档案建设论文范例

第一篇:技校档案管理工作信息化建设

【摘要】当前社会经济和科学技术的快速发展，尤其是信息技术的快速发展，对当前技校档案管理工作提出了新的要求，促使将现代信息技术应用到技校档案管理中，以提高技校档案管理工作的效率和信息化水平。基于此，本文对技校档案管理工作信息化建设进行探讨。

【关键词】技校；档案管理；信息化建设；探讨

档案管理作为学校日常管理中重要的组成部分，对学校管理和发展具有十分重要的作用。加强技校档案管理工作可以反映和维护学校发展的真实历史面貌，并服务于实际教学，进而推动学校稳定发展。近几年，随着我国信息技术的不断发展，将其应用到档案管理工作中，极大提高了技校档案管理工作的效率和工作质量，推动技校档案管理的现代化、信息化发展。

一、技校档案管理工作信息化建设优势分析

（一）提高技校档案管理工作的效率。在传统的技校档案管理中，主要依赖于人工开展档案管理工作，在工作过程中容易受到人为因素的影响，影响档案管理工作效率和质量。但是将现代信息技术应用到技校档案管理当中，可以促使档案管理工作更加方便、快捷，档案管理工作人员的工作效率也会得到很大幅度的提升。与此同时，借助于档案管理系统，技校管理者、老师、学生可以根据各自的权限登录到系统中，对自己想要了解的档案资料进行查询和浏览，在年终归档时，只需要移交一份分类组卷清单，并且通过网络传送到档案管理数据库中即可，不仅避免传统的整理、归档流程，也提高了档案管理工作效率。（二）有利于各类数据统计和共享，提高归档数据的准确性。技校在长期发展中，累积了很多的数据资料，同时由于技校校内管理对象较多，人员流动性也比较强，需要对诸如学生入学、学生毕业、老师退休等数据进行及时、准确的记录、归档，运用传统的手工方式，不仅无法及时进行，还会影响到最终归档数据的准确性。但是通过档案信息化管理，直接通过计算机就可以及时、准确地进行统计，并且真实反映当时的实际情况。（三）储存大量数据，提高档案信息安全性。依托技校档案管理信息系统，可以容纳海量技校档案数据，并且实现技校档案管理高效化，保障档案信息安全。与传统人工档案信息管理相比较，信息化档案管理主要是将档案以电子档案的形式储存到档案管理系统中，不仅使得档案查询、调取简便化，还极大地降低了档案管理的人工成本。

二、技校档案管理工作信息化建设途径

一、高校档案与校园文化

（一）高校档案与校园文化的含义

校园文化是学校在一定的社会历史环境和社会文化背景的影响下，在其自身发展的过程中形成的，既能体现学校历史传统，又是当代学校全体或部分师生认可的、极具特色的思想意识形式。每个学校都具有各自特色的校园文化，它是学校办学宗旨、教育思想、校风校纪、校容校貌等文化底蕴的体现。校园文化通常表现为物质文化、制度文化、精神文化和行为文化几种形式。它们的关系是：物质文化是表象，是校园文化的基础；精神文化是灵魂，是校园文化的核心；制度文化是规范，是校园文化的保证，行为文化是活动，是校园文化的表征，它们一起影响并制约着整个高校的发展。

（二）高校档案与校园文化的关系

高校档案与校园文化既有区别又有联系，既有共性又有差异。

1．高校档案与校园文化的共性

从本质看，高校档案与校园文化同属社会文化范畴，两者教育方针、教育对象是一致的，都是依托于校园这个大舞台，以育人为本职，以传承大学精神为己任，以开发学生心智，培养高素质人才宗旨，二者相辅相成、互相交融、互相促进。具体地说，高校档案中蕴含的丰富的文化信息资源可以为校园文化建设提供生动、丰富的素材，抓好高校档案工作可促进校园文化的发展与完善；而精彩纷呈的校园文化活动又可以为高校档案提供丰富多彩的文化资源，丰富高校档案的内涵。

