档案统一管理范例

【摘要】为降低事业单位档案管理安全风险指数，论文研究了事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略，阐述事业单位纸质档案及电子档案管理的理论背景，总结档案管理问题，构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略。实例分析证明，应用了事业单位档案管理策略后，事业单位档案管理安全风险指数降低为0.50。

【关键词】事业单位；纸质档案；电子档案；规范化统一管理

1引言

记录原始的实践活动中各类主体行为数据的统称为档案，由于档案在实践活动中直接形成，这些数据是阶级产生过程中累积和保管的数据资料。这种性质的累积和保管在维护个体运行时起到十分重要的作用。因此，档案管理与促进文献生成相辅相成，由此也产生了对档案累积管理的部门。剖析事业单位档案管理的内涵可以发现，信息档案对于民族和国家而言是重要的，同时对于社会而言具有不可或缺的参照价值，而且档案管理对于现今的社会发展意义重大。档案管理是服务型政府职能改革的第一步，通过完善档案管理改革举措，可以实现档案管理与网络信息技术的大融合，促进档案管理与政府职能相互完善并促进，并以新公共服务理论为依据促进事业单位档案管理的改革。基于此，为提升事业单位档案管理安全性，本文对事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略进行研究。

2事业单位纸质档案及电子档案管理理论背景

社会生活的日新月异增加了档案管理的信息量，同时也彰显了事业单位档案管理的重要地位，并对事业单位档案管理提出了全新的要求。为实现其良好保存，促进社会单位平稳度过档案转换初期，需要对档案管理产生的物质文化资料做合理记录，并向社会个体提供事业单位管理记录的珍贵档案资料，以记录事实为基础记录历史上的发展内容，作为有力的社会发展维护工具，并以此作为档案管理的参照，还要采用数字化、信息化的方式促进事业单位档案管理方式多元化。以信息化办公为标准，对单位档案管理的效率作出新的要求。而且档案管理的规范化，也使得整个事业单位档案管理的办公内容变得更加轻松，在提高档案处理速率的同时避免办公经费的浪费。而且仅就工作性质的重要程度来说，档案管理这一管理型的工作与物质财富的直接产生不发生实质性的关系，但这并不妨碍档案管理与其他部门建立实质性的记录关系，通过实践服务记录事业单位的资源数据，并将实际数据与公共服务相结合，以此为社会个体提供实质性的服务。由于其本身的不盈利性，所以档案管理的收益不能以盈利多少来衡量，而是需要通过对事业单位各方面的资料采集，在保留机密信息不外泄的同时，在合理的范围内为民众个体提供信息资源服务，这才是事业单位档案管理的意义所在。分析档案管理的功能可知，大部分档案管理内容与单位工作业绩挂钩，其中包含了事业单位的发展历史及管理内容，也包含单位发展历程中取得的各项重要成果。这些重要资料甚至能够决定一个单位未来的发展走向，所以档案管理绝不仅是做档案保存和收录，而是衡量单位业绩和发展方向的重要标尺。

3事业单位纸质档案及电子档案管理中存在的问题

［摘要］随着时代的发展以及社会主义市场经济的不断进步，企业之间的竞争日趋激烈，有些企业在注重提高产品销量的同时，还注重企业基本运营成本的降低，企业档案管理的社会化问题就此被提出。企业档案管理社会化不仅可以有效降低企业各项成本，还能在一定程度上提升企业的综合管理水平。因此，有关企业档案管理的社会化问题的探讨，备受社会各界的关注。

［关键词］企业；档案管理；社会化

市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段，在日益改进与更新，而对于企业来说，档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作，不仅耗时还耗费人力资源，在一定意义上影响了企业的发展与进步，因此，不少企业为了进一步提高管理效率，都尽可能运用合理的手段，实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是，企业档案的外包服务，将企业的部分或者全部的档案管理工作，交由专门进行档案管理的个人或者组织完成，从而节约企业的相关成本，减轻企业的负担，为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。

1企业档案管理社会化的可行性

1.1企业档案管理社会化是一种必然的时展趋势

相对来说，企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作，它比较繁琐、单调、复杂，需要企业在这方面投入必要的人力、物力，长此以往，必然会耗费企业不少的经营成本，影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业，节约企业成本，符合时代与社会发展的要求，从而提高企业的核心竞争力，进而为企业的长足发展提供更多的契机。

