档案管理知识范例

1高校档案管理中存在问题

1.1对档案管理的重要性认识不足

首先，部分高校领导对档案管理的重要性认识不足，将档案管理工作当做学校日常行政工作的附属物，可有可无。将主要的精力用于学校的基建、科研等大事上，很少过问学校的档案管理工作，导致高校档案部门成为高校中最不起眼的部门之一，甚至有部分师生不知道高校档案工作的办公地点。正是由于领导的不重视，高校档案管理工作人员缺乏积极性和主动性，养成了安于现状、不思进取的工作态度，缺乏积极的创新改革意识，不能主动进行学习来提高自身的素质和能力，于是出现高校档案资料工作松散，出现一些重要档案材料残缺或者丢失，统计数据失准等问题。很多高校甚至依然延续传统的手工档案处理方式，导致高校档案工作流于形式，不能为高校科研、教学提供必要的支持，也缺乏服务经济社会的能力，高校档案管理工作滞后于知识经济时代的要求。

1.2档案工作基础设施、技术手段落后

近年来，随着国家对高等教育投入资金的增加，高校教学设施配备、实训基地建设等取得了长足的进步，但由于档案管理部门的工作不受重视，导致档案管理工作需要的一些现代化设备难以及时兑现，档案管理部门也往往被设置在高校不起眼的位置，档案库房面积和各项指标达不到要求，高校档案工作的开展受到很大的阻碍，这自然也会打击档案工作人员工作的积极性和主动性。与此同时，部分高校依然采用传统的手工档案管理方法。计算机是高校现代化档案管理工作必备的设施，尽管计算机办公已经成为高校日常管理的常态，高校的财务部门、教学部门等早就配备了各种高性能的计算机设备，甚至一个办公室配备多台。但档案室的计算机通常使用其他部门淘汰下来的，性能大打折扣。而且其他诸如扫描仪、刻录机、服务器等设备都十分短缺，导致高校档案工作的效率大打折扣。

1.3档案队伍整体素质不高

正是由于高校档案管理的重要性得不到重视，高校很少招聘专业的档案专业人才来负责档案管理工作，往往是从其他部门抽调部分行政人员，或者由其他工作人员进行兼职，尽管在数量上可以保证高校档案工作的需要，但由于绝大多数工作人员都不是档案管理专业出身，缺乏基本的档案管理技能学习和训练，有的档案管理人员不知道应该收取什么资料，有的不知道如何写案卷标题，有的不知道如何利用计算机来进行档案资料的查询和搜索等，严重影响了高校档案工作的质量。虽然有些高校配备了齐全的档案管理需要的计算机等设备，但由于工作人员知识老化、素质不高，不懂得如何使用，导致计算机成为单纯打字的工具，不能充分发挥计算机的高效率的优势。特别是随着知识经济的兴起和计算机技术的不断发展，高校档案管理工作的国内、国际交流日益频繁，高校严重缺乏既懂档案管理专业知识，又会熟练使用计算机、懂得外语的复合型人才。

一、基层档案管理人员存在的明显缺点

档案管理工作是一项繁琐的工作，需要耐心的对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计以及利用等系统科学的管理。作为档案管理团队中的一员，部分基层管理人员存在着明显的知识不足和素养不够的现象。

1.专业知识缺乏，导致专职档案管理人才的不足。目前部分人没有意识到档案管理工作在政治与经济发展中的重要性，未能参与档案管理专业知识的系统学习与培训，未能取得相应的档案管理专业技术职称，导致档案管理人员的严重缺乏；部分管理人员还运用传统的思维模式和知识水平进行档案管理工作，未能充分运用先进知识、技能，缺乏信息的掌控能力。

2.部分基层档案管理人员积极进取心理低下，停留在工作的原始水平。档案管理事业和经济社会的高速发展，要求基层档案管理人员能够不断进步，全面发展，要求基层档案管理人员能够不断推陈出新，勇于发现问题。但是，由于专业知识掌握的不足以及对现代科学技术的不熟练，导致部分基层管理人员缺乏自主学习的兴趣，缺乏积极向上心理，缺乏创新意识，缺乏进步意识，始终停留在原地，不思进取。

