档案系统管理范例

1推进自动化必须要提高档案的标准化和规范化水平

在档案信息自动化系统运行的过程中，没有一个统一的操作标准，同时在管理软件的应用上也存在着很大的差异，管理的结果也产生了一些误差，在这样的情况下，就会影响到整个系统的管理质量，在系统使用的过程中，硬件本身的质量是没有问题的，但是由于操作员的个人技能不能达到相应的要求，使得硬件中很多实用的功能都没有得到充分的发挥，所以在进行档案管理的过程中，要不断加大自动化技术的推广，有效的对管理工作进行规范，这要求管理人员要提高自身的业务水平，尤其是计算机应用技术，同时也要建立健全管理的机制。

2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

在自动化建设的过程中，系统的整体性高低对功能的发挥有着十分关键的影响，提高系统的整体性也就是提高计算机网络系统的管理质量，从而使系统的优势能够得以充分的发挥，从而也提高了系统自身的软硬件性能。但是在系统运行的过程中，一部分节点非常容易出现故障，这些故障的产生也严重影响到了系统的正常运行，所以在使用该系统的过程中一定要采取相应的措施，不断加强对故障的处理，使其发挥的负面作用能够缩减到最小，这样才能更好的提升系统的综合运行质量。

3有重点的抓好数据库的建设

在近几年的档案信息自动化系统发展中，对文件处理技术的开发和系统应用技术的创新还处在一个适应和过渡的阶段，因此在档案信息数据库的建设过程中还存在着很大的不足，这些问题的产生也会使得数据库在使用时无法发挥其正常的功能，所以在使用档案信息自动化系统的过程中，要根据每个档案管理部门自身的具体情况进行数据库的创建和完善。从另一个角度来看，数据库的建设和完善需要很长的时间，同时其相应的工作也是有一定的发展规律的，所以在数据库建设的过程中还要注重每个部门人员之间的配合。在进行档案信息运用的过程中，还要加强对信息内容的有效管理，只有这样才能更好的提升系统运行的可靠性和灵活性。同时我国的科学技术还在不断的发展，新的思想和理念还会不断的应用到档案信息自动化系统的运行中，所以档案信息自动化系统还会不断的发展和完善。

4慎重选定技术路线

一、建立房地产档案的必要性

高校房地产档案资料的精准性，对高校各项指标是否达标意义重大，房地产档案内容是否全面完善，关乎到教职工自身最真实的利益。在住房货币化的今天，对教职工住房面积是否达标，需通过对房地产档案的检索来实现，因教职工在申请住房之时，住房信息中会对教职工的自然信息进行整理与记录，与此同时教职工若申请房屋补贴，则在申请材料中会对教师校外房屋信息进行全面的记录，因此如何快速的检索这些信息，为提高房屋管理工作的质量与效果，笔者认为专业化的房地产档案资料的建设尤为必要。

二、高校房地产文件烦人系统分类

高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型，其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等，而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型，其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型，在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料，甚至包括建筑工程图都有记录，这些数据虽然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据，为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据，因此需对这些宝贵的资料做好保存，必须建立一套系统性的房产档案管理系统。

三、存在的主要问题

总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题，包括：首先，档案管理不够规范，尤其是在资料移交、转移过程中，资料丢失严重，对档案的完整性造成严重的破坏，并且不可复制；其次，档案管理人员综合素养不足，尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训，导致档案资料整理意识的缺失；第三，房屋档案资料缺乏有效的保护，目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室，文件堆砌严重，久而久之会使得文件出现破损甚至霉变，造成的损失难以估量；第四，住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人事变动，一旦到了新单位，其住房档案信息依然留存在旧单位，可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴，对高校也是一种损失；第五，因文件的鉴别缺失，导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料，因记载人或时间间隔较长，导致资料被重复记载的概率大幅上升，这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享，且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计，直接导致了高校住房面积统计数据结果不一，有些部门按照房屋的净面积进行统计，而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算，这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱，也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性，因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑，为确认教职工住房面积是否达标，不得不对纸质文件进行整理，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，也使得教职工的利益受到不同程度的损害，因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。

四、建立房地产档案措施

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，应用档案管理系统将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，也将成为新时期档案管理现代化的核心内容，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机。本文就应用档案系统管理人事档案的优越性谈几点粗浅的认识。

