作，并对下一步的工作提出了具体的要求和期望，下来后我们一定抓好贯彻落实，同时也对省档案局长期以来对的帮助、支持和关心表示衷心地感谢！   一年来，在市委、市政府的正确领导下，全市各级档案、地方志部门始终紧紧围绕党委和政府的中心工作，认真履行职责，实现了“十二五”规划良好开局，充分发挥了档案工作为各级领导决策服务、为全市经济社会发展服务、为社会各界和广大人民群众服务的作用；充分发挥了地方志资政、存史、育人的功能和作用。年市地方志办荣获全国地方志系统先进集体称号；《年鉴》在中国版协第四届全国年鉴编纂出版质量评比中，荣获综合类一等奖，在全国地方志系统地方综合年鉴评奖中获特等奖；市档案局荣获全省档案工作先进集体，集体荣获二等功。这些成绩的取得，是市委、市政府正确领导的结果，是省档案局关心支持的结果，是全市档案、志办工作者辛勤劳动的结果，是全市各级各部门对档案志办工作帮助和支持的结果，借此机会，我谨代表市人民政府，向我市档案、地方志战线长期以来无私奉献、勤奋工作的广大档案、地方志工作者，向一贯关心支持全市档案、地方志事业的各级各部门、社会各界表示亲切的问候和衷心的感谢！   今年，是实施“十二五”规划承上启下的重要一年，刚才，德亚局长、忠元主任对年工作作了具体安排，我认为这个安排目标明确、思路清晰，是具体、可行的，我完全同意，请大家抓好落实。下面，我就档案地方志工作如何更好地发挥自身优势，积极谋划和布局工作，加快推进我市文化事业的大繁荣、大发展讲三点意见：   一、乘势而为、把握大局，切实增强档案地方志工作服务生态文明城市建设的责任感和使命感   党的十七届六中全会作出了推动社会主义文化大发展、大繁荣的重大决定。省第十一次党代会报告提出奋战五年，着力构筑“精神高地”，人们的道德文化水准和精神面貌跃上新台阶。李军书记在第九次党代会上的报告中提到“经济的相对落后，并不意味着文化的必然落后，国内外有许多经济落后而文化发达的先例”，这既是对全市文化工作的一种鞭策和鼓励，更是对全市文化工作未来的发展确立的战略目标。档案地方志是一个地方和一个城市文化传承的重要载体，肩负着为地方经济社会发展构筑“精神高地”的重任。深刻认识到自身的责任，以高度的文化自觉，积极投身文化建设的主战场，努力为我市政治建设、经济建设、文化建设和社会事业服务，不断开创我市档案地方志工作新局面，用扎实的工作和丰富的成果完成党和人民的重托。   在新的形势下，档案对经济社会发展的作用越来越重要。真实、全面、系统、准确、完整地记述地方经济社会发展的成就与经验教训的地方志书，广泛服务于地方经济社会的发展，更能为推动我市生态文明城市建设，进一步增强全市人民自信心和自豪感，激发热爱、建设的热情。总之，档案地方志工作从来没有像今天这样，全方位地参与到经济社会发展和群众生活中。为此，全市档案地方志系统一定要充分认识新形势下档案工作“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的重要使命，地方志工作担负着“资政、存史、育人”的重要功能和作用，为建设生态文明城市，促进全市经济社会又好又快发展作出积极贡献。   二、突出重点、开拓创新，不断提高档案地方志工作科学化水平   （一）档案工作方面   一是要在服务科学发展上要有新作为。档案工作要围绕全市发展大局，进一步强化服务意识，丰富服务内容，提高服务水平。各级档案部门要创新工作思路，深化服务内容，积极主动地提供便捷高效的档案服务。   二是要在基础设施建设上要有新突破。今年，市档案局要把新馆建设作为突出工作重点来抓，全面参与、全程策划，统一配套、同步推进，确保各项工作有条不紊、有序衔接，努力把新馆建设成为国内先进、省内一流的现代化公共档案馆。各区（市、县）也要加大投入力度，结合文化基础设施建设，适时启动档案馆的新建改造工作，有效改善档案保管条件。各部门、各单位也要从实际出发，积极搞好档案室建设。   三是要在加强档案资源建设上要有新提升。积极争取社会各方面支持，努力在档案资源建设和馆藏品牌建设上有所作为，取得更大实效。着眼于经济社会发展需要，切实加大档案资料征集力度，丰富馆藏，改善结构。建立健全协调机制，充分运用现代科技手段，实现各类档案资源的共建共享。深入挖掘总结好馆藏资源，形成自己的馆藏特色。   四是要在档案科学管理上要有新进展。加强依法治档工作，积极运用现代科技手段，不断提高档案工作的信息化、规范化、制度化水平。进一步健全完善档案管理规章制度，不断提高档案管理规范化水平。以《档案法》颁布25周年为契机，加大宣传力度，不断提高全社会档案法制意识。进一步加大档案行政执法检查力度，积极推行档案行政执法责任制，严肃查处违反《档案法》的案件，保障档案事业在法制化轨道上健康发展。   （二）地方志工作方面   一是要坚持依法修志，推动地方志工作有序发展。全市的地方志工作要切实按照国务院《地方志工作条例》和省政府《地方志工作规定》的要求，全面、客观、系统地编纂地方志，科学、合理地开发利用地方志资源，建立有利于地方志事业发展的长效机制。