电子版档案范例

摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

在城乡建设与管理工作中，为了处理各种事务、沟通各种关系、上传下达政策信息，文书往来是最普遍的一种形式，文书档案的归集、整理、查阅是城乡建设与管理过程中不可缺少的一部分。办公室对各类文件的收集和归档是否明晰高效，很大程度上影响到保障城乡建设时效性和管理水平

一、文书档案管理基本特点

办公室文书档案管理区别于一般城乡建设管理活动，包含多方面特点，主要表现在三个方面：第一，时效性较强，以资料的及时收集与保存为重点。办公室文书档案涵盖的内容繁杂，如关键性的政策性文件、办公物品信息、各类会议等活动过程记录记载、重要人事财务决定事项、事件发生经过及处理结果等均需要及时高效地给予收集与保存。一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、整理、编册编目以及保存等。第二，文书工作要求高。档案管理中以文书工作作为重点，其涉及的内容有收发文件登记、立卷、归档与运转查阅，这一过程实质也为档案形成过程。档案管理工作是否及时高效由文书工作起到基础性的作用。第三，档案载体多样性。城乡建设管理活动中，文书档案包含的内容广泛，如会计档案、设备档案、科技档案、党群管理等各个方面，而在保存载体上，有各类任务指标责任状，建设管理合同协议，会议录像、录音、照片或电子档案等。

二、文书档案管理中存在的问题

1.规范档案管理程序。随着城乡建设管理活动的不断扩大，文书档案的数量逐步增加，档案的归集整理更需要有一定的分级和统一协调的管理程序。以城乡建设管理为例，住房保障、工程质量监督、公用事业等每个部门均应具有自己的文书档案管理岗位，由于各部门人员对本部门相应的工作更加熟悉，在进行文书档案整理的时候效果更好，查阅时效率更高，更有利于领导决策的研究制定，这属于初级管理；办公室是负责城乡建设管理活动文书档案管理综合部门，应该对住建局每个所属部门的文书档案也有整体的掌握，利于使用更加专业和规范的方法，将整个单位的文书档案进行更为系统的整理，以备后续工作中的核查和翻阅，这属于综合管理。这两级文书档案整理之间既有区别也有关联，两者之间如何衔接、程序顺畅，不至于产生脱节现象，也是城乡建设管理文书档案管理中容易忽视的问题。另外，文书档案书写方式的规范化，也是影响文书档案管理提质增效的一项重要内容。2.电子版与纸质版相互依存。电子文书档案是现代办公室文书档案逐渐发展起来的一种文档管理形式。在办公电子化不断壮大的趋势下，城乡建设管理活动中电子文书与纸质文书相互依存、不可或缺，其所占比重也越来越高。从工作实践来看，电子版相比纸质版文书管理更加方便快捷，但电子文书相关数据在安全性、可追溯性方面，极易出现被复制或篡改情况，一旦出现意外，原始档案真实性将因此降低。对于讲究快速高效的现代办公形式而言，纸质文书档案的管理效率与安全性也存在着一定的弱点。例如，纸质文书档案整理费时费力，重复操作多，直接造成管理人员工作量增加和资源浪费。因此，在二者之间应该做好质量和效率的相互协调，并充分做好为办公电子化全面铺开的基础性工作。3.电子文书档案的管理。一个地区城乡建设的快速发展，离不开办公自动化，从本人工作实际中，电子文书与纸质文书的比例在1：5左右，占比虽然不高，但电子版文书档案相比纸质版更容易整理和查阅、工作效率高，电子文书最终将在文书档案管理中逐步取代纸质文书的位置。同时，由于电子数据也存在着可追溯性和安全性较低，管理期间容易被篡改和复制等问题，对于如何保证电子文书档案的真实性、有效性，是一个普遍存在的问题。

