电子档案范例

摘要：河北地方戏曲作为我国传统文化的精粹，是我国构建精神文明建设的有力体现及重要组成，在弘扬戏曲文化、传承曲艺经典等方面起到至关重要的作用。因此，提升戏曲文献电子档案管理手段具有重要意义。本文基于河北地方戏曲的发展特点，对戏曲文献管理工作提出相应解决措施。

关键词：河北戏曲；电子档案；发展现状；方法

河北地方戏曲是我国传统曲艺的一部分，其历史悠久、源远流长。至今，河北境内流传的剧种有三十余个，其中源自河北本地的有二十六个，最具代表性的有评剧、河北梆子、保定老调、平调落子、哈哈腔等。剧河北省曲艺协会顾问、著名戏曲评论家刘仲武估算，河北省境内大约有两千到三千家戏曲剧团，从业人员多达五十万以上。综上可见，河北地方戏曲的发展十分蓬勃，因此戏曲文献电子档案必须做到及时更新和发展，故而戏曲电子档案的管理具有重要意义。

一、河北戏曲档案管理现状和问题

（一）戏曲文献电子档案可靠性较低

进入全新的信息化时代后，戏曲档案的管理随之由纸质档案转变为电子档案管理方式，然而电子档案管理工作尚存问题较多。戏曲档案的本质是原始性及真实性，传统纸质档案在此方面，较易应和上述两个基本特性，然而电子档案由于可进行无痕修改和其本身具有游离性，较大程度提高了信息载体的不确定因素，因此电子档案在可靠性方面长期以来备受质疑。

（二）档案管理人员的安全意识较差

【摘要】随着科学技术的不断发展，信息技术日新月异，网络技术在各个生活和生产领域得到了广泛应用。传统的档案管理手段不能适应当前社会发展的需求。电子档案已逐步形成了一套完整的管理体系，具有准确性高、信息容量大、效率高的特点。在当前的档案工作中，电子文件管理数量逐渐增多，为了更准确、完整、可靠地利用电子档案，本文从档案管理入手，分析电子档案的意义、问题及措施。

【关键词】电子档案；安全；管理利用

随着近年来网络、多媒体以及软件应用等各种信息技术的快速发展，档案管理的方式以及载体都发生了很大的变化。电子档案的出现改变了传统的纸质档案形式，电子档案具有载体形式多、存贮密度高、检索速度快等优点，能够有效提升现代档案管理水平，丰富档案资料的保存管理形式。但电子档案同样也存在一些不容忽视的缺陷，并且会在一定程度上对档案管理的安全性造成影响。在此背景下，如何对电子档案数据的管理加以改进，从而实现档案管理信息化体系的建设，已成为当前档案部门重点研究项目中的一个主题，对促进电子档案管理更加高效、规范的发展具有非常重要的意义。

一、加强电子档案管理的重要意义

（一）有利于节省人力物力。首先，在传统档案管理中，办公人员和办公费用通常是用增加人数和费用来提高效率，导致管理成本急剧上升。特别是一些较脆弱的档案资料，通常需要大量的人财物力才能维持好，并且不可避免地存在破坏的风险。而以网络为载体的电子档案阅读不仅方便快捷，而且节省了存储成本，节省了空间，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。其次，计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算进行文件管理，有效地解决了传统文件归档中文件遗漏时，避免重新进行拆卷的问题，现在只需敲一下，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免出现文档存积问题，省时省力。

（二）有利于提高服务质量。数字化的档案管理使得查询数据非常简单，使办公人员能够真正了解世界大事而足不出户。由于信息在时间和空间上的流动，数字化档案实际上成了“无墙档案”，档案也从实体的存储转变为便利的信息控制中心。

（三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，人们满足纸质这种查看方式，一是不方便，二是太单调。他们更喜好以图像、视频的方式阅读。电子档案满足了信息保存的多样性，逐渐成为多样化需求的主要解决方案。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和需求也将发生变化，加强电子档案管理有利于满足这一多样化的需求。