3.思想观念落后，业务素质水平不足。一名合格的基层档案管理人员，不仅要具备良充足的文化知识，还要掌握好国家的相关法律法规；不仅需要具备一定的工作能力，还需要具备一定的语言表达能力。目前基层管理人员的职业素养上还比较欠缺，存在着文化程度低下，专业知识老化，思想观念严重落后，道德素养低下等严重现象，严重制约着我国档案管理工作的发展。

4.充分利用先进科技的能力不够。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。现今许多档案管理部门缺乏现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才，部分基层档案管理人员现代技术水平偏低，导致现代化设备无法发挥真正的作用。

二、档案信息管理人员的素质有待提高

摘要：

近几年来，随着我国社会经济的发展以及科学技术的不断进步，我国部分单位办公室的档案管理方式已经难以紧跟时展的步伐，档案管理效率达不到实际工作的要求，这直接影响了我国办公室的档案管理工作效率。对于任何一家单位来说，办公室在自身运营过程中都发挥着至关重要的作用，可以说办公室的档案管理水平直接影响着整个单位的管理水平。针对这个问题，对我国现阶段办公室档案管理中存在的问题进行详细研究，并进一步深入探讨提高办公室档案管理工作效率的有效措施。

关键词：

办公室；档案管理；工作效率

一、现阶段办公室档案管理中存在的问题

1.工作人员的管理意识比较薄弱。

现阶段，办公室档案管理中工作人员的管理意识比较薄弱已经成为影响档案管理工作效率的重要因素。当下许多办公室的档案管理人员一般都不是专业的管理人员，有的甚至是通过关系获得的档案管理工作，这些档案管理人员严重缺乏专业的档案管理培训，从而也就难以正确认识到办公室档案管理的重要意义，在实际的档案管理工作中由于管理意识不足而出现各种缺陷，比如说档案资料收集不齐全、整理不规范等，这些问题的出现严重影响了办公室档案管理的工作效率。所以说现阶段的办公室档案管理人员需要进一步加强自身的管理意识。

摘要：随着国家对职业教育的日趋重视，近年来中职院校建设也如同雨后的春笋，飞速发展起来，但是在中职院校除了高效率的教学以外，学校的档案管理工作也是同样的重要的。因此，提升中职学校档案管理人员素质也是势在必行。文章就如何提高中职学校档案管理人员的素质进行探讨，并且根据自己多年的档案管理工作的经验，提出对策。

关键词：中职学校；档案管理；综合素质；档案资料

随着现代职业教育的飞速发展，如何进行高效率的教学是现代教育重要工作，但是很多中职院校在发展教学过程中，档案管理工作没有得到重视。然而档案管理工作有着非常重要的作用，其工作人员的综合素质则决定着管理工作整体的水平。

1  当前中职学校档案管理人员的现状

1.1  知识结构落后

随着时代的快速发展，知识也在不断地更新。近年来，随着信息技术在各个行业的普及和应用，档案管理工作的模式也发生巨大的变化，档案管理工作不再只是简单的存储纸质档案资料，而是以信息服务为中心。在这种情况下，中职学校中的档案管理工作人员也应与时俱进，追随时展的潮流，在工作岗位中积极学习新的知识。例如：信息网络、计算机等多个专业的知识，不断地对自身的综合素质进行提升，从而更好地满足档案管理工作的发展需求。对现阶段我国中职学校中档案管理工作人员的现状进行分析可以发现，学校没有提高对档案管理工作的重视，也没有加大对档案管理方面的投资，一般情况下会安排院校老师或者是助理等来进行档案管理工作。由于专业之间的区别较大，且没有学习过专业的档案管理知识，其不具备档案管理技能，整体的档案管理工作质量和工作效率非常差。除此之外，虽然也有部分中职学校在进行档案管理工作的过程中配备了专门的管理人员，但是一般情况下，此类工作人员的年纪都比较大，而且由于受传统观念的影响，无法及时的学习新的管理模式和管理知识，而在有关信息技术应用的过程中，此类工作人员也无法对现有档案管理系统进行网络升级，对于管理工作中存在的问题也就无法及时的进行处理和解决。总的来说，管理工作人员整体的知识结构比较落后，中职院校档案管理水平的提升受到了严重的阻碍。