三、提高档案管理水平的方法

1.强化衔接与合作。文书档案管理是一项系统性工作，管理目标和内容建立在相关文件的基础之上，而文件的质量又决定着档案管理的效率和质量，所以在文书档案管理过程中，综合办公室与基层各专业部室之间必须做好工作衔接，也要重视与各部室文书档案书写人员的衔接。首先，领导的重视是提高档案管理质量和效率的重要保障，也是各类档案归集整理链条中的重要一环，能够保证办公室与各部室之间的有效衔接。其次，办公室作为文书档案综合管理部门，要不断规范文件管理的工作程序和内容，对各部门的文书档案编写进行统一的规范化管理，在纸张选择、版式设计、字体字号、表格格式等方面尽量做到协调一致。第三，坚持档案归集的时效性，收发文书要及时做好登记和整理，同时，注意保证各类资料的完整性，对收集好的文书档案进行归类放置，方便后续核查和翻阅。2.强化协调统一。电子文书和纸质文书因存在的方式区别，在管理程序上既要统一，管理方式上又有所不同。对于电子文书档案管理，实行广泛采用的电子签名技术，提交电子文书过程中，在做好文书档案格式校验工作的同时，通过授权验证以保证档案的安全性。在浏览、查阅电子文书档案过程中，利用加密认证、权限设定等方式，防止数据被复制或篡改。对于原始文档信息，必须做好备份，保证原始文档信息的真实有效；在纸质文书档案管理方面，在严格遵守相关规章制度的同时，应注意电子文书档案资源分配合理性，强化档案存储环境，使电子版与纸质版管理协调统一，保障文书档案的完整性。3.改进和创新管理方式。办公自动化、电子化对于档案管理人员来说，区别于纸质档案管理，是一项新的挑战，必须适应和提高对电子文书档案的管理技能和水平，在实践中总结经验，改进和创新管理方式，优化电子文书档案管理。首先，要提高自身素质和敬业精神，认真仔细对待每一份文档，保证电子文书档案的来源明确、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授权验证、电子签名、文档校验、提交保存等规范性技术操作程序，提升工作效率和档案安全性；第三，明确电子文书档案的浏览、查阅权限，必要时可采取双人验证等方式，有效避免数据篡改和复制的情况发生；第四，严格奖惩制度，电子文件由于误操作会造成重要信息的丢失或损毁，因此，在对电子文书档案进行必要备份的同时，更要加强对档案管理人员的管理，完善奖惩制度，确保档案的安全。

摘要：为了及时、真实、系统性地保存和利用科研档案，针对大数据时代高职院校科研档案管理中存在的问题，以系统论为指导构建了大数据时代高职院校科研档案管理系统的基本框架，对完善高职院校科研档案管理制度，提高科研档案管理效率，促进高职院校的技术技能积累具有重大现实意义。

关键词：高职院校；科研档案；分类管理

档案是记录事实的重要载体，档案管理是记录事实和还原历史的重要工作，档案的真实性、可靠性和完整性是人们日后审查和研究历史的重要保障。随着国家职业教育“双高计划”的深入推进，高职院校的科研工作迎来了快速发展，科研项目与科研成果大量涌现，既促进了中小企业的技术进步，又为培养大国工匠、能工巧匠提供了重要的科研支撑，科研档案管理也逐渐显现出其在高职院校科研能力和水平提升中的重要地位，其管理性和服务性功能受到关注。高职院校科研档案不仅是学校科研发展的记忆基石，而且是学校科研重要的本源性信息源。但是在现实中，一些高职院校的科研档案管理水平跟不上科研工作的迅猛发展，制约了高职院校科研的纵深发展和技术技能积累。构建基于现代信息技术的科研档案管理系统已经成为当前落实“双高计划”的重要任务。

一、大数据时代高职院校科研档案管理中存在的问题

当前社会已进入数据信息快速增长的新时代。大数据已成为全球信息技术行业关注的焦点。当今社会和网络产生的档案信息的数量和类型已与过去完全不同，这对档案管理产生了巨大影响[1]。科研档案是科研项目在立项论证、研究实施、过程管理、结题验收、绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。高职院校科研档案的特点为：纵向和横向项目档案少，校级项目档案多；纸质版档案少，电子版档案多；保存的档案多，可利用的档案少等。高职院校科研档案管理属于高职院校档案管理的重要组成部分，遵循档案管理的基本要求，但是由于通常没有明确的高职院校科研档案管理办法，高职院校科研档案管理工作长期处于不规范状态。第一，科研档案管理意识淡薄。以往高职院校的功能以技能培训为主，科学研究和技术开发的能力比较欠缺，其对科研的要求比较低，科研活动不活跃，科研成果和科研档案资料比较少，因此，一般不重视科研档案管理工作。第二，缺乏统一的科研档案管理制度。由于不重视科研档案的管理，高职院校一般没有完善的科研档案管理制度，不设置专门的管理机构和人员，也没有相应的资金和设备投入，科研资料散落在各个部门，缺乏统一的管理。第三，缺乏现代科研档案管理的技术手段。不少职业院校没有现代化的科研档案管理设施，缺乏信息技术手段支持，多采用线下手工管理，不仅管理效率低，而且档案资料收集不齐全，查阅和检索费时费力。

