档案专项管理范例

1专项档案管理影响因素

1．1专项档案管理意识淡薄

主要表现在申报单位的领导及项目负责人员档案意识淡薄，没有档案在项目管理过程中的地位，缺少机制保障，在制定项目工作计划、实施方案时较少提及档案，不注重项目进行过程中原始资料的收集、整理，项目组成员对项目各环节自然形成的原始资料如方案论证、项目启动、结题验收等归档把关不严，对项目验收所需档案资料的齐全、完整和真实性带来影响。

1．2专项档案人员素质较低

项目管理部门或建设单位的档案管理人员大都为临时抽调、身兼数职、没有经专业培训，不懂档案业务，影响归档质量。

1．3专项档案管理规范化不强

中医药专项涉及子项目多，时效性强，项目执行过程中有研究、设计、数据分析等多环节，形成资料也多，如项目申报书、中医药项目专项资金有关文件、项目工作任务方案、任务书、建设方案、实施方案、经费下拨的文件、中期检查报告、考核评估、验收结题报告，验收成果证明，成果登记，获奖情况等，各环节的档案资料收集不及时，归档文件材料签署日期不符合要求，缺归档章，卷内目录题名填写不规范。

档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要留存、追溯的对象。[1]干部人事档案又有其特殊性和重要性，在职称晋升、干部选拔任用等方面发挥着重要作用，可以作为全面考察和认识了解一名干部的重要参考之一。一份材料完备齐全、信息真实有效、记载翔实准确的人事档案，能够全面反映干部的德、能、勤、绩、廉等情况，是干部任免工作公平、顺利进行的强有力的保障[2]，是组织管理干部的基础和依据。

一、我国干部人事档案的发展历程

干部人事档案的管理工作可以追溯到抗日战争时期，得益于当时革命根据地的不断发展。1940年，中央组织部通知各地区将应归属于党中央的干部档案移送给中央组织部集中保管。至此，在全国范围形成了干部人事档案管理制度。[3]但是因为在特殊历史时期，条件环境等因素不允许，干部的很多材料没能得到完整保留。

（一）干部人事档案建设阶段

中华人民共和国成立后，我国的干部人事档案工作经历了一段艰难的历程。1956年8月，中央组织部召开第一次全国干部档案工作座谈会，讨论制定了我国干部人事档案工作的第一部法规《干部档案管理工作的暂行规定》，标志着干部档案工作走上了正规化道路。[4]随后的10年，我国干部人事档案工作经历了稳步的发展后，又经历了“”阶段，在当时的特殊时期，干部人事档案工作受到了很大的冲击。

（二）干部人事档案恢复发展阶段

改革开放以来，国家建设逐渐步入正轨，干部人事档案工作也得到了恢复发展。1980年12月，在中央组织部召开的第二次全国干部档案工作讨论会上制定了《干部档案工作条例》《关于加强干部档案工作的意见》和《干部档案整理办法》等文件。[5]这一时期，干部人事档案工作得到了稳步的发展。

【摘要】做好新时期干部人事档案审核、管理工作是学习贯彻新时代中国特色社会主义思想的体现之一，对建立起专业化、素质过硬的干部队伍起着重要的基础作用，更为培养选拔干部提供重要依据。

【关键词】新时期干部；人事档案；审核工作

新时期干部人事档案专项审核工作，受到各行各业高度重视，医院作为专业度要求较高的单位，人事工作管理更是重中之重。在人事档案专项审核工作中，除了坚持有利于医院长期建设发展的原则以外，还要在新时期最大限度发挥服务作用。针对三龄、两历、一身份的内容进行核对，对排查出的问题全面大力整改解决，拒绝档案造假，确保干部人事档案管理工作的可靠性、真实性。在基础信息中，重点注意审核档案材料是否齐全、信息证明是否准确、留存凭证是否有造假涂改情况。干部人事档案，对职能部门、行政系统意义深远，对人事干部的任免能够产生重要影响，因此新时期干部人事档案专项审核工作需要以正确、坦然的态度对待。

