电子档案管理范例

摘要：河北地方戏曲作为我国传统文化的精粹，是我国构建精神文明建设的有力体现及重要组成，在弘扬戏曲文化、传承曲艺经典等方面起到至关重要的作用。因此，提升戏曲文献电子档案管理手段具有重要意义。本文基于河北地方戏曲的发展特点，对戏曲文献管理工作提出相应解决措施。

关键词：河北戏曲；电子档案；发展现状；方法

河北地方戏曲是我国传统曲艺的一部分，其历史悠久、源远流长。至今，河北境内流传的剧种有三十余个，其中源自河北本地的有二十六个，最具代表性的有评剧、河北梆子、保定老调、平调落子、哈哈腔等。剧河北省曲艺协会顾问、著名戏曲评论家刘仲武估算，河北省境内大约有两千到三千家戏曲剧团，从业人员多达五十万以上。综上可见，河北地方戏曲的发展十分蓬勃，因此戏曲文献电子档案必须做到及时更新和发展，故而戏曲电子档案的管理具有重要意义。

一、河北戏曲档案管理现状和问题

（一）戏曲文献电子档案可靠性较低

进入全新的信息化时代后，戏曲档案的管理随之由纸质档案转变为电子档案管理方式，然而电子档案管理工作尚存问题较多。戏曲档案的本质是原始性及真实性，传统纸质档案在此方面，较易应和上述两个基本特性，然而电子档案由于可进行无痕修改和其本身具有游离性，较大程度提高了信息载体的不确定因素，因此电子档案在可靠性方面长期以来备受质疑。

（二）档案管理人员的安全意识较差

摘要:随着近年科学技术的发展，我国信息化档案建设工作不断深入，逐渐遍布到社会的方方面面。医院作为社会发展的重要组成部分，落实电子化档案信息安全管理工作是发展的必然途径，是优化档案管理质量的基础。在此基础上，本文将基于医院电子档案管理现状，坚持档案管理原则，探究档案信息安全保护策略，进一步促进医院信息化档案管理的发展。

关键词:医院;电子档案管理;档案信息安全

在医院建设发展的过程中，档案管理是非常关键的一部分，不仅涉及到病人的个人信息、病例数据，而且还包含员工档案信息。因此，在信息化技术环境下，医院需要健全电子档案管理，构建互联互通的数据信息库，进一步提高档案信息的管理质量。与此同时，电子档案管理工作还应该强化安全保障措施，提升信息安全管理质量，从而实现医院信息化建设目标。

一、医院电子档案信息管理的基本原则

(一)真实、准确原则

在医院档案管理工作中，真实性、准确性以及完整性是电子档案信息管理的基本原则，对保障电子档案信息管理质量有着积极作用。因此，医院在落实电子档案信息管理时，需要保障档案信息的文件数量、内容，检查档案数据是否有缺失、损害等问题，这样才能基本确保档案信息的真实完整性。但是，在当前医院电子档案管理工作中，部分医院往往是将档案进行综合性管理，医院各科室将档案信息整理归档之后，再一并转交给综合档案管理部门。在这样的环境下，科室与档案管理部门会进行档案移交工作，但是部分为了科室因为工作需要，会将部分特殊病例档案保留。这样的档案管理方法，可能会造成档案信息遗失，对电子档案的信息完整性造成不利影响。

(二)全程性原则

在信息技术不断发展背景下，信息技术在办公领域的应用愈加广泛，这也让传统档案管理形式逐渐被取代，形成了诸多的电子公文、图像、视频等资源。在医院的日常经营管理中，随着信息技术的发展，会产生大量的医院电子档案。因其涉及患者个人信息，需要慎重妥善保管。所以，如何做好医院电子档案的保管工作成为了医院重点关注的问题。