本文作者：赵曼丽 单位：湖南商学院档案室

高校教学档案管理现状

由于目前众多高校缺乏统一的教学档案管理计划、规章制度和职责说明，使得许多高校的教学档案示能进行集中统一管理，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不齐全、保存不完整，甚至造成教学档案材料的流失。同时由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于教学档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为教学档案管理工作的效率带来了障碍。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长，档案管理人员信息处理经验有待加强，使得很多高校还只是将打印出的纸质教学档案存档，而没有将存储在计算机中的教学档案信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响到高校电子教学档案的完整性。以上是各高校教学档案管理工作中比较突出的特点,也是高校教学档案管理工作效率提高的瓶颈所在，从中也可以看到，提高高校电子化教学档案管理势在必行。

利用电子信息技术进行高校教学档案管理的利弊分析

首先,利用电子信息技术的强大信息处理功能,能大大提高高校教学档案管理的工作效率。随着高校的办学规模迅速扩大，教学档案管理工作量和难度也大大增加。比较传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力物力,同时还容易疏漏出错。在这种情况下，要求教学档案管理跟上高校日益提升的教学发展水平，显然是力不从心的。其次,电子文档的存储方式便于实现高校教学档案的共享。传统的纸质档案的频繁调阅，不仅会造成教学文件的遗失，还会降低教学文件的利用效率，同时文件在查找时也面临诸多困难。利用电子信息技术，通过高效的电子文档处理系统则可及时有效地进行档案的查找与过滤，促进高校整体教学质量的提升。再次,以电子文档形式保存教学档案文件所需条件较纸质形式低。由于传统档案以纸张作为存储媒质,环境因素对其存储寿命影响较大,所以对纸质文档的存放要求较高。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。最后,采用信息技术还能提高文档的时效性和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,存储卡体积小重量轻，这些都是纸质文档所无法彼及的。在安全性方面,因高校教学档案传输频繁，文件丢失等情况时有发生。在实际的档案管理工作中，电子教学教学档案在存储和使用的过程中也在一定程度上存在以下风险。档案保护措施缺失带来的存储安全性风险。电子教学档案的保存也不一定是万无一失的，因其自身内在诸因素以及外部环境因素的影响，电子档案载体的使用寿命会受到一定的影响。如电子档案载体的保存如果超过标准的温度与湿度，存储介质就会发生膨胀、收缩、粘连等问题，影响教学信息数据的读取。同时，由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度更是大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特性,受侵害的文件不易被发现。这些安全问题都是不容忽视的。电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,电子档案就永远不会脱离这种技术和设备,造成了信息对载体的依赖性。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代频率加快，如果软件开发标准不统一，兼容性出现问题,也可能造成信息的丢失,并导致缩短电子档案的寿命。

信息化在高校教学档案管理中的应用

针对电子教学档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下对策进行防范:加强电子教学档案存储设备以及网络的安全性，加强知识产权保护意识。高校档案管理部门应创建适应电子教学档案管理的科学方法、途径、标准与技术。同时，还要严格规定读写权限，对档案及时备份，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。首先档案工作人员应积极提高自身的服务思想与现代意识。在管理的标准化建设中要为档案工作人员创造良好的成才环境与成长环境。档案工作人员需掌握现代知识与技能，在档案管理的各项工作中，严格按照档案工作标准化管理的各项规章制度与流程进行。第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。并且，高校档案管理部门还要采取严密的档案保护措施，保障存储设备的安全,专机专用，定时进行软硬件更新升级与维护管理，保证存储设备的良好状态。

本文作者：邹晓军 林玲 高军 单位：塔里木大学

档案管理员由教学秘书兼职，由于大多没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。[1]1.3电子教学档案安全问题突出。在网络环境下，影响档案信息安全的因素很多，一方面来自操作系统因素、硬件设备因素和网络黑客等[2]，另外一方面，档案管理人员随意插用移动存储介质，拷贝他人文件，失泄密事件时有发生。因此，必须高度重视校园网络信息的安全问题。