一、审核工作中发现干部人事档案普遍存在的问题

（一）信息真实有效度较低。1.对三龄、两历、一身份的基础内容信息记录有偏差，为方便人事工作开展，配合上级工作，比如学历认证、人口普查类任务，基本每年都有，干部对于出生日期、学历简介等记忆深刻，多次填写核对均无大出入，但是对于时间线易混淆，出现参加工作、调动时间、荣誉事件、入党时间等记录不一致的问题，还有字迹潦草不清楚、辨识度低等问题。2.在实际工作中出现记录年龄与本人年龄不符情况，因一些关乎个人前途发展的原因，比如为了入学、入伍或者其他有条件限制的情况而修改了基本信息。

（二）档案管理重视度较低。1.对新人入职或调职人员没有及时接收、移交归档，因突发情况没有及时填写相关表格类档案，造成人事档案内材料不齐全。2.新时期互联网兴起，在学历认证、学位材料验证部分，年份久远不能上网查询，各所学校的学历材料版本不统一。3.每年整理档案大部分为临时抽调人员或是实习生，工作方法各异，责任程度也不同，并且临时工作或实习期时间短，因此在整理上会出现丢失、短缺等问题。（三）材料不规范、审核不严谨。部分干部职工对档案材料不重视，认为年代久远，无从查起。一方面，档案材料的填写不是很规范、完整，尤其照片，随身未携带，声称随后补齐，却迟迟未见踪影；另一方面，干部档案里的材料不齐全，尤其一些年长的教授、医师级别的，年轻时有知青类的经历，但由于当时条件有限，通讯不发达，造成个人信息材料不全面。工作职位有变化，填写各种履历表缺乏规范。

（四）忽略专业管理知识。作为人事档案管理，需要由专业且有能力的人员担任，除了具备管理能力外，业务能力亦要非常突出，对新时期下的档案管理要与时俱进，树立强烈的管理意识。如果忽略对管理人员的培养，那么会导致人员思想滞后，抵触新时期互联网及通信工具的运用，拒绝使用现代技术，不能科学有效地开展工作，工作效率低下，造成不良影响。

摘要：工会是党联系职工群众的桥梁和纽带，是全体职工利益的代表者与维护者，工会开展各种类型的帮扶救助活动，已成为工会服务于职工的一项极其重要的工作。对这项工作，各级政府对工会的支持力度越来越大，各级财政配套资金和工会经费补助的支持力度也逐年增加，工会获取的专项帮扶资金也越来越多。本文结合工作实践，首先分析了专项帮扶资金管理存在的问题，并在此基础上提出几点改进建议，旨在改善工会专项帮扶资金管理。

关键词：专项帮扶资金；管理问题；建议

前言

提高对专项帮扶资金的管理，管理好并使用好专项帮扶资金，对提高工会帮扶工作具有重要作用。在实际工作中，各级工会能够遵守专项帮扶资金管理和使用的相关规定来使用专项帮扶资金。专项帮扶资金对困难职工的生活救助，大病医疗救助，帮助子女上学和困难职工的再就业方面的技能培训，心理解压等各方面的帮扶救助起到了重要作用。本文先是分析了专项帮扶资金管理和使用的现状，然后针对现状就如何规范管理和使用专项帮扶资金提出一些建议，提高专项帮扶资金的管理和使用效能。