1.2  缺乏创新意识

作者：王聪 陈民 单位：宿迁学院 宿迁市宿城区人民法院

司法机关卷宗档案保存现状及问题

1.司法机关卷宗档案保存制度现状。依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《机关档案工作条例》以及《人民法院档案管理办法》，各级人民法院设立专门对档案进行管理的档案机构，由档案机构负责集中统一管理本院的包括各种门类和载体的全部档案。人民法院的档案机构应当认真负责，积极提供利用，切实为审判工作和其他相关工作服务。对于人民法院各级领导和全体工作人员来说，确保档案的完整与安全，是他们的共同任务。在监管和指导方面，地方各级人民法院从事档案工作的档案机构及其人员，接受上级人民法院档案机构以及同级档案行政管理部门的监督和指导。在管理内容上，司法机关的档案部门负责档案的接收和整理、档案的利用、档案的鉴定和移交以及档案的保护和防护。

2.司法机关卷宗档案保存存在的问题。

首先，司法机关由于工作的特殊性，机关的业务工作人员大部分都是国家公务员，从事档案管理的人员有些是书记员或者法官助理兼任，有些是专门聘用的专业技术人员，这两部分群体共同构成了目前法院案卷档案的保存人员。案卷档案在内容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件进程的法律程序，这样才能够更加有序地存档，为以后的查询和利用提供方便。同时，案卷档案形式复杂多样，不仅有大量的纸质档案，还有一部分数字形式存在的档案，这样对档案的计算机技术有着一定的要求，在当前无纸化办公的要求下，很多地区都在进行纸质档案扫描存档的信息化建设，这一建设对信息管理的技术要求又更加严格了。当然，案卷档案保存作为一种基本的档案管理内容，对档案管理的管理知识也是有着一定要求的。而在当下，司法机关当中从事档案管理的人群很难能够同时具备这三方面的要求，即如果由书记员或者法官助理兼任的档案管理人员，在法律知识方面不缺乏，但是信息管理技术方面就有所欠缺；法院招聘的专业技术人员在信息管理技术方面有特长，但是档案管理知识和法律知识也是软肋；对于档案学专业毕业后经招聘进入司法机关的人员来说，法律知识也有一定的欠缺。因此，就司法机关的档案管理人员的总和素质上来说，还不能够满足当前案卷档案保存的要求[2]。

其次，司法机关案卷档案的保存与利用没有很好的接轨。司法机关案卷档案的保存与利用是司法机关档案管理的两个最为重要的内容，而在当前的档案管理制度之下，这两个方面并没有很好地接轨。法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进性，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这种现象就是案卷档案的保存与利用没有接轨的表现。之所以会产生这种现象，问题在两个方面。一方面，在当前的法院档案保存制度之下，仍然按照传统的档案保存方式和保存方法，没有根据档案信息化发展需求建立起档案资源共享电子平台，缺乏档案保存与利用的反馈信息平台，这样档案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出来，即可能会造成档案利用上的不便捷，也造成了档案管理上的不透明；另外一方面，档案管理人员的服务理念和重视程度不够。档案管理部门是非常重要的部门，但是在功能上来说还是一个服务部门而非管理部门，其作用就是既要发挥案卷档案的社会功用，又要保证档案的完整和安全。由于档案管理工作的枯燥和繁琐，很多档案管理人员工作态度和工作热情比较低，这一点就严重影响了案卷档案的利用，是造成案卷档案的保存与利用的不接轨的原因之一。

最后，目前司法机关案卷档案的保存模式和管理理念上也存在着一些问题，主要表现在重内不重外，缺乏大局观。司法机关的案卷档案形成于审判业务部门的审判业务工作过程当中，但是对案卷档案的利用却不局限于审判业务部门，本院的执行部门和其他部门也可能需要利用这些档案；除此之外，其他法院或者上级法院也经常会因为案件的关联性或者审判监督作用的发挥等原因，以及监狱管理部门对在押犯人的减刑假释等处理、检察机关在侦查或者起诉过程中对案件当事人情况进行确认等等情况也可能需要利用这些档案。而在当前的案卷档案保存模式之下，各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。这些原因都导致了案卷档案保存但无法很好地发挥社会效用[3]。