缺乏对原始档案的管理。教学档案来源比较广泛，而且非常杂。既有上级部门的通知、通告、教学任务等，又有教师的教学日历、电子教案、教学大纲等，还有学生的个人信息表、学生成绩表等，从而产生了大量的草稿性的、原始的电子档案，但二级学院的档案管理人员认为经过修改、整理后的电子教学档案才具有归档性，对原始的电子教学档案用后就删，无从体现电子教学档案原始性、真实性和完整性。以学生成绩为例，很多教学秘书认为教务管理系统中有就可以了，没有及时进行备份，由于操作系统崩溃，使数据丢失，这就会造成无法挽回的损失。

加强全员档案意识。首先主管教学领导要树立档案意识，加强对电子教学档案的监督、检查；其次要树立教职工档案意识，确立档案的价值观和效益观，实行由二级学院各部门和教职工立卷归档责任制，把每个人的电子教学档案的建立纳入年终考核范围，以养成随时进行档案归档的好习惯。最后作为档案管理人员的教学秘书要提高档案管理尤其是电子档案管理素养，积极对电子档案进行整理、归档，更好的为教育教学服务。

建设和完善二级学院电子档案管理制度。依据国家有关档案管理的标准，结合二级学院自身特点，制定电子教学档案管理的各项规章制度，如：档案保密制度，电子教学档案管理制度，档案员责任制度等，一定要有可操作性，以便对电子档案工作各个环节进行有效管理。加强安全防范能力。首先要严格执行电子档案保密制度，即配置档案管理专用电脑，保证专人专用，设置开机密码，不得让他人使用，不得随意插用移动存储介质，拷贝他人文件等。其次加强技术保障，包括安装最新防毒软件和防火墙，不断安装软件补丁更新系统漏洞，对重要文件进行备份，从多个方面进行防范，尽一切可能去制止、减少一切非法的访问和操作，把不安全因素降到最小。另外，为了防止档案专用电脑出现故障，每个月需对电子档案进行备份。

加强对原始电子档案的管理。电子档案收集相比纸质档案收集更加复杂，既要保证其真实性和完整性，又要保证其原始性。电子档案不如纸质档案直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏，必须从文件形成之时起采取措施对电子档案收集管理，实施全过程管理，切实做好收集积累工作[3]。为了保证归档电子档案的完整、真实，由电子档案的产生者（包括教师，管理人员等）把形成的电子档案进行分类整理后，集中发送给档案管理人员，档案管理人员按照教务管理系统的模块进行严格分类，归档，并做好文件的标记及目录的登记，并及时将相关档案及时上传至服务器，以便相关师生能上教务管理系统及时查阅相关信息。

开发电子档案管理系统。现阶段，我校的档案管理系统还需要靠人工一个个输入信息，并且是简单的目录检索，档案数字化建设一直比较滞后，如何构建网络电子档案管理系统是目前急需解决的问题。积极推进教学档案数字化建设，实现档案资源共享是我校正在努力的目标。目前，教学档案全文数字化还不现实，可以先把档案目录数字化，供师生进行网上查询，还可以把重要的、价值高的、师生需求大的档案优先转化为电子档案，更好的为广大师生服务。