1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑

第一篇：企业集团重组档案管理工作探讨

一、成立集团后档案工作管理体制的改革

现代企业制度下集团档案工作应包括集团档案系统建设工作和档案业务管理工作。档案管理呈现什么样的模式受制于档案具有怎样的管理体制。档案管理体制包含两个层面的内容：一是集团对档案工作的宏观管理；二是档案业务部门内部的微观管理。两者之间是相互统一、相互促进、相辅相成的。探讨集团档案工作的管理体制要从上述两个层面谈起。企业集团一般是由多个具有产权关系和公司法人治理结构的母子公司组成的战略联盟，或由若干个被控股、参股或具有契约关系以及具有层次性、稳定性的公司组成。各公司间经营模式、管理模式、产业规模、企业文化都各不相同，再采用过去的档案管理体制，一定无法适应企业个性化的管理要求，集团档案管理工作的开展将难以顺利进行。这就要求集团在宏观管理模式上要树立多元化的管理理念，允许个性化的管理模式并存，对各子公司档案业务部门给予一定的管理自主权。集团只需要进行宏观掌控，在管理中以统筹引导、指导咨询为主，目的在于加强各子公司档案工作，使其能够按照规定自主运行。一是建立适用于集团内档案工作的档案规章制度。二是在集团内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团总部档案主管部门对全集团档案工作的宏观领导；“分级集中”指以每个分子公司为单位，对档案进行集中统一管理；“形式多样”指集团内档案管理的形式要多样化，以适应各企业的特点，各分子公司可以设置自己的档案编制，设立自己的档案管理部门，也可以对档案进行委托管理。三是成立集团档案工作领导小组，由档案工作领导小组对档案工作进行统筹安排，并向各企业提供档案技术指导。在集团总部对档案工作的宏观指导下，逐步建立健全各企业档案管理的微观体制。集团总部档案主管部门要引导各子公司档案部门创新各自档案工作的管理体制，以适应企业发展的需要。而各企业在档案微观管理创新时，除了要满足企业自身需要，更要以上级主管部门对档案的要求为限，防止由于档案工作的疏忽给企业的中长期发展带来不良影响。

二、成立集团后档案工作运行机制的改革

管理体制确定之后，要建立并完善推动管理体制运行的管理机制。集团总部档案主管部门首先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。在集团这种多种经济体制并存、多种管理模式共生的情况下，推动档案工作运行的主要手段是严格执行档案法规，系统建立集团档案业务的各项规章制度。

1.学习宣贯、严格执行档案法规。

档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的行为的强制性的工作标准或工作准则。集团一定要做好学习宣传工作，使各级领导及档案业务人员真正理解并在实际工作中认真执行这些规章制度，这样就能够促使集团档案工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作，实现集团档案工作灵魂的统一以及内在本质的统一。

1物资计划管理

物资管理采购是第一步，中煤建设集团公司要求下级单位通过信息化ERP系统提报需用计划，逐级上报由集团公司采购中心审批，履行完相关审批程序后通过ERP系统交与采购部门采购，大宗通用物资编制年计划并实行年度长协采购，物资采购计划的编制，提报为审批专人负责，明确了职责分工，提高物资采购计划的及时性和准确性。

2物资招标管理

中煤建设集团公司加强对物资招标文件编制的审查管理由供应采购部门，纪委、财务部门，企业管理部门联合成立招标委员会，对所要招标的物资在网上公布，公开招标，公示招标结果，做到了公开，公正透明的合理竞争模式。

3物资集中采购管理

传统的采购方式是分散的模式，不利于管理，造成了物资的浪费。中煤集团公司成立了物资管理中心，专门负责采购任务，对市场合理分析和比较公开招标，选择合适的供应商，签定长期供货协议，建立了框架战略伙伴关系，降低采购成本，避免了在采购当中很多不规范的操作，维护了企业的利益，防范物资采购风险，集中采购是煤炭企业发展的必然趋势。

4统一储备管理

摘要:学生档案是学生人生的重要记录，也是各级各类学校的重要资源，数据时代学生档案的记录形式和流转方式必然面临数据化记录方式的挑战。在目前学生档案的信息化基础条件下，电子文件归档模式以及信息流数据处理模式能够实现学生档案数据化归档。数据管理是新形势下学生档案管理的重要工作，需要体制与技术的支持。

