电子合同管理范例

〔内容提要〕合同的签订意味着相关当事人权利与义务在法律层面上的确定，对于当事人具有重要意义，因此很多企事业单位、社会组织对于合同管理工作给予了高度重视。以往合同管理工作中所使用的大多是纸质合同，但由于纸质合同的签订会受到时间和空间上的诸多限制，在合同储存、档案管理和调取查看等方面都存在不便，借助信息化手段，推动电子合同的创新应用也就成为了一种必然趋势。为更好地把握电子合同的应用价值，本文将围绕电子合同在当代合同管理中的应用优势和挑战展开探讨。

〔关键词〕电子合同;管理工作;应用优势

合同作为一种具有法律效力的契约文书，其在社会各类活动中有着广泛的应用。当前时代，信息技术的发展极大地改变了社会生产生活的方式，便捷化、高效化成为了人们普遍的追求，电子合同便是在这样的社会发展趋势下出现并得到了广泛应用。电子合同与传统纸质合同相比，是一种新的信息化产物，其在实际应用中，既具有技术创新所带来的诸多优势，也面临着所有新事物发展必须应对的复杂挑战。如果对此能很好地掌握，那么电子合同就能在当代得到广泛应用，同时也是充分发挥其价值的关键。

一、电子合同在当代合同管理中应用的主要优势

1.操作便捷高效。在传统纸质合同管理模式下，拟签署的合同一般需要提前打印，在合同维护或临时修订时，往往需要将修改后合同重新打印后才能继续签署，并且双方还要对合同内容进行现场一致性确认，操作上较为繁琐。合同签署方式一般为约定时间地点由双方当事人当面签署，或采取邮寄方式进行异地签署，单份合同签署所要花费的时间至少在2天以上，较长的甚至可能达到5天，另外，还可能受到邮寄时效的影响而进一步延长，这给当事人双方带来很多不便。电子合同的应用本身不需要进行打印操作，合同维护修订完全在线上实现，对合同内容的一致性也可借助计算机程序快速实现对比确认，有效简化了操作流程。同时，电子合同的传输、签署都可以在线快速完成，异地签署也不需要进行邮寄，整个签署过程不受时地限制，在双方做好确认工作的情况下仅需短短几分钟就可以完成，极大地提高了合同管理的效率。2.易于存储管理。传统纸质合同管理模式下，合同文本以纸质档案形式进行存储，对于一些合同签订数量较多的单位，纸质合同的存储就需要占用很大的空间。同时为避免纸质合同因虫蛀、发霉、受潮、火烧、污损、丢失而影响其使用价值，往往对存储环境和管理质量还有较高的要求，这些因素增加了合同存储管理的难度。电子合同本身作为一种数字化的文件，在存储上占用物理空间极小，理论上1GB的虚拟空间可以存储大约52万张A4纸所能记录的文件数据，是以往一个库房所存储的合同文件量，使用电子合同仅需要一个小小的U盘或移动硬盘就能够轻松储存，这就极大地节省了合同文件存储所需的物理空间。不仅如此，电子合同以虚拟数据形式进行存储，本身不受虫蛀、无损、发霉等因素的影响，且便于备份，只需要做好存储设备的防火、防潮等工作，就可保证合同文件安全。加之电子合同的查找、调取和传输使用也极为方便，相较于纸质合同具有着突出的优势。3.更加节约环保。纸质合同管理过程中，会产生大量的资源和能源消耗，如合同打印所产生的纸张和油墨消耗，打印机的电能消耗，合同文件存储管理场地中各类设备所需的能耗等，不但给相关单位增加较大的成本，而且废弃合同丢弃的纸张还会造成较大的浪费和一系列的环保问题。由于电子合同不需要对合同进行打印，因此并不会产生纸张和油墨的消耗，打印机、传真机等设备运行要求也相对更低。同时，电子合同文件存储过程中不需要过多专业设备进行维护，存储管理对空间和环境的要求较低，这也能够降低存储管理过程中所产生的能耗。加之使用电子合同不会产生纸张等废弃物，基本不会造成资源浪费和环境污染，在节能环保方面具有较为突出的优势。另外，由于电子合同使用中能源资源消耗较少，在实际合同管理中所需要投入的成本也相对更低，在合同制作成本上仅为传统纸质合同的五分之一，加上存储和管理方面所节约的物资和人力资源成本，可以帮助相关单位降低至少七成的合同管理投入。