1利用档案管理系统建立人事档案数据库

建立人事档案数据库，就是利用档案管理系统将每个人的纸质、照片、声像资料的档案信息转换为数字化信息，建立人事档案数据库。主要做法：一是纸质档案扫描。使用扫描仪进行扫描输入，将以纸张作为载体的档案材料，转换成档案管理系统内的数据档案。二是图像压缩。节省图像文件的存储空间，压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，输出满意的比例图像，增加图文信息提供利用的灵活性。三是档案的数据库管理。数字化后的档案，需要使用数据库来管理。需要阅览时能很快查找出来，需要统计就能很快统计出来，需要打印就能打印出来。四是光盘刻录。若干年后，计算机系统损坏或淘汰了，那么这些档案数据就变成“死”的了。妥善解决这个问题，非常重要。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上。即使计算机系统有什么意外，单凭这张光盘，也能进行检索工作。

2目录检索系统提供了强大的系统编目功能

建立人事档案数据库，主要就是对人事档案实现全文存储，在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索。利用计算机档案管理系统对存储在数据库中的所有档案目录进行整理，建立健全档案目录检索系统，可以实现档案的快速查询和利用。一是档案目录检索系统能够提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同类型的报表需求。档案人员可以根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构可以自行设计和修改，加强档案中对该系统的把握，提高使用的灵活性和工作效率。二是方便档案的利用登记、利用统计和数量统计。使用计算机进行利用登记非常方便，也可以对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表，有利于档案管理人员做出及时有效的决策。三是利用管理严谨有效。计算机可自动把每次的借阅档案内容登记下来，对于借阅原件的，还具有记录利用效果信息。到总结时，自动打印出利用统计表，提供档案的移交管理功能，档案人员自然一身轻松。

3数据库的应用提高了档案的查全率和查准率

档案数据库的应用提高了档案的检索质量，提高了档案的查全率和查准率。查全指的是，所有应该命中的记录都被查出待选；查准指的是，所有命中的记录都是查询者所需要的。使用档案信息管理系统，工作人员只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果，系统应具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示出来供查看，这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时查不到的档案，现在片刻就能拿到。

一、档案数字化管理的现状

（一）数据库建设存在问题

很多高校人事档案室已基本配备计算机，条件好的高校配备了扫描仪、数码照相机等现代化管理设备，但软件系统未建设或未开发利用，现代化管理硬件设备形同虚设，不能发挥其作用，影响了档案管理方式的转型。数字化管理人事档案的基础是建立数据库。数字化系统管理是将人才信息资源分类存储于数据系统中。目前我国高校人事档案系统建设处于初始阶段，很多高校软件系统未配置，一方面是资金问题。建设人事档案数据库需要一定的资金，目前高校人事档案管理资金不足，系统建设资金未配置；另一方面管理人员水平问题。高校人事档案管理人员计算机管理水平较低，不能完全掌握系统管理。

（二）缺乏现代化的档案工作者

一支现代化档案管理队伍是数字化管理档案的根本保证。数字化管理人事档案，必须有专人管理和维护数据系统。第一，目前一些高校人事档案管理员人手不够，专职管理人员较少，大多是兼职或临时工，只能应对日常的管理和查阅工作；第二，具备档案专业本科及以上学历人员较少，专业人才匮乏；第三，系统操作水平不高。很多高校人事档案管理员计算机管理能力和水平普遍偏低，不能胜任系统管理操作，落后于现代化管理要求。而数字化管理档案对计算机系统操作有一定要求，必须具备信息储存、信息加工、数据处理、数据统计、网络操作和网络维护等能力和水平。

二、数字化管理高校人事档案的对策

（一）更新观念

［摘要］本文的主要目的是运用信息化手段帮助社区及时掌握未管理上报的个案信息，完成相关孕产妇的系统管理上报工作，全面了解妇幼卫生数据收集上报中存在的问题。通过市级将比对后的个案数据返回各区，区级组织开展个案数据管理上报情况核查。核查结果如下：①区级核查工作量逐年大幅减少，2014-2018年需核查的数据量占同期户籍活产数的比例呈下降趋势，其中2017年下降幅度最明显；②核查后应属于本区管理而未能及时管理的个案数据中，产前未建正式档案原因占比70%，重复建立围产档案原因占比30%；③重复档案占比由2014年的29.11%降为2018年的6.53%；④城市地区产前未建正式档案数据占本地区同期活产数的比例最高。由此可知，社区管理活产数核查工作能有效帮助社区完成相关孕产妇系统管理和数据补报工作，同时也为进一步优化妇幼保健信息系统提供依据。