关键词:学生档案;数据化;模式;体制与技术

人才培养是各级各类学校的基本职能，学生培养过程中形成的反映学生基本面貌及培养过程的档案材料，是学生人生的重要记录，也是各级各类学校的重要资源。学生档案的记录形式与流转方式一直随着社会发展不断调整，大数据时代的技术革命引发了记录方式的革命，学生档案信息化与数据化问题是数据时代必须面对的。学生档案一般包含两种形态：一是学生全部求学过程产生的个人档案总和，随学生求学过程同步转递，构成其人事档案的组成部分，主要包括大学入学前阶段学籍表、高校入学报名登记表和体检表、大学入学登记表和体检表、大学奖惩记录、党团材料、大学成绩单和毕业生登记表、大学学位材料、大学毕业报到证存根等；二是学生毕业后学校保管的体现其培养过程的档案总和，一般为学校永久保管，不产生转递，主要包括招生录取表、入学登记表、奖惩记录、成绩单和毕业生登记表、学位材料、毕业派遣记录等。现行学生档案规范始于1994年实行的《高等学校档案实体分类法》，2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）增设“学生类”档案类别，社会上有时将学生档案称为学籍档案，主要视为学生学籍学历证明材料，学生档案通过毕业派遣环节转递到就业单位或人才交流机构成为人事档案。

一、学生电子档案产生的渠道与责任主体

由中国人民大学出版社于2001年出版的《档案学概论》（第二版）将档案定义为具有清晰确定的原始记录作用的固化信息，明确档案是信息的一种，强调档案的本质属性是信息[1]。伴随信息化浪潮，各行各业快速涌入数字化转型洪流。在教育领域，高校招生录取工作全部实行网络招录，学生高考报名和体检信息电子化；高等学校学生成绩单电子化；教育部取消毕业生登记表统一纸质填写要求，高等学校学生毕业登记表可电子化采集；省级教育就业管理系统运行，学生就业派遣信息电子化。综上所述，高校学生档案材料中招生录取、成绩单、毕业生登记表、就业信息记录等全部具备电子化条件。2020年，教育部要求加强学生档案信息化的部署，增强学生信息全面性与流动性，实行学生档案纸质和电子双套制管理，学生档案“存量数字化、增量电子化”工作提上日程。根据学生档案责任主体划分，学生档案双套制实施路径为：小学双套制、初中双套制、高中双套制、高校双套制。高校内部双套制实施对象包括：招生部门双套制、教务部门双套制、学生部门双套制、团委双套制、组织部双套制、就业部门双套制。按照一般档案流转方式，学生双套制档案在学校间流转模式为：转出学校→接收学校，学校内部流转模式为：档案形成部门→档案管理部门，流转载体为纸质档案袋、电子档案媒介（如一次写光盘）、信息系统。现阶段学生档案双套制可实现方式主要有三种：一是纸质档案和电子档案双轨产生，各自输出纸质档案和电子档案；二是形成纸质档案，输出纸质档案和纸质档案的数字化副本；三是产生电子档案，输出电子档案和纸质打印档案。纸质档案模式是传统模式，现就电子档案产生及流转的模式进行探讨。

二、两种学生电子档案归档模式

1.电子文件归档模式。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2106）定义，电子文件由内容、结构和背景组成。电子文件成为电子档案，除通过计算机这个媒介处理和传输，形成符合归档格式要求的计算机文件，还需收集和传输计算机文件结构和背景元数据，因此产生学生档案的业务系统必须能按内置规则存储电子文件及组件，建立电子文件与元数据的关联关系，并且能按标准生成电子文件及其元数据的归档数据。电子文件及其组件生成后，可以通过在线和离线两种模式实现流转，高校在线流转通过信息系统接口由招生、教务、学生、团委、组织部、就业系统向档案管理系统流转，档案管理系统经过检测与整理完成归档，形成学生电子档案。离线流转由档案形成部门对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到档案管理部门进行归档。高校外部在线流转由小学通过接口对接或中间库转接到初中，初中再通过接口对接或中间库转接到高中，高中通过接口对接或中间库转接到高校，离线流转由以上各校对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到高校相关部门归档。学生电子档案按照电子文件模式归档必须具备一定条件，一是各类学校业务信息系统健全，学校能够对全部学生电子档案进行统一管理并且具备统一输出的渠道；二是档案输出学校与档案接收学校建立对接接口或离线流转方式；三是学校流转的学生电子档案符合电子文件归档的规范要求。我国幅员辽阔，各地教育信息化水平参差不齐，加之学生升学情况复杂并且对接学校众多，以电子文件归档模式实现学生电子档案流转目前尚缺乏普及的基础。