一、档案管理的现代化建设是信息时代的必然要求

随着信息时代的到来，管理信息和有效利用信息的技术已经成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。而目前档案管理却仍存在着一定的问题，主要表现在：一是档案管理的观念落后。在信息时代，对信息的占有成为成功与否的关键。传统的重藏轻用、封闭狭隘的发展观念已不适应信息时代的需要，没有发挥档案信息的重要作用。二是档案管理的技术滞后。尽管我国基本拥有了从事档案自动化工作的技术队伍及大批的档案管理实用系统。但是，从总体来看，尤其是在NII（信息高速公路）计划的大环境下，我国目前的档案管理在档案查询、档案对接等等方面还存在着技术落后问题。三是专业技术人员素质不高。目前，我国从事档案管理的专业技术人员素质还有待提高，应有一批既懂档案管理知识又懂计算机程序的人才从事档案管理。上述问题成为制约档案管理现代化建设的关键。档案部门作为社会信息资源服务系统的重要组成部分，在社会主义现代化建设中也将发挥越来越重要的作用。档案管理的现代化建设是大势所趋、是信息时代社会发展的必然要求。

二、信息时代档案管理现代化建设的措施

（一）转变档案管理观念

在信息时代，档案部门领导一方面要更新各自的知识领域，树立服务的观念及对外开放档案管理观念。根据人们对知识、信息的需求，加大信息的收集、存储、加工传输诸环节的工作力度，积极主动为社会和经济建设提供真实可靠的服务，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。另一方面要加快管理思想现代化。在信息时代，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。

（二）加大档案管理硬件投入

在信息时代，无纸化办公已经成了一种必然趋势。而实现无纸化办公，最基本的条件就是硬件设施现代化。对于档案管理工作来说，电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备，是实现硬件设施现代化的基本条件。目前，国内大中城市的档案部门基本上拥有了这样的现代化设施，但是，要实现真正意义上的网络管理，仅仅在几个城市、几个地区拥有这样的硬件设施是不够的，必须在全国的档案管理部门实现一种设施的同步完善，档案管理工作才能达到真正的网络互动。

1.人事档案对高校发展建设的服务作用

人事档案是人事管理实践活动的产物，是一个人成长经历的记载，有原始材料和历史证件组成，它记录了一个人的个人经历、德才表现及发展过程。它服务于本单位的组织人事工作，服务于当事人。高校人事档案作为教职工的重要履历资料，既是学校各级部门考察提拔干部的重要凭证，在人事制度和分配制度改革中有着举足轻重的作用，又是改革发展的重要信息资源。

1.1人事档案是组织人事工作的重要依据

新时期的高校人事制度要求组织及领导能够“知人善任”，这就要求组织在选拔人才的时候能够善于了解人、使用人和培育人，做到选贤举能。因此，在选拔人才的时候要全面了解其历史经历，以能够是学校的人事制度更加科学地制定。而人事档案中记载着一个人的政治思想、道德水平、政策水平、组织活动能力、学历知识水平、业务技术专长、家庭社会关系和身体健康状况等。查阅一个人的人事档案就能够对被查阅者有一个较为全面的认识。上级组织只有将一个人的现实表现与历史情况有机地结合在一起，才能全面的了解他，以能够在日后的任用中扬长避短，调动教职工的积极性，为学校的发展贡献自己的聪明才智并不断完善学校的人事制度。

1.2人事档案是维护个人权益和福利的法律信证

档案在当今社会中的作用越来越重要，在学校中也是一样，教职工如果没有档案，很多手续就无法办理。随着学校保障制度的建立与完善，在养老保险、医疗保险、生育保险、工伤保险、失业保险及退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是最主要的依据，没有人事档案，社会保障与本人福利将受到影响。同时，在教职工的职称评定时，也需要档案作为信证，而职称的评定直接与教职工的收入挂钩。公平合理的分配制度能够激发教职工的工作热情，使他们更加积极地投身到学校的建设中去，为学校的发展服务。