一、档案管理的现代化建设是信息时代的必然要求

随着信息时代的到来，管理信息和有效利用信息的技术已经成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。而目前档案管理却仍存在着一定的问题，主要表现在：一是档案管理的观念落后。在信息时代，对信息的占有成为成功与否的关键。传统的重藏轻用、封闭狭隘的发展观念已不适应信息时代的需要，没有发挥档案信息的重要作用。二是档案管理的技术滞后。尽管我国基本拥有了从事档案自动化工作的技术队伍及大批的档案管理实用系统。但是，从总体来看，尤其是在NII（信息高速公路）计划的大环境下，我国目前的档案管理在档案查询、档案对接等等方面还存在着技术落后问题。三是专业技术人员素质不高。目前，我国从事档案管理的专业技术人员素质还有待提高，应有一批既懂档案管理知识又懂计算机程序的人才从事档案管理。上述问题成为制约档案管理现代化建设的关键。档案部门作为社会信息资源服务系统的重要组成部分，在社会主义现代化建设中也将发挥越来越重要的作用。档案管理的现代化建设是大势所趋、是信息时代社会发展的必然要求。

二、信息时代档案管理现代化建设的措施

（一）转变档案管理观念

在信息时代，档案部门领导一方面要更新各自的知识领域，树立服务的观念及对外开放档案管理观念。根据人们对知识、信息的需求，加大信息的收集、存储、加工传输诸环节的工作力度，积极主动为社会和经济建设提供真实可靠的服务，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。另一方面要加快管理思想现代化。在信息时代，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。

（二）加大档案管理硬件投入

在信息时代，无纸化办公已经成了一种必然趋势。而实现无纸化办公，最基本的条件就是硬件设施现代化。对于档案管理工作来说，电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备，是实现硬件设施现代化的基本条件。目前，国内大中城市的档案部门基本上拥有了这样的现代化设施，但是，要实现真正意义上的网络管理，仅仅在几个城市、几个地区拥有这样的硬件设施是不够的，必须在全国的档案管理部门实现一种设施的同步完善，档案管理工作才能达到真正的网络互动。

[摘要]进入新形势后，干部人事档案管理也迎来了新的挑战和机遇，如何排除干部人事档案管理工作的安全隐患，保证档案安全是当前档案管理人员必须思考解决的问题。只有做好干部人事档案管理才能够充分发挥出人事档案的价值，为知人、用人和领导决策提供参考。本文依托我国干部人事档案管理的实际，对现阶段干部人事档案管理工作存在的安全隐患进行深入分析，并在此基础上提出相应的应对措施，希望所提内容能够为档案管理人员提供新的思路。

[关键词]干部；人事档案；档案管理；安全隐患

干部人事档案是干部个人形象的综合反应，其能够直观反映干部个人的经历、政治思想、品德作风及其业务能力等等。干部人事档案是人事部门按照实际情况和政策要求来进行如实填写的，能够为干部工作奠定良好基础。干部人事档案管理工作能够为知人、用人和管理人提供科学的参考。同时，随着经济的发展和科技的迅猛发展，信息化技术正在向各个领域渗透，做好干部人事档案管理工作的难度也在随之加大。因而，做好干部人事档案管理工作，排除安全隐患就具有相当重要的现实意义。

1现阶段干部人事档案工作管理中存在的安全隐患

干部人事档案管理工作是一项较为复杂的服务性工作，涉及的范围较广。当前，干部人事档案管理工作中存在的安全隐患主要有两类，一类是干部人事档案实体安全，另一类是干部人事档案信息内容安全。其中干部人事档案信息内容安全又包括着多个方面，如收集、整理，移交、查阅等环节存在的安全隐患。

