档案资产管理范例

摘要：高校科研档案是高校改革和发展的重要资源，将数字化、信息化建设融入档案管理逐渐成为创新档案管理机制的有效途径。深入分析国外数据资产信息资产管理识别指南、英国高校数据资产管理框架研究方法、数据资产审计软件框架实施流程，提出我国高校数字科研档案资产管理应借鉴方式方法及应采取的对策，并提出加强我国高校数字科研档案资产管理的意见与建议。

关键词：数字科研档案；科研档案管理；资产管理

高校科研档案作为一种重要的资产，具有重要的再利用价值，是高校教学与科研人员用多年的心血和汗水凝聚的科学研究劳动成果，是高校各项教学和科学实验活动最真实的记载，反映了特定时期本单位各项活动的总体概况，是精准记录高校各项科研活动以及教学信息成果的储备形式。资产管理是指资产管理人根据资产管理合同约定的方式、条件、要求以及限制等条件对资产进行运作管理。本文所称的资产管理是将高校的教学科研档案作为一种资产进行管理并运作，以充分发挥档案资产的重要作用。数字科研档案资产管理就是将高校教学和科研活动中形成的档案作为一种重要资产，实施数字化管理。本文旨在分析国外数字科研信息档案的常见管理策略，并结合我国国情，阐述高校层面数字科研信息资料的创新管理方案。

一、国外数字科研档案资产管理的主要做法

在数字化时代，国外的政府组织、科研机构以及高等学校对信息资产、数字资产的管理十分重视，开发设计了新型实用工具和技术方法以加强机构信息资料的整合与管理，而新型工具同样适用于机构档案资料的综合管理。基于此，它们能够有效创新现阶段数字档案的管理机制，发挥数字科研档案的最大价值。

（一）查尔斯特大学推出的信息资产识别方案

开展科研档案管理首先要对科研档案资产进行识别。早在2015年，澳大利亚查尔斯特大学颁布了涉及信息资产识别的相关方案，统称为《查尔斯特大学信息资产识别指南（CSUInformationAssetsIdentifica-tionGuide）》。该文件基于计算机技术层面展开对识别虚拟资料的阐述，虚拟资料主要包括信息资产、相关电子数据资产以及电子档案等。图1主要描述了三种信息资料内在逻辑性。首先，信息资产是影响构建实体对象的重要因素，信息资产会推动数据资产中实体对象的生成。这意味着数据实体有可能是搭建信息资产的基础性元素，并与信息资产形成了某种联系。其次，数据资料一般由两部分构成，即数据实体以及数据属性，数据实体要含有至少一个既定属性，主要用来对实体对象的特征进行描述和记录。再次，数字实体和电子档案往往会进行转化，这是因为电子媒介会固化数字实体，形成独立个体或者相应的数据组，固化后的数据对象就成为电子档案。这类档案主要以非结构化数据为主，如音像以及网页等。这些数据形式并不能用统一的元数据标准进行描述。此外，还存在一种特殊性的结构化数据，如由字段可变数据库生成的数据等。

一、明确管理客体，构建三类多级的内容体系

高校资产无论是有形资产还是无形资产的管理，都具有客观性，其档案管理工作同样要符合资产管理和档案管理的一般规律。从内容来说，一般可分为存证性档案、使用档案和制度性档案三种类型。存证性档案是记录资产购置、形成和灭失情况的档案，包括资产的购置、安装、调试、销毁等方面的资料；使用性档案则是记录资产使用、维护，产生的客观效益等方面的档案，它是高校资产档案管理的主体内容；制度性档案则是记录高校为做好资产档案管理工作所制订的各种规章制度及其实施情况的档案。

这三类档案中任何一类档案的缺失意味着高校资产管理档案内容体系的重大缺陷，不可偏颇。同时，我们应该看到，与高校资产档案运行体系相对应的，这三类档案的管理不是一种单一、平面的管理，而是立体、多级的差别性管理。以使用档案为例，学校、院系，资产领用（保管）人都需要进行相应的资产档案管理，这种管理是有所区别的。