一、专项帮扶资金管理和使用现状

专项帮扶资金是中央和地方各级财政和工会拨付的，还有社会各界捐助的，用来支持各级工会帮助建档困难职工解决其家庭困难的专项资金。专项帮扶资金的发放对象是要有达到建档条件的的困难职工，建档要按照全国总工会及各地工会制定的标准和原则来建档，建的档案包括中央档和地方档。在使用专项帮扶资金的过程中应先建好帮扶档案，录入帮扶系统，再根据困难职工档案的困难程度进行相应金额的帮扶。帮扶资金通过实名制转账到困难职工的银行卡上。无论是中央档和地方档，建档前都必须走访困难职工家庭，核实其家庭困难状况，建立的困难职工档案要随时更新并进行动态管理。专项帮扶资金根据预算于本年度使用完毕，不得结转下年度。随着各级党委、政府，各级工会及社会各界都来关心和支持困难职工的帮扶救助工作，特别是脱贫攻坚战及困难职工脱困解困工作开展以来，专项帮扶资金的总额不断增加，对专项帮扶资金的使用和管理要求也越来越严格。按照全国总工会对工会专项帮扶资金管理和使用的相关文件要求，各级工会都先后制定了符合各地实际情况的文件。这些文件和政策对专项帮扶资金的管理和使用等都有了明确的规定。这些规定让各级工会开展困难帮扶工作有据可依、有章可循、依规帮扶。制度的完善，也进一步规范了帮扶资金的财务管理工作。各级工会组织基本能够按照规定对专项帮扶资金进行管理和使用，做到资金独立核算，账务专门管理，帮扶资金专款专用。资金发放和使用上也能坚持“先建档、后帮扶、实名制”的原则，实现了用银行卡发放专项帮扶资金，资金流向清晰明了，特别是工会组织与民政部门困难职工家庭数据比对和信息共享工作开展以来，在进行医疗救助、临时救助等帮扶救助的同时，可以直接了解掌握困难职工申请享受其他部门该类资金的使用情况，避免出现多重救助超额救助的问题，专项帮扶资金使用管理规范有序绩效明显。

二、专项帮扶资金管理和使用存在的主要问题

摘要：干部人事档案专项审核工作是对干部人事纸质档案进行全面审核，重点是干部人事纸质档案“三龄二历一身份”等档案信息的审核鉴别登记和材料收集归档。推进档案信息化建设，有助于干部人事档案工作的科学化制度化规范化，确保干部人事档案专项审核成果更好地为组织人事工作服务。

关键词：干部人事档案专项审核；数字档案；信息化建设

党的十八大以来，为深入贯彻落实中央从严管理干部要求，中央组织部在全国集中开展了干部人事档案专项审核工作、干部人事专项审核拓展工作。2018年11月，新修订的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）颁布实施。《条例》是新时代干部人事档案工作的基本遵循。《条例》从注重效用发挥方面，增加了干部人事档案信息化建设和信息资源开发的内容。各单位干部人事档案管理部门应结合干部人事档案专项审核工作具体要求和工作成果，加快推进干部人事档案信息系统建设、运行、维护、安全管理、数字化加工及人员管理等工作，建好防范纸质档案涂改造假等问题的“监控器”和“防火墙”，实现业务部门与档案管理部门的数字档案信息共享。工作中应坚持实事求是原则，以业务应用为导向，进一步提升干部人事档案专项审核下档案信息化建设水平，更好地服务于干部人事档案管理利用工作。

1干部人事档案专项审核下档案信息化建设的时代背景与新要求

在信息时代背景下，随着数字化进程加快，干部人事档案信息化建设有较强的现实性和必要性。传统纸质档案存在容易毁损、信息更新不及时、有效档案信息不全、查阅效率不高等问题。数字档案在查询便捷、高效规范、安全保护方面具有优势，如果管理严格，其真实性、完整性、可用性、安全性有保障。在进行干部人事档案专项审核的情况下，有必要推进档案信息化，将纸质档案转化为数字图像和数字文本进行安全保存和有效利用。