1、社保档案管理工作的重要作用

作为社保工作的重要环节，社保档案为保障权益相关人的权益提供了基础性的凭证。通过合理的社保档案管理能够有效的强化社会保障信息的交流与共享，从而提高社保档案的利用效率。在社保档案管理过程中，通过提高管理人员的工作效率能够显著提高档案管理人员的管理水平；作为我国档案系统资源的重要构成之一，社保档案必须受到足够的重视，才能够使得所有参保人员的各项权益得到充分保障。因此，在档案管理工作中还要基于对应的原则进行相关操作，提高工作人员的档案管理能力，使得档案管理工作逐步规范化，使得我国社会保障事业得到长期发展。与其他的档案管理内容不同，社保档案管理设计的内容较多，不但包括法律、保险等方面的内容，还包括政治等方面的材料。从这个角度来看，社保档案管理工作属于交叉综合领域，对整个社会的稳定产生直接影响。

2、目前我国社保档案管理工作中存在的主要问题

2.1对社保档案管理工作没有予以足够重视

在具体的社保档案管理工作中，部分工作人员没有意识到社保档案对社会发展、人民利益等方面的重要程度，使得其在工作过程中不能为进行高水平的管理工作。主要表现在这样两个方面：其一，行政主管部门没有意识到社保档案管理工作的重要作用，其开展的主要工作也多围绕增加社会保障人数和扩大保障范围方面，只有在应对上级相关检查以及资料统计时菜意识到要进行档案管理工作；其二，社保档案管理人员自身没有意识到其工作的重要作用，在工作过程中态度不端正、工作敷衍了事，加之部分管理人员理论知识不足，直接造成了其业务水平差的问题，限制了社保档案管理的整体水平。

2.2档案管理过程中存在多头管理问题

多头管理问题是管理机制不健全的一个重要体现。如上文所述，社保档案管理工作是一项交叉工作，其涉及的范围和管理面多较广，不同类型的社会保障档案内容还分属不同部门管理，形成了当前社保档案多头管理的现状，且各个部门之间信息难以沟通。同时，各个部门在管理方法方面也存在差异，没有构建一个统一的档案信息中心及管理机制，导致个人的社保档案不能进行有效管理。

2020年5月22日十三届全国人大三次会议胜利召开，关于企业退休人员的社会化管理、工资上涨等提案备受关注，实施了延迟退休等新政策，给企业人力资源和社会保障部门等提出了更高、更多新要求。同时，改革进入攻坚期和深水区的新形势，也要求政府各部门共同努力，帮助企业“轻装上阵”，应对挑战。因此，新时代、新形势下如何进一步做好退休人员社会化管理工作，实现企业与退休人员的“无痛”剥离显得尤为重要。而做好退休人员社会化管理，首先要聚焦退休人员人事档案的社会化管理，充分认识落实企业退休人员人事档案社会化管理工作途径的重要现实意义，不断引入新理念、新手段，通过统一管理人事档案，提供可靠全面的退休人员人事档案信息数据，弥补过去企业退休人员人事档案管理传统单一模式无法充分满足管理与服务退休人员需求的不足之处，有效解决企业与退休人员相距较远引起的各种管理难题，更好地应对企业退休人员数量不断增长带来的一系列档案管理挑战，科学处理目前存在的管理混乱、管理能力不足等问题。

一、目前我国企业退休人员人事档案社会化管理存在的问题

1.尚未统一的管理机构问题。目前我国企业退休人员人事档案社会化管理工作仍旧处于起步探索阶段，国家有关部门尚未制定出健全的法律法规以及管理细则，容易出现多部门交叉管理的现象，加大了退休人员人事档案被拒绝接收、互相推诿管理职责的问题几率。有些地方由公共就业部门负责档案管理工作，有些地方企业退休人员人事档案管理工作由社会保险经办机构负责，有些地方企业退休人员人事档案管理由社区、街道负责，尚未统一的管理机构问题，严重影响了管理效率和质量。

2.有待提升的管理能力问题。管理机构因为独立于企业经营外，所以在建立社会保障过程中很难全方位保证基础建设、办公经费、场所、人力资源的充足投入，加之大部分社区工作人员薪资待遇不高，具有较大人员流动性特点，人才招聘困难，所以不能很好满足企业退休人员人事档案移交管理机构后的社会化管理服务一系列需求。

3.执行不到位的管理服务问题。企业退休人员人事档案管理的一大作用在于总结经验，以史明鉴，用正确、客观的历史观点给新问题判断提供科学依据。然而在具体实践中，因为长期受传统单一人事档案管理模式、管理理念影响，一些档案管理机构忽略了对企业退休人员人事档案的利用工作，盲目重视单一管理工作，将保存好档案视为工作重心，没有充分利用这些档案提供更加优质的服务项目，和档案利用相关的快递、查询、复印等服务少之又少。