二、高职院校科研档案管理系统建构

2020年11月1日起施行的《科学技术研究档案管理规定》[2]，为高职院校科研档案管理指明了方向。以此为指导，应用系统论的分析方法，提出高职院校科研档案管理系统应该由以下几方面构成。1.明确科研档案的管理目的。正如《科学技术研究档案管理规定》第一条所指出的，科研档案管理的目的在于保护和利用。从某种程度上说，保护的目的在于利用，因而新时代科研档案的利用目的应该更加凸显。科研档案在程序上背靠公权力，不仅具有证明其唯一可信的凭证作用，还具有一定的知识储备价值和社会记忆价值[3]。通过科研档案管理，不仅能增加对科研项目负责人及其成员的科研业绩和能力评价的真实性和有效性，而且可以为科研人员的职称晋级、聘期考核、评优评先等提供支撑。通过科研档案保护，一方面可以彰显高职院校的科研发展历程，强化科学研究的使命感和责任感，增强高职院校的发展内驱力和吸引力，丰富高职院校文化内涵；另一方面，有利于优化档案管理，促进科学数据进行更大范围的共享利用，增加专利等科研项目成果的转化和利用率，为行业企业发展提供必要的技术支持。2.明确科研档案管理的基本要求。高职院校科研档案管理的基本要求主要包括内容、形式、年限等。(1)归档内容。高职院校科研档案以科研项目分类为视角，一般分为纵向科研项目(简称纵向项目)、横向科研项目(简称横向项目)及校级科研项目(简称校级项目)三类。纵向项目，指以高职院校名义承担的由国家各级主管部门下达、国家财政拨款的科研计划项目，分为国家级、省部级、厅局级等级别。其归档内容主要是在纵向项目立项、中期检查、结项各环节中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。横向项目在各高职院校中具有差异，但通常都包括技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等类型。在北京电子科技职业学院的科研项目相关管理办法中，将横向项目界定为“以高职院校名义与社会有关部门、企业、研究所、高校、其他事业单位等组织签订的科研合同(协议)项目”，其归档内容主要是在横向项目中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。此外，高职院校一般都会根据自身特点和发展需要设立校级项目。例如，北京电子科技职业学院设立的校级项目主要分为重大、重点和一般项目。其归档内容主要是校级项目实施中的各种形式和载体的文件资料以及标本、样本等实物。总之，科研档案归档的内容主要是立项、中期检查及结项环节所形成的各种档案，其中归档内容的完整性和准确性至关重要。完整性指不能丢掉任何一个环节的材料，准确性指尽量保留有证明效力和利用价值的材料作为科研档案。(2)归档形式。归档形式主要分为纸质版和电子版。纸质版材料保存成本高，且查找困难，不易利用，但作为重要科研项目的档案材料，纸质版材料不可或缺。鉴于此，省部级以上项目档案材料采用纸质版和电子版两种形式。项目经费达到15万元以上的校级项目、合同经费达到50万元以上的横向项目，其档案材料也采用纸质版和电子版两种形式。为了多种形式综合利用做好科研档案管理工作，包括北京电子科技职业学院在内的高职院校基本都建成了科研档案管理系统，所有项目的全过程材料都可提交到系统中，同时需注意做好电子版备份。另外，对于占用空间比较大的视频、样机、实物等档案一般也都要及时进行图片化、技术指标化处理。(3)归档年限。《科学技术研究档案管理规定》在科研档案归档要求方面明确提出科研档案的保管年限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年[2]。3.明确高职院校科研档案归档的原则。高职院校科研档案管理需要特别注意及时性、真实性、系统性原则。(1)及时性。科研档案的整理务必及时，要在项目实施全过程收集有用的档案材料，特别是立项材料，要及时归档，防止由于项目研究周期长而导致结项时立项材料丢失或残缺。要尽量做到结项完成、档案整理工作结束，以防止有价值的关键档案流失，保证有用的信息得以妥善保存。及时性原则对延期纵向项目尤其重要。