并根据我市特色及修志工作的实际需要，建立健全与《条例》和《规定》配套的规章和办法，规范地方志工作有序开展。结合国务院《地方志工作条例》颁布6周年，全面部署实施“六五”普法工作，加强法制宣传教育阵地建设和队伍建设，组织开展针对性强、形式多样的法制宣传教育活动。二是要坚持科学发展，推进二轮志书编修工作。围绕我市“十二五”规划的要求，强力推进二轮志书的编修工作。市属各单位要重视和配合二轮市志的编修。各区（市、县）人民政府应将地方志工作列入“十二五”规划，从政策上给以保障。市30年的历史，就是一部高扬改革开放主旋律的发展史、奋斗史，30年来，经济社会实践积累大量的社会发展经验和社会实践的生动素材，忠实记录好这一段历史对于鉴往知今，推动发展跨越就显得越发的重要。因此，地方志工作者要通过深入学习科学发展观的理论精髓，提升方志编修的理论视野，编纂精品良志，为我市的经济社会发展充分发挥方志的功能和作用。#p#分页标题#e#   三是要坚持修志为用，进一步提高地方志工作服务经济社会发展的能力。地方志工作者要本着修志为用的原则，不断拓展用志渠道，让修志编鉴和研究成果更为广泛地服务社会。今年，市地方志办正在编修的《市创建国家卫生城市工作志》及《全国第九届少数民族体育运动会市协办工作志》正是主动服务经济社会发展的有为之举，希望把这项工作抓好抓实。我们要把用志作为地方志工作的一项主要任务来抓，积极探索用志的新路子和新方法。利用好现有的网络信息平台，进一步完善市地方志全文数据库的建设，将我市丰富的史志资料，转化为电子书、网络版等社会喜闻乐见的载体形式，广泛提供给社会共享，扩大地方志资源的辐射面和影响力，展示地方志工作的重要价值。   四是要坚持质量第一，再接再厉推出精品良志。质量是地方志的生命，是关乎地方志事业发展的根本，全市的修志工作，一定要充分重视志书的质量。年鉴编辑要不断创新，进一步提高编辑质量。要认真总结首轮修志的经验，查找影响质量的问题和原因，有针对性地加以改进；要继续以科学认真的态度，精益求精、一丝不苟的严谨学风，深化对地方志工作规律和特点的认识，始终把质量意识贯穿于修志工作的全过程，努力编修经得起历史检验的精品佳志。   三、加强领导，改善条件，为档案地方志事业科学发展创造良好环境   做好档案地方志工作，领导重视是前提，抓好落实是关键。各级各部门要从对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度，深刻认识档案地方志工作的重要地位和作用，切实加强对档案地方志工作的领导和支持，为档案地方志事业发展创造良好环境。   实际困难和问题，力争每年办几件实事，实实在在地支持档案地方志事业发展。要注重发挥档案地方志部门职能作用，多交任务、多压担子，让档案地方志部门参与到推进各项事业发展中去。一是要把档案地方志工作摆上重要位置来抓。各级各部门要高度重视档案地方志工作，把档案地方志事业纳入整体工作布局，摆上重要议事日程，进一步加强对档案地方志工作的领导和指导。党委、政府分管领导要把档案地方志工作作为职责范围内的一项重要任务，经常听取情况汇报，及时协调解决工作中的   二是要进一步改善档案地方志工作条件。近年来，我市不断加大对档案地方志工作的投入力度，档案地方志工作条件有了很大改善。但有的单位和部门，仍然存在档案地方志人员配备不到位、档案地方志事业经费不足、档案地方志基础设施不完善、档案地方志信息化建设资金不落实等问题。对此，各级党委、政府要予以高度重视，在政策和资金方面给予有力支持，促进各级档案地方志部门进一步加强档案馆库、档案资源、档案信息化建设、重点档案抢救与保护、二轮志书推进、年鉴编辑等工作，更好地满足档案安全保管与公共服务的需要和修志编鉴的需要。各部门要充分理解、大力支持档案地方志工作，合力推进档案地方志事业与经济建设、社会建设协调发展。   三是要加强档案地方志系统干部队伍建设。做好新时期的档案地方志工作，必须建设一支政治强、业务精、作风好的档案地方志干部队伍。各级党委、政府要按照政治素质好、文化水平高、专业能力强、思想作风硬的标准，配强档案地方志部门领导班子。要继续加强档案地方志干部思想政治教育，狠抓专业技术培训，不断提高档案地方志工作者的综合素质和专业水平。档案地方志工作默默无闻，非常具体、琐碎，也很辛苦。各级各部门要在政治、工作和生活上关心爱护广大档案地方志干部，多为他们办实事解难题，切实保护好、调动好、发挥好他们的工作积极性和创造性。广大档案地方志工作者要大力发扬认真专业务实的作风，不断提高自身素质，淡泊名利、甘于奉献、勤于耕耘，努力成为新时期档案地方志工作的合格人才，更好地担负起档案地方志工作资政育人、传承文明、服务大局的重任。   同志们，档案地方志事业是一项功在当代、利在千秋的重要事业。全市各级各部门和广大档案地方志工作者要进一步围绕中心，服务大局，开拓进取，积极作为，不断开创档案地方志工作新局面，为我市“坚持走科学发展路，加快建生态文明市”的宏伟蓝图做出新的更大的贡献！   谢谢大家！