一、医院电子档案的特点

1.虚拟性。传统档案都是以纸张、光盘、磁带作为信息载体，而医院电子档案主要是存储在计算机硬盘、移动硬盘、云端等，都是数字化信息，包括结构化数据和非结构化数据，如果没有硬、软件支持，这些文件内容无法显现，是一种非实际性的档案信息。2.分离性、交易性。医院电子档案信息从一个载体转到另一个载体中，信息内部不会产生任何变化，通过网络将档案信息传输给一个或多个终端，这些电子文件可以通过不同途径传播，也可以存放于不同的终端设备上，表示医院电子档案具有分享性、交易性。再者，医院电子档案可以和载体分离，如删除、复制、传输、更改等十分便捷且无痕迹，因此医院电子档案不容易丢失，但是容易被他人无痕迹篡改。3.集成性。医院电子档案当中不仅可以采用文字，还可以加入图片、视频、音频等数据信息，这些资源共同组成了医院电子档案，也可以采用超文本链接、数据库挖掘等方式，这就决定了医院电子档案内容的继承性，信息表现形式更加丰富、复杂。4.时效性。档案整理工作十分繁杂，需要大量的人力、财力。而医院电子档案可以通过网络收集、网络化管理、网络传输等形式，极大降低了人工劳力投入量，缩短了档案管理工作周期。再者，医院电子档案可以在线实时采集、整理、传输，更新和修正都十分方便，可以有效反映出档案实际情况。

二、加强医院电子档案管理质量的方法

1.健全医院电子档案管理制度。医院电子档案管理流程为：档案信息收集、数据分类与整理、归档、保存、使用、分享等一系列流程，每个环节都要确保档案信息精准性、完整性，这样才能够充分发挥医院电子档案的积极作用。所以，要有相应的管理制度作为支撑。结合医院的日常经营情况和档案管理要求，建立健全档案从收集到管理整个流程的管理制度与方法，明确档案管理岗位的职责，确保医院电子档案管理工作有序进行。由于很长一段时间医院内都是纸质档案和电子档案并存的情况，所以要结合档案管理实际情况构建制度标准，确保档案信息安全。在工作人员进行档案归档中，需要管理人员将纸质档案中备注相对应的医院电子档案编码、地址，确保医院电子档案和纸质档案一一对应。2.加强档案信息收集工作。医院在日常经营当中会产生各种各样有价值的信息数据，而这些信息数据都应该是归档的重要文件，需要及时进行收集和保存。医院电子档案主要包括的文件类型为：文字型、图片型、视频型、音频型等。在收集医院档案信息当中，首先要保证档案系统有效性、完整性。由于医院每个部门工作中都会生成档案信息，所以要确保数据库规模，对全院职工进行责任分配，每个岗位都肩负着收集档案信息的责任，确保数据收集的完整性。由于医院电子档案容易被他人修改、复制、盗取，所以在档案建立完成之后要设立权限，设置为“只读模式”，只有获取权限的岗位才能够修改。3.做好医院电子档案整理和归档工作。对医院电子档案归档、整理工作提出统一标准，结合相关标准开展档案管理工作，如档案收集质量标准、档案整理质量标准、档案归档要求等等，通过制定相应的工作指标，让档案从立卷到归档都有序进行。同时，档案管理人员还需要不断总结工作经验和方法，对医院电子档案信息进行统一分类、编目。在档案定稿之后，要将档案传输到数据库的指定模块当中，并长期保存。在日常工作中，需要从以下三个方面出发：一是无论归档途径如何，电子信息都要按照相关标准进行统一格式转化、整理，并传输到档案管理部门，确保档案信息的真实性和精准性；二是在档案资源移交过程中，确保医院电子档案的可靠性、安全性、保密性；三是已经归档的档案在无特殊情况下不得更改。4.档案资源的开发与利用。针对档案开发与利用，可以构建医院档案开发平台，对医院电子档案信息进行开发、利用，通过档案管理和应用提升档案效益。医院电子档案管理需要同时满足领导、制度、保管三方面要求，这样更有利于组织医院各部门共同开展档案开发和利用工作，不断分析档案信息效用，结合医院临床医疗、教学、科研工作开展现状，主动提供档案信息，从被动服务朝向主动服务发展。同时，医院电子档案由于传输便利性，因此档案信息利用不应仅限于医院内部，还可以和其他医院进行资源共享，共同提升医院的医疗水平、丰富教学资源、增加科研信息支持，从而提高医院电子档案的利用率，更好地为社会群众服务。