二、电子合同在当代合同管理中应用所面临的挑战

1.网络风险所带来的合法性挑战。在信息化时代背景下，网络风险已经从新型风险快速发展为全球性的安全风险因素，电子合同的应用中也会受到网络风险的很大影响。电子合同应用的基础是法律认可，即电子合同的合法性，脱离合法性也就意味着电子合同失去法律效力。电子合同合法性的基础在于合同内容的真实性、一致性，但不法分子利用网络黑客技术可以轻松对合同管理的计算机系统及数据库进行攻击，从而盗取和截获电子合同文件，并可以利用技术手段对文件内容进行篡改，并消除操作痕迹。同时，由于电子合同并不需要当面进行合同签署，在不进行严格身份确认的情况下，签署人身份可能被仿冒，并且短时间内不易被察觉。这样的情况下如发生纠纷，合同签署当事人乃至司法部门可能难以发现合同中的改动，进而无法确定合同内容、签署人身份的真实性，电子合同文件的合法性也难以保障，这给电子合同的应用带来了挑战。2.内部认可度低与应用经验不足的挑战。当前时期，电子合同仍然具有较高的新鲜度，将其引入到单位合同管理工作中还需要得到单位内部业务人员的认可，并在合同签订时规范地进行相关操作。但是，很多单位业务人员本身对电子合同的理解程度并不高，对其可靠性、安全性更缺乏认同，在实际合同管理中可能会排斥电子合同，这对电子合同的应用进一步发展造成阻碍。同时，一些单位业务人员虽然能够认可电子合同，但是在实际合同管理工作中由于应用经验不足，对电子合同拟定、签署等工作流程不熟悉，并且缺乏识别电子合同风险的能力，不能对签署人身份的真实性进行准确辨识，进而影响到电子合同签署及管理操作的规范性，造成较大的风险隐患，这也是电子合同在合同管理中应用所面临的重要挑战。3.外部接受度低与互信建立问题的挑战。合同签署往往要以当事人双方的互信为基础，这需要双方共同接受合同签署方式。电子合同能否顺利得到应用，与外部接受度有很大关系。当一个单位提出使用电子合同时，如合作方对电子合同的合法性、安全性、可靠性产生顾虑，不能接受，而提出方又无法说服对方，进而消除顾虑，就可能导致合同签署推迟，或更改为纸质合同后继续完成签署。同时，电子合同的内容篡改不易留下痕迹，合作双方可能因此而担心对方私自篡改合同文本，造成自方的利益损失，或因此面临法律风险导致双方难以建立起牢固的互信关系，影响合作的长远推进。外部接受度低和互信建立困难都可能对电子合同的使用造成限制，使电子合同的应用优势难以有效发挥。

摘要：公立医院合同信息化平台建设，实现了预算、采购审批、资金支付、合同归档全流程闭环管理。数据融合、移动办公不仅提升了工作与管理效率，同时也是廉洁防控的重要抓手。

关键词：清廉医院；经济合同；移动平台；信息化管理

引言

对于公立医院来讲，经济合同的管理不仅关系到医院的发展，同时还关系到医院清廉体系的打造。为了更好地管理经济合同，有必要打造公立医院经济合同管理平台。本文，结合实际情况探讨公立医院经济合同管理平台的建设。

一、项目背景

（一）审计监督与清廉医院建设。“清廉医院”建设是浙江省委提出建设“清廉浙江”的重要内容，也是“八八战略”再深化、改革开放再出发的重要保障。公立医院将继续秉承“医学有局限勇于攀登，服务无止境追求卓越”的卫生服务理念，努力推动医疗体制改革、行业作风、医德医风建设。根据浙江省到2022年完成清廉医院建设目标任务，各级各类公立医院清廉教育体系、防治腐败制度体系、权力运行监督体系、医德医风建设体系进一步完善。其中，运用“一平台两工具”做实“清廉医院”内涵是重要环节。一平台即是采购合同管理平台，对医院采购、合同进行全程、可追溯管理。建设采购和合同管理信息系统，使得公立医院对各类采购从论证、预算、采购、合同签订、验收、支付、履约等实现全过程信息化管理。卫健委在统一布置、统一规范建设标准和使用要求，同时留有数据上传接口，实现全过程、可追溯的数据闭环管理系统。

（二）预算与管控需求。公立医院作为二级预算单位，对行业主管部门及财政部门每年度需上报年度预算，根据人代会审批后执行预算计划。在实际业务操作中，由于公立医院财政差额拨款的属性，除财政资金项目外，自有资金预算外项目的需求，往往在传统业务管理模式下存在程序不到位或者流程烦琐等问题。建立关联机制的意义，就是严格预算外采购的流程，严格“三重一大”管理要求，利用系统管控防止不规范操作、遗漏等问题。

一、合同管理的法律要点

招标采购的物资，应按照招标文件中约定的时间（一般为30天）完成合同签订，不得无故拖延。招标采购的物资，合同应以中标通知书、投标文件、专用合同条款、通用合同条款、招标技术规范书、已标价合同货物清单、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料作为签订依据。非招标采购物资合同应以确定采购结果的相关信息作为签订的依据。招标采购的物资，签订书面合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应与招标文件和中标人的投标文件的内容一致，不得再行签订背离合同的实质性内容的其他协议。