摘要：档案资源体系建设是地方综合档案馆的基本任务，对维护党和国家历史真实面貌，满足经济建设、社会发展和广大人民群众需要提供档案服务具有重要意义。文章主要阐述了综合档案馆档案资源体系建设的重要意义、总体要求和主要途径。

关键词：综合档案馆；资源体系建设；思考

地方综合档案馆（以下称档案馆）的档案是本行政区域内政治、经济、科技、文化、民族、宗教、民生等经济社会发展水平的真实记录。在新时代，为满足经济社会发展及广大人民群众利用档案的迫切需求，彰显档案馆在档案事业发展中的主体地位，档案馆应采取积极有效措施，建立起数量充足、内容丰富、种类齐全、载体多样、结构合理、质量优化的馆藏档案体系。

1档案馆档案资源体系建设的意义

1.1档案资源体系建设是档案馆践行“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨的体现

“档案工作姓党”的政治属性，要求档案馆时刻把为党为国为民的责任担当扛在肩上，把对党绝对忠诚的政治信念和一心为民的政治情怀体现在档案馆具体业务工作中，集中体现在档案资源体系建设中。

1.2档案馆档案资源体系建设是档案工作“四个体系建设”的基础和条件

[摘要]教学活动是高等学校工作的核心，衡量教学活动质量的重要指标就是教学档案。尤其在大数据信息化的新时代以及本科教学评估和专业认证的背景下，教学档案的信息化管理建设对高效教育教学具有重要的意义。本文首先对二级学院的教学档案特点进行了分析，进而提出了现阶段各地方高校二级学院在教学档案方面存在的问题。最后本文从加大档案管理信息化建设宣传力度；建立完善相应的制度和标准；实行信息化管理系统；如何提高档案管理人员的专业素质等几方面，阐释如何实现地方高校二级学院教学档案管理信息化建设。