［关键词］信息化；活产数；数据核查

0引言

妇幼卫生数据统计及上报是妇幼保健工作的重要组成部分，能有效反映一个地区妇女儿童的健康状况及保健服务工作开展情况和工作质量，是各级卫生行政部门制定妇幼卫生政策的科学依据。北京市妇幼保健网络信息系统采用集中部署的B/S架构，已覆盖全市各级社区卫生服务中心、助产机构400余家，各个环节采集的数据可根据业务需要进行共享，实现了孕产妇“甲地建册、乙地产检、丙地分娩”信息的共享互通。对于同一个孕产妇，社区和助产机构应该始终基于一条围产档案进行信息录入以及管理上报，理论上从不同途径统计得到的活产数应保持一致，但2015年以前一直是社区上报的户籍活产数少于助产机构上报的户籍活产数，此差异显示了由于人户分离、跨区分娩、统计范围不统一、统计口径不一致、信息系统个案采集质量欠佳等复杂因素存在，社区围产保健系统管理中存在活产漏报与漏管的情况。为使全市妇幼卫生数据质量逐年提高，2014-2018年北京市连续在全市范围内定期应用信息化手段对社区活产数据开展核查工作，帮助各社区及时掌握未管理上报的个案数据完成补报工作，同时通过分析核查结果协助市级了解社区围产保健系统管理中存在的问题。

1资料与方法

1.1资料来源

北京市妇幼保健网络信息系统围产保健登记卡和临时档案分娩个案数据。

1数据库的选择和J2EE体系结构

1.1数据库的选择

当前，存在多种形式的数据库，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作简单、可以进行大数据量管理等许多优点，基于J2EE的办公自动化系统选择了SQLServer2005数据库。

1.2J2EE体系结构

J2EE（Java2EnterpriseEdition）这种体系结构能够方便系统的开发，J2EE能够使多层分布式企业应用系统的开发和部署得到大大的简化，并且为系统的开发实现提供了相关的规范。Java平台或Java2平台的标准版J2SE是J2EE技术的基础，J2EE不仅巩固了J2SE中的“编写一次、随处运行”的特征等许多优点，而且还提供了对许多流行技术的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技术的最终目的就是成为一个能够使企业开发者大幅缩短投放市场时间的体系结构。J2EE的优越性主要表现在以下几个方面：一是基于JAVA技术，平台无关性表现突出；二是开放的标准，许多大型公司已经实现了对该规范支持的应用服务器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相当专业的通用软件服务；四是提供了优秀的企业级应用程序框架，为快速高质量开发打下基础。因此，本系统采用了J2EE体系结构。J2EE使用多层的分布式应用模型，应用逻辑按功能划分为组件，各个应用组件根据它们所在的层分布在不同的机器上，如图所示。J2EE的体系结构可以分为客户层、J2EE服务器层和企业信息系统（EIS）层，其中，J2EE服务器层又可以分为Web组件层和业务逻辑层。

在实践中，根据具体情况，可以将领域层，也就是业务逻辑层再划分为几层，这样就形成了J2EE的N层体系结构。

2基于J2EE的办公自动化系统的需求分析

摘要：本文以SW空管局WL中心某基层班组实施绩效考核管理的现状为背景，对其原有的绩效考核的方式流程和评分细则进行了客观且科学的分析，结合适用于空管行业的绩效管理理论，对整个考核流程进行了简化，并针对部分适用性较差的考核细则进行了优化。为该班组设计了一个包含人事档案管理、考核指标管理、考核数据管理、统计分析管理等功能的绩效考核管理系统。

关键词：绩效考核；基层班组；UML；用例模型

1需求分析

1.1绩效考核现状分析

SW空管局现行基层班组绩效考核工作的组织机构如图1所示：由上图可知，基层班组属于第四级绩效考核机构，其考核指标有：专业技术工作及岗位值班；周期性维护；业务培训；专项工作；责任心、主动性及出勤率；领导交办任务。

1.2系统业务流程分析

通过对当前SW空管局WL中心某基层班组绩效考核工作的分析，可知绩效考核业务流程分为五个阶段：绩效考核计划制定阶段；绩效实施阶段；绩效考核阶段；考核结果反馈阶段；5.绩效改进和应用阶段。通过对业务流程的分析，可以推算出该班组绩效考核管理系统系统对数据的处理过程。

摘要：

随着经济的发展，房地产行业也掀起了一个又一个热潮，吸引了大量居民前来购房，民众购房的同时房地产部门也随之产生了权属档案管理难的问题。为了方便房地产权属档案的管理，需要引进数字化技术，将档案管理变得科学化、规范化。文章主要就房地产权属档案管理的系统设计与实现进行分析。

关键词：

房地产；权属档案；管理系统；设计；实现

由于国家的大力支持，我国各个城市的建设速度都非常快，二三线城市的建设最为显著。城市建设首先是改善城镇居民的住房，一幢幢高楼代替平房拔地而起，这也致使房地产权的交易不断增多，由交易增多随之带来的产权纠纷等越来越多。因此，查阅房地产权属档案的频数也越来越多，为了提高房地产权属档案的查询效率，需要进行数字化的系统设计。

1房地产权属档案管理系统的设计

1.1管理系统的技术设计