(2)真实性。为了保证档案的真实性，大部分材料，例如发给学校的成批的立项通知，一定要保证原件存档。与此同时，对于个人属性较强的证书，例如发给课题负责人的立项证书、结题证书，则宜使用复印件存档。横向项目成果的技术参数要尽可能翔实，为开发利用做好充分储备。(3)系统性。从项目立项到结项各个环节，都要有相应的档案材料，各环节档案要能够呈现出完整的保存链条，使各部分档案材料能相互印证，互相支撑。4.完善高职院校科研档案管理制度。科研档案管理机制主要通过档案管理组织机构的建立和管理程序的落实发挥应有的作用。(1)科研档案管理组织机构。高职院校科研档案管理工作的实施，需要确立相应的组织机构体系和工作流程。北京电子科技职业学院科研档案管理工作由校长直接领导，指定一名副校长协助校长分管，并成立科研档案管理工作考核领导小组。科研档案管理工作网络应涵盖全校所有二级单位，同时所有单独建制的处级单位均由领导分工负责科研档案管理工作，并配有至少一名兼职档案员，形成健全、高效的科研档案管理组织机构。例如，在北京电子科技职业学院的实践中，由项目组对项目各个环节、各种形式的档案材料进行整理和搜集；所在二级学院、科技处代表学校，在项目结项后对档案进行审核，确保将最有价值的档案进行妥善保管和有效利用。科研档案管理部门负责收集所有项目的电子版材料及重要项目的纸质版材料；高职院校档案室(馆)负责对重要项目档案进行接收和保存。科研档案管理组织机构要定期召开会议，及时研究和解决科研档案管理中出现的新问题。特别强调的是，科研档案的责任主体是科研项目组。同时，相关管理部门如高职院校科技处和档案室(馆)具有科研档案管理职能。(2)科研档案管理程序。科研档案具体的归档程序一般包括：科研项目组进行科研档案材料整理；二级单位对科研档案进行审核；结项后，科研管理部门对科研档案进行审核和整理；高职院校档案室(馆)对档案材料进行审核和接收保存。第一步，科研项目组在项目实施过程中随时收集和整理档案材料。对于纵向项目，在立项环节，要特别注意收集立项证书或立项通知、立项任务书或正式版本的申报书。在中期检查环节，主要收集中期检查表或年度检查报告、论文、专利、调研报告、研究报告等阶段性成果。结题环节主要收集结题研究报告、论文、专利、著作、研究报告、政府采纳证明、样机、实物等最终成果及结题证书等。对厅局级以上(含)项目组，在高职院校科研档案管理系统提交科研档案材料的同时，还需在相应的科研管理网站提交立项、中期检查、结项等材料。立项通知、结题证书等带有个人属性的材料归档时可采用复印件。对于横向项目，主要收集和服务方签订的合同或协议、验收报告等。为了减少横向项目组的负担，争取更多的时间，横向项目不设中期检查环节。对于校级项目，主要收集科研课题申报书、任务书、结题报告书、结题成果等。对于两年期以上的校级项目，课题负责人需在高职院校科研档案管理系统上传中期检查报告及中期成果。项目组要注意在项目实施过程中随时收集，在结题阶段集中进行上述材料的整理。第二步，二级单位对科研档案进行审核。此阶段主要是进行科研档案的查缺补漏，特别要注意对关键材料的整理，例如鉴定或评审专家对科研项目做出的鉴定或评审意见和建议等。二级单位要对档案材料进行审核，确保其真实性、准确性。第三步，科研管理部门对科研档案进行审核和整理。对所有纵向项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的省部级以上竞争性项目的纸质版档案材料，进行审核、整理；对所有横向项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的50万元以上(含)重大横向项目纸质版档案材料，进行审核、整理；对所有校级项目电子档案进行审核，同时接收二级单位移交来的15万元以上(含)重大校级项目纸质版档案材料，进行整理、审核，确保其真实性、准确性、连贯性。第四步，高职院校档案室(馆)审核、保存。每年统一对科研管理部门移交来的省部级以上竞争性项目、50万元以上(含)重大横向项目、15万元以上(含)重大校级项目纸质版和电子版档案材料做进一步整理，以方便提取和利用。

