电子文件论文范例

一、公证电子文件与电子公证的概念

（一）公证电子文件的概念。

公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。公证电子文件的一般具有两方面的基本特征：一是公证电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是公证电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是公证电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。二是公证电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。从逻辑上说，公证电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

（二）关于电子公证。

在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，将具体办证过程划分为会员登记、公证的申请、受理、公证的审查与审批、公证书打印、翻译、复印水印纸、装订、盖章、出证、公证书的送达、统计归档，这些程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。通过计算机系统不仅可以准确地统计各类业务数据，而且也为领导进行业务管理、掌握行业发展动态、制定业务决策提供了依据。

二、公证电子文件的特点

办公自动化信息技术领域的公证电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按公证电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的公证电子文件，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在，如E-mail公证电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性公证电子文件，如CAM（计算机辅助制造）、CAD（计算机辅助设计）等生成的公证电子文件。公证电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，公证电子文件主要有以下几方面特点：

1电子文献资源采购

以燕山大学为例，电子文献资源的语种包括中文和外文两种；所属学科包含经济/管理、法律/政治、材料科学、机械工程、生物科学/生物工程、体育、光学/仪器、化学/化工、环境科学、交通运输、电气/控制/自动化、艺术/传媒、语言/文学、哲学/宗教、数学/物理、信息科学/计算机/电子技术、土木工程/建筑、动力/能源/矿业、图书馆/情报/档案，共19个学科；应用学院包括机械工程学院、材料科学与工程学院、电气工程学院、信息科学与工程学院、软件学院、建筑工程与力学学院、车辆与能源学院、环境与化学工程学院、经济管理学院、理学院、外国语学院、文法学院、公共管理学院、马克思主义学院、艺术与设计学院、体育学院，共16个学院；资源类型包括期刊、学位论文、报纸、视频、年鉴、参考工具、电子图书、工具书、专利、会议论文、标准、音频、案例、科技成果、法律法规、事实型数据，共16种；揭示深度包括全文、文摘、题录、目录、事实5种；文献来源分为购买数据库、免费数据库、NSTL提供、国家图书馆提供、自建数据库、试用数据库6类。另一方面，电子文献资源的采购方式和采购年限也并不统一。中文电子文献资源多采用自主谈判的方式进行，外文电子资源分为DRAA组团和自主谈判两种采购方式。采购年份根据学校经费情况以及DRAA联盟采购方案要求分为1年合同、2年合同以及多年合同。电子文献资源类型的多样化、采购方式及采购年限的差异化加大了高校图书馆电子文献资源采购管理工作的难度，对电子文献资源采购工作的规范化、系统化管理成为图书馆建设的重中之重。高校图书馆迫切需要一套基于网络化应用的、可内部共享的、便于使用与维护的电子文献资源采购管理系统，以实现对电子文献资源生命周期全过程的高效管理。

2电子文献资源采购流程的设计

电子文献资源在图书馆的生命周期包括选择评估、提供试用、试用情况评估、沟通谈判、组织购买、使用评估几个阶段。其中，对于参加DRAA联盟组团的外文电子文献资源的采购可以省去沟通谈判环节。在电子文献资源的采购工作中，资源评估是前提工作，谈判购买是核心工作。高校图书馆要对每一个新增电子文献资源进行试用前评估，分析新增资源是否与已有资源重复、是否能对教学科研起到辅助作用以决定是否提供试用；要对每一个试用电子文献资源在试用期内的使用情况进行评估，以决定是否组织购买；要对每一个购买数据库在合同期内的使用情况进行评估，以决定是否续订。对通过评估的电子文献资源，图书馆可以通过参加DRAA联盟组团和自行谈判两种方式开展采购工作。

3系统功能实现

图书馆电子文献资源采购管理系统读入图书馆采购电子文献资源的基本信息、年度采购信息、联系人信息以及集团采购方案信息，可按照年度查询本年度电子文献资源采购完成情况以及下一步工作任务，可按照指定数据库查询该数据库历年采购情况，以明确数据库价格涨幅情况，并对数据库的采购价格进行预测。该系统还具有电子文献资源合同信息扫描件上传的功能，实现电子文献资源采购信息的数据化。另外，系统后台数据储存时指定文件上传的物理路径并对上传电子文献资源信息的命名格式化。该系统操作简便、实用性强、功能齐全，实现电子文献资源购买和相关服务的流程化、规范化、平台化管理，提高电子文献资源采购、信息维护、服务、保存等业务和管理工作的效率。