2.文书档案对高校发展建设的服务作用

1企业档案管理和企业文化建设的内容与关系

1.1档案是企业文化建设的基础和依据，并服务于企业文化建设。

档案记录着企业的成长，是企业发展的历史长卷，记述和反映了企业文化建设的历史，包含着企业发展过程中做形成的价值观念、经营哲学和拼搏奋进的精神取向，而这些都是企业的文化建设的前提和依据。企业档案的有效管理为企业文化建设提供了大量的历史文献和各种有效资料和素材，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据，同时营造了浓厚的文化氛围并树立了了企业良好的形象。而企业文化也是以档案为依托，企业文化以档案形式为表现，档案多年的文化沉淀形成了企业文化，可以说，企业文化的建设离开企业档案管理是无法完成的，二者相辅相成，相互促进。

1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作。

企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。

1.3二者对企业的发展有着相同之处。

企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。

一、高校档案管理信息化建设的特点

(一)信息化程度高。

在高校档案管理信息化建设过程中，要将高校档案资源数字化，必然会涉及到许多信息技术方面的相关内容。比如建立多媒体档案数据库的时候，对数据库要定期进行维护与更新，就要有相当程度地计算机软件方面的知识。随着现代科学技术的开展，特别是随着计算机管理档案软件的开发、利用、升级、以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次档案管理系统广泛地应用。

(二)档案管理人才专业水平较高。

对于高校档案管理信息化建设的推进，在工作中这些信息技术以及软件都是有人在实际操作。这就要求我们的工作人员必须对信息技术有一定的了解，并拥有较强的实际操作能力。在高校档案管理信息化建设过程中，人员队伍呈现出专业素养较高的现象。

(三)馆藏资源倾向于社会化。

档案管理信息化建设的目标就是将馆藏资源面向社会，将档案信息资源服务社会化，以实现档案信息资源资源共享。因此，以后将会有多的档案信息不仅面向全校师生，还将逐步面向全社会。

一、高校档案信息化建设的内涵

（一）档案信息的数字化

档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[1]。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。

（二）档案网站建设

档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

（三）数字档案馆建设

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。[2]

第一篇

一、什么是档案的电子信息化

现如今是一个对于信息的沟通要求非常高的时期，可以通过计算机等先进的办公仪器对于电子文档进行迅速的传播和处理；能够分享电子文件，而且再也不用受到距离长短和时间多少的制约；而且计算的有着储存数量非常大的特点，所以说，可以凭借这些计算机手段把一个纸质档案管理局十几年、几十年或者是更长时间的馆内储藏文件都储存在电脑里面，所有的对象在随意的地区、随意的时间都可以对于这些储存的档案进行查询和阅读。能够对电子文档进行储存，这些传播媒介都有着保存时间比较长、便捷传播、存储、读取，而且外面的环境对于这些电子文档的制约都比较小，而且特别安全、稳定。

二、档案管理信息化在我国当前的状态

没有对电子档案树立比较强的意识。在有些管理人士来看现如今的电子存档比起来以往的普通纸质存档，没有实在的感觉，这些人觉得只要是传统的纸质档案还完好，它们的档案管理就不会出现差错，这就让管理人士对于信息技能的使用缺少主动性。另外，因为电子档案在管理的过程中比较复杂，在不是很长的时间内不能有好的效果呈现，而且还要有一定的专业知识来支撑，这就让档案管理人士对于电子档案的管理失去了信心，当然也就不主动承担电子档案的管理工作了，从而没有对电子档案树立比较强的意识。

档案管理的准确化、流程化不够有待增强。基本工作的规范化、准确化是档案管理信息化的基本条件。因为有些以前留下的问题，档案馆工作有些不是很好的的基础，它们的档案纸质质量也非常的不好，特别是对档案目录的细化不是很高，让系统软件转移的可能性非常低，这对于档案管理也有着一定的限制。

没有从互联网信息技能特征和进步上思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准，光盘是基本上所有档案的资料，现如今的目录准则、档案规划、分类方式和有关规定对于它们的推动已经非常不适合。档案管理计算机软件的信息管理技能不是特别强。现如今的档案管理中，信息原来的承载量的通用性不够。在档案机构中因为他们使用的计算机没有统一的型号，规模也是各种各样的，它们的档案软件一把都是为自己开通的，这就让这些计算机软件之间不兼容。所以说，这就是一点很大的缺陷。因为不能实现共同使用，在存档之后的读取只能在一台计算机上进行，这就导致了工作效率的大大减慢。