1.1干部人事档案管理具有特殊性

一是涉及材料覆盖范围广，收集难度大。干部人事档案涉及干部成长各个阶段的相关材料，包含个人履历、学历学位、专业技术职务、党团材料、政审、考核鉴定、奖惩、工资晋升、聘用合同、任免材料等，涉及的材料覆盖范围广，形成年代时间跨度大［1］。不同历史时期，国家对干部人事档案的管理要求不同，因此档案材料往往会存在着诸多差异，客观上造成了干部人事档案材料收集难度大，一旦在工作过程中因为外部影响因素或档案管理部门工作落实不到位，就可能造成档案材料收集不全，真假难辨等问题。推进干部人事档案信息化建设，能主动在线收集档案材料，保证档案的齐全完整。二是归档的标准不统一，管理难度高。干部人事档案涉及的类别多，是干部成长过程中方方面面的真实记录。但由于历史原因，一些组织人事档案管理部门在档案具体归档方面未形成统一标准，国家关于干部人事档案归档规定更多是从宏观层面进行指导。而各地出台的归档标准、归档范围和管理制度存在较大差异，导致干部人事档案专项审核工作在归档过程中出现了不规范、材料不统一等问题，不仅影响干部人事档案的完整性，也不利于数字图像和数字文本的规范。而随着干部人事档案专项审核工作的推进，对档案材料严格审核，统一归档标准，对实体档案与数字档案同步管理，提高了规范性。三是机密性高，安全要求高。干部人事档案涉及的政审材料、考核材料和个人经历内容都属于个人隐私，在人事档案管理过程中应给予一定的保护，只能在工作需要和特定条件下，由专门单位安排专人对其进行查询和借用。在这一过程中，必须制定档案查（借）阅规定，按照一定的审批流程进行，保障干部人事档案信息安全。可以说，干部人事档案在形成、管理、利用整个环节都具有极高的机密性，这对于干部人事档案管理部门提出了较高的工作要求。正是由于开展干部人事档案专项审核工作，制定和完善了档案查（借）阅规定，才能积极推进干部人事档案管理向更高效、更安全、更科学的方向发展。

摘要：城区农民联建房档案真实地反映了城区农民联建房建设的全部过程。要做好档案管理工作，必须认识到当前工作中存在档案完整性得不到保障的问题，对此提出解决对策，包括实现档案集中统一管理、及时形成专项验收材料和竣工资料。

关键词：城区农民联建房档案;问题分析;策略探析

城区农民联建房档案是城区农民群众自行施工或雇佣他人施工、以集体形式建造房屋的过程中，形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的文件材料，它真实地反映了城区农民联建房建设的全部过程，是农民群众今后对房屋进行检查、维修、管理、改扩建的重要技术依据，也是追究房屋工程质量责任的重要凭证。随着城区农民联建房数量不断增多，城区农民联建房档案在整个建设工程中发挥着越来越重要的作用。当前，城区农民联建房工程所涉及的相关单位要以对人民群众生命财产安全高度负责的责任心和使命感做好档案管理。

1问题分析

目前城区农民联建房档案管理最大的问题是档案的完整性得不到保障。一是审批材料缺失现象严重。城区农民联建房都是集体联建的，审批建房时以每个村每小队为单位，有的小队委托某个村民进行审批办理，在相关单位办理完建房审批手续形成的文件材料即由该人自行保管，这就造成审批材料管理分散；囿于保管人员缺乏管好审批材料的意识，或缺乏必要的档案管理业务知识；或在审批结束后没有留下审批资料，或因没有妥善保管审批材料造成材料损毁。二是没有形成专项验收材料。按照相关规定，房屋验收由参建主体（如设计单位、勘察单位、建设单位、监理单位、施工单位）完成，质量监督站监督验收程序的合法性。而城区农民联建房在建设过程中只进行前期审批并形成文件材料，完工后却没有进行各专项验收，这就导致有环评报告与审批意见、无环保验收表；有防雷检测费用收据、无防雷验收意见等。这是因为相关责任部门没有及时督促农民群众办理专项验收手续，农民群众不知道还需要进行专项验收、不知道需要形成并保存好专项验收资料。此外，有些农民群众没有按照规划设计要求建房，如超层建房或超高建房，导致相关单位无法验收，自然不能形成验收材料，这不利于房屋日后的维修或改扩建。三是没有形成竣工资料。不少农民群众房屋产权意识淡薄，错误地认为自己建的房屋自己住，无须办理相关权证，在联建房工程完工后直接入住，没有接受竣工验收，自然没有形成竣工资料。竣工资料的缺失，会给日后办理权证带来麻烦。

2对策探讨

2.1加强业务指导，实现档案统一保管

2020年8月20日，本钢集团在辽宁省率先高质量完成退休人员人事档案规范化整理和数字化工作。历时9个月，案卷数量达62333卷，自行整理扫描……回顾整个过程，既有艰辛，又有思考。