3.1系统安全登录

随着时代的变化，理论总是处于不断发展与完善的过程中。我国电子文件管理研究从九十年代中期开展以来，经过了十多年的不断努力和发展，取得了一定的成绩和进步的。而随着理论研究的日益成熟，目前电子文件管理正逐渐步入“实战”阶段。但从实际工作状况看，从正面引导和指导机构进行电子文件管理是一个方面，而更为重要的是要告知这些机构如果不这样做，会有什么样的后果。反面的告诫和提醒在机构电子文件管理意识普遍缺乏的状况下还是比较有效的。“如果说一般的电子文件管理方法着眼于‘应该如何管理电子文件’，风险管理则重在指出‘如果你不这样做可能遭受哪些损失？应该如何应对？’”这种“未雨绸缪”式的风险管理似乎更适合于电子文件这样一个常常被忽视的领域。也就是说，常规的电子文件管理主要着眼于‘应该怎么样’的正面措施，而风险管理则选择相反的角度，从查找电子文件风险的视角着手管理，是对一般电子文件管理的有益补充。”因此，电子文件风险管理研究应需而生。它不是生搬硬套，而是基于对电子文件自身管理特点及其与机构业务活动之间关系的理解和把握。

档案风险管理理论研究在原有档案理论基础上，吸收档案管理实践经验成果和借鉴风险管理理论，并加以融会贯通，让档案学理论呈现出清新的风貌，是档案管理理论研究过程中根据档案管理实践的发展，不断进行新的探索、修正、完善自身、使其随着时代的发展而进步的表现。

风险是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故发生的可能性。风险管理就是安全管理一部分,而且是核心组成部分,它既是一种安全指导思想,同时也是一种安全实践方式。档案管理中的众多风险，正是影响档案安全管理的负面因素。“档案信息安全保障体系建设”提出后，学者积极运用风险管理理论探讨档案安全保障体系建设问题，促进了档案风险管理研究的发展。

目前我国对档案风险管理的研究既有理论层面的阐述，也有基于实践层面的探索，研究内容主要集中于电子文件风险管理、档案信息化建设的风险及防范、专门档案的风险管理等方面。

电子文件（数字信息）管理最先引进风险管理理论进行研究，其后一直是研究的热点。在这方面，最初的研究文章主要着眼于电子文件存在的风险和防范措施，主要基于电子文件管理实践过程中风险因素造成损失的状况和如何防范进行总结，研究偏重技术方面。正式提出“电子文件风险管理”后，国内对电子文件风险管理研究主要集中在对该理论的概括论述方面，其次是电子文件风险识别与评估、风险防范与应对方面。对“电子文件风险管理”，已经形成完善的概念基础并提出系统的研究框架。伴随着电子文件风险管理研究的不断深入，研究重点又将逐渐转向更广阔的实践层面，在理论指导下探讨如何解决电子文件管理实践中的风险问题。

档案信息化建设风险和防范是档案风险管理研究中的另一热点。这一方面的研究多是从档案信息化实践状况出发，对档案信息化建设中出现的风险问题进行总结并提出对策。目前学者提出的档案信息化建设风险因素主要包括观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险、人才风险，从而提出的档案信息化建设风险应对和防范措施有实行分等级风险管理措施，加强培训、提高档案工作人员对档案信息化的认识，预留风险保证金、制订建设规划、防范资金风险，采用逐步更新、持续改进的技术措施，引入信息监理方等。档案信息化建设风险和防范研究，尚未像电子文件风险管理那样提出系统的管理框架和风险应对模型，还未形成严密、系统的理论体系。

专门档案、科技档案风险管理方面，涉及的内容包括城建档案、人事档案、企业档案、商业银行电子文件、保险业电子文件等方面的档案风险管理问题，所涉行业范围较广，包括银行业、保险业、建筑业等，所涉单位类型包括银行、保险公司、建筑设计单位、高校等，这类论文研究的专门档案载体类型多是电子文件。但这方面的研究多停留在实践经验的零散总结层面，或只是对电子文件风险管理理论的简单套用，对专业档案、科技档案风险的特殊性没有深入挖掘，尚未形成严密、系统的理论体系。