本文作者：孙艳鹏 单位：哈尔滨科学宫

以档案建设促进电子政务开展现状发展现状

自我国开展网上政务以来，国内各级机关，政府，服务型单位的信息化建设工作有了飞快的发展。尽管电子政务如火如荼地开展大大促进了政府职能的转变，提升了各级政府的公众形象，但其中仍然存在诸多问题：政府对档案信息化建设和电子政务的目标不明确。在档案信息化建设推动电子政务开展的过程中，我们国家存在很多误区，其一是认为电子政务仅仅是将政府计算机办公化，不重视政府业务流程和软件开发的整合，把计算机作为一种代替手写的工具，没有发挥其最核心的作用。其二是认为电子政务等同于上网，没有将网络与政府服务工具结合起来。对电子政务的系统性及其在信息化建设当中的地位缺乏认识。资金投入力度不足。档案信息化建设的重要性没有被充分认识到，没有一个合适的位置，在资金方面也没有得到充分保障，导致档案信息化工作不能顺利开展。目前国家与地方财政在档案信息化建设方面给予的重视不够，资金投入相当有限，使得我国档案信息化建设的脚步缓慢，其基础建设发展较慢，严重地影响了档案信息化的推进。缺少档案信息化建设的优秀复合型人才。事业要发展，人才是关键。档案信息化涉及建设与管理两个方面，这两个方面都需要培养人才，一是档案信息化建设人才，在档案信息化建设过程中，要求这些人员能够完成需要这些人才能够建设基本的档案库，立足于档案工作实际规划和设计建设项目的目标、任务、内容、规模，组织好各项工作等；二是档案信息管理人才，这些人才能够在日常档案管理维护过程中，科学管理好、维护好本部门的局域网、数据库、网站、软件系统、网络设备，而且这些工作人员的加入，能够提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。

电子政务和档案信息化发展策略

在新形势下，应该按照国家电子政务建设的总体要求开展档案管理信息化建设工作。规范操作，统一标准，采取适合中国特殊国情的路线，在建设过程中还可能遇到种种困难，我们要对此做法充分的思想准备。为了建设平稳的进行，所以，要想搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。提出以下几点建议仅供参考。建立健全相关法律法规。在档案管理系统建设中常常碰到某些过分强调本单位特殊性，其管理办法不能改变等事情。这种做法拒绝采用标准，无视标准化，对信息化建设极其有害。只有采用标准化规程，才能使系统进步，这对信息系统的长远发展有不可估量的作用。某些标准化的制定，执行需要消耗大量的人力，物力，财力。为档案信息化的建设和电子政务的开展铺平道路，让其早日实现。统一规划，加强领导。此点可吸收国外先进的经验核技术，统一设定相关部门进行监督和管理，并且制定相关法律进行约束。可让国务院领导机构对全国政府信息化建设进行统一规划，制定统一标准、相关政策法规及管理办法，对重大工程的资金进行统筹安排。各政府按相关要求依据自身情况再进行下一步部署。加大对档案信息化及电子政务的资金提供力度。各级领导应对档案信息化工作给予高度的重视和支持。将档案信息化日程早日提到政府建设的日程中，此外，档案信息化的建设还能促进政府电子政务的顺利开展。提高待遇，引进优秀人才。档案信息化建设并非一般懂电脑的人就能胜任，它需要既懂管理又懂信息化建设的复合型人才，所以要提高待遇，注重吸引此类优秀人员，改善人才结构，另外，国家要对此类信息化人才的培养，加强新型人才培训，将传统的档案人才培养成具有新型素质的复合型人才。同时对骨干人才进行重点培训和继续教育，保证人员不断层，改革能持续不断的进行。

结束语

档案信息化建设在我国已取得初步的成绩，各级人民政府已逐步接纳了这一转变，并且对电子政务的积极开展也起到了一定作用。总之，在电子政务的建设中，必须从考虑到政府的全局，构建全方位的电子档案管理系统，推动和促进电子政务建设。但是必须看到，档案管理信息建设和电子政务不是单个的工程项目，其中包含了许多复杂的小系统，不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性，此工作仍面临着诸多困难和挑战，任重道远。在电子政务的开展方面也存在很多的问题亟待解决，我们对此要有清醒的认识，加强基础建设，为之做出自己的贡献。

本文作者：梁惠卿 单位：开封市档案局

基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。

理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。

目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。

构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如www.kfdaj.com就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如(许昌市站)、(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。

