档案合同管理范例

一、企业法律顾问建立公司合同管理内控体系的实践

1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。

摘要：在当前社会经济不断健康快速发展下，医院与外界的经济活动日益趋多。作为经济业务合作的契约，合同是经济业务活动有序进行的重要保障。本文通过对医院经济合同内控管理中存在的问题进行分析，提出可行性建议，以期能够有效加强医院经济合同内控管理，合理规避经济风险，保护国有资产不流失。

关键词：医院;经济合同;内部控制管理

一、经济合同内控管理现状

随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。

（一）合同签订管理

医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。

（二）合同执行管理

随着中国铁路的高速发展，铁路非运输企业作为市场主体，业务规模不断扩大，经营范围持续拓展，签订合同数量逐年递增。有效提高铁路非运输企业合同管理工作质量，对于维护企业合法权益、增强企业市场信誉、依法开展经营活动，都具有十分重要的意义，加强合同管理标准化建设已成为当务之急。

一、铁路非运输企业合同管理标准化的重要意义

铁路非运输企业是开展多元化经营的产业活动单位，是铁路系统生产经营的重要组成部分，既与运输主业有着密不可分的关系，又不完全依赖于运输主业，具有独立经营管理的特点。近年来，铁路非运输企业不断改革发展，业务范围已涵盖工程咨询、项目管理、物流、商贸、餐饮、房地产开发、住宿、旅游、制造等行业，涉及的合同类型也日趋复杂。不同类别的合同，权利义务关系、付款方式、违约责任等条款都存在较大差异，需要在实践中区别对待，有针对性地加强管理。通过合同管理标准化建设，可以把合同管理的有益经验固化下来，实现合同管理制度机制、基本程序的规范性和统一性，从而降低企业经营风险，实现合同管理的高效化运作，进而有效保障铁路非运输企业的合法权益和良性发展。

二、铁路非运输企业合同管理标准化的主要形式

1．合同管理组织体系的标准化。主要包括两个方面：一是明确合同归口管理部门，对于企业内部所涉及的所有合同，设立统一的归口管理机构，减少合同管理方面的组织制约，优化管理方式方法，提升合同管理工作质量。二是明确合同项目协作部门，结合企业经营实际设立合同类别和项目，以合同为中介连接项目涉及的相关业务部门，明确一名企业负责人负责日常统筹协调，督导合同业务上游部门及时做好合同签订的准备工作，督促合同业务下游部门及时开展谈判和签约。

2．合同管理运行程序的标准化。主要包括两个方面：一是合同管理流程的科学性，力求层次分明、井然有序，不同环节均可责任到部门、到人员，相互之间职责界限清晰，日常管理无盲区死角。二是合同管理部门的联动性，合同管理相关部门虽然分工不同，但存在着相互联动、相互制约的关系，要通过合同管理职能的统筹规划设置，使各相关部门在立足于本职工作的同时，也能对其他部门的合同管理工作起到监督、纠错的作用。

三、铁路非运输企业合同管理存在的主要问题

［摘要］事业单位的合同管理在《行政事业单位内部控制规范（试行）》中“第六节合同控制”有专门规定，是六大业务层面内部控制的重要内容之一。本文从内部控制角度，针对事业单位合同管理中存在的问题，提出加强管理的措施。

［关键词］内部控制；事业单位；合同管理

随着我国经济体制改革及法制建设的深入推进，事业单位履行职责、事业发展需要、为社会提供公共服务等过程中签订的经济合同，内容涉及政府采购、资产处置、建设工程等方面，合同数量与金额均逐年剧增。对这些经济合同如何管理，才能确保经济业务活动合法合规、财政资金安全有效使用，为此，财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，从单位层面到业务层面作了专门规定。

一、合同管理的概念

合同管理简言之就是“管理合同”，是指事业单位作为合同当事人之一，为实现本单位的合同目的，根据《合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等有关法律、规章规定，对合同实行动态与静态管理的一系列行为的统称。事业单位作为本单位合同管理的主体，从静态的角度看，就是在合同谈判、签订、履行、变更、解除、纠纷等环节，依照有关法律法规规定，平等协商，维护本单位利益。从动态的角度看，合同管理是一个动态的过程，包括合同订立决策、岗位设置、归口管理、跟踪监管、不同部门之间沟通协调、考核评价等一系列行为。

二、合同管理存在的主要问题

《行政事业单位内部控制规范（试行）》（简称《规范（试行）》）自实施以来，至今已有7年，很多事业单位按《规范（试行）》中“第六节合同控制”的要求建章立制、梳理合同业务流程、规范合同管理，取得了一定的成效。但是，笔者在近年审计工作中发现，有的事业单位仍存在合同管理不规范、合同内部控制制度实施不到位等问题。

一、高校合同管理内涵及其特点

高校合同关系与一般企业、公司合同关系最大的不同，是其在内容上具有鲜明的特色，即主要是围绕高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等职能而进行的基本建设、维护维修、物资采购、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动，使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利、义务关系。充分体现了高校的四大职能，即人才培养、科学研究、社会服务、文化传承职能。此外，与企业合同相比，高校合同一般还具有金额相对较小、种类相对较多、涉及经办部门相对较多等特点。因此，高校的合同管理具有其特殊性和复杂性。