一、分门别类的个人档案管理

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

摘要：阐述了对高校科研文档进行电子管理的必要性，完成利高校科研文档管理系统的设计与实现，系统主要实现了对科研项目、学术论文等文档进行基本信息的录入、上传、分类搜索、批量下载、在线预览等基本功能；提供了MySQL、Tomcat、JDK8等一键启动脚本，系统维护人员无需做额外配置即可运行该系统。

关键词：科研文档管理；SSM框架；MySQL数据库

近年来，信息化管理发展迅速，科研管理信息化建设逐渐增强，导致学校科研项目涉及到的电子文档快速累积和增长。目前我校的科研文档管理处于隔离状态，各学院科研文档分散在层级之间，难以整合，文档内容难以相互借鉴，价值难以发掘。存储方式以纸质文档格式存放在资料室，电子版存档到光盘中，或者存放在某台电脑的磁盘中，数据共享成为难题。针对上述电子文档存储、利用存在的问题，开发一个统一存储管理、可快速检索、信息共享的文档管理系统。

1相关平台与技术

科研文档管理系统数据存储采用MySQL数据库，文件存储采用FTP系统，选择Java作为开发语言，应用ring、SpringMVC和Mybatis框架。前端界面基于BootStrap框架，从而设计简洁易用、高性能、高可靠性的文档管理系统，一满足学校管理人员对科研文档管理系统的使用需求。

2项目分析及设计

2.1高校文档管理系统面向群体。系统主要是为校内专业技术人员科研工作量积分标准提供评分数据。需要将各位老师的科研文档进行建档管理。其中科研项目的分类主要有成果获奖、学术论文、专利、公开出版学术书籍、成果转化、论证报告等几大类。每种类别的录入指标包括文档名称、颁奖单位、获奖级别、本人排名、本校排名、申请经费等。一般根据获奖类别与教师排名进行打分，作为考核依据。

1科研档案特点分析

医院科研档案特点主要表现为以下几个方面：①形成周期长且强连续性。科研活动经历的时间均比较长，涉及到的范围较广且内容也比较多，资料较为复杂，从立项一直到完成科研课题均需要经历一个较长时间，为多次失败和成功所获结果；②学科突出且专业性强。医院所开展的科研课题均是根据专业来实施，比如基础研究中药理、生化以及病理等。临床研究中儿科、内科、妇科以及外科等。医学研究中针对不同的专业所开展的科研活动均有着各自的特点，对此在科研档案的分类上也应凸显出其专业性特点；③项目协作较多且学科综合性也比较强。随着社会经济不断的发展，信息技术的进步，各种边缘学科以及交叉学科的出现，在医学研究中大量创新技术也被广泛地应用，而这些也使得很多医学科研课题并非某个独立的专业或者学科就可完成，而是多个学科和专业共同联合以及研究才可完成。对此，在这种形式下所进行课题研究，不管是数量还是载体均比较大且多样，同时综合性也相对较强，而这也就要求在分类的过程中除了要确保各学科自身的独立性，同时还要确保课题研究的整体性以及完整性。

2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性

在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。

3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理

3．1信息管理系统的开发以及应用

随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。

【摘要】电子档案就是将企业经营活动产生的资料以电子文件的形式呈现出来。由于电子档案会随着企业的发展而增多，并且由于电子档案管理是需要依托计算机技术来开展的，对管理人员的要求也相对较高。因此，企业要充分了解电子档案的特点，分析电子档案管理目前存在的问题以及难点，然后采取有效的管理措施，提高电子档案管理水平，论文就此展开了讨论。

【关键词】信息时代；电子档案；优越性；完善措施

1引言

在互联网技术快速发展的基础上，我国各企业的生产和运行方式开始向自动化、智能化方向转变。随着信息时代的到来，电子档案逐渐成为企业档案的重要存在形式。对电子档案进行科学化管理，可以提高企业内部档案的管理水平，为企业的发展提供可靠的参考依据。然而，目前我国许多企业在电子档案管理方面还存在不足，尤其是信息时代的逐步推进，更是增加了电子档案管理的难度。如何提高电子档案管理水平已经成为企业发展所要重点研究的内容。