三、医院电子档案信息安全防护措施

1.权限设置。为了能够避免医院电子档案被篡改、复制、盗取，最为重要的就是保证数据库环境安全。电子硬件要做好避光、防潮、防尘工作，包括交换机、服务器、存储设备等。同时还需要采用相关软件技术，加强数据库防护工作，如通过权限设置，对医院电子档案文件进行加密处理，每位人员浏览档案信息都要登录账号密码，通过对每个账号设定权限，从而加强访问限制。即使是黑客盗取了医院电子档案信息，在没有权限的情况下也无法打开或篡改信息。2.防病毒入侵检测技术。防火墙作为网络系统中必要的防护软件，可以有效降低病毒、木马入侵率。很多患者信息泄露多数都是因为黑客盗取，侵犯了患者的隐私权。所以需要医院不断完善防火墙系统，同时配合上病毒入侵检测软件，定期对防毒软件更新，以免新型病毒入侵档案管理数据库中。通常情况下，防病毒入侵检测技术和防火墙共同使用，可以搜索整个计算机系统的敏感部位，对外部数据来源进行检测，一旦发现了病毒或木马，系统可以自动屏蔽或消除，这样即可确保医院电子档案管理系统的使用安全，同时提升档案信息的保密性。3.系统容灾技术。系统容灾技术实则就是文件备份和修复技术，由于部分病毒、木马难以被防毒软件发觉，可以穿透防火墙，从而盗取医院电子档案信息。如“比特币勒索病毒”爆发就锁定了部分医院的医院电子档案文件，给医院档案管理带来了极大的麻烦。因此针对这些意外问题，还需要有系统容灾技术作为保障。容灾技术结合云存储，不需要移动硬盘备份，系统会直接将数据信息传输到云端上锁管理，同时还需要连接一个子计算机，一旦主计算机文件损坏或被锁住，即可向云端发送请求将所需数据传输到子计算机中，实现数据恢复。综上所述，在信息时代下，医院电子档案管理已经成为了必然趋势，这就需要加强对医院电子档案的认识，从多个方面加强医院电子档案管理工作，同时为了提升医院电子档案安全，做好信息安全防护技术，这样才能够充分发挥医院电子档案效益，发挥档案资源效益。

摘要：

电子档案的概念是利用计算机或者存储设备，将一些有价值的重要信息进行存储。信息与纸质档案的数据一致，并且存在一定联系的电子文件，以卷宗为单位被保存的数据就是电子档案。本文主要分析了电子档案的特点，并且对电子档案管理的智能化发展进行了概括。

关键词：

电子档案；档案管理；智能化发展

近年来，我国的各行各业都取得了很好的发展，经济水平不断上升，科技技术不断进步，大量的医院单位都在现代化的进程中飞速前进。医院的每一项工作对于医院的创新和评优都非常关键，在这众多的工作当中，档案管理工作是其中之一。信息技术越来越发达，对档案管理工作的标准越来越高，信息技术的诞生，甚至将档案管理工作推上了更高的层次。将档案管理工作演变为电子档案智能化管理，电子档案智能化发展也促进医院在发展的道路上取得了更大的进步。

1电子档案的特点

1.1电子档案操作方便

［摘要］信息技术的发展及应用使医院电子档案管理工作呈现出前所未有的新局面，本文探讨了信息技术在医院电子档案管理中的价值及其在应用信息技术时存在的问题，并提出了一些医院电子档案管理工作的改进策略，以切实提升医院电子档案管理的利用率，推进现代医院档案工作的发展。

［关键词］信息技术；医院；电子档案管理

当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。

1信息技术在医院电子档案管理中的价值

1.1提升医院电子档案的管理水平

医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。

1.2提高医院电子档案管理的灵活性、时效性

1电子商务档案管理存在的问题

1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度

一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。

1.2对原始档案属性的影响

档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。

1.3对档案学理论的影响

电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。

摘要：信息化建设背景下档案管理工作逐步实现信息化，电子档案的数量显著增加，对档案管理工作新的挑战，需要档案管理人员掌握电子档案管理方法，提高档案管理质量与效率。文中以电子信息档案管理的重要性为着手点，分析电子档案管理保密工作存在的问题，给出强化电子档案保密管理的具体措施。

关键词：电子信息档案；管理措施；保密工作

1电子档案管理保密的重要性分析

1.1提升档案管理效率。档案保密管理工作是档案工作的主要内容。传统的档案管理模式需要大量人员参与，管理成本较高，直接造成员工工作强度增加，影响到档案管理效率。强化电子档案管理保密工作，避免出现档案信息外漏的情况，保证信息安全。采用现代化数字技术对档案进行管理，不仅可以提升工作效率，还能以电子版的方式代替纸质载体，有效节约了成本。

1.2增加档案管理安全性。档案管理是一项严肃工作，长期以来，由于在有限的空间内存放着大量的纸质文件资料，一旦由于管理不慎出现火灾等问题，将会造成重大损失。同时，当前部分档案管理工作量巨大，因此需要多人同时对档案进行管理。这种非专人负责的管理模式不利于形成有效的监督管理机制，甚至存在泄漏信息的情况，严重危害名誉以及社会的稳定性。通过档案管理信息化建设实现网络平台管理档案信息，减少人员数量，提高档案管理质量与效率，从而有力降低信息泄露情况的发生概率。