二、社会化管理企业退休人员人事档案工作的可行路径

1.加强宣传力度，促进工作全面开展。宣传是让各界了解一项工作的重要途径，企业退休人员人事档案社会化管理工作也不例外，想要得到各界支持和积极参与，就要加大宣传力度，采取多种宣传措施，让退休人员与社会大众能够充分了解人事档案社会化管理优点、流程等具体事项，更新思想认识，扭转对人事档案社会化管理的抵触等消极情绪，促进这项工作全面开展。例如，国有企业因为效益差异，导致退休人员存在差异性待遇问题，落实按照统一规定的社会化管理工作，将会对退休人员修订待遇，令效益较好的一部分退休人员产生抵触情绪，不愿意接受社会化管理。此时企业、社区、政府各有关部门应充分开展宣传工作，使其正确看待实行社会化管理的必然趋势，能够从长远角度出发，理解、接受并支持人事档案社会化管理，避免人事档案移交、管理等环节出现问题。

牧场的管理包括很多内容，档案管理是牧场的基础性工作，它对牧场的正常运转和健康发展起到至关重要的作用，本文通过对牧场的档案管理进行阐述，希望对牧场的建设起到借鉴帮助作用。对于主要从事畜牧业经营的生产单位来说，强化档案的管理工作，是规范牧场各项工作的前提，牧场的档案管理可以全面记录和反映牧场建立、建设和发展的历史过程，也是保证各项工作有序推进的基础，尤其畜牧业经营单位涉及事务繁杂，涉及内容比较多，相对专业性较强，所以，规范做好牧场的档案管理工作任务很艰巨。

1认识牧场档案管理的重要性

随着我国经济的快速发展，牧场的管理制度和管理水平也在不断地完善和提高，这对牧场的档案管理质量也提出了新的要求，建立一套适应企业发展的档案管理体系，对牧场健康发展将起到积极的作用，它将为牧场各项综合业务、发展研究创造必要的条件，通过科学化、规范化的档案管理，可以促进牧场经济管理的全面发展，对规避和抵御各种风险，提高牧场的市场竞争力、推动牧场持续健康发展起到重要的作用。

2提高做好档案管理工作的自觉性

牧场工作的重点是做好畜牧业的发展，涉及畜牧业发展的相关资料仅处于单纯保管而没有较好的发挥作用，牧场应在规范档案管理的同时，要积极拓宽档案的信息资源，自觉加强档案的管理工作。要熟悉牧场的业务范围、工作情况和专业知识，针对牧场的内部组织结构、业务性质调整档案的类目；要系统的整理牧场的历史档案，积极开发档案的信息资源。目前，不少部门对档案资料的重视程度不够，干活就象“猴子掰苞米”干完不留痕迹，致使资料信息缺失。尤其是在招投标项目、洽谈协议、审批登记等档案的管理上缺少集中管理的思想，致使资料留存在当事人手中，归档不及时，时间长就易造成档案信息的流失。所以拓宽档案的管理范围可以减少档案信息的流失。要拓宽档案载体，比如音像资料、照片等载体，将档案进行分门别类的收集整理，才能使档案管理形式多，档案内容更丰富，提升档案的价值。

3集中统一管理与分体保管相结合是档案管理工作的发展方向

牧场涉及的工作内容很多，奶牛的管理、信息数据的管理、畜牧业的营销管理等，涉及方方面面，如何仅注重集中统一管理，给资料收集的完整性造成一定影响，若进行分部门收集，可能又存在片面性，只有对牧场档案进行统一管理，指令、要求统一，归档时才能标准一致，范围统一。要加强档案管理的创新，在档案管理的收集、整理、鉴定以及保管和统计、利用等环节都可以根据实际工作需要有所创新。根据国家档案管理的有关规定，针对财务部门和办公室部门在信息的管理、有关文件、合同的管理等是绝对机密的，应分部门管理比较合适。在档案的收集、组卷装订等环节要简化其程序，而在模式上要集中统一。各部门档案保管要集中在一人身上，不能全管全不管，另外，各部门要将本单位档案目录复制一份交到档案管理部门进行集中备份，在查阅档案时可以进行目录交流。但对档案如何进行综合利用，还需进一步探讨，但是档案的管理和交流最终目的是为牧场经济发展服务的，是为解决牧场发展过程中所遇到的问题，可以提高其管理效率和管理水平，而不是增加程序延长工作时间为目的，集中统一与分体保管是相辅相成的，是相对的，应追求其便捷有效。