[关键词]地方高校；二级学院；教学档案；信息化管理

1地方高校二级学院教学档案信息化建设的意义

1.1便于本科高校教学水平评估相关材料提供。在如今本科高校教学评估常态化和基础状态数据库填报常态化背景下，基础教学状态数据库将成为本科教学评估工作重要的依据。作为高校档案重要组成部分的二级学院的教学档案，已成为高等学校教学审核评估和专业评估以及专业认证的最直接最基础的支撑材料。开发建设好二级学院的教学档案管理的信息化将方便于高校基础状态数据库的填报，进而促进专业评估和专业认证工作顺利开展。此外，二级学院教学档案管理的信息化建设还有助于高等院校进行自我评价，及时发现教学活动中存在的问题，充分发挥教学档案对教学质量的监督与反馈作用。

1.2提高地方高校学校建设水平。为全面落实全国全省教育大会、新时代本科教育工作会议精神，围绕全面振兴本科教育，全国各类高校都在推进一流专业和一流课程建设，各高校都在积极加强教育内涵式发展，提升人才培养质量，努力推动院校整体建设水平的提升。把如今信息技术引入二级学院教学档案管理中，将促进地方高校教育现代化建设，提高地方高校学校建设水平。此外，地方高校的教学档案管理的信息化的建设，方便对教师的教学成效进行评估，有利于教师及时调整教学模式和教学方法。教学档案客观全面地记录了各高校一线教师教学活动和全校师生教学成果，反映了地方高校的整体素质以及办学水平。二级学院教学档案管理的信息化建设，对新形势下高等教育改革具有重要意义[1]。

2地方高校二级学院教学档案特点

2.1教学档案内容丰富。地方高校二级学院教学活动环节多，教学材料内容种类丰富，要归档教学材料包括：一是有关教学管理材料，包括学校教务处以及二级学院制定的各类教学管理文件，包括人才培养方案、教师年度考核办法、教学任务书、教材管理办法、教学实习安排情况、教学情况检查统计表等；二是教学材料，包括教学进度表、教师课程表、调停课申请表、听课记录等[3]；三是学生材料，包括学生的学籍表、毕业论文材料、考试试卷、命题表、成绩单、考试情况记录表、各科试卷分析单、等；四是教师业务档案，包括教师教研论文的汇总、教学工作量、指导学生获奖和自己获得的各项奖励等材料。

摘要：研究发现，当下地方性高校档案信息管理普遍在管理制度、管理人员职业素养有待提高以及信息服务内容等方面的问题。针对当下高校档案信息化管理中存在的问题，则可以采用宏观策略与微观路径相融合的方式加以优化。在宏观上可以从以下三个方面入手：第一，统筹规划机构建设，加强软硬件与技术落地；第二，明晰国家档案文件，建立自恰性标准；第三，适度分层整理，确定整体推进思路。在微观路径上，则可以从以下三个路径着眼：第一，强化档案学科意识，突出学科建设需求；第二，加强人才培养，建设专业化档案服务团队；第三，加强基础性工程建设，突出网络服务体验。

关键词：地方性高校；档案信息化；现状；优化策略

从目前档案信息化建设的情形来看，地方性高校档案信息化是大势所趋，然而，目前部分高校的档案信息化建设却不容乐观。有学者抽样了115所地方性高校，在所抽样的地方性高校中有38所院校档案网站无法打开；15所院校档案网站存在信息更新滞后的情况。窥一斑而观全身，可以说，地方性高校档案信息化问题仍需进一步深入研究。如何破解当下档案信息化建设存在的问题是本文关注的重要内容。本文意在从地方性高校档案信息化管理现状入手，对地方性高校档案信息化存在的问题进行一系列梳理，并在此基础上，提出优化地方性高校档案信息化的宏观策略与微观路径，以期为档案管理与工作人员提供一定的借鉴与参考[1]。

一、地方性高校档案信息管理的问题所在

(一)档案信息化管理制度有待提升。众所周知，数字信息化早已深入到校园的各个角落，地方性高校档案信息化管理理应与数字信息化高度融合。然而，部分地方性高校档案在数字信息化建设上相对滞后，尚未跟上时代的步伐，一度难以适应新时期档案工作的需要。地方性高校档案的相关的管理制度缺乏“校本性”。按常理来讲，不同地方性高校所面对的实际问题也必然有所差异，如资料的收集、鉴别、整理、归档、利用与转递等环节都或多或少会涉及到其自身院校的实际情况，在档案信息化管理的过程中都应该有其自身的特点，然而，当下照搬照抄同类地方性高校档信息化案管理制度的现象时有发生。