二、高校合同管理的现状分析

（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄

在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。

（二）合同多部门签订，无专门机构管理

一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。

摘要：合同是市场主体之间经济往来的主要桥梁，由于企业合同的不确定性和偶然性因素，导致合同管理难度较大。文章以天然气长输管道企业为例，对合同管理中存在的法律风险进行分析，提出了防范应对策略，阐述了适用的合同周期性动态管理模式，以保障企业经济利益。

关键词：长输管道；合同管理；法律风险；动态管理

0引言

随着天然气长输管道规模的不断扩大，天然气长输管道企业迅猛发展，导致企业合同类型繁多，不同的内外界风险因素造成企业合同管理难度较大，而企业经营的成功与合同管理密不可分，探索企业适用的合同管理模式，加强合同的有效管理，是企业经营管理题中应有之义。

1长输天然气管道企业合同管理现状

长输天然气管道距离长，不安全因素较多，作为高风险行业，管道企业主要负责天然气管道运输，管道建设与维护。管道企业对外签订合同量较大，合同相对人异常复杂，合同签订范围广，涉及物资、工程、服务等不同类型合同。只有建立与企业相适应的合同管理模式，才有助于企业的合规经营发展。目前各管道企业根据实际运营情况，依据合同相关法律法规，分别制定了合同管理规章制度及管理流程，规定了合同签订范围。在制度中要求，除无需售后服务、可以即时清结的项目以外，企业均需订立书面合同。各管道企业同时建立了合同管理组织机构，实行归口管理、统一签订、各负其责的合同管理体制。合同主管部门、主办部门、审核会签部门主要负责合同法律风险防范，参与合同管理。合同主管部门对企业合同进行归口管理，合同主办部门具体负责合同签订和履行等相关事项，合同审核会签部门对合同的订立和履行进行审核会签。但管道企业在实际运营中，发现在合同合规、合同条款、合同签订、合同履行等方面，存在合同管理风险，以致造成利润损失及审计风险，甚至陷入纠纷、诉讼风险。

2合同管理法律风险分析

【摘要】

“财富的一半来自合同”，合同是企业从事各项经济活动获取经济效益的桥梁和纽带。当前，合同管理非常重要，关乎企业生死存亡，合同管理是企业管理的重要内容，做好合同管理工作，是维护企业合法权益的最基本的要求。笔者针对黑龙江垦区国有农场土地等资源合同管理中出现的突出问题，提出了具体解决办法，旨在提高企业经营管理水平和经济效益，规避各种经济风险。

【关键词】

土地资源；合同管理；存在问题；措施及办法

黑龙江垦区拥有土地总面积5.54万平方公里，耕地4338万亩，其中水田2268万亩。黑龙江垦区占全国农垦耕地面积近一半，是我国耕地面积最大的垦区，土地是垦区立足之本，发展之基，土地等资源收入是垦区目前主营收入，占其自身资源收入的80%以上。土地承包合同好与坏，不仅关乎垦区的发展，而且直接关系到垦区的稳定及广大职工的切身利益。

一、合同签订情况

黑龙江省农垦齐齐哈尔管理局土地总面积398.23万亩，其中耕地面积219.83万亩，按照管理局关于对农（牧）场2016年上半年经济活动开展考核调研的通知要求，管理局党委责成相关部门组成调查组，对全局土地资源合同执行情况进行检查，对下一步如何完善合同管理体制、合同签订和履约等情况进行充分的调研，通过检查，共清理各类经济合同24540份，其中：当年签订土地承租合同21837份，长期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，资产租赁合同8份，建筑施工合同59份，其他资源合同4份。在对土地承包合同进行查阅过程中发现，全局共有外来承包户408户，占全局土地承包总户数的1.8%。这些外来户一部分是当年农场种植业结构调整，职工没有水稻种植经验，从外地引来的水稻种植户；另一部分是2000年初农场土地效益不好，农场职工没有种地积极性，土地发包较困难，在周边农村通过做工作吸引来场的种植户。从合同管理来看，总体情况较好，但个别农场仍然存在一些不可忽视的问题。

[摘要]企业合同档案管理是企业档案管理工作的重要组成部分。本文基于笔者所在企业合同档案管理的现状，针对合同档案管理工作中存在的问题，探究更科学规范的管理方式，优化管理模式，旨在进一步提高合同档案利用效率。企业合同档案作为企业合同履约过程的凭证资料，记载了企业的经营业务活动，是企业维护合法权益的重要手段，实现对其规范、高效的管理是企业档案管理工作的落脚点。我们应遵循“统一领导、分级管理”的原则，不断探究并优化合同档案管理方式，提高档案服务水平。

一、本企业合同档案主要内容

(一)法律部门归档合同

法律部门归档合同简单的理解为经法律部门审核风险后移交的合同，主要按年度-部门分类，涉及各个部门业务活动所产生的合同，主要包括企业质量、安全、环境证件、换证流程评审合同、审计业务约定合同、产品运输合同、图书出版合同、废物处置合同、房屋租赁合同、企业绿化合同等。

(二)销售合同

销售合同是企业销售部门在合同履约完成后移交的合同资料，是在企业产品销售活动中产生的，主要包括产品销售合同、备件销售、维修及服务类合同等。

(三)技术、科研合同