1.3提高档案资源利用率。档案管理工作内容较多，利用信息化建设构建相应的数据库，统一整理与收集信息资源，实现分类处理信息资源的目的。相关的部门在档案管理负责人的授权下，可以对制定的信息文件进行网络访问，从而提升信息共享的效率，这种共享模式安全性较好，还能更好地发挥信息资源的价值，推动进一步发展。

2电子档案保密工作的问题

摘要：电子文件归档之后形成了电子档案。对于医疗集团而言，电子档案主要包含了患者档案、人事档案、设备档案、医疗档案以及其它类档案。对这些档案管理需要秉持文件与档案一体化的管理模式，及时收集电子文件并及时归档，利于医疗集团电子档案的动态化更新，让各类档案为医疗集团健康运营提供支持。另外，需要注意档案的安全管理，避免信息泄露。

关键词：医疗集团；电子档案；档案管理；档案利用

在疾病多样化、患者复杂化、设备系统化的今天，医疗集团必须依赖电子档案的科学管理为医疗集团的医疗管理、人事管理、设备管理、患者具体护理救治提供参考，保证各领域的决策精准化。这其中管理是为利用服务，在利用过程中实现管理，保证管理水平不断提升，最终塑造一个良性的电子档案管理体系，文件与档案一体化管理也随之成为了常态。

一、医疗集团电子档案的形成

信息化时代，医疗集团实现了信息化管理，从患者挂号、问诊、取药、住院、出院这些过程中都会有各类文件、数据出现；设备更新过程中，设备型号、功能、作用以及设备线路图以及设备维修记录等都需要以视频、图片、文字、图表等形式体现；人事管理过程中新人录用、绩效考评、奖惩记录等都会以表格形式存在；医疗集团开展的学术研究、病例研究等有关资料也会不断产生，而档案管理部门需要动态地收集这些资料、数据、图表，然后将它们一一归纳整理，最后归档形成了电子档案。医疗集团电子档案囊括了其运行过程中方方面面的信息，对集团全方位的管理和运行都有非常重要的参考和指导作用。

二、医疗集团电子档案一体化管理

因疾病多样化、患者复杂化、设备系统化、人员流动化等特性，医疗集团电子档案管理需要不断地产生收集、调整、调档、归档等行为。为了确保医疗集团运营有序化，有必要保证档案完整性，在这样的要求下便诞生了文件与档案一体化管理模式。该种模式主要是通过信息技术建立统一的档案信息化管理平台，其可以直接对接挂号、问诊、住院、患者护理、缴费、出院、学术交流等环节，将其中产生的所有电子数据、电子文件收集起来，在管理人员分析之后，按照数据、文件的来源、属性等归档于对应的档案科目之下。这其中平台功能设计、管理制度、操作流程等决定了电子档案的管理水平。文件与档案一体化管理模式具有以下主要特点：一是互动性。即档案管理者积极地和各部门互动，能够精准地将各科室以及职能部门的关键数据、信息、文件提取出来。在这样的互动过程中，各院区、科室、职能部门在档案管理者指导下了解各类文件的管理办法，提升它们的利用效率。而对于档案管理者而言，减少了电子文件筛选难度。正是通过这种良性互动，让医疗集团档案管理工作不断提升水平，形成了档案和运营二者间紧密联系。二是系统性。系统性包括了横向档案间关联，也体现了同一领域档案历时性。在之前的档案管理当中，很难保证系统性，因为这要耗费很大的人力去分析档案间关系，以及不同时间点出现同类档案的区别。采用文件与档案一体化管理之后，医疗集团档案管理告别了过去人工收集、整理、归档模式之下的数据不系统、材料有缺失、文件不完整的弊端，保证了现有档案数据、信息、文件对任何一个工作的全过程覆盖。三是风险性。所谓风险性指的是文件与档案一体化管理，将医疗集团所有关键信息都集中到了系统之内，若是内部有人窃取这些档案或者黑客攻破系统篡改信息，都会给集团造成重大损失。另外，就是录入过程因为精力不集中，会致使档案归档不正确，会出现相似数据混淆现象，对医疗技术研究、患者治疗方案等形成不良影响，甚至于会造成严重的医患纠纷。