(二)档案信息化管理人员职业素养有待提高。对全国百所地方性高校档案工作人员的调查发现，档案专业人才仅占总数的18%，计算机相关的专业人才占总数的15%，有43%的档案管理人员不是专业档案管理人才，他们对计算机相关知识掌握也相对较少。从目前调研的数据结果不难看出，当下地方性高校档案部门专业人才是相对不足的，并且，呈现出人员结构不合理、信息素养普遍相对不高的态势。显见，在“馆际合作，信息共享”成为常态化的当下，档案管理员的素养则已成为制约地方性高校档案管理的一个重要因素[2]。

(三)档案信息服务内容有待完善。由于目前大部分档案管理人员均是在传统档案处理体系下成长起来的，在数字信息化日益增加的当下，大多数从业人员虽然对档案信息化有一定的认识，但在主观上还是过于依赖传统档案管理模式，对信息化处理手段的应用仍是相对较低的，其服务方式相对滞后。换言之，当下部分地方性高校档案信息仍是以人工笔录、归类及统计为主的处理模式，信息化档案尚难以形成体系，这也严重地影响了档案信息化功能的发挥，使得档案的信息化内容发挥也受到了严重的影响。

摘要：大数据时代对民生档案的管理与利用服务提出了线下转线上、跨区域部门工作、开放数据等新要求。然而目前民生档案管理与利用服务中仍存在着专业人员稀缺、技术水平落后、档案管理分散等问题。建议档案机构结合大数据时代的信息资源管理特点、服务理念与技术条件，提升工作人员管理服务意识、提高机构相关技术水平、进行多源信息融合，探索改进民生档案的管理与利用服务，推动实现档案工作的价值。

关键词：大数据；民生档案；管理与利用服务；多源信息融合

当今世界已进入了大数据时代，相关技术成为了金融、餐饮、交通等行业发展的巨大助力，档案领域也积极引进相关技术理念，2013年，周枫在《大数据时代档案馆的特征及发展策略》一文中首次将大数据与档案工作结合起来，剖析了大数据对档案馆带来的影响并为档案馆的生存发展提出建议。民生档案作为《国家基本专业档案目录》规定的五类基本档案之一，其种类有着地方性、多样性、动态性等特点，但由于部分民生档案专业性较强，往往由其所属的政府专业主管部门进行分散保管，不利于档案馆对民生档案进行统筹管理与服务利用。学者张林华、潘玉琪指出，在档案信息化背景下，我国的民生档案远程服务实践仍局限于一定区域内各自为政的现状。因此，本文通过分析当今社会对民生档案管理与利用服务的时代需求，对其现存问题进行归纳并基于大数据的时代背景提出一些对策与建议，以期为今后档案工作的开展提供参考。

一、民生档案管理与利用服务的时代需求

民生档案关乎群众利益与社会发展，民生档案的管理与利用服务也一直是档案工作者的关注热点。在大数据时代，新的互联网理念和科学技术不断与传统思维发生碰撞，在现行工作中对民生档案的管理利用服务提出了新的时代需求，笔者结合调研情况与文献阅读，将需求总结为对线上档案馆的需求，跨部门、跨地域的查档需求和对开放数据的需求这三点内容。

1.对线上档案馆的需求。随着互联网技术的普及，越来越多的档案机构开拓了线上业务，但经过笔者对当前线上档案馆的不完全调查，由于我国各个地区经济文化发展水平差异较大，当前仅有部分档案馆提供了线上预约、馆藏介绍、馆藏资源目录等线上服务与展示内容，而一些可在线查档的线上档案馆也只提供了小部分档案，从档案类别来说并未达到《国家基本专业档案目录》所规定的14类民生档案，档案数量也远不及线下档案馆，甚至还有部分线上档案馆处于长期无人维护的状态，很多用户反馈线上档案馆无法满足其查档需求，线上档案馆形同虚设。2020年初，肺炎疫情下的档案机构工作也体现出对线上档案馆的时代需求，为确保档案用户的生命安全，部分档案馆通过微信、电子邮箱、邮寄等方式向群众提供服务。这从实践层面启示各级档案机构应合理利用大数据时代的信息技术，尽快建立成熟的线上档案馆，结合用户需求进行线上资源重新配置与整合，为用户提供相应档案数据。