从范围看，学校层面需要对全校的资产档案进行管理，院系只对本部门的资产档案进行管理，而资产领用（管理）人则只需记录、整理与自己相关的少数资产的档案资料。

从侧重点看，学校比较重视资产效益与安全方面的档案记录与分析；院系除此之外，还会重视资产维护、调整方面的记录情况；而资产领用（保管）人则注重本人所管理资产的原始使用记录。这三类多级的资产档案管理内容体系各有侧重，各司其责，共同完整、立体地描述出高校资产管理的真实情况。

二、明确评价主体，构建二维动态评监体系

有资产，就有资产运用，就会产生资产管理档案。由于高校资产档案涉及面广，每个单位、每个职工都有可能是相关档案的产生者；动态性强，每时每刻都在产生新资料。要做好高校的资产档案管理工作，需要有一套科学的评监体系。高校资产管理档案的评监体系应是二维的评监体系。

一、系统剖析在高校资产档案管理实践中的重要意义

一方面，资产档案管理作为资产管理活动的映像反映，要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面，我们可以从系统性的档案管理活动出发，反溯资产管理实践中的不足，寻找解决问题的方法，提高资产管理活动的水平。此外，系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系，分析出影响档案管理的关键因素，反溯出资产管理中的关键环节，从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。

二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素

从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动，可以将其整体分为主客体二大因素系统，每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”，即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。

(一)高校资产档案管理的主体系统

主体既指事物的主要部分，也指具有认识和实践能力的人。一般而言，事物的主体似乎是明确的，而就高校资产档案管理来说并非如此，其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面，笔者通过中国知网检索发现，截止2013年底，仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇，未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中，很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作，造成大量的资产档案，特别是资产使用档案无序保管，开发利用率低下，需要我们以系统性的方法加以剖析，明确责任主体。

1．组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分，按照档案法规的要求，学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析，资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映，那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说，资产档案管理应当是二元主体，关系到资产和档案管理两个组织系统，两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂，量大而人员不足，而资产管理专业性十分强，资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成，应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责，而资产管理部门则在档案管理部门的指导下，主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作，从而形成二元主体的组织系统。

第一篇：高校技术物资信息化管理

摘要：

高校技术物资实行信息化管理是信息技术革命、市场环境变化和传统管理体制弊端等因素共同决定的，有其内在必然性。但由于高校决策者重视不够、管理部门间信息壁垒普遍存在和员工队伍的专业技术素质难以胜任信息化管理需要等因素，制约了高校技术物资信息化管理水平的提高。为此，必须成立由校级领导挂帅的常设机构，全面统筹全校技术物资信息化管理，并采取措施切实提升员工队伍的专业技术素质，以进一步提高高校技术物资信息化管理水平。

关键词：

高校；技术物资；信息化管理

技术物资是高校教学科研活动正常进行的重要物质条件。信息化管理是一种新的高效率的管理模式。对高校技术物资进行信息化管理，不仅能够提高高校技术物资的管理水平，更好地服务于高校的教学科研活动，而且有助于提高高校的办学水平和办学能力。

一、信息化管理是当前高校技术物资管理的客观要求

一、加强固定资产全面清算

事业单位固定资产管理工作已经开展了许多个年头，国家对于事业单位的固定资产管理也出台了许多相关规定，并且随着市场经济及事业单位职能履行的新问题与新环境，在固定资产管理办法方面也在不断进行改革与提升。因此事业单位想要加强固定资产管理也就需要针对国家的新政策与新形势以及单位自身发展需要进行一系列的制度建设与完善。首先，要加强对固定资产的全面清查工作，将现有固定资产进行全方位立体化的清算盘查，对不符合国家现行固定资产单价标准的资产从单位固定资产管理名录中清除出去，确保固定资产管理对象的清晰明确。