步骤——先建站，后建库，再建远程办公，再备份，不断完善建站。2011年，建立并开通省、市、县（区）三级网站，覆盖全省18个省辖市和各个县区。2012年，向乡（镇）及直属机关拓展。目前，共建成开通乡（镇）档案网站275个，建成开通县直单位档案网站12个，截至目前，建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个，栏目27个，各类信息10400条，日均上传信息25条，日最高上传信息120条；总访问量突破1000000，日均访问量为2000，最高日访问量4200。仅6月访问网站IP数就达到23009个。2013年，向省直单位、市直单位、企业、行政村、社区居委会等更大范围及纵深拓展。网站集群建设中按照国家统一的标准和规范进行实施，按照省、市、县三级统一界面、统一风格、统一管理的模式，建成了以省级档案网站为中心站，市级档案网站为重要节点站，县区档案网站为基层站点的网站集群，在保留各省辖市已经建有网站的同时，为河南省内所有档案局馆建立了存贮于一个服务器上的网站集群，河南省档案网站集群实施统一维护与管理。各地市与县区级档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案网站集群中各自站点新闻信息、工作信息、开放档案目录、已公开现行文件等内容即可。在提供大量实时档案信息的同时，还大大节约了网站运营、维护与管理费用，最重要的是，实现了档案网站集群的主要功能模块和数据库结构统一。

建库。2012年在统一数据库标准的基础上，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案目录数据库；建立省、市、县（区）三级政府已公开现行文件数据库。截至目前，已上传档案馆馆藏开放档案目录40万条，省、市、县（区）的已公开现行文件26587条；2015年，建立“明清”、“民国”、“革命历史”及“建国”后已开放档案全文数据库。远程公务网建设。在远程公务网初期覆盖省市县三级档案管理部门的主要科室的基础上，逐步向乡（镇、街道办事处）和省市县直基层单位过渡，实现全省档案管理工作人员全覆盖。实现省内档案办公的互联互通。截至目前，已覆盖省档案局各个处室，并在1个省辖市开通试点，进行了网络远程办公试运行，试点包括市县（区）乡（镇、街道办事处）所有档案工作者。备份。2013年在2012年的基础上，着手建立电子文件及档案目录备份中心和若干地区镜像站。作为记忆工程的展示平台，2015年，建立档案全文备份中心。完善。2012年针对一些市县档案、党史办、地方志合一的局，为这些单位设计与其全面工作相应的栏目，增加了“红色记忆”等栏目；2014年，对已经完成的项目不断进行完善，争取实现预期的设计建设目标。加快新的构想和规划，加速档案城域专网建设。形成从网站到信息资源中心过渡，逐步向统一网络中心迈进。#p#分页标题#e#

摘要:随着近年科学技术的发展，我国信息化档案建设工作不断深入，逐渐遍布到社会的方方面面。医院作为社会发展的重要组成部分，落实电子化档案信息安全管理工作是发展的必然途径，是优化档案管理质量的基础。在此基础上，本文将基于医院电子档案管理现状，坚持档案管理原则，探究档案信息安全保护策略，进一步促进医院信息化档案管理的发展。

关键词:医院;电子档案管理;档案信息安全

在医院建设发展的过程中，档案管理是非常关键的一部分，不仅涉及到病人的个人信息、病例数据，而且还包含员工档案信息。因此，在信息化技术环境下，医院需要健全电子档案管理，构建互联互通的数据信息库，进一步提高档案信息的管理质量。与此同时，电子档案管理工作还应该强化安全保障措施，提升信息安全管理质量，从而实现医院信息化建设目标。