2.跨部门、跨地域的查档需求。近年来由于我国区域经济发展水平不均、交通状况改善、铁路网发达完善等原因，迁移与流动人口大大增加，在此情况下跨部门、跨地域查档的需求与日俱增。比如公民在申请落户A城市时需提交户籍证明、婚姻状况等民生档案证明材料，但因原所在地B城市的相关部门并未开展线上查档服务，该用户需返回B城市，到各个部门进行线下查询，这样的查档流程对其工作生活都带来了一定影响。但是自大数据时代提供了技术基础，越来越多的学者开始关注民生档案远程服务这一研究领域，这也正意味着远程查档、跨部门查档已经成为新时代的群众需求。

地方立法是在国家不可能以统一立法形式解决全国各地各种复杂问题情况下，对法律条文细化或延伸。也是对有些问题因经验的局限、时机不成熟或各地情况不同，国家立法没有及时统一立法的情况下，地方根据本地特点，在不违反国家法制的前提下，以立法的形式开展地方工作，因地制宜地解决本地问题，使国家法律法规能够在当地得到有效的落实。那么，依据《档案法》和《广东省档案条例》，结合广州市档案工作的实际，制定一个能够解决我市档案事业发展中存在的突出问题、可操作性强、具有广州地方特色的地方政府规章是十分必要的，甚至有些新问题在国家法律法规中没有规定，但因档案实际工作迫切需要规范，确需通过创设新的条款，以填补空白。《广州档案管理规定》（以下简称《规定》）正是以此为切入点和突破口。   一、《广州档案管理规定》的制定背景与依据   （一）广州档案事业需要适应社会新形势的地方法规作保障   当前，我们面临的情况是：法律成为社会调控的主要手段，档案工作已作为国家行政事务、社会文化事业发展中的一个领域纳入社会主义法律调整的轨道；档案部门延伸的领域不断扩大，只要党的中心工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案、档案工作已经成为社会发展的重要组成部分，其公共服务功能已经渗透到社会发展的各个领域，延伸到社会生活的各个层面；档案和档案工作成为经济建设和社会发展的基础性工作，产生的门类和载体日益增多；社会档案意识也逐步增强，社会对档案的管理和利用提出了更新、更高的要求。   但我国上位法还有地方过于原则，有些方面滞后发展，而我市档案综合性立法空白，导致我市执法环境和综合治理不协调。其主要表现在近年来我市档案工作领域中出现的新问题、新情况，如电子政务中电子文件的归档管理、重大活动形成档案的管理、档案信息资源共享、已公开现行文件的利用服务等问题在实际工作过程中缺乏可操作性的法律依据，有的案件在处理环节上也有找不到适当法律条文，在依法治国、依法治市的今天，法律法规缺失状态将较大地影响了我市档案事业的发展。   （二）广州档案地方立法依据充分   1、《立法法》第七十三条规定：省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以根据法律、行政法规和本省、自治区、直辖市的地方性法规，制定规章。   2、《广州市行政规章制定办法》政府令（2002）7号文第三条制定：规章应当遵循《中华人民共和国立法法》和国务院《规章制度程序条例》确定的原则，适应本市实际需要，具有地方特色；第八条报送立项的规章项目应当符合基本条件。   3、《档案法》（1996）第二章第六条规定：县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业。   从1996年开始至目前为止，我市13个档案行政管理部门都成立档案行政执法机构和组建了档案行政执法队伍，清理广州市人民政府继续有效的档案工作规范性文件14个，广州市档案行政管理部门继续有效的规范性文件33个，保障了依法行政的组织实施。1998年以来，我市各级档案行政管理部门建立了档案行政执法责任制，档案行政执法人员都领取了档案行政执法证，进一步规范了执法行为。对贯彻《档案法》、《广东省档案管理规定》方面管理制度不健全，保管条件恶劣，管理不善又或者不利于档案安全保管的单位，根据《档案法》、《广东省档案违法行为处罚办法》向有关单位发出《档案执法监督检查通知书》，限期进行整改。2008年，行政执法行为调整10项，新增行政执法行为12项。   