二、合同管理模式

电网企业合同管理历经了3个阶段的变化。2004年以前，各网省公司负责各自业务范围内的物资采购，没有统一的物资合同管理；2005～2008年，电网企业实施两级集中规模招标采购模式，合同管理采取哪级项目单位出资，相应物资部门进行签约，履约结算；2009年至今，电网企业实施全面的物资集约化体系建设，按照物资集约化整体设计方案变革组织架构、创新管理模式、优化业务流程，全面提升物资集约化程度，实行“统签、统付”管理。即：省公司出资采购的物资合同全部由省公司进行签订、结算。随着物力集约化不断深入，目前，电网企业合同管理体系是以批次采购合同管理为主、协议库存及超市化采购框架合同为辅，全面覆盖公司基建项目、技改项目、农网项目、电能表及日常办公运维物资的全口径合同管理模式。电网企业对物资采购合同文本实行统一管理，目前应用98套物资采购合同文本，用以规范公司合同承办人员的合同签订、履行行为，防范法律、商业风险，增加社会效益和经济效益。合同签约全面应用ERP系统和电子商务平台，系统固化文本格式和签订流程，招标结果自动回传，合同文本自动生成。招标采购的物资，合同签订可采用简化签约文本，签订时只打印并签署合同协议书和附件，通用合同条款和专用合同条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。

三、合同管理流程

系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。建立月计划、周协调、日调度工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。

四、下一步合同管理重点

摘要:就目前的形式来看，化工科研单位的合同管理方面是不够完善的，所以近两年来，化工科研单位在致力于将加强合同管理付诸于实践，并取得了不错的效果。合同履约率越来越高，还能很好的控制合同的风险，同时利益也得到了很好的保障。加强化工科研单位合同管理是一件十分必要的事情，下面我们来详细了解一下。

关键词:化工科研单位;合同管理;分析

要采取措施来加强并完善合同管理，首先要建立完备的合同管理体系，将其专业性和综合性相结合;其次还要成立相应的机构，让其专门负责合同管理方面的各种事宜。这一系列的措施让各个企业的各个部门之间的联系更加紧密，从而也使得化工科研活动能够更好的开展。

1化工科研单位合同管理的意义

1．1保障科研项目顺利进行

合同是由各方主体根据所要研究项目的主要内容达成的协议，其中包含了关于此次科研工作的各种事宜，并会详细规定各方对此项目的相关权利以及义务，使得该项目可以更加顺利的进行。可以说合同是项目进行前所做的一份详细规划，也是开始前的准备。在化工科研单位，有了这份准备，我们科学研究的成果就尽在掌握之中，不会出现极端偏离轨道的事故，它就像是航行的指南针，是整个项目的大方向，大方向把握好，项目才不会出错;其次经费问题方面不会产生大的纠纷;最后因为合同有保障，我们完成任务的效率也会相应的更高一些［1］。相比去依靠合同各方的责任感和道德感，还是合同中明确的规定更有说服力，或者说这双重的保障更能让我们放心。

1．2利于提高企业管理水平

一、常见的企业合同管理存在的问题

1.对合同管理认识上的误区

企业领导对合同管理的重要性认识不够，只顾在市场上承揽任务，却不注重合同的签订或签订草率，往往忽略对于对方的资质、是否具有履约能力、经营状况的审查，将订立合同流于形式。为了承揽业绩，签订不平等条约，使部分合同缺失公正。对合同条款不作仔细推敲，合同文字不严谨，对违约责任、违约条件等不作具体明确的约定一旦遇上纠纷就没了协商与调解的有力依据。

2.对合同与合同管理的关系缺乏认识

一般企业合同管理的弊病都是在合同前期谈判、准备工作和即将签订这一阶段往往备受关注。但当合同一旦签订了，往往就被当做普通的事务文件收藏在文件夹中，失去了实现权利义务的意义，而仅仅把它看成是生产过程，使合同签订与合同执行脱节。因而，合同管理的问题大多数产生在中期和后期的履行阶段。

3.合同管理人员专业知识和技能缺乏

合同管理是一项专业性很强的工作，涉及内容多、专业面广，合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和管理知识。很多合同管理人员法律意识淡薄，缺乏依法订立和履行合同的意识，缺乏风险防范意识，以致产生了合同管理上的诸多问题。还有的将合同管理简单地视为一种事务性工作尤其在生产过程中，忽略合同条款，合同形同虚设。合同管理人员不了解经营生产工作，经营人员不了解合同条款，一味答应对方超出合同规定范围内的交付要求，无法对成本进行有效的管理，从而造成不必要的浪费及损失，为合同高效、有序的履行买下了很深的隐患。