一、医院电子档案信息管理的基本原则

(一)真实、准确原则

在医院档案管理工作中，真实性、准确性以及完整性是电子档案信息管理的基本原则，对保障电子档案信息管理质量有着积极作用。因此，医院在落实电子档案信息管理时，需要保障档案信息的文件数量、内容，检查档案数据是否有缺失、损害等问题，这样才能基本确保档案信息的真实完整性。但是，在当前医院电子档案管理工作中，部分医院往往是将档案进行综合性管理，医院各科室将档案信息整理归档之后，再一并转交给综合档案管理部门。在这样的环境下，科室与档案管理部门会进行档案移交工作，但是部分为了科室因为工作需要，会将部分特殊病例档案保留。这样的档案管理方法，可能会造成档案信息遗失，对电子档案的信息完整性造成不利影响。

(二)全程性原则

在信息技术不断发展背景下，信息技术在办公领域的应用愈加广泛，这也让传统档案管理形式逐渐被取代，形成了诸多的电子公文、图像、视频等资源。在医院的日常经营管理中，随着信息技术的发展，会产生大量的医院电子档案。因其涉及患者个人信息，需要慎重妥善保管。所以，如何做好医院电子档案的保管工作成为了医院重点关注的问题。

一、医院电子档案的特点

1.虚拟性。传统档案都是以纸张、光盘、磁带作为信息载体，而医院电子档案主要是存储在计算机硬盘、移动硬盘、云端等，都是数字化信息，包括结构化数据和非结构化数据，如果没有硬、软件支持，这些文件内容无法显现，是一种非实际性的档案信息。2.分离性、交易性。医院电子档案信息从一个载体转到另一个载体中，信息内部不会产生任何变化，通过网络将档案信息传输给一个或多个终端，这些电子文件可以通过不同途径传播，也可以存放于不同的终端设备上，表示医院电子档案具有分享性、交易性。再者，医院电子档案可以和载体分离，如删除、复制、传输、更改等十分便捷且无痕迹，因此医院电子档案不容易丢失，但是容易被他人无痕迹篡改。3.集成性。医院电子档案当中不仅可以采用文字，还可以加入图片、视频、音频等数据信息，这些资源共同组成了医院电子档案，也可以采用超文本链接、数据库挖掘等方式，这就决定了医院电子档案内容的继承性，信息表现形式更加丰富、复杂。4.时效性。档案整理工作十分繁杂，需要大量的人力、财力。而医院电子档案可以通过网络收集、网络化管理、网络传输等形式，极大降低了人工劳力投入量，缩短了档案管理工作周期。再者，医院电子档案可以在线实时采集、整理、传输，更新和修正都十分方便，可以有效反映出档案实际情况。