资料管理是基层工作人员的一项基础性工作，是部门日常工作有序开展的基本保证，重要性不言而喻。然而，当前基层部门在日常资料管理方面普遍存在着这样那样的问题。为了提高基层工作人员的档案管理意识，使其在日常工作中运用档案管理方法整理文档材料，笔者特撰写此文，希望对大家有所帮助。

一、基层部门日常资料管理常见问题

基层部门在日常资料管理中存在两大问题：一是没有保存资料的习惯。有些部门能够按上级要求上报各种材料，但往往没有将材料备份后留存本部门，当需要材料作为工作参考时，要么去上级部门查询，使工作陷入被动状态；要么束手无策，有的甚至凭记忆重新编造材料。二是资料管理杂乱无章。一些基层部门虽然有保存资料的意识，但是对于需要保存的材料没有按照问题、类型、时间顺序分类整理，而是随意放置在文件盒中，当需要查阅某个材料时，面对杂乱无序的材料，只能“翻箱倒柜”，既浪费时间，又增加了不必要的工作量。

二、基层工作人员提高资料管理意识的重要性

基层部门日常资料管理中存在的问题，与工作人员缺乏资料管理意识、资料管理方法不当不无关系，它对日常工作会造成两方面的影响。一是影响部门的工作质量和效率，对单位和部门接受各项评估检查尤为不利。我们知道，档案有凭证和参考两大作用，日常工作中形成的文书材料虽然还不是档案，但是这些资料实际上也发挥着凭证和参考作用，对部门工作的正常有序开展至关重要。工作中形成的各类文件、各种数据信息、各项工作记录等资料，如果没有得到妥善保管，一旦有类似的工作需要参考时就会无据可查，给正常开展工作造成不便。以笔者曾工作过的医疗行业为例，周期性的等级医院复评是对医院管理、医疗质量安全等全面、动态的评估，对资料的原始性、真实性和完整性的要求非常高。如果没有完整的原始材料，医院就难以顺利通过复评。二是从源头上直接影响单位归档工作的质量。基层部门在每年的归档工作中，通常按照档案室划定的归档范围和归档要求，将应当归档的材料收集齐全，做到应归尽归。由于基层部门工作人员普遍没有接受过档案管理方面的培训，缺乏档案管理意识和档案整理常识，导致基层部门材料归档工作质量普遍不高。一般来说，工作责任心强的部门大多能按照档案室的要求完成归档工作，甚至会与档案室沟通，主动将自认为有价值的材料归档；而归档工作经验欠缺且工作责任心较差的部门，则中规中矩、按部就班开展归档工作。由于各部门工作具有一定的专业性，档案室的工作人员并不清楚哪些材料是必须归档的，如果基层工作人员档案管理意识不强、工作责任心不强，仅仅按照档案室通知的归档范围整理归档材料，就容易造成有价值材料的缺失；如果在日常工作中对材料保管不当而造成丢失，就难以保证做到应归尽归。因此，从提高部门工作质量和效率，提升本单位档案归档工作质量等方面来看，提高基层工作人员的资料管理意识既必要又迫切。