1.1干部人事档案的实体存在的安全隐患。干部人事档案实体存在的安全隐患类型较多，主要包括以下四种：其一，不可控因素影响干部人事档案管理水平，如发生巨大的自然灾害，如水灾、地震等，这些不可抗因素都会造成干部人事档案的实体遭到丢失和破坏；其二，干部人事档案存放环境恶劣，有些党组织的干部人事档案存在的库房基础设施配置不全，库房环境恶劣，造成干部人事档案长时间被存放在阴暗潮湿的环境中，或者库房清洁管理不到位，造成干部人事档案被虫蛀，进而导致干部人事档案遭受到损坏；其三，干部人事档案自身存在一定的安全隐患，一些干部的人事档案收集整理的时间较为久远，或者在收集整理过程中使用了保存性不强的圆珠笔或铅笔，进而导致这些干部的人事档案的字迹难以看清，辨认难度相当的大。此外，由于种种因素影响，部分干部的认识档案在早年收集整理过程中使用的纸张质量不好，在长时间的存放过程中已经出现的霉变和磨损，影响档案的清晰度，辨认难度大；其四，虽然，随着党建的深化，各级党组织和人事部门都开展了关于干部人事档案管理的专项审核工作，对干部人事档案进行了统一处理，保证了干部人事档案的严肃性。但是在开展专项审核过程中，仍然有部分干部人事档案还缺少一些材料，或者是存在归档材料不完整等问题，干部人事档案基础管理工作还有极大的提升空间，亟需进一步完善升级。

1.2干部人事档案的信息安全隐患。干部人事档案也存在信息安全隐患，这些安全隐患来自干部人事档案收集形成环节、移交环节和查阅利用环节。其一，因为干部人事档案的收集形成是一项长期性的工作，档案里面的内容也会随着时间的变化而产生变动，档案的内容会不断丰富和完善。在干部人事档案的收集形成的过程中，若当事人过于马虎或者档案管理人员的安全管理意识不足，就导致在档案收集形成环节产生安全隐患，导致干部人事档案信息泄露，以至于干部信息被盗用，影响干部人员的生活和档案管理水平的提升；其二，干部人事档案与干部当事人的人事管理具有一致性，所以干部出现调动或需要提交新的个人材料时，干部人事档案也会发生变动，而在这个移交过程中也存在安全保密隐患。关于向组织人事部门和档案室提交新的个人材料时，因为没有明文的上交规范或者是直接个人在网络平台上直接提交材料，部分干部就直接让他人代为转交，且转交时也没有将装有干部本人信息材料的信封进行封口和封条处理，在选择邮递时也是选择的普通快递，未选择EMS。而关于干部调动也是需要在规定时间内将自己的人事档案移交给调动后的新单位，而在这个移交过程中也存在部分干部直接选择普通快递进行邮寄的情况和他人代为转交，同时也存在干部人事档案的信封封口处理不当的情况。其三，在查阅利用干部人事档案过程中也同样存在安全保密隐患，而造成这一隐患出现的原因主要是干部人事档案查阅制度不完善，档案管理缺乏系统性和规范性。部分单位和组织只需要持有单位的介绍信就可以查阅相关干部的人事档案，而不需要登记对查阅人员的信息。这就意味着只需要单位的介绍信就可以直接查阅干部人事档案，若有不法人员钻了这一空子，就很容易导致干部信息泄露，并且难以找到证据和泄密当事人。此外，还有部分单位只需要领导或者熟人提前招呼通知一些，档案管理人员就会让当事人查阅利用干部人事档案，直接省去了查看介绍信和登记查阅人员信息的环节，导致档案管理工作存在的安全隐患，影响干部人事档案管理工作的严谨性，增加了干部个人信息泄露的概率。

【摘要】

房产市场在国家政策支持下，各项活动都更加频繁，因此各种档案资料也越来越多，在这样的背景下房产档案管理的工作强度也越来越大。房产档案的科学化管理也成为了当前房产行业发展过程中的重点。本文针对如何提升房产档案管理水平的问题进行几点分析研究。

【关键词】

房产档案；管理水平；策略

房地产管理与房产档案密不可分，房产档案是房产权属的证明和依据，对房产领域的各项工作都发挥着不可取代的作用，可以说房产档案是房地产管理的基础，也是为公众提供房产信息的依据和参考，提升房产档案的管理水平，能够更好的为人们服务，从目前我国房产档案管理的情况来看，其中还存在很多问题，比如房产档案缺乏关注度、档案管理水平低以及档案管理信息化建设缓慢等，这些问题严重制约了我国房产档案管理工作的发展，作为档案管理人员必须要立足于房产行业的实际情况，制定更加符合房地产行业发展的管理模式，才能够为房产行业的发展更好的服务。

一、房产档案管理中存在的问题

虽然我国房产档案管理近些年来取得了不可否认的成绩，但是我们也必须要认识到其中存在的一些问题，客观看待这些问题，才能够提升房产档案管理的水平，下面进行具体分析：