二、加强医院电子档案管理质量的方法

1.健全医院电子档案管理制度。医院电子档案管理流程为：档案信息收集、数据分类与整理、归档、保存、使用、分享等一系列流程，每个环节都要确保档案信息精准性、完整性，这样才能够充分发挥医院电子档案的积极作用。所以，要有相应的管理制度作为支撑。结合医院的日常经营情况和档案管理要求，建立健全档案从收集到管理整个流程的管理制度与方法，明确档案管理岗位的职责，确保医院电子档案管理工作有序进行。由于很长一段时间医院内都是纸质档案和电子档案并存的情况，所以要结合档案管理实际情况构建制度标准，确保档案信息安全。在工作人员进行档案归档中，需要管理人员将纸质档案中备注相对应的医院电子档案编码、地址，确保医院电子档案和纸质档案一一对应。2.加强档案信息收集工作。医院在日常经营当中会产生各种各样有价值的信息数据，而这些信息数据都应该是归档的重要文件，需要及时进行收集和保存。医院电子档案主要包括的文件类型为：文字型、图片型、视频型、音频型等。在收集医院档案信息当中，首先要保证档案系统有效性、完整性。由于医院每个部门工作中都会生成档案信息，所以要确保数据库规模，对全院职工进行责任分配，每个岗位都肩负着收集档案信息的责任，确保数据收集的完整性。由于医院电子档案容易被他人修改、复制、盗取，所以在档案建立完成之后要设立权限，设置为“只读模式”，只有获取权限的岗位才能够修改。3.做好医院电子档案整理和归档工作。对医院电子档案归档、整理工作提出统一标准，结合相关标准开展档案管理工作，如档案收集质量标准、档案整理质量标准、档案归档要求等等，通过制定相应的工作指标，让档案从立卷到归档都有序进行。同时，档案管理人员还需要不断总结工作经验和方法，对医院电子档案信息进行统一分类、编目。在档案定稿之后，要将档案传输到数据库的指定模块当中，并长期保存。在日常工作中，需要从以下三个方面出发：一是无论归档途径如何，电子信息都要按照相关标准进行统一格式转化、整理，并传输到档案管理部门，确保档案信息的真实性和精准性；二是在档案资源移交过程中，确保医院电子档案的可靠性、安全性、保密性；三是已经归档的档案在无特殊情况下不得更改。4.档案资源的开发与利用。针对档案开发与利用，可以构建医院档案开发平台，对医院电子档案信息进行开发、利用，通过档案管理和应用提升档案效益。医院电子档案管理需要同时满足领导、制度、保管三方面要求，这样更有利于组织医院各部门共同开展档案开发和利用工作，不断分析档案信息效用，结合医院临床医疗、教学、科研工作开展现状，主动提供档案信息，从被动服务朝向主动服务发展。同时，医院电子档案由于传输便利性，因此档案信息利用不应仅限于医院内部，还可以和其他医院进行资源共享，共同提升医院的医疗水平、丰富教学资源、增加科研信息支持，从而提高医院电子档案的利用率，更好地为社会群众服务。

三、医院电子档案信息安全防护措施

1.权限设置。为了能够避免医院电子档案被篡改、复制、盗取，最为重要的就是保证数据库环境安全。电子硬件要做好避光、防潮、防尘工作，包括交换机、服务器、存储设备等。同时还需要采用相关软件技术，加强数据库防护工作，如通过权限设置，对医院电子档案文件进行加密处理，每位人员浏览档案信息都要登录账号密码，通过对每个账号设定权限，从而加强访问限制。即使是黑客盗取了医院电子档案信息，在没有权限的情况下也无法打开或篡改信息。2.防病毒入侵检测技术。防火墙作为网络系统中必要的防护软件，可以有效降低病毒、木马入侵率。很多患者信息泄露多数都是因为黑客盗取，侵犯了患者的隐私权。所以需要医院不断完善防火墙系统，同时配合上病毒入侵检测软件，定期对防毒软件更新，以免新型病毒入侵档案管理数据库中。通常情况下，防病毒入侵检测技术和防火墙共同使用，可以搜索整个计算机系统的敏感部位，对外部数据来源进行检测，一旦发现了病毒或木马，系统可以自动屏蔽或消除，这样即可确保医院电子档案管理系统的使用安全，同时提升档案信息的保密性。3.系统容灾技术。系统容灾技术实则就是文件备份和修复技术，由于部分病毒、木马难以被防毒软件发觉，可以穿透防火墙，从而盗取医院电子档案信息。如“比特币勒索病毒”爆发就锁定了部分医院的医院电子档案文件，给医院档案管理带来了极大的麻烦。因此针对这些意外问题，还需要有系统容灾技术作为保障。容灾技术结合云存储，不需要移动硬盘备份，系统会直接将数据信息传输到云端上锁管理，同时还需要连接一个子计算机，一旦主计算机文件损坏或被锁住，即可向云端发送请求将所需数据传输到子计算机中，实现数据恢复。综上所述，在信息时代下，医院电子档案管理已经成为了必然趋势，这就需要加强对医院电子档案的认识，从多个方面加强医院电子档案管理工作，同时为了提升医院电子档案安全，做好信息安全防护技术，这样才能够充分发挥医院电子档案效益，发挥档案资源效益。