2电子档案的特点及优越性

2.1电子档案的特点

第一，文件记录方式多样。作为一种新型的信息承载介质，电子档案具有多种表现形式，包括电子文件、声音、影像等，具有多种表现形式，而且其存储保存方式也多种多样，例如光盘（VCD、DVD）、磁带（录音带、录像带）、磁盘（U盘、硬盘）、网盘（或云盘）等；第二，电子档案具有非直读性的特点，例如电子档案在光盘上保存时是由激光进行刻写来实现的，无法直观看到档案内容，而且，电子档案也可以进行加密处理，提高了电子档案的安全性；第三，电子档案对元数据和背景信息的依赖性比较强，必须要以元数据为基础才能恢复电子文件的原貌。

摘要：电子文件归档之后形成了电子档案。对于医疗集团而言，电子档案主要包含了患者档案、人事档案、设备档案、医疗档案以及其它类档案。对这些档案管理需要秉持文件与档案一体化的管理模式，及时收集电子文件并及时归档，利于医疗集团电子档案的动态化更新，让各类档案为医疗集团健康运营提供支持。另外，需要注意档案的安全管理，避免信息泄露。

关键词：医疗集团；电子档案；档案管理；档案利用

在疾病多样化、患者复杂化、设备系统化的今天，医疗集团必须依赖电子档案的科学管理为医疗集团的医疗管理、人事管理、设备管理、患者具体护理救治提供参考，保证各领域的决策精准化。这其中管理是为利用服务，在利用过程中实现管理，保证管理水平不断提升，最终塑造一个良性的电子档案管理体系，文件与档案一体化管理也随之成为了常态。

一、医疗集团电子档案的形成

信息化时代，医疗集团实现了信息化管理，从患者挂号、问诊、取药、住院、出院这些过程中都会有各类文件、数据出现；设备更新过程中，设备型号、功能、作用以及设备线路图以及设备维修记录等都需要以视频、图片、文字、图表等形式体现；人事管理过程中新人录用、绩效考评、奖惩记录等都会以表格形式存在；医疗集团开展的学术研究、病例研究等有关资料也会不断产生，而档案管理部门需要动态地收集这些资料、数据、图表，然后将它们一一归纳整理，最后归档形成了电子档案。医疗集团电子档案囊括了其运行过程中方方面面的信息，对集团全方位的管理和运行都有非常重要的参考和指导作用。

二、医疗集团电子档案一体化管理

因疾病多样化、患者复杂化、设备系统化、人员流动化等特性，医疗集团电子档案管理需要不断地产生收集、调整、调档、归档等行为。为了确保医疗集团运营有序化，有必要保证档案完整性，在这样的要求下便诞生了文件与档案一体化管理模式。该种模式主要是通过信息技术建立统一的档案信息化管理平台，其可以直接对接挂号、问诊、住院、患者护理、缴费、出院、学术交流等环节，将其中产生的所有电子数据、电子文件收集起来，在管理人员分析之后，按照数据、文件的来源、属性等归档于对应的档案科目之下。这其中平台功能设计、管理制度、操作流程等决定了电子档案的管理水平。文件与档案一体化管理模式具有以下主要特点：一是互动性。即档案管理者积极地和各部门互动，能够精准地将各科室以及职能部门的关键数据、信息、文件提取出来。在这样的互动过程中，各院区、科室、职能部门在档案管理者指导下了解各类文件的管理办法，提升它们的利用效率。而对于档案管理者而言，减少了电子文件筛选难度。正是通过这种良性互动，让医疗集团档案管理工作不断提升水平，形成了档案和运营二者间紧密联系。二是系统性。系统性包括了横向档案间关联，也体现了同一领域档案历时性。在之前的档案管理当中，很难保证系统性，因为这要耗费很大的人力去分析档案间关系，以及不同时间点出现同类档案的区别。采用文件与档案一体化管理之后，医疗集团档案管理告别了过去人工收集、整理、归档模式之下的数据不系统、材料有缺失、文件不完整的弊端，保证了现有档案数据、信息、文件对任何一个工作的全过程覆盖。三是风险性。所谓风险性指的是文件与档案一体化管理，将医疗集团所有关键信息都集中到了系统之内，若是内部有人窃取这些档案或者黑客攻破系统篡改信息，都会给集团造成重大损失。另外，就是录入过程因为精力不集中，会致使档案归档不正确，会出现相似数据混淆现象，对医疗技术研究、患者治疗方案等形成不良影响，甚至于会造成严重的医患纠纷。