二、加强固定资产管理制度建设

在固定资产管理制度建设方面，需要全方位提升与加强，因此我们应该从采购阶段、物资日常管理阶段、申领使用以及报废回收等各个方面加强制度建设工作力度。首先，在物资采购阶段。应该建立物资采购申请审批制度并完善相应流程，物资采购一般分为2个方面，一方面是各科室的日常消耗及办公用品，如纸张、笔墨、文具等。另一方面是大型设备、机械及昂贵物资。对于这两方面的采购需要要建立不同的审批程序，对于前一种采购申请，可有各科室负责人提交单位财务管理部门报备，由单位最高决策者签字同意批准之后便可进行采购活动，但是当前物价飞涨，加之第一种采购需求往往单价较低、数量较大，在单位内部的使用范围也比较广，因此可以采用各科室提交物资种类及需求量，再由单位财务管理人员进行汇总统一采购的形式进行，从而通过加大采购量来实现采购单价的合理化压缩，节省采购成本。对于后一种大型设备、昂贵物资的采购，应该采用单位最高管理层意见汇总以及进行采购招投标的方式进行，加强对投标企业在资质、实力、产品质量与社会信誉等多个方面加强考察与筛选，从而确定最物美价廉的供应商签订采购合同，这样不仅能够最大限度压缩采购成本，同时还能够避免采购人员与供应商之间的暗箱操作，有效确保国家财产和经济利益不受损害。

其次，在固定资产日常管理方面我们也要注意几个问题，首先是在采购结束之后的第一次入库管理，在这个时候管理人员要根据采购合同或招投标计划书对需要入库的资产进行数量、规格、价格、供货商等一系列内容的严格检查，同时对每一项固定资产都进行建档，在可能的情况下还应该进行纸质档案与电子档案的双渠道管理工作，这样一方面能够方便档案的使用，同时也能够增强固定资产档案管理的安全性与可靠性。

再次，在固定资产申领使用阶段，不仅要通过严格的申领审批程序，小到日常消耗品达到昂贵设备都需要进行详细的申请及使用计划审查，确定使用量及使用期限。尤其是对于大型设备和昂贵资产，在使用过程中还要加强档案跟踪记录，对于使用情况、使用效果以及使用单位的责任人都要进行详细记录，一方面提升固定资产的使用价值发挥，另一方面也未能够在发现问题的时候及时找到问题出现的时间、地点及原因。

再次，要加强对固定资产的养护、维修及管理。在这里需要针对大型设备和昂贵资产制定专门的管理养护制度，聘请专人进行日常管理，同时签订人员、设备一对一的日常管理责任书，确保管理责任的明确到位。再次，由于当前事业单位所拥有的固定资产数额及价值都在不断增大，但是目前来说固定资产在经济价值发挥方面仍然存在许多问题，许多单位拥有大量长期闲置的资产，这不仅增加了无谓的管理及养护费用，同时也在无形当中让国家财产受到了损害。所以应该加强固定资产租赁融资方面的工作研究力度，建立租赁方、租入方、中介方三方联动的融资平台，通过季节性或合同制的租赁方式有效转移资产使用价值，提升资产所有方的经济收益，为单位筹得更多现金，促进单位的健康发展。