二、《广州档案管理规定》的制定及特点   （一）《广州档案管理规定》立法框架   《规定》的立法框架是根据2001年11月16日国务院公布了《规章制定程序条例》，规定制定规章的基本要求，其一应当遵循《立法法》确定的立法原则，符合宪法、法律、行政法规和其他上位法的规定。其二应当切实保障公民、法人和其他组织的合法权益，在规定其应当履行的义务的同时，应当规定其相应的权利和保障权利实现的途径。应当体现行政机关的职权与责任相统一的原则，在赋予有关行政机关必要的职权的同时，应当规定其行使职权的条件、程序和应承担的责任。其三，应当体现改革精神，科学规范行政行为，促进政府职能向经济调节、社会管理和公共服务转变。应当符合精简、统一、效能的原则，相同或相近的职能应当规定由一个行政机关承担，简化行政管理手续。根据以上原则，《规定》的起草主要依据《档案法》、《档案法实施办法》、《广东省档案管理条例》等法律法规和相关政策文件，同时参照了福建、山东、江苏、陕西、甘肃等省，以及上海、武汉、南京、西安、吉林、深圳、珠海等市的立法实践和我市档案工作实践。还有当时考虑立法原则，如果按照章节做，必然有些章节丰富，有些章节单薄。因此，决定《规定》不分章节，共二十五条。分别对立法目的、适用范围、档案机构及其职责、档案的管理、档案的公布和利用、奖励与处罚等问题进行了较为全面而具体的规定。   （二）《广州档案管理规定》的主要特点和创设   条款与上位法和其他城市的档案法规、规章相比，《规定》主要特点突出和强化了公共服务、档案信息化建设、重大活动管理、管理制度建设以及罚则等五个主要特点，其中有些地方是创设条款。   一是突出了档案公共服务思想。如《规定》第十九条第三款规定，各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件；第二十条第二款规定，档案馆应当建立档案信息公共服务体系和档案信息资源数据库，逐步实现档案信息资源共享，依法向社会提供所保管的已公开的档案信息资源；第二十一条第二款鼓励私有档案向社会开放。这些规定将会推动广州档案事业科学发展。#p#分页标题#e#   二是突出了重大活动档案的管理。重大活动档案是各级档案部门应当集中力量做好的重点工作。   《规定》第十四条规定重大活动主办或者承办单位有义务做好档案的收集、整理和移交；在主办或者承办重大活动之前要通知同级档案行政管理部门，并会同档案行政管理部门制定重大活动档案收集工作方案；同级国家档案馆应当及时拍摄，主动收集照片、录音、录像等声像档案。为了便于操作，第十四条第四款对重大活动的范围作了界定。   三是设计了具体的管理制度。《规定》对新设机构档案管理登记备案（第七条）、档案（包括声像和实物档案）移交（第十条、第十二条）、档案征集（第十一条）、重大建设项目档案验收（第十六条）等工作的范围、期限及程序等作了具体规定，增强了可操作性。   四是细化了行政处分和处罚规定。《规定》第二十三条、第二十四条是针对《规定》中各条款相对应所设的义务，具体列出了应当给予行政处分和处罚的行为，使处罚的主体也更为明确，从而保证《规定》在实际工作中能够得以有效贯彻实施。   与上位法相比，《规定》创设了不少新条款，这些新条款具有突破性，对创新机制，加强监督，落实责任，具有重要意义。   （一）《规定》第三条：该条第二款首次明确了各级人民政府应当把档案信息化建设纳入当地信息化建设的整体规划，统一设计和实施，为档案信息资源的共享打好基础。   （二）《规定》第七条：规定有关单位建立档案工作机构或者指定专人后，要向同级档案行政管理部门登记备案。第七条是本《规定》的一大亮点，对档案管理机构的登记备案的管理权力直接派生于档案行政管理部门对档案工作的监督指导权。我市行政区域内单位众多，变化较为频繁，且不断有新单位成立。由于目前没有开展档案登记备案工作，档案行政管理部门较难准确掌握各单位的档案管理情况，影响了监督、指导服务的效果，更影响到我市国家档案资源的完整收集、规范整理和安全保管。因此，有必要创设实行登记备案制度。《规定》第七条第一款规定机关、团体、企业事业单位、其他组织和各级人民政府设立的临时机构应当自成立之日起三个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时向同级档案行政管理部门登记备案。   （三）第九条：对归档电子文件的转存和抽检做出了规定。