三、基层部门做好归档工作的几点思考

第一，基层工作人员要树立“以我为主”的档案管理理念。立卷归档原则是“以我为主”，对于本部门日常工作中形成的各类资料，要有意识地及时主动做好收集与整理，以便今后工作有据可查。应当说，“以我为主”这一原则在基层行政部门中能不能执行到位，是能否做好部门日常资料管理的关键。第二，基层工作人员要及时对日常工作中形成的材料作分类管理。在档案管理中，常见的分类方法有问题分类法和时间分类法两种，对于材料相对较少的基层部门来说，先按问题分类，再按年度分开更为方便实用。以医院某部门为例，可以按照问题将日常形成的材料分装在不同的盒子中，即按照党务类、行政类、教学类、人事类、工会类等档案管理“一级类目”分类，再按照档案管理“二级类目”做更加精细的划分。比如在行政类材料中，又可按照部门形成的文件和收到的材料分类，将不同类型的材料装入不同的文件盒中。按照年度分类法整理材料，一方面容易查找到相关材料，另一方面可为来年资料归档工作的开展提供便利。此外，对于部门常常用到的、不受年度限制的各种材料，应复印后装入文件盒中，并在盒脊上标明“常用材料”字样。第三，做好同一材料的电子版与纸质版的“互通”工作。一是同一份材料纸质版所在文件盒位置与电子版所在电脑文件夹位置要一一对应。以医院办公室行政类文书材料为例，具体如下图：二是同一份材料可以用电子版文件名作标识的办法实现与纸质版材料的位置对应。在档案管理中，专业的GD2000档案管理软件可以帮助档案人员快速地找到档案的准确位置，而基层行政部门往往没有配备这样的管理软件。在整理日常文书材料时，我们可以借鉴GD2000软件的管理方式，在电子版材料的文件名上作标识。比如：《××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知》已存放在纸质版的党群类的第三个文件盒中，那么，该通知的电子文档名就可以标注为“××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知（党群类第三盒）”，由于电脑搜索功能强大，所以只要输入目标材料的关键词，就可以将查找缩小到很小的范围，然后按照电脑提示找到纸质材料，这样查找起来就会非常方便。

一、传统人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案材料重结论，轻事实，造成档案材料不能完整体现员工的能力与技术水平

人事档案一直存在重视结论性材料，缺少员工成长性能力、技术特长与业绩材料，这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到员工的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义的参考价值。随着人力资源管理信息化的推进与深入，人力资源管理专业中的绩效管理、人才开发管理工作进一步提升，对档案管理工作提出了更多的要求。员工个人档案中没有年度绩效考核材料，没有重要的培训材料及员工业绩论文材料，缺乏翔实的岗位变更材料，这些材料的不完整对人力资源管理工作存在较大的影响。如供电企业的职称申报已实现网上报名及网上审核，在网上审核时，对员工的资历材料好审核，但对员工的成果、业绩、贡献较难审核与评价，完全依据的是员工自己提交的部分材料，真实性的审核难度加强，明显暴露出组织保管的人事档案材料不能完整体现员工的能力与业绩。中层干部的档案内无分管工作的业务记录，档案不能为用人选人提供足够的依据。

（二）人事纸质档案与现存的电子档案不匹配

在人力资源管理工作中大部分业务已在ERP系统与人力资源管控系统运作。软件系统在一定程度上帮助人力资源管理工作者处理人事信息及档案资料，但是在实际中，常存在电子档案与纸质档案不相符的情况发生。比如，纸质档案资料而电子档案管理还没有及时更新，或是电子档案存在，而缺乏相应的纸质档案。

（三）档案管理缺少计算机处理支撑

人事档案工作信息管理基本没有形成完整的全面的系统。唯一使用计算机管理的就是人事档案目录管理系统，此系统只能实现材料的目录统计，目录对应的原始材料无法查阅。现有的人力资源管控系统与ERP信息系统记录的是员工完整的人事信息，却没有人事电子档案扫描件。ERP系统没有建立员工的人事档案原始材料，造成关键时期还是需查阅纸质案原始件。

【关键词】医院；档案管理；法制化建设

全面依法治国已经在社会各个领域取得显著成效，我国在推进档案管理工作法制化进程中，发展态势良好，逐步完善。档案管理法制化在调整和规范人们的档案信息开发利用等方面，具有直接性的特点。《档案法》、《档案法实施办法》反映档案管理单位和档案管理人员的法律意识，营造档案管理的法制环境，发挥好社会服务功能。在如何做好医院档案工作法制化建设方面具体有以下几方面内容。