第一篇：企业档案信息化管理重要性

随着以办公自动化、社会信息化为主流的档案管理模式的快速发展，传统的企业档案管理模式已然不能适应当今社会条件下档案管理工作的需要。为了使档案管理工作更加便捷化、规范化、现代化，从而适应现实条件下企业档案管理发展的要求，进一步提升企业档案管理工作水平，从而更好的为企业经济建设服务，因此，以信息化促进企业档案管理的建设在新形势下就显得愈发重要。企业档案是企业各种形式活动的真实缩影，它以文字、图表、图片等形式真实记录着企业经营活动、企业管理、领导决策、人事调动、资金周转、技术改进等各方面的宝贵信息。企业档案信息化是指在企业档案管理活动中全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效地采集、管理和利用提供服务。传统的纸质文档在管理过程中具有不易保存、易损坏、易遗失等缺陷，档案目录分类不明确，这就给高效利用档案带来诸多不便。当今，企业对档案的需求已由过去的单一需求转变为对档案、现行文件、图纸、实物等检索的综合需求，这就给传统的档案管理理论和模式提出了新的挑战，实现由传统档案管理模式向现代信息化管理模式的转变已刻不容缓。档案信息化管理的终极目标是：以科学化、现代化的管理理念为指导，运用先进的网络技术、信息手段，将企业的文书、会计、档案材料等综合信息进行系统整理、开发、归档、保存，并经过技术处理实现数字化、网络化，实现资源共用、共享，使企业档案利用率最大化，为企业的可持续发展提供有力保障。中铁大桥局集团一公司隶属于世界500强企业中国中铁股份有限公司旗下全资子公司———中铁大桥局集团有限公司，创立于1953年4月。中铁大桥局集团一公司自成立以来就很重视企业档案收集、保管工作，是建设部核定的湖北省AAA级档案管理企业，最早进馆的档案到新近入馆档案真实详细地记录着企业发展经历的点点滴滴，公司档案管理工作不断适应时代要求，改善工作技能，创新管理方法，对增强企业员工自豪感和责任感有着积极的促进作用。将档案系统整理，制作成企业文化史，也会在对外交往合作中起到很好的宣传效果，这也间接地推动了企业经济效益的增长，有利于企业的长足发展。

一、档案信息化管理的基本特点

所谓信息化就是把传统的纸质文件信息资源转换成电子计算机录入能够识别的数字信息并对这些数字信息进行管理，因此档案管理信息化的特点可以概括为以下几个方面：

1、档案信息的数字化。

档案信息的数字化是实现档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立这一基础之上。传统档案管理的内容是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。首先，要把以前形成的传统档案通过现代化手段转换为数字形式，如电子扫描，以便实现信息的数字化管理。其次，要在日常工作中全面推行自动化办公，确保以后形成的档案以电子形式为主，在接收档案时就实现数字化。

2、档案信息查阅的网络化。

摘要：事业单位按照社会功能划分为承担行政职能、从事生产经营活动和从事公益服务三个类别。本文选择公益服务型事业单位对其资产管理存在的问题进行分析，并提出解决措施，希望能对提升公益服务型事业单位资产管理水平有所帮助。

关键词：公益服务；事业单位；资产管理

事业单位按照社会功能划分为承担行政职能、从事生产经营活动和从事公益服务三个类别。从事公益服务的事业单位，是指为实现社会公共利益和国家长远利益成立的、面向社会提供公益产品和公共服务的事业单位。根据职责任务、服务对象和资源配置方式等不同情况，将从事公益服务的事业单位又细分为三类：承担义务教育、基础性科研、公共文化、公共卫生及基层的基本医疗服务等基本公益服务，不能或不宜由市场配置资源的，划入公益一类；承担高等教育、非营利医疗等公益服务，可部分由市场配置资源的，划入公益二类；业务活动具有公益属性，在国家政策支持下可以通过市场配置资源的，划入公益三类。这类事业单位共同的特点是讲究公益性，具有服务性和不以为社会积累资本和盈利为目的，其在资产管理方面也存在许多共性。

一、公益服务型事业单位资产管理中存在的问题

（1）资产管理重视度不高。一直以来，公益服务型事业单位的工作重心在服务群众，做好公益，把社会效益摆在首位，经济效益弱化。由于缺乏必要的资产使用和管理规章的学习，在资产管理方面，普遍存在重视度不足，管理意识不强等情况；在资产配置方面，存在资产重复购置或配置不合理，资产大量闲置等问题；在资产使用方面，出现资产使用效率低下，维修保养不专业等现象。

（2）资产管理制度不健全。从结构上看，公益服务型事业单位没有或少有自主性收入，资金来源主要由上级主管部门拨款，在政策制定和制度执行上多以上级主管部门的规章制度作为本单位的管理依据，结合单位自身发展的资产管理制度较为缺乏。部分单位存在自身未制定相关的资产管理制度，直接使用上级部门的管理制度指导本单位工作的情况；部分单位虽然有自己的制度，但制度制定缺乏执行力或可操作性，致使制度形同虚设。