摘要：本文从公立医院内部控制和高质量发展的大政策背景出发，针对医院合同管理现状和主要现实问题，利用现代化信息技术，探索出符合公立医院内部控制管理要求的智慧合同管理体系和功能，帮助医院实现经济业务活动智能化、精细化、高效化的闭环管理。

关键词：内部控制；合同管理；智慧系统；精细化管理

一、引言

2021年1月，国家卫生健康委和国家中医药管理局发布了《关于印发公立医院内部控制管理办法的通知》（国卫财务发〔2020〕31号）文件，要求公立医院将合同管理作为十二大业务之一进行风险评估、内部控制、内控报告和内控评价与监督，明确了合同管理内部控制的关键点，要求公立医院应优化合同前期准备、合同订立、合同执行、合同后续管理的工作流程、业务规范。[1]2021年9月，国家卫生健康委和国家中医药管理局发布了《关于印发公立医院高质量发展促进行动（2021—2025年）的通知》（国卫医发〔2021〕27号）文件，要求医院将信息化作为医院基本建设的优先领域，建设电子病历、智慧服务、智慧管理“三位一体”的智慧医院信息系统，同时要求提升运营管理水平，规范开展风险评估和内部控制评价，确保医院管理科学化、规范化、精细化。[2]随着公立医院经济业务的不断发展，经济合同涉及的种类和金额也不断增大，签订合同的业务范围已涵盖了耗材采购、设备购入、信息化建设、后勤服务、科研教学、人员招聘、工程建设、外包服务等各个方面。自2012年财政部印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）以来，医院持续开展了相关内部控制工作，目前各医院已基本按照分事行权、分岗设权、分级授权的原则，在职责分工、业务流程和关键岗位等方面建立了合同管理相关流程和制度，但鉴于医院经济业务合同种类繁多、情况复杂，因此较难形成统一的信息化管理模式。根据公立医院高质量发展的需要，要想进一步规范公立医院各项经济行为，全面有效控制医院经济合同风险，就应当逐条梳理合同前期准备、合同订立、合同执行和合同后续管理中各项风险点和关键点，针对风险点和关键点加强防控措施，建立闭环的内部控制管理。因此，如何运用智慧信息化的手段，建立科学、规范、高效的经济合同管理体系，辅助医院在合同阶段“事前预防”各项经济活动风险，是医院现代化精细管理的重要研究方向。

二、医院合同管理现状及现实问题

目前，部分公立医院在内部控制管理和智慧医院建设的双重引领下，逐渐探索出了医院现代化智慧管理系统的雏形和架构，通过“一枢纽三平台”（系统数据中枢、业财共享平台、核心财务平台、战略管理平台）的系统体系建设，实现了涵盖医院所有经济业务活动的一体化管理，开创了内部控制模块与经济业务管理、财务管理高度结合形成的业财融合管理平台[3]，有效弥补了HERP系统在智慧管理中的信息共享短板，为医院规范化的管理提供了有力支撑。通过对现有文献整理，结合部分医院调研现状，笔者认为应当遵循内部控制管理的一般化流程，将智慧合同管理作为核心贯穿于各项经济业务活动控制，但就目前实现方式来看，主要有以下几点现实问题仍未得到完美解决。

（一）风险评估的主观判断差异难以消除

一、企业法律顾问建立公司合同管理内控体系的实践

1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。

摘要：合同管理是维持企业正常运转，防范法律风险，保障交易正常进行的一个重大的法律支持项目，同时合同管理也能为日后处理各种纠纷提供重要的支持和法律依据。因此，本文就企业合同管理的法律风险进行梳理，在此基础上有针对性地提出防范措施，包括优化管理机制、强化培训力度、加强合同签订的严谨性、加强风险防范意识等措施。

关键词：企业合同管理；法律风险；防范措施

一、潜在风险分析

1.重要性分析

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称，是法学、经济学和管理科学在企业运行过程中的综合运用，对企业的重要性不言而喻。企业的一笔笔交易，每一步的运转基本都要以合同这一载体来沟通和实现。可以说，合同就是企业向外沟通的桥梁，也是企业的命门所在。企业若想在今后的商业竞争中一帆风顺，无后顾之忧，就需要认识到合同管理的重要性。规范化的合同管理不仅能预防一些违约行为的发生，也能在交易对方违约之后最大限度地为企业提供救济措施，保障企业的利益。

2.合同管理风险

企业合同管理工作虽然在大多数企业中属于支持部门和辅助部门的任务，但却不是一项简单的工作。合同管理存在着方方面面的风险，有涉及合同和法律本身的，也有来自公司组织结构层面的风险。