1不断完善医院档案管理工作各项法律保障措施

全面推进医院档案管理工作规章制度完善，是医院实现医疗服务职能不可或缺的必要条件，作为医务工作人员必须认真学习《档案法》，《档案法实施办法》以及医院档案管理条例的各项规章制度。档案管理的各项法规制度约束了档案管理工作中的各种行为，指导日常档案工作实践中的工作方式和责任态度，使档案工作更加科学化标准化。同时提升了档案工作岗位的严谨性和责任心，杜绝各种档案工作中的违法乱纪现象，不能以个人利益影响医院的保密工作，坚决治理不遵守档案法律法规现象，通过强化法律责任意识，忠于档案保密职业，谨严慎行，将法律责任铭记于心，推进医院档案管理工作法律保障措施的实行，有利于医院的综合性发展，提升医院的在医疗、后勤、科研等方面的档案管理能力，使医院在病历、文献、资料、科研、学术等方面取得令人瞩目的成绩。

2以人为本，积极开展医院档案法律服务

医院档案工作人员利用自身专业优势服务社会大众，为患者、群众提供档案法制化咨询，答疑解惑，使档案法制工作发挥积极重要作用。在解决群众群众实际困难，维护群众的合法权益的同时，进一步拉近了档案法制化工作与广大人民群众的距离。提升医院档案管理工作的认可度。医院档案管理人员根据实际工作中总结的经验和日常档案工作中法律法规的要求，努力提高档案人员综合性素质，进行多方面多角度分析工作中的不足，提高业务素质，熟悉并掌握档案管理的相关业务知识和基本技能。完善档案规章制度，以诚恳，负责的态度服务于广大人民群众。

3运用法治意识提升医院档案管理安全性水平

摘要：以比特币（Bitcoin）为代表的数字货币的崛起，其底层支撑架构——区块链（Blockchain）凭借去中心化信用、数据不可篡改等特点，吸引了世界许多国家政府部门、金融机构及互联网巨头公司的广泛关注，已经成为当前学术界和产业界的热点课题。区块链是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等计算机技术在互联网时代的创新应用模式。区块链技术被认为是继大型机、个人电脑、互联网之后计算模式的颠覆式创新。目前，区块链的应用已延伸到物联网、智能制造、供应链管理、数字资产交易等多个领域。

关键词：区块链；技术；管理

1国内区块链技术发展

随着对区块链技术的深入了解，我国超前布局前沿阵地，积极探索基于区块链的行业应用。2016年12月在《国务院关于印发“十三五”国家信息化规划的通知》中将区块链写入“十三五”国家信息化规划，将区块链列为重点加强的战略性前沿技术。区块链现已经成为国家信息化战略的重要组成部分[1-2]。2018年5月28日，在两院院士大会上的讲话中指出，“以人工智能、量子信息、移动通信、物联网、区块链为代表的新一代信息技术加速突破应用。”2018年6月，工信部印发《工业互联网发展行动计划（2018~2020年）》，区块链白皮书（2018年）中国信息通信研究院&可信区块链推进计划鼓励推进边缘计算、深度学习、区块链等新兴前沿技术在工业互联网的应用研究。在2018年9月更是在《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》中提到了当事人可利用电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段进行证据收集[3-4]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集体学习时强调，要把区块链作为核心技术自主创新的重要突破口，明确主攻方向，加大投入力度，着力攻克一批关键核心技术，加快推动区块链技术和产业创新发展。用五个“要”，为区块链如何服务社会指明了方向。这五个“要”概括起来分别是：要推动“区块链+实体经济”、要探索“区块链+”在民生领域的运用、要推动“区块链+智慧城市”、要探索“区块链+政务服务”、要促进“区块链+互联互通”[5-6]。总书记指出的5个领域，都有了部分项目的落地，各方均进行了有益的探索，但客观情况是，这些仅仅是零星的局部的尝试，无论是广度和深度都还不够，实际推广中存在落地难问题。总书记指出，要抓住区块链技术融合、功能拓展、产业细分的契机，发挥区块链在促进数据共享、优化业务流程、降低运营成本、提升协同效率、建设可信体系等方面的作用。以上数据共享、流程优化、协同效率等恰恰都是跨部门、跨组织、跨信任域的数据交换。如何打破信息孤岛、实现利益共享、合作共赢的区块链顶层设计和解决方案变得至关重要。目前区块链技术已经在司法、交通、金融等行业有了较多的落地案例。