（3）资产人员配备不齐全。公益服务型事业单位专注于公益事业的开展，单位配备了文化体育科研服务领域的专业人才，但在管理上普遍存在资产管理人员配备不齐全或专业性不强的情况。很多单位没有设置专门的资产管理岗位，资产管理工作主要由负责后勤工作的非专业人员兼任，使资产管理缺乏专业性和独立性。

摘要:行政事业单位的资产管理是十分重要的，因为管理好其资产是保证我国国家级重要机构和事业单位正常工作的基础，对我国整个社会的经济、政治、文化都有很大的影响。而在目前看来，行政事业单位在资金管理这方面存在着较多的问题，例如在资产管理的安全方面和在它应用过程中的公平性都还有一定的问题，所以在行政事业单位的资金管理上的完善以及应用还需研究。文章在行政管理的原则以及管理措施上作了一些分析研究，为行政事业单位资产管理助力。

关键词:行政事业单位;资产管理;制度;原则;措施

一、引言

行政顾名思义是国家的一部分，行政事业单位就是国家管理的单位，行政事业单位的资产也就是国有资产的一部分，还是最重要的一部分。行政事业单位的资产在对社会的发展并没有直接的有利影响，它不能直接为社会创造利益以及福利，但是它极大地促进了我国市场经济的发展，对我国现有经济的发展起到推动作用。目前，行政事业单位的资产管理一直不断地改进，但是仍然存在着较大的问题等着我们解决。不管是行政事业单位还是一般的企业在资金管理方面都需要慎重，如果在资产的管理上没有正确地使用资金，那么就会导致单位的工作效率降低、使资金使用有偏差、甚至会让资金流失，所以资金管理不完善对事业单位来说是很严重的问题，我们要致力于解决当前存在的问题。

二、完善行政事业单位在资产管理方面的制度与原则

（一）明确产权同绩效相符合原则

行政事业单位所赚来的资产是归国家所有的，并不是归事业单位所有，其财产权归国家，是完完全全属于国家财产，它的权益应该归属于本级的财政部门，这就是所谓的产权理论。有的事业单位在赚取利益后私自动用该资产，用来经营其他的事业，例如投资、购买证券等经济活动，这种行为是错位的行为，严重的说可能会触犯到相关法律法规，从而涉及到法律方面，这些资产在收归行政事业单位后，应立即上报或是上交给国家，由国家做出决策，决定这笔钱的去处或者说是将用于何处。一旦在产权上明确，那么国有资产的管理以及主体也就明确了。将行政事业单位的资产和其绩效挂钩可以加大了对流动性以及调剂性的要求，使得行政事业单位物尽所用，保证其效益。行政事业单位的绩效反应出行政事业单位在工作上的成果，直接影响国有资产的收入，绩效明显且大，那么说明行政事业单位工作效率高，国有资产的收入自然高；如果绩效低，那么说明行政事业单位在工作上的效率低，应该及时调整它的工作结构以及工作形式，从而提高其绩效，加大国有资产的收入。行政事业单位的资产与绩效挂钩之后，可以加大国家对行政职业单位的管理和控制，能够有效防止行政事业单位对资金不良使用，从而加大对资金的可流动性和可调剂性的要求，让资金更好地在更适合的地方发挥其最大效用。这样，也能保证行政事业单位的资金运用到每一处，不会造成资金的浪费和滥用，对行政事业单位来说，可以保证其获得更大的收入，创造更多效益。对国有资产以及行政事业单位的绩效相挂钩，让其不断地匹配，可以防止国有资产的流失。行政事业单位的绩效与国有资产相匹配，可以有效监督行政事业单位的利益收入，保证行政事业单位将收入全部上交国家，没有私藏或滥用，这样就保证了国有资产不会流失，在未来国家发展或是行政事业单位的发展中能让资金更有效地用于创造更多利益，使行政事业单位能够可持续发展下去。