一、领重任，积极寻求问题解决办法

2019年12月，本钢集团针对退休人员社会化管理工作成立了以集团公司分管领导为组长，运营改善部、退管中心为副组长，相关职能部门为成员的工作推进领导小组。针对国有企业退休人员社会化管理各项主要工作，又组建了5个专项工作组，分别重点推进退休人员信息采集、人事档案移交、退休党员组织关系转接、服务活动场所移交、统筹外费用处理等工作。其中，档案专项工作组由集团公司组织部牵头，成员单位包括集团办公室、档案馆、退管中心。12月16日，档案专项工作组立即召开小组会议进行内部工作分工，果断决定不等不靠，在本溪市国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作相关文件出台前，根据《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》做好规范化整理工作组织、培训，同时进行数字化外包与自行加工两种方式调研、测算、评估等数字化前期工作。目标明确后，规范化整理又分解为4个小组，对各基层单位实行工作分包。各小组展开“明确联系人、工作量统计、组建整理队伍、预整理部分案卷”等工作。与此同时，档案专项工作组负责数字化工作的同志也多方收集数字化外包信息，推进联系数字化加工公司进行现场调研，做两种数字化方式费用测算等工作。2019年12月18日，本钢退休人员人事档案规范化整理工作整体培训顺利完成，数字化选取自行加工的方式也随之敲定。

二、重沟通,确保工作推进有理有据

首先，重视与本溪市档案部门和社会保障部门的沟通。市档案局和社保中心作为国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作的业务指导验收和成果接收单位，对档案整理和数字化工作有着绝对的话语权。面对本溪市相关政策文件出台较晚，本钢退休人员数量又占了本溪市70%的严峻现实，本钢档案专项工作组在开展工作之前，多次与市档案局沟通研讨本溪市即将出台的档案整理和数字化标准，并对社保部门使用的档案信息系统情况摸清底数。在整理和数字化工作遇到分歧时也一贯坚持先请示后行动的做法，而且多次邀请市档案局负责此项工作的领导亲临现场进行观摩指导。本钢虽然在本溪市最早启动退休人员人事档案整理和数字化工作，但切实做到了师出有名、有理有据。其次，重视建立本钢内部的沟通协调机制。从集团推进组到专项工作组、到各小组、到基层单位、到每个工作人员，有问题必汇报、有汇报必答复已经形成了普遍共识。周总结、月汇报、专项例会制度贯穿工作始终。“怎么做质量能达标就怎么做，怎么做能不返工就怎么做”成了最朴素的愿望，也成就了最用心的作品。

三、慎管理，多方强化安全保密责任落实

在本钢退休人员人事档案规范化整理和数字化工作启动之前，档案专项工作组就对档案实体和信息安全提出了严格要求，组织签署了集团———基层单位———个人闭环管理的保密协议，制定了档案整理和数字化加工现场管理规定，明确了用于档案扫描的电脑不联网等具体要求。

摘要：随着国家的不断发展，主管部门对于任职干部的要求越来越高，对干部人事档案的专项审核也更加严谨高效。本文结合干部人事档案的具体内容以及作用，阐明对干部人事档案进行专项审核的重要意义，并对人事档案专项审核工作中出现的问题展开讨论，归纳出优化处理策略，以此提高干部人事档案审核效率，更新升级干部人事档案管理体系。

关键词：档案审核；问题；优化策略；干部

对干部人事档案进行管理审核，是政府履行为人民服务宗旨的具体要求，是对国家管理服务部门工作人员审查任职资格的必经过程。干部人事档案是将党员干部以往各方面经历按规定以书面材料的形式进行整理，是组织人事工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提。只有保证干部人事档案的精确与完整，才能准确展现出干部的实际能力，才能为国家和社会考核选拔出更多适合的干部人才。对干部人事档案进行专项审核于国家和社会的健康发展具有重要意义。

一、干部人事档案的内容及作用

（一）干部人事档案的内容

干部人事档案的内容主要包括：履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定、考核、考察等材料，学历、学位、成绩、培训等专业性材料，政审材料，加入党团组织的材料，奖励材料，违纪、政纪、国法等材料，工资级别待遇等材料，可供参考的具有保存价值的材料。

（二）干部人事档案的作用