2中国石化电子文件发展现状

近年来，中国石化结合自身实际，大力推动“两化”深度融合，努力实现传统国企向现代企业的转型。形成了全方位应用、全过程管理、全业务支撑的“两化”融合模式，越来越多的生产数据由传统的手工记录形式转变为业务系统中电子数据形式存在，公文、合同、会计、招投标、工程项目等管理业务逐渐在线上运行，形成大量电子文件，归档需求迫切。因此，档案单套制管理正被逐步认可并逐步成为档案业务发展的新趋势。在推进档案单套制管理过程中遇到了诸多问题，主要有以下几方面：首先，人工方式管理电子文件耗费大量人力且效果不佳；目前，由于不具备可信的电子文件真实性验证手段，电子文件归档检查工作采用人工方式，对比以往纸质文件归档工作，耗费大量人力。且人工方式无法检查电子文件内容在归档过程中是否被篡改。此外，电子档案保管过程中，对其进行修改成本较低，难以追溯，管理风险较大。其次，工程项目档案纸质归档及验收管理成本较高；工程项目档案目前采用纸质档案移交归档，由于参建方众多，无法均采用中国石化统一的安全认证手段保证设计图纸、施工文件等电子文件实现归档，因此均需将电子文件打印为纸质文件归档移交，检查验收工作采用监理、项目管理、质量监督、档案人员各层级人员多级审核，费时费力，对参建企业及档案管理部门均带来了大量工作，耗费大量纸张、造成了人工成本的浪费，同时占用大量档案库房空间。第三，生产数据系统产生的数据无法验证归档，存在安全风险；燕山石化应用的各类生产数据业务系统每年产生百万量级数据，由于目前不具备完善的技术保障这些数据在归档过程及保存过程的真实性，目前此类数据均保存在业务系统中，存在长期保管安全风险。同时，大量数据留存在业务系统中对业务系统的正常运转也造成负担。第四，相关管理类文件采用双套制归档浪费纸张及人工成本。公文、合同、招投标等业务均已逐步开展电子化处理运行，以往的纸质业务文档转变为电子文件形式存在，由于无法验证归档电子文件的真实性，不能采用单套制归档，目前只能采用由业务部门将电子文件打印出纸质版同时下载电子版一并归档，给业务人员及档案人员均带来了大量重复工作，耗费业务人员及档案人员大量精力，造成了纸张、打印耗材的浪费，不符合“绿色办公”的理念，同时造成了人工成本的浪费。

3区块链在电子文件管理方面应用情况

摘　要：医院人事档案中员工技术档案是占比较大的档案内容，包含了医院员工在医疗和科研活动上的如实记录，有很大的研究意义。本文立足于医院员工技术档案各类证书的管理，分析了管理实践中存在的问题，并指出相应解决措施。

关键词：技术档案；证书管理；措施办法

医院管理部门多，员工岗位性质和人员分类各不相同，管理过程中涉及多个科室，员工技术档案中证书材料的收集由多个科室共同完成，管理松散，比如，人事部门管理着毕业证、学位证、职称证等基础材料，医务处、护理部管理相关员工的考核评价、授权、医院任职证和会诊情况信息，规培办主要负责规培学员的教育资质和培训，这种多个部门共同登记管理档案各类证书的现状，导致了员工专业技术档案各类证书管理工作的效率不高，各部门信息共享不畅，整合利用的效率和价值较低，无法实现同医疗、研究、培训、教育需求的有效配合。

一、加强医院专业技术档案各类证书管理的意义

（一）为专业技术员工自身能力提升提供依据

医院员工技术档案工作是医院管理人员的重要工具、衡量医疗质量和管理水平的重要标志，为医院人才的选拔和使用提供了基本保障。对员工技术档案各类证书进行科学、高效的管理有利于培养高层次的医学人才，提高教学医院的临床水平和科研能力，促进医院的学科建设。通过在员工技术档案中对职业人员细致入微的工作记录，员工从开始工作到逐渐成长过程中获得的证书、奖项以及在职业中期进行的职称评定和科研立项就都有了档案证书作为对照。此外，员工通过技术档案各类证书的归纳能够更清楚地认识个人缺点，进行专业能力的提升。

（二）为医院晋升人才提供参考