2003年国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》对电子文件的归档管理作了规定。为了保证电子文件归档齐全完整和有效利用，《规定》第九条规定了电子文件在形成后应当即时归档，实行“双轨制”，具有永久和长期保存价值的电子文件应当同时制成纸质文件归档保存，并使两者建立互联。为保证归档电子文件长期有效可用,第九条第二款根据国家标准《电子文件归档与管理规范》首次对归档电子文件做出了的每4年转存一次和每满4年进行一次抽样机读检验的规定。为保证电子文件归档管理工作得到落实，第九条第三款规定这项工作应由专门机构或专人负责，并将电子文件管理的全过程纳入文件管理制度和岗位职责。   （四）第十一条：细化了各级国家档案馆应当收集、征集的档案、资料的类别。从全市范围来看，我市档案资源比较分散，不利于档案资源的整合与有效利用。广泛征集分散在其他组织或个人手中的档案、资料，是档案馆目前面临的一项迫切任务。但由于缺少可操作性强的法律法规依据，使得征集工作面临很大困难，成效不够理想，因此《规定》第十五条就档案的征集工作做了规定，并进一步细化了应当收集、征集的档案、资料的四种类别，使档案馆收集工作更为明确。   （五）第十四条：列举了应加强档案管理的重大活动的六种情形。重大活动产生的重要档案，是我市经济建设和社会发展的真实记录，是同级综合档案馆重点收集和保管的档案。但由于承办或举办这些活动通常是时间紧、工作量大，组织者往往会忽视档案管理问题，很容易出现档案收集不全、保管不善的问题，造成不可弥补的损失。为加强对这类档案管理，兄弟省市地方法规和规章中也有关于加强重大活动档案管理的条款，但对于“重大活动”的范围，上位法和兄弟省市立法都未明确。第十六条第四款则首次对重大活动的范围进行了划定，列举了重大活动“党和国家领导人在本市的公务活动”等六种情形。   （六）第十九条：规定了各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所。《规定》突破了档案工作中原有的重为机关工作服务，轻为人民群众服务，重收集保管，轻开发利用的观念，与上位法相比，通过第十九条第三款首次规定了各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件。   三、《广州市档案管理规定》对广州档案事业发展的促进作用   一次立法不可能把所有问题一揽子解决，但由于立法，可以使解决所暴露的一些隐性矛盾明朗化，一方面为地方档案行政管理部门强化依法治档实践创造制度化、规范化的平台，另一方面加快了依法治档的保障体系的建立。   一是促进完善各项配套制度建设，保障《规定》的推行。围绕《规定》条款，我市各级档案行政管理部门和各级档案馆建立健全了相关的配套制度，如档案行政执法人员培训上岗制度、档案行政执法监督检查制度、档案行政执法责任公示制度、档案规范性文件备案审查制度等各项配套制度，用制度规范和约束执法行为，从多角度、多层面有效保障《规定》的推行。按照《规定》等法律法规的规定，我们对行政处罚、行政许可、行政检查、行政强制、行政奖励、行政确认等行政执法程序做了进一步完善，在每个执法岗位设定了工作程序与工作标准，制定了详细的执法程序流程图，全面规范档案行政执法行为。   二是提高制度建设质量。要提高制度建设质量就应完善规范性文件制定程序，规范和监督档案行政行为，确保法律制度的全面实施。《规定》制定过程，主要采取与法制部门共建，以媒体网络形式公开等形式，符合国家法律法规规章的规定，接受机关团体以及公众的意见和建议，体现合法、公开的原则。#p#分页标题#e#   三是强化档案法制机构统一审核职能。今后凡市档案局起草或者参与起草的规范性文件，必须由本局档案行政执法责任制领导小组归口审查，同时，将市档案局制定的规范性文件按照规定程序及时报送市法制办备案。建立规范性文件实施效果评估制度，定期对规范性文件的实施情况进行评估。   四是使清理规范性文件工作制度化。适时对制定的规范性文件进行修改和废止，切实解决法律规范之间的矛盾和冲突。   五是促进制度建设公开化。档案规范性文件等制度的出台，应根据具体情况采取座谈会、听证会或者在公共媒